Pridobitev celotne dokumentacije disciplinske komisije, ki jo je član društva hranil na domu + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 31.01.2012 Številka: 0712-1/2012/396 Kategorije:Društva --> Kategorije: Društva Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne
- 2012 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da imate v društvu disciplinsko komisijo, ki jo je vodil od leta 2003 član vašega društva. Vsa leta je skrbno vodil delo te komisije in tudi skrbel za njen arhiv, ki ga je hranil na domu. Ker je pred kratkim umrl, vas zanima, ali lahko od družine zahtevate dokumente komisije, kajti oni menijo, da niso dolžni arhiva vrniti. Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- tč.
- odst.
- čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem: Članstvo v društvu je prostovoljno, z njim pa posameznik sprejme vse obveznosti in dolžnosti, ki so določene bodisi s Statutom ali drugim aktom društva, za svoje ravnanje v društvu pa so člani odgovorni. O odgovornosti članov lahko odloča disciplinska komisija, ki obravnava kršitve obveznosti, določil in dolžnosti članov društva. Pooblaščenec navaja, da se celotna dokumentacija disciplinske komisije nanaša na člane društva (bodisi bivše ali zdajšnje), vodja disciplinske komisije, ki je tudi član društva, pa je dokumentacijo ustvaril oziroma pridobil pri izvajanju svojih društvenih obveznosti, določil in dolžnosti. Glede na navedeno je torej celotna dokumentacija oziroma arhiv v lasti društva, zato Pooblaščenec meni, da jo mora družina preminulega čim prej izročiti društvu. Dokumentacijo je namreč hranil doma v dogovoru z društvom in predvsem v imenu in za račun društva. O b r a z l o ž i t e v: Sistemski zakon, ki določa pravice, obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost posameznika pri obdelavi osebnih podatkov, je ZVOP-
- Po določilu
- točke
- odstavka
- člena tega zakona je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik pa mora biti določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko, enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Obdelavo osebnih podatkov glede na določilo
- točke
- odstavka
- člena ZVOP-1 predstavlja kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje; obdelava je lahko ročna ali avtomatizirana (sredstva obdelave). Splošna opredelitev obdelave osebnih podatkov je podana v
- členu ZVOP-
- Osebni podatki se lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju – društvo je v
- členu Zakona o društvih (Uradni list RS, št. 61/2006, v nadaljevanju ZDru-1) opredeljeno kot pravna oseba zasebnega prava – pa navaja
- člen ZVOP-1:
(1)Osebni podatki v zasebnem sektorju se lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika.
(2)Ne glede na prejšnji odstavek se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe.
(3)Ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov (
- člen ZVOP-1). Pri tem je potrebno upoštevati načelo sorazmernosti, ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo (
- člen ZVOP-1). V
- členu ZDru-1 je določeno, da člani društva ter pooblaščene osebe pravnih oseb, članic društva, sodelujejo pri upravljanju društva neposredno ali posredno po predstavnikih, izvoljenih organih oziroma zastopniku društva na način, določen s temeljnim aktom. S temeljnim aktom društvo določi način sodelovanja članov društva iz drugega odstavka prejšnjega člena pri upravljanju društva ter njihove posebne pravice in dolžnosti. Člani društva, ki z včlanitvijo sprejmejo vse obveznosti in dolžnosti, ki so določene bodisi s Statutom ali drugim aktom društva, so za svoje ravnanje v društvu odgovorni. O njegovi odgovornosti oziroma kršitvah pa lahko odloča disciplinska komisija društva. Glede na to, da disciplinska komisija obravnava kršitve obveznosti, določil in dolžnosti članov društva, celotna dokumentacija, s katero je razpolagal vodja disciplinske komisije sodi v last društva. Pri tem Pooblaščenec še dodaja, da omenjena dokumentacija lahko vsebuje tudi osebne podatke njihovih članov, kar pomeni, da se z vsebino teh dokumentov ne smejo seznaniti nepooblaščene osebe (v kolikor nimajo za to podlage v zakonu ali osebno privolitev posameznika). Pooblaščenec torej dodaja, da je celotna dokumentacija disciplinske komisije, katero je preminuli vodja komisije hranil doma, v lasti društva (preminuli jo je hranil v imenu in za račun društva in ne v lastnem imenu) in ne njegove družine, zato naj jo družina preminulega društvu čim prej izroči. Prijazen pozdrav, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026