Pridobitev dokumentacije društva - IPRS

Pridobitev dokumentacije društva + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 18.11.2011 Številka: 0712-216/2011/2 Kategorije:Društva --> Kategorije: Društva Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je 4.11.2011 prejel vaš dopis, v katerem navajate, da član društva zahteva, da mu društvo na vpogled in kopiranje predloži zapisnike občnih zborov društva, zapisnike sej upravnega odbora društva, letna in finančna poročila društva ter podatke o številu članov društva. Nadalje navajate, da se občnih zborov društva lahko udeležujejo vsi člani društva, ki svojo udeležbo pravočasno prijavijo. Sej organov društva pa se udeležujejo samo člani teh organov. V letnih in finančnih poročilih društva so navedeni podatki o članih organov društva (ime, priimek, kontaktni podatki), v zapisnikih sej odbora društva pa so navedeni: osebni podatki oseb, katerim je društvo na podlagi njihovega zaprosila namenilo humanitarno pomoč (ime, priimek, lahko tudi naslov), osebni podatki oseb, ki so se udeležile seje, osebni podatki zaposlenih v društvu glede katerih je bil sprejet sklep upravnega odbora o višini honorarja za opravljeno delo (ime, priimek, skupaj z navedbo višine prejemka). Društvo v svojem statutu nima posebnih določil glede vprašanja, ali in kdo lahko vpogleda ali kopira omenjene dokumente. Pojasnjujete pa še, da predmetnemu društvu ni bil podeljen status društva, ki deluje v javnem interesu. Zanima vas naše mnenje glede omenjene zadeve. Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
3. tč.
4. odst.
5. čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
6. čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pooblaščenec načeloma meni, da bi moralo biti poslovanje društva v razmerju do njegovih članov transparentno, ter da bi pravila društva morala vsakemu od članov omogočati, da se seznani z zapisniki in odločitvami organov društva. Pooblaščenec sicer pojasnjuje, da so pravice posameznika v okviru njegovega delovanja znotraj določenega društva urejene s pravili delovanja društva, saj posameznik s svojo včlanitvijo v društvo poda osebno privolitev in strinjanje s pravili, po katerih deluje društvo. Enako velja za odločitev posameznika, da v društvu prevzame določeno funkcijo – s prevzemom funkcije posameznik prevzame tudi odgovornost za delovanje in pristane, da bo njegovo delovanje predmet spremljanja in nadzora ostalih članov društva. Med slednje v konkretnem primeru sodi tudi razkritje podatkov o prejemkih članov organov društva. Dostop do dokumentov društva za člane in tretje naj društvo uredi s svojimi pravili. Če so ta pomanjkljiva, jih lahko kadarkoli dopolni. Do takrat pa ravna po ustaljeni praksi na primer o tem, komu pošilja zapisnike občnih zborov, sej organov društva ipd. O b r a z l o ž i t e v: Sistemski zakon, ki določa pravice, obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost posameznika pri obdelavi osebnih podatkov, je ZVOP-
7. Po določilu
8. točke
9. odstavka
10. člena tega zakona je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik pa mora biti določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko, enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Obdelavo osebnih podatkov glede na določilo
11. točke
12. odstavka
13. člena ZVOP-1 predstavlja kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje; obdelava je lahko ročna ali avtomatizirana (sredstva obdelave). Splošna opredelitev obdelave osebnih podatkov je podana v
14. členu ZVOP-
15. Osebni podatki se lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju – društvo je v
16. členu Zakona o društvih (Uradni list RS, št. 61/2006, v nadaljevanju ZDru-1) opredeljeno kot pravna oseba zasebnega prava – pa navaja
17. člen ZVOP-1: