Pridobitev kopije liste prisotnosti na zboru etažnih lastnikov - IPRS

Pridobitev kopije liste prisotnosti na zboru etažnih lastnikov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 27.10.2022 Številka: 07121-1/2022/1162 Kategorije: --> Kategorije: Stanovanjsko in nepremičninsko pravo Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 20. 10. 2022 prejeli vaše vprašanje o tem, ali lahko etažni lastnik oziroma pooblaščenec etažnega lastnika pri upravniku pridobi kopijo (ne le vpogled) liste prisotnosti na zboru etažnih lastnikov. Kako je, če je etažni lastnik hkrati tudi overitelj zapisnika. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Pojasnjujemo še, da se lahko IP dokončno opredeli do konkretnih primerov obdelave osebnih podatkov le v morebitnem inšpekcijskem postopku. Po mnenju IP je dopustno, da etažni lastnik pridobi kopijo celotne izpolnjene liste prisotnosti z zbora lastnikov, ki jo ima upravnik večstanovanjske stavbe. O b r a z l o ž i t e v: Stanovanjski zakon (SZ-1) v 65. členu, ki ga navajate v zaprosilu, ne določa obveznosti upravnika, da etažnemu lastniku zagotovi kopijo liste prisotnosti na zboru etažnih lastnikov. Ta člen se nanaša le na pogodbe, sklenjene s tretjimi osebami glede poslov obratovanja in vzdrževanja večstanovanjske stavbe, nadalje knjigovodske listine, ki so pridobljene na podlagi pogodb in poslovnih razmerij upravnika s tretjimi osebami, ter na stanje rezervnega sklada večstanovanjske stavbe. Med te dokumente ne spada lista prisotnosti etažnih lastnikov. Posledično tudi 18. člen Pravilnika o upravljanju večstanovanjskih stavb ne pride v poštev, saj možnost pridobitve kopij navezuje le na dokumente iz omenjenega 65. člena SZ-1. Za pridobitev kopije liste prisotnosti s strani etažnih lastnikov je možna pravna podlaga v (

1. f)točki prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki določa, da je obdelava osebnih podatkov (npr. posredovanje kopije dokumenta z osebnimi podatki) dopustna, če je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. V konkretnem primeru so lahko podani zakoniti interesi upravnika kot upravljavca na primer, ker želi delovati zakonito in skladno ali želi tako delovanje dokazati. Podani so lahko tudi zakoniti interesi vsakega posameznega etažnega lastnika, saj je kot oseba, ki je v pogodbenem razmerju z ostalimi lastniki in z upravnikom, upravičeno zainteresirana za preverjanje skladnosti delovanja upravnika in za izvrševanje pravic in obveznosti iz omenjenih razmerij. Če je etažni lastnik, ki želi pridobi kopijo celo izbrani overitelj zapisnika, je njegov zakoniti interes še toliko večji. Pri tem ni videti očitnih prevladujočih interesov in pravic posameznikov, katerih osebni podatki so na listi, saj gre za dokument, ki je nastal v zvezi z njihovimi skupnimi interesi in razmerji, poseg v zasebnost pa je majhen, ker so na listi praviloma le datum, osebna imena, številke stanovanj, lastniški deleži in podpisi. Še bolj očiten zakoniti interes (zlasti etažnega lastnika) v smislu zgoraj obravnavane (
2. f)točke prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, izhaja iz 38. člena SZ-1, ki določa, da mora upravnik najpozneje v 30 dneh po vsakem zboru sestaviti zapisnik. Zapisnik je potrjen, ko ga podpišeta etažna lastnika, ki ju določijo prisotni na zboru lastnikov. Zapisnik mora vsebovati podatke o kraju in času zbora, seznam navzočih etažnih lastnikov s podpisi, predloge sklepov, o katerih se je na zboru glasovalo in rezultate glasovanja. Upravnik mora zapisnik objaviti na način, kot se sklicuje zbor etažnih lastnikov. Iz prvega odstavka 36. člena SZ-1 izhaja, da se zbor lastnikov skliče s pisnim vabilom vsaj 14 dni pred zborom. Vabilo pusti upravnik vsakemu etažnemu lastniku v hišnem predalčniku posameznega etažnega lastnika in objavi na oglasni deski, ki je dostopna vsem etažnim lastnikom. Če mora upravnik zapisnik, katerega sestavni del je lista prisotnosti sam objaviti ali v skladu s pogodbo na drug način vse etažne lastnike seznaniti z njegovo vsebino, ni z vidika dopustnosti obdelave osebnih podatkov nič drugače, če reprodukcijo liste prisotnosti posebej zahteva zainteresirani etažni lastnik. Razlika je le v tem, da v slednjem primeru ne gre za izvrševanje določb 38. člena SZ-1 o obvezni proaktivni objavi zapisnika. Poleg tega »objava zapisnika« v smislu 38. člena SZ-1 očitno ne pomeni le omogočanje golega vpogleda, pač pa lahko pomeni tako priobčitev njegove vsebine etažnim lastnikom, da je omogočeno tudi nadaljnje reproduciranje tega dokumenta. Res je, da je pomembno, da upravnik skrbi za obravnavani dokument tako, da ta ni dostopen tretjim osebam, vendar etažni lastniki (prisotni ali neprisotni na zboru) ne spadajo med tretje osebe. Treba je še opozoriti, da je etažni lastnik samostojno odgovoren za morebitno nezakonito nadaljnjo uporabo prejete kopije dokumenta. To mnenje velja tudi, če za kopijo zaprosi pooblaščenec etažnega lastnika, če so v vsakem konkretnem primeru izpolnjeni pogoji za veljavnost pooblastila (npr. če pooblastilo nima omejitev). Enako stališče je IP zavzel v »Smernicah za upravnike večstanovanjskih stavb«, ki so dostopne na naslednji povezavi: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_za_upravnike_vecstanovanjskih_stavb.pdf. Prijazen pozdrav, Pripravil: mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav. samostojni svetovalec IP Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav. informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
3. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026