Pridobitev OP pripravnikov MIZŠ za doktorsko raziskavo - IPRS

Pridobitev OP pripravnikov MIZŠ za doktorsko raziskavo + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 18.12.2014 Številka: 0712-1/2014/3881 Kategorije:Statistika in raziskovanje --> Kategorije: Statistika in raziskovanje Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne
4. 2014 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da ste doktorska študentka slovenistike na Filozofski fakulteti v Ljubljani. V okviru raziskave doktorskega študija, ki je sofinanciran s strani Evropskih socialnih skladov (Inovativna shema za generacijo 2012), za disertacijo raziskujete temo V.. Raziskava bo temeljila na anketnem vprašalniku za učitelje pripravnike slovenščine in njihove mentorje, ki jim ga nameravate poslati po elektronski pošti. Ker potrebujete kontaktne podatke pripravnikov med letoma 2010 in 2014, boste zanje zaprosili Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport. Gre raziskavo z minimalnim tveganjem, ki vključuje osebne podatke, zato ste pridobili mnenje Komisije za etiko Filozofske fakultete, da vaša raziskava ustreza etičnim merilom in standardom. Pooblaščenca sprašujete, ali potrebujete še kakšno soglasje za pridobitev potrebnih osebnih podatkov s strani ministrstva oziroma ali so še kakšne zakonske ovire ali zahteve pri tem postopku.Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
5. tč.
6. odst.
7. čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
8. čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.Zgolj to, da je Komisija za etiko Filozofske fakultete mnenja, da vaša raziskava ustreza etičnim merilom in standardom ne zadostuje – bistveno je, da v obdelavo osebnih podatkov privoli posameznik, na katerega se osebni podatki nanašajo, ali da za obdelavo osebnih podatkov obstaja izrecna zakonska podlaga. V vašem primeru nedvomno zakonska podlaga ne obstaja, zato je dopustnost obdelave osebnih podatkov pripravnikov in mentorjev odvisna od osebne privolitve vsakega posameznega pripravnika oziroma mentorja.Ministrstvo vam sme elektronske naslove pripravnikov posredovati le pod naslednjimi kumulativno izpolnjenimi pogoji:
9. ministrstvo je elektronske naslove pridobilo na podlagi izrecne informirane osebne privolitve vsakega posameznega pripravnika IN
10. so bili pripravniki, preden so privolili v posredovanje in nadaljnjo obdelavo svojih elektronskih naslovov, seznanjeni, da bo ministrstvo njihove elektronske naslove posredovalo tretjim uporabnikom za namene izvajanja raziskav.Ker navedeni pogoji najverjetneje niso izpolnjeni, vam ministrstvo elektronskih naslovov pripravnikov (če z njimi sploh razpolaga) ne bo moglo oziroma smelo posredovati.Ministrstvo lahko v vašem primeru pripravnikom in mentorjem samo posreduje vaš »poziv za osebno privolitev, za sodelovanje v vaši raziskavi«. Pri tem mora navesti, za kakšno raziskavo gre in kdo bo upravljavec njihovih osebnih podatkov, če se odločijo za privolitev (v pozivu za osebno privolitev mora biti torej jasno navedeno, da boste raziskavo opravljali vi in ne ministrstvo). Posamezniki se na ta način lahko sami odločijo, ali bodo pri takšni raziskavi sodelovali ali ne. Šele po podani privolitvi vam sme ministrstvo posredovati podatke o pripravniku oziroma mentorju, ki je privolitev dal (ali pripravnike oziroma mentorje v poslanem pozivu napoti neposredno na vas). Vsekakor pa ministrstvo takšnih »pozivov k privolitvi« na vašo prošnjo ni dolžno pošiljati.O b r a z l o ž i t e v:Uvodoma pojasnjujemo, da se v skladu s splošno določbo
11. člena ZVOP-1 osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.Osebni podatek po določbah ZVOP-1 pomeni katerikoli podatek, ki se nanaša na določeno ali določljivo fizično osebo, torej posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira s pomočjo njenih identifikacijskih številk (npr. EMŠO, davčna številka, številka zdravstvenega zavarovanja, telefonska številka), ali s sklicevanjem na dejavnike, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto (npr. zaposlitev, naslov, funkcijo, položaj ali status v določenem subjektu, ipd.), pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa.Elektronski naslov posameznika ustreza definiciji osebnega podatka, kadar je iz njega ali spremljajočih podatkov posameznik določen ali določljiv, pri čemer identifikacija ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Elektronski naslovi, iz katerih so razvidni ime, priimek in zaposlitev posameznika ali so posredovani skupaj s podatkom o posameznikovem imenu in priimku, podatku, da je bil v določenem obdobju pripravnik in kdo je bil njegov mentor, so nedvomno osebni podatki. Za njihovo obdelavo[1] pa je torej potrebna ustrezna zakonska podlaga ali informirana privolitev posameznika.Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport (v nadaljevanju: ministrstvo) na podlagi
12. člena Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (Ur. l. RS, št. 16/07-UPB5, 36/08, 58/09, 64/09 - popr., 65/09 - popr., 20/11, 40/12 - ZUJF in 57/12 - ZPCP-2D; v nadaljevanju: ZOFVI) vodi evidenco prijavljenih kandidatov in razporejenih pripravnikov, v katero se vpisujejo:- ime in priimek,- spol in rojstni podatki,- podatki o bivališču in- podatki o izobrazbi;za razporejene pripravnike pa tudi:- podatki o vrtcu oziroma šoli, na katero je razporejen,- ime in priimek mentorja in- podatki o izobrazbi ter naziv mentorja.Iz citirane določbe izhaja, da ministrstvo sploh nima zakonske podlage za zbiranje podatkov o elektronskih naslovih pripravnikov, zato z njimi načeloma niti ne bi smelo razpolagati. Izjemoma sme ministrstvo obdelovati tudi druge osebne podatke posameznika kot jih določa zakon (denimo elektronski naslov) in tudi za druge namene kot jih določa zakon (denimo sodelovanje v raziskavi, ki jo opravlja nekdo tretji), vendar izključno na podlagi osebne privolitve posameznika, pri čemer mora biti posameznik predhodno seznanjen z nameni obdelave. V tem primeru sme ministrstvo obdelovati osebne podatke posameznikov le, kadar ne izvršuje svojih zakonsko določenih pristojnosti oz. nalog, denimo obvešča o možnostih izobraževanj ali poziva k izpolnjevanju spletnih vprašalnikov ali udeležbi v raziskavi, ki jo izvajajo tretje osebe.Glede na to, da ministrstvo nima zakonske podlage za zbiranje elektronskih naslovov pripravnikov, niti jih kot izhaja iz Prijavnice na razpis pripravniških mest v vrtcih in šolah, ki je Priloga 1 Pravilnika o pripravništvu strokovnih delavcev na področju vzgoje in izobraževanja (Ur. l. RS, št. 23/06, 72/07 in 38/14; v nadaljevanju: Pravilnik) ne zbira na podlagi osebne privolitve pripravnikov, Pooblaščenec meni, da vam ministrstvo ne bo smelo (niti moglo) posredovati elektronskih naslovov pripravnikov. Če posamezen pripravnik namreč ni soglašal s tem, da bo ministrstvo naslov njegove elektronske pošte posredovalo drugim uporabnikom za namen izvajanja raziskav, ministrstvo tega ne sme storiti. Enako velja za posredovanje osebnih podatkov, s katerimi ministrstvo razpolaga na podlagi
13. člena ZOFVI (imena, priimki in naslovi pripravnikov (kar bi vam omogočalo, da pridete z njimi v stik in jih anketirate) ter njihovih mentorjev).V skladu s
14. členom ZVOP-1 pa se lahko osebni podatki, ne glede na prvotni namen zbiranja, nadalje obdelujejo za zgodovinsko, statistično in znanstveno-raziskovalne namene, vendar se v tem primeru osebni podatki posredujejo uporabniku[2] osebnih podatkov v anonimizirani obliki, če zakon ne določa drugače ali če posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ni predhodno podal pisne privolitve, da se lahko obdelujejo brez anonimiziranja. V konkretnem primeru vam anonimizirani podatki niti ne bi koristili, saj je bistvo vaše zahteve prav identificiranje in kontaktiranje konkretnih posameznikov, ki so bili v izbranem obdobju pripravniki na določenem izobraževalnem področju (oziroma so bili mentorji tem pripravnikom).V skladu s
15. členom ZVOP-1 pa sam upravljavec lahko obdeluje osebne podatke za znanstveno-raziskovalni namen, kar pomeni, da lahko ministrstvo pripravnikom in mentorjem samo posreduje vaš »poziv za osebno privolitev, za sodelovanje v vaši raziskavi«. Pri tem mora navesti, za kakšno raziskavo gre in kdo bo upravljavec njihovih osebnih podatkov, če se odločijo za privolitev (v pozivu za osebno privolitev mora biti torej jasno navedeno, da boste raziskavo opravljali vi in ne ministrstvo). Posamezniki se na ta način lahko sami odločijo, ali bodo pri takšni raziskavi sodelovali ali ne. Šele po podani privolitvi vam sme ministrstvo posredovati podatke o pripravniku oziroma mentorju, ki je privolitev dal (ali pripravnike oziroma mentorje v poslanem pozivu napoti neposredno na vas). Vsekakor pa ministrstvo takšnih »pozivov k privolitvi« na vašo prošnjo ni dolžno pošiljati.Zgolj to, da je Komisija za etiko Filozofske fakultete mnenja, da vaša raziskava ustreza etičnim merilom in standardom in da vam je Univerza v Ljubljani potrdila temo doktorske dizertacije, ne zadostuje – bistveno je, da v obdelavo osebnih podatkov privoli posameznik, na katerega se osebni podatki nanašajo, ali da za obdelavo osebnih podatkov obstaja izrecna zakonska podlaga. V vašem primeru nedvomno zakonska podlaga ne obstaja, zato je dopustnost obdelave osebnih podatkov pripravnikov in mentorjev odvisna od osebne privolitve vsakega posameznega pripravnika oziroma mentorja.Prijazen pozdrav,Informacijski pooblaščenec:Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,pooblaščenka [1] obdelava osebnih podatkov pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje; obdelava je lahko ročna ali avtomatizirana (sredstva obdelave). [2] V primeru, ki ste ga opisali v svojem vprašanju, je vas treba šteti kot uporabnika osebnih podatkov. O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026