Pridobitev osebnega podatka s strani Cerkve za preveritev oseb + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 03.01.2008 Številka: 0712-1125/2007/2 Kategorije:EMŠO in davčna --> Kategorije: EMŠO in davčna Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne
- 2007 prejel vaše e-sporočilo, v katerem navajate, da v Cerkvi na Slovenskem pripravljate sklop računalniških programov za interne potrebe delovanja župnij in škofije. V ta sklop programov spada tudi baza podatkov oseb (kakor ste jo že do sedaj imeli ali v matičnih knjigah ali v posameznih računalniških programih). Navajate, da so vsi podatki značaja, ki se dotika cerkvene dejavnosti (npr. krst, birma, zakon, smrt …). Nadalje navajate, da ste se v pripravljalni skupini pogovarjali o zasnovi baze podatkov in o njeni uporabi, pri tem pa ste naleteli tudi na vprašanje istovetnosti neke osebe. Do sedaj ste to reševali z vpogledom v natančnejše podatke (npr. bilo je 8 oseb z istim imenom in priimkom), zato ste, da bi ugotovili istovetnost, uporabljali še podatke o bivališču ali rojstvu. Kot navajate, tudi to v vseh primerih ni zadostovalo. Sprašujete nas, ali zakonodaja RS omogoča, da bi Cerkev kot pravna oseba zasebnega prava lahko pridobila EMŠO (enotno matično številko občana) ali davčno številko, in sicer z enim samim namenom, da zagotovi istovetnost osebe. V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04, 113/05, 51/07-ZUstS in 67/07; v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji: Pooblaščenec meni, da je z vidika zagotavljanja načela sorazmernosti obdelave osebnih podatkov v skladu s
- členom ZVOP-1 priporočljivo, da se zbira zgolj tiste podatke, ki so ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. V konkretnem primeru bi bilo po mnenju Pooblaščenca bolj smiselno, da EMŠO ne bi zbirali, vaš namen pa bi lahko dosegli z uporabo davčne številke, toda še bolj primerno bi bilo, če bi popolno identifikacijo posameznika zagotovili s pomočjo podatkov, ki ste jih zbirali že doslej, na primer s pomočjo imena, priimka, kraja in datuma rojstva posameznika, skratka na način, ki ste ga uporabljali do sedaj. O b r a z l o ž i t e v: 1 Splošno o podlagah za obdelavo osebnih podatkov V skladu z
- členom Ustave Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju Ustava RS) je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov ter prepovedana uporaba osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja. Zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon, vsakdo pa se ima pravico seznaniti z zbranimi osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj ter pravico do sodnega varstva ob njihovi zlorabi. To pomeni, da je v skladu z Ustavo RS dovoljena tista obdelava osebnih podatkov, ki je vnaprej predvidena in določno opredeljena v posameznem zakonu. ZVOP-1 kot temeljni in sistemski predpis s področja varstva osebnih podatkov v
- točki
- člena določa, da je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, pri čemer je posameznik določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. Obdelava osebnih podatkov pomeni v skladu s
- točko
- člena ZVOP-1 kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje. Glede na navedeno bi uporaba enotne matične številke občana (v nadaljevanju EMŠO) v bazi, ki naj bi bila sklop računalniških programov za interne potrebe delovanja župnij in škofije, pomenila obdelavo osebnih podatkov, za katero se uporabljajo določbe ZVOP-
- Splošna opredelitev obdelave osebnih podatkov je podana v
- členu ZVOP-1, ki v prvem odstavku določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Drugi odstavek
- člena nadalje določa, da mora biti namen obdelave osebnih podatkov določen v zakonu, v primeru obdelave osebnih podatkov na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov, ki mora biti ustavno in zakonsko dopusten, obdelovati pa se smejo le tisti osebni podatki, ki so primerni in nujno potrebni za uresničitev opredeljenega namena in ne pomenijo neupravičenega posega v zasebnost in dostojanstvo posameznika. Pri obdelavi osebnih podatkov je vedno potrebno upoštevati načelo sorazmernosti, ki je opredeljeno v
- členu ZVOP-1 in določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni, glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Pri navedenem načelu Pooblaščenec posebej opozarja na dva pojma: namen obdelave in ustrezen obseg obdelave osebnih podatkov. Katoliška Cerkev (v nadaljevanju Cerkev) je na podlagi
- odstavka
- člena Zakona o verski svobodi (Uradni list RS, št. 14/07; v nadaljevanju ZVS) pravna oseba zasebnega prava in zato skladno
- točko
- člena ZVOP-1 sodi v zasebni sektor, za katerega so pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov navedene v
- členu ZVOP-
- Po določbi prvega odstavka
- člena ZVOP-1 se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Ne glede na navedeno se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe (drugi odstavek
- člena ZVOP-1). Ne glede na prvi odstavek
- člena ZVOP-1, se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki (tretji odstavek
- člena ZVOP-1). 2 Osebni podatki v cerkvenih matičnih in drugih uradnih knjigah 2.1 Katere podatke vsebujejo cerkvene matične in druge uradne knjige? Del kanonskega prava Cerkve v Republiki Sloveniji predstavlja Pravilnik o cerkvenih matičnih in drugih uradnih knjigah s pripombami slovenskih škofij (Ljubljana, Slovenska pokrajinska škofovska konferenca, 1991), ki predstavlja podlago za vodenje navedenih knjig. Kot primer, na podlagi katerega Pooblaščenec v nadaljevanju pojasnjuje odgovor na vaše vprašanje, vzemimo krstno knjigo, ki vsebuje sledeče podatke: - zaporedna številka krščenca, - leto, mesec, dan, kraj, župnija (rojstva in krsta), - podatki o krščencu (ime, zakonski, nezakonski, civilno zakonski, sin, hči), - podatki o starših (priimek, ime, poklic, vera, kraj, številka in župnija bivališča, čas in kraj rojstva in poroke), - podatki o botrih (priimek, ime, poklic), - podatki o krstitelju (priimek, ime, služba), - opombe (pozakonitev, birma, posvečenje, obljube, poroka, posvojitev, sprememba imena …). V svojem dopisu navajate, da želite za zagotovitev istovetnosti oseb poleg podatkov, ki jih že zbirate, zbirati tudi EMŠO ali davčno številko. Po mnenju Pooblaščenca je ugotavljanje istovetnosti oseb možno že na podlagi podatkov, ki ste jih zbirali doslej. Tako na primer Pooblaščenec na podlagi navedenih vrst podatkov iz krstne knjige, ki je ena temeljnih cerkvenih matičnih knjig, ugotavlja, da identifikacijo posameznika omogočajo tudi že na primer ime, priimek, kraj in datum rojstva, ker je verjetnost, da bi se ujemali vsi navedeni podatki dveh ali več različnih oseb, neznatna. Zato Pooblaščenec z vidika načela sorazmernosti, ki izhaja iz
- člena ZVOP-1, svetuje, da EMŠO in davčne številke ne uporabite kot sredstvo za zagotavljanje istovetnosti oseb. Kljub temu vam Pooblaščenec v nadaljevanju pojasnjuje, v katerih primerih bi uporaba EMŠO in davčne številke v cerkvenih matičnih in drugih knjigah v pravnem redu Republike Slovenije lahko bila dopustna. 2.2 Ali pravni red Republike Slovenije dopušča uporabo EMŠO ali davčne številke v cerkvenih matičnih in drugih knjigah? Potrebno je opozoriti, da ZVOP-1 kot splošen predpis na sistemski ravni ureja varstvo osebnih podatkov, vendar dopušča, da se varstvo osebnih podatkov ureja za posamezna (ožja) pravna področja tudi s področnimi zakoni. Tako ZVS, kot edini zakon v pravnem redu Republike Slovenije, ki celovito ureja versko svobodo, v
- členu določa le, da sta zbiranje in obdelava podatkov o verskem prepričanju posameznika dovoljena pod pogoji, ki so za obdelavo občutljivih osebnih podatkov določeni v zakonu, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Iz navedenega izhaja, da morajo verske skupnosti pri obdelavi osebnih podatkov upoštevati določbe ZVOP-1, ker noben področni zakon ne ureja tega področja drugače. Ob tem Pooblaščenec dodaja, da se za osebne podatke, ki jih verske skupnosti obdelujejo o svojih članih, ne uporabljajo določbe 26.,
- in
- člena ZVOP-1; to so določbe, ki urejajo obveščanje o zbirkah osebnih podatkov, in sicer vzpostavitev kataloga zbirke osebnih podatkov in prijavo v register zbirk pri Pooblaščencu . Cerkev, ki sodi v zasebni sektor, lahko torej obdeluje osebne podatke (na primer EMŠO ali davčno številko), če obdelavo osebnih podatkov in podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika (prvi odstavek
- člena ZVOP-1). 2.2.1 Enotna matična številka občana (EMŠO) Zakon o centralnem registru prebivalstva (Uradni list RS, št. 72/06, uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZCRP) v prvem odstavku
- člena določa, da je enotna matična številka občana (EMŠO) v Republiki Sloveniji osebna identifikacijska številka, ki je identifikacija za enoznačno opredelitev posameznika in predstavlja temeljni, z matematično metodo izračunani numerični standard. V drugem odstavku navedenega člena pa ZCRP določa, da je identifikacija namenjena vodenju in vzdrževanju zbirk podatkov o prebivalstvu, povezovanju podatkov v teh zbirkah ter racionalizaciji dela državnih organov in drugih uporabnikov, ki imajo zakonsko podlago.
- člen ZCRP določa uporabo EMŠO, in sicer morajo na podlagi prvega odstavka EMŠO uporabljati upravljavci zbirk podatkov (registrov, evidenc ipd.), ki jih vodijo o posamezniku na podlagi zakona, na področjih: statistike, notranjih zadev, zdravstvenega varstva in zdravstvenega zavarovanja, davkov in carine, obrambe, geodetske službe, urejanja prostora in ekološke zaščite, zaposlovanja in spremljanja delovne sile, pokojninskega in invalidskega zavarovanja, pravosodja, šolstva, socialnega varstva in drugi uporabniki, določeni z zakonom oziroma upravljavci zbirk podatkov, določeni z zakonom, ki v teh zbirkah podatkov uporabljajo EMŠO. Drugi odstavek
- člena ZCRP določa, da se EMŠO lahko vpisuje tudi v javne listine, ki se na podlagi zbirk iz prejšnjega odstavka izdajajo posameznikom. Tretji odstavek
- člena ZCRP nadalje določa, da je, kdor pridobiva EMŠO, dolžan navesti zakonsko podlago in namen pridobivanja EMŠO, v primeru pisne privolitve pa posameznika seznaniti z namenom pridobivanja. 2.2.2 Davčna številka V zvezi z davčno številko Zakon o davčnem postopku (Uradni list RS, št. 117/2006; v nadaljevanju ZDavP-2) v
- členu določa, da se davčnemu zavezancu na način ter pod pogoji, določenimi z ZDavP-2 in zakonom, ki ureja davčni register, dodeli številka (davčna številka), ki se uporablja v zvezi z vsemi davki. 2.2.3 Pogoji uporabe EMŠO ali davčne številke v cerkvenih matičnih in drugih knjigah Tako EMŠO kot davčna številka sta torej enoznačna identifikatorja posameznika, ki ju Cerkev lahko zbira le na podlagi osebne privolitve, ker noben zakon izrecno ne določa, da Cerkev lahko obdeluje navedene osebne podatke. Pri tem Pooblaščenec opozarja, da je zbiranje obeh enoličnih identifikatorjev hkrati nepotrebno in neprimerno, predvsem pa ni v skladu z načelom sorazmernosti, ki ga določa
- člen ZVOP-1, saj natančno identifikacijo posameznika omogoča že en sam enolični identifikator. To stališče Pooblaščenec utemeljuje tudi z odločbo Ustavnega sodišča (v nadaljevanju US), št. U-I-229/03-18, z dne 9.2.2006, v kateri je US med drugim zapisalo, da popolno identifikacijo posameznika omogoča tako podatek o EMŠO kot tudi podatek o davčni številki. Po mnenju US to pomeni, da je določitev kar dveh podatkov, ki omogočata popolno identifikacijo posameznika, odveč, saj zadostuje zgolj eden. Pri tem vas Pooblaščenec opozarja, da se lahko EMŠO zbira le na podlagi pisne privolitve posameznika, seveda ob predhodni seznanitvi z zakonsko podlago in z namenom zbiranja navedenega osebnega podatka (
- odstavek
- člena ZCRP). ZDavP-2 ne vsebuje podobne določbe glede davčne številke, zato je privolitev posameznika, ki bi Cerkvi posredoval davčno številko, lahko podana ustno, pisno ali na drug ustrezen način (
- točka
- člena ZVOP-1). Klub temu Pooblaščenec svetuje, da se osebna privolitev poda pisno, predvsem zaradi morebitnega kasnejšega dokazovanja. Pooblaščenec nadalje opozarja tudi na vprašanje potrebnosti zbiranja EMŠO. EMŠO namreč pomeni osnovno in najtočnejšo identifikacijo posameznika. Iz nje se lahko razberejo tudi drugi podatki o posamezniku, kot sta njegova starost in spol. Pooblaščenec meni, da je z vidika zagotavljanja načela sorazmernosti obdelave osebnih podatkov v skladu s
- členom ZVOP-1 priporočljivo, da se zbira zgolj tiste podatke, ki so ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Zato bi bilo v konkretnem primeru po mnenju Pooblaščenca bolj smiselno, če EMŠO ne bi zbirali, saj je za popolno identifikacijo posameznika dovolj davčna številka, oziroma je še bolj primerno, če zagotovite popolno identifikacijo s pomočjo podatkov, ki ste jih zbirali že doslej, na primer s pomočjo imena, priimka, kraja in datuma rojstva, torej na način, ki ste ga uporabljali tudi doslej, kot navajate v svojem dopisu. 2 Zaključek Če se boste odločili, da boste zbirali davčno številko z namenom zagotovitve istovetnosti osebe, je takšno ravnanje zakonsko dopustno. Pooblaščenec vam v tem primeru priporoča, da pripravite obrazce za podajanje pisne osebne privolitve, na katerih navedete zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov (prvi odstavek
- člena ZVOP-1) ter obvestilo, da se davčna številka zbira kot sredstvo za zagotavljanje istovetnosti posameznikov. Pri tem pa Pooblaščenec pripominja, da je bolj primerno, če za zagotavljanje istovetnosti uporabite način in podatke, ki ste jih uporabljali doslej. Glede uvedbe zbiranja EMŠO kot sredstva za zagotavljanje istovetnosti posameznika Pooblaščenec meni, da za to dejanje ni nobene potrebe. Zbiranje EMŠO namreč lahko pomeni grobo kršitev načela sorazmernosti. Pooblaščenec poudarja, da ob primerjavi EMŠO in davčne številke pomeni slednja bistveno manjši poseg v zasebnost. Davčna številka je z vidika natančne identifikacije posameznika primernejša, saj EMŠO razkrije več podatkov o posamezniku. Pooblaščenec zato priporoča, da se EMŠO uporablja samo v izjemnih primerih, in sicer le, kadar razkritje EMŠO terja potreba po višji stopnji pravne varnosti. V konkretnem primeru takšna potreba ni izkazana, ker za zagotavljanje istovetnosti osebe obstajajo tudi drugi učinkoviti načini. Glede na vse navedeno Pooblaščenec zaključuje, da zbiranje davčne številke ni v nasprotju z določbami ZVOP-
- Pooblaščenec pri tem poudarja, da je vključevanje v Cerkev prostovoljno in se izvrši na podlagi osebne privolitve posameznika, ki zakonsko dopustne pogoje vključitve v Cerkev sprejme ali, če se z njimi ne strinja, zavrne in se zato ne vključi v Cerkev. Pooblaščenec na koncu ponovno opozarja, da je pri obdelavi osebnih podatkov potrebno upoštevati načelo sorazmernosti in zato obdelovati le tiste podatke, ki so ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Naj dodamo še to, da tudi vas kot upravljavce zavezuje
- člen ZVOP-1, ki govori o zavarovanju zbirk osebnih podatkov že zdaj, ko v zbirkah nimate enoznačnih identifikatorjev. Če bi imeli v zbirkah še davčno številko, kar vam odsvetujemo, bi s tem nedvomno tvegali nevarnost hujših zlorab, če bi nekdo neupravičeno pridobil podatke iz vaših zbirk, oz. bi v zavarovanje takšnih zbirk morali vložiti več sredstev in premisleka o tem, kdo bo imel do teh zbirk dostopne pravice. Enoznačni identifikatorji so namreč najbolj primeren podatek za krajo identitete, ki tudi pri nas ni več neznanka. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026