← Slovenija

Pridobitev podatkov o umrlih posameznikih - IPRS

Pridobitev podatkov o umrlih posameznikih + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

  2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 08.07.2008 Številka: 0712-627/2008/2 Kategorije:Vpogled v OP umrlih --> Kategorije: OP umrlih Spoštovani,Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je prejel vaše pismo, v katerem nam pišete sledeče: I. da občani od vas, pa tudi od drugih izvajalcev gospodarskih javnih služb ne morejo zahtevati osebnih podatkov umrlih posameznikov po Zakonu o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), temveč lahko v skladu s tem zakonom zahtevajo posredovanje osebnih podatkov le od arhivov. Od vas lahko zahtevajo, da jim posredujete osebne podatke v skladu s
  3. členom Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1-UPB1) in z vsemi omejitvami, ki jih ta zakonska določba vsebuje. Menite torej, da občani ne morejo od vas zahtevati, da jim posredujete osebne podatke umrlih na podlagi določb ZVDAGA, še posebej ne na podlagi
  4. odstavka
  5. člena ZVDAGA, saj izvajalci gospodarskih javnih služb ne vodite evidenc občutljivih osebnih podatkov umrlih posameznikov, pač pa le evidence, ki vsebujejo (neobčutljive) osebne podatke. Glede na to, da je ZVOP-1-UPB1 sistemski zakon, menite, da bi v obravnavanem primeru kot lex specialis morali uporabljati določbe Zakona o pokopališki in pogrebni dejavnosti ter o urejanju pokopališč (ZPPDUP) in ne ZVDAGA. ZPPDUP, ki je po vašem mnenju področni zakon za vašo gospodarsko javno službo, pa ne vsebuje določb glede pravic in obveznosti izvajalcev gospodarske javne službe oziroma upravljavcev zbirk osebnih podatkov umrlih posameznikov in dostopnosti do teh podatkov. Javno dostopnost osebnih podatkov umrlih torej omogočajo le arhivi (in ne izvajalci gospodarskih javnih služb), in sicer po določbah ZVDAGA pod pogoji, ki veljajo za izvajanje arhivske javne službe. II. da morajo javnopravne osebe (kamor sodi tudi vaše javno podjetje) izročiti javno arhivsko gradivo arhivu najkasneje 30 let po nastanku gradiva, tudi tisto, ki vsebuje osebne podatke. Nikjer v zakonu pa ni določen najkrajši rok izročitve tega gradiva, ki je lahko že nekaj dni po nastanku gradiva. Zaradi tega so eni in isti podatki točno določenega umrlega posameznika lahko istočasno varovani pri izvajalcu gospodarske javne službe po ZVOP-1-UPB1, na drugi strani pa javno dostopni v arhivu po ZVDAGA. To po vašem mnenju povsem izniči določbo
  6. člena ZVOP-1-UPB1, saj se izvajalec gospodarske javne službe odloči, da bo gradivo arhivu izročal dnevno, posledica pa je, da vsi osebni podatki umrlih posameznikov postanejo javno dostopni, ne glede na določbo
  7. člena ZVOP-1-UPB
  8. III. Ali z dnem izročitve gradiva arhivu in s tem javnosti gradiva, postanejo javni tudi osebni podatki tistih umrlih posameznikov, ki so sami, ali pa s strani oseb, ki so po zakonu, ki ureja dedovanje, njihovi zakoniti dediči prvega ali drugega dednega reda, pisno prepovedali posredovanje teh podatkov. Po vašem mnenju glede na določbo
  9. člena ZVDAGA ti podatki postanejo javni. V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi
  10. točke prvega odstavka
  11. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju: ZVOP-1-UPB1) ter
  12. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji: I. Za uporabnika osebnih podatkov se šteje katerakoli oseba, ki se ji posredujejo ali razkrivajo osebni podatki, zato je pri vprašanju dopustnosti oz. zakonitosti posredovanja osebnih podatkov uporabnikom osebnih podatkov treba upoštevati specialno določbo
  13. člena ZVOP-1-UPB
  14. Zaradi navedenega se določbe ZPPDUP, kot ugotavljate tudi sami, v konkretnem primeru ne uporabljajo, temveč morate za navedeno obdelavo osebnih podatkov umrlih postopati oz. ravnati v skladu z določbami
  15. člena ZVOP-1-UPB1, kot upravljavci osebnih podatkov pa ste pri posredovanju osebnih podatkov dolžni spoštovati tudi določbe
  16. člena ZVOP-1-UPB
  17. II. Ko javno arhivsko gradivo enkrat preide v arhiv, vi niste več njegov upravljavec, temveč je njegov upravljavec arhiv, zato je to gradivo, hranjeno v arhivu podvrženo zakonskim določbam ZVDAGA. Podatki točno določenega umrlega posameznika, kot ugotavljate vi, tako ne morejo biti istočasno varovani pri izvajalcu gospodarske javne službe po ZVOP-1-UPB1, na drugi strani pa javno dostopni v arhivu po ZVDAGA. III. Glede dostopnosti do osebnih podatkov umrlih in občutljivih osebnih podatkov, ko ti enkrat preidejo v arhiv, je potrebno ugotoviti, da navedeni podatki zapadejo pod režim zakonskih določb ZVDAGA in ne zakonskih določb ZVOP-1-UPB1.O b r a z l o ž i t e v:I. Splošna opredelitev pravne podlage in namena obdelave osebnih podatkov je določena v
  18. členu ZVOP-1-UPB1, kjer je v
  19. odstavku določeno, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. V
  20. odstavku
  21. člena ZVOP-1-UPB1 je nadalje določeno, da mora biti namen obdelave osebnih podatkov določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Z vidika določb
  22. člena ZVOP-1-UPB1 je torej osebne podatke primarno dopustno obdelovati le, če je to določeno z zakonom ali na podlagi osebne privolitve posameznika, sekundarno (dejansko) pa tudi v skladu z drugimi pravnimi podlagami iz tega zakona ali iz drugih zakonov. V
  23. in
  24. členu ZVOP-1-UPB1 so natančneje razdelane pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, in sicer posebej za javni sektor in posebej za zasebni sektor, poleg tega pa so v
  25. in
  26. odstavku
  27. člena ter v
  28. in
  29. odstavku
  30. člena določeni tudi primeri, ki se z vidika določb
  31. člena ZVOP-1-UPB1 štejejo kot neposredna zakonska podlaga za obdelavo osebnih podatkov. Zakonska podlaga za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju, kamor glede na določilo
  32. točke
  33. člena ZVOP-1-UPB1 sodijo tudi javna podjetja oz. komunalne organizacije združenega dela, je nadalje določena v prvem odstavku
  34. člena ZVOP-1-UPB
  35. Ta določa, da se lahko osebni podatki v zasebnem sektorju obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. ZVOP-1-UPB1 kot splošen predpis na sistemski ravni ureja varstvo osebnih podatkov, vendar dopušča, da se varstvo osebnih podatkov ureja za posamezna pravna področja tudi s področnimi zakoni. Za posamezna področja so z vidika opredeljevanja konkretnih zakonskih podlag pomembni torej tudi področni zakoni, ki opredeljujejo namene in obseg osebnih podatkov, ki se zbirajo za posamezne namene. Prav tako lahko zakonska ureditev določenega področja, zaradi njegove specifičnosti, ne dopusti avtonomije strank in dopušča le takšno obdelavo osebnih podatkov, kot jo določa zakon.Ker v konkretnem primeru obdelave osebnih podatkov ne določa noben področni zakon, torej pokopališka in pogrebna podjetja za obdelavo (v konkretnem primeru za posredovanje osebnih podatkov umrlih posameznikov občanom) nimajo izrecne zakonske podlage, tudi ne v Zakonu o pokopališki in pogrebni dejavnosti ter o urejanju pokopališč (Uradni list SRS, št. 34/84), je posredovanje osebnih podatkov pokojnikov dopustno le ob upoštevanju in pod pogoji, navedenimi v
  36. členu ZVOP-1-UPB
  37. Zaradi navedenega se določbe ZPPDUP, kot ugotavljate tudi sami, v konkretnem primeru ne uporabljajo, temveč morate za navedeno obdelavo osebnih podatkov umrlih postopati oz. ravnati v skladu z določbami
  38. ZVOP-1-UPB1.V
  39. členu ZVOP-1-UPB1 je urejeno varstvo osebnih podatkov umrlih posameznikov. Navedeni člen, v
  40. odstavku določa, da upravljavec osebnih podatkov lahko podatke o umrlem posamezniku posreduje samo tistim uporabnikom osebnih podatkov, ki so za obdelavo osebnih podatkov pooblaščeni z zakonom. Ne glede na
  41. odstavek pa upravljavec osebnih podatkov podatke o umrlem posamezniku posreduje osebi, ki je po zakonu, ki ureja dedovanje, njegov zakoniti dedič prvega ali drugega dednega reda, če za uporabo osebnih podatkov izkaže pravni interes, umrli posameznik pa ni pisno prepovedal posredovanja teh osebnih podatkov. Če zakon ne določa drugače, lahko upravljavec osebnih podatkov podatke iz prejšnjega odstavka posreduje tudi katerikoli drugi osebi, ki namerava te podatke uporabljati za zgodovinsko, statistično ali znanstveno-raziskovalne namene, če umrli posameznik ni pisno prepovedal posredovanja teh osebnih podatkov (
  42. odstavek
  43. člena). Če umrli posameznik ni podal prepovedi iz prejšnjega odstavka, lahko osebe, ki so po zakonu, ki ureja dedovanje, njegovi zakoniti dediči prvega ali drugega dednega reda, pisno prepovejo posredovanje njegovih podatkov, če zakon ne določa drugače (
  44. odstavek
  45. člena). Upravljavci osebnih podatkov pa so pri posredovanju osebnih podatkov dolžni spoštovati tudi določbe
  46. člena ZVOP-1-UPB
  47. Iz
  48. odstavka
  49. člena ZVOP-1-UPB1 tako izhaja, da so upravljavci osebnih podatkov, proti plačilu stroškov posredovanja, uporabnikom osebnih podatkov dolžni posredovati osebne podatke iz zbirk, ki jih vodijo. Pri posredovanju osebnih podatkov umrlih pa morajo upravljavci v prvi vrsti upoštevati določbe
  50. člena ZVOP-1-UPB1, ki ureja varstvo osebnih podatkov umrlih posameznikov. V
  51. točki
  52. člena ZVOP-1-UPB1 je uporabnik osebnih podatkov definiran kot fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki se ji posredujejo ali razkrijejo osebni podatki. Za uporabnika osebnih podatkov se šteje torej katerakoli oseba, ki se ji posredujejo ali razkrivajo osebni podatki, zato je pri vprašanju dopustnosti oz. zakonitosti posredovanja osebnih podatkov uporabnikom osebnih podatkov treba upoštevati specialno določbo
  53. člena ZVOP-1-UPB1, ki daje torej neposredno pravno podlago tako uporabnikom, ki imajo za obdelavo osebnih podatkov zakonsko podlago, kot tudi zakonitim dedičem prvega ali drugega dednega reda, da ob izpolnitvi dveh kumulativnih pogojev pridobijo osebne podatke o umrlem posamezniku. Po drugi strani pa živečim posameznikom daje tudi možnost, da še za časa svojega življenja prepovedo vsakršno posredovanje svojih osebnih podatkov po njihovi smrti.II. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06; v nadaljevanju: ZVDAGA) v
  54. alineji
  55. člena določa pomen »javnega arhivskega gradiva«. V skladu z navedeno določbo je »javno arhivsko gradivo« arhivsko gradivo, ki se odbere iz dokumentarnega gradiva javnopravnih oseb po strokovnih navodilih pristojnega arhiva.Dolžnost javnopravnih oseb je določena v
  56. členu, kjer je v
  57. odstavku določeno, da morajo javnopravne osebe skrbeti za ohranjanje, materialno varnost, celovitost in urejenost dokumentarnega gradiva, ki ga prejemajo ali nastaja pri njihovem delu, dokler ni iz tega gradiva odbrano arhivsko gradivo. Skladno z določbo
  58. člena ZVDAGA morajo javnopravne osebe izročiti javno arhivsko gradivo arhivu najkasneje 30 let po nastanku gradiva, in sicer tudi gradivo: - ki vsebuje osebne podatke, vključno z občutljivimi osebnimi podatki; - ki vsebuje tajne podatke v skladu z zakonom; - ki je posebej varovano kot zaupno, če tako določa zakona ali poslovnik državnega organa ali organa samoupravne lokalne skupnosti.Glede na citirane zakonske določbe ste kot upravljavec osebnih podatkov umrlih arhivu dolžni izročiti med drugim tudi gradivo, ki vsebuje osebne podatke umrlih, vključno z občutljivimi osebnimi podatki. To dolžnost vam torej nalaga zakon (ZVDAGA), ki sicer res določa le najdaljši rok izročitve tega gradiva, vendar je pri tem potrebno ugotoviti, da gradivo, ki se odbere iz vašega dokumentarnega gradiva in ga enkrat izročite arhivu (sami navajate, da je to izročanje lahko tudi dnevno), ne pripada več vam. Ko javno arhivsko gradivo enkrat preide v arhiv, vi niste več njegov upravljavec, temveč je njegov upravljavec arhiv, zato je to gradivo, hranjeno v arhivu podvrženo zakonskim določbam ZVDAGA. Podatki točno določenega umrlega posameznika, kot ugotavljate vi, tako ne morejo biti istočasno varovani pri izvajalcu gospodarske javne službe po ZVOP-1-UPB1, na drugi strani pa javno dostopni v arhivu po ZVDAGA, temveč po prehodu v arhiv padejo pod režim ZVDAGA. III. Uporaba javnega arhivskega gradiva je eksplicitno določena v
  59. členu ZVDAGA, ki poleg naštetega v devetih odstavkih, v
  60. odstavku določa, da je javno arhivsko gradivo v arhivih na podlagi pisne zahteve za uporabo ali preko objave na svetovnem spletu dostopno vsakomur. Zahteva mora vsebovati osebno ime oziroma naziv osebe in njeno uradno dodeljeno identifikacijsko oznako, namen uporabe gradiva ter druge podatke, potrebne za dostop do gradiva. Glede dostopnosti do osebnih podatkov umrlih, ko ti enkrat preidejo v arhiv, je potrebno ugotoviti, da navedeni podatki zapadejo pod režim zakonskih določb ZVDAGA in ne zakonskih določb ZVOP-1-UPB
  61. To pa pomeni, da osebni podatki umrlih po prehodu v arhiv postanejo dostopni skladno z določbo
  62. člena ZVDAGA, tudi osebni podatki tistih umrlih posameznikov, ki so sami, ali pa s strani oseb, ki so po zakonu, ki ureja dedovanje, njihovi zakoniti dediči prvega ali drugega dednega reda, pisno prepovedali posredovanje teh podatkov.ZVDAGA pa kljub javnosti arhivskega gradiva vendarle zagotavlja določeno mero nedostopnosti določenega arhivskega gradiva, med drugim tudi občutljivih osebnih podatkov. Tako so v
  63. odstavku
  64. člena ZVDAGA določeni roki za nedostopnost občutljivih osebnih podatkov. Podatki o rasnem, narodnem ali narodnostnem poreklu, političnem, verskem ali filozofskem prepričanju, članstvu v politični stranki in sindikatu, zdravstvenem stanju, spolnem življenju, vpisu ali izbrisu v ali iz kazenske evidence, ki se vodijo na podlagi zakona, ki ureja prekrške, biometrične značilnosti, če je z njihovo uporabo mogoče določiti posameznika v zvezi s kakšno od preje navedenih okoliščin tako v skladu z navedeno določbo, postanejo dostopni za uporabo 75 let po svojem nastanku ali deset let po smrti osebe, na katero se nanaša, če je datum smrti znan, če ni z drugimi predpisi drugače določeno.
  65. člen ZVDAGA torej kot specialna določba glede na določbo
  66. člena ZVDAGA omejuje dostopnost oz. javnost občutljivih osebnih podatkov v določenih rokih.V upanju, da smo na vaša zastavljena vprašanja odgovorili, vas lepo pozdravljamo.S spoštovanjem.Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav. pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026

🔗 Na uradni vir

Razlaga UI na podlagi uradnega besedila zakona. Okvirna, ne nadomešča pravnega nasveta.