Pridobivanje ER28 obrazca + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 18.02.2010 Številka: 0712-2/2010/198 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je, dne
- 2010, prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem sprašujete za mnenje glede pridobivanja podatkov iz ER-28 obrazca. V sporočilu ste zapisali, da je delavec prišel iz drugega podjetja, in je trenutno na bolniški, vi pa bi radi njegovo nadomestilo refundirali od ZZZS. Za pravilen zahtevek potrebujete podatke o plači in urah dela pri prejšnjem podjetju, vendar vam delavec ne dovoli, da bi te podatke pridobili. Razmišljate, da mu ne izplačate plače, dokler vam je onemogočena pravica do refundacije bolniške. Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- tč.
- odst.
- čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Kot delodajalec lahko v skladu z določili ZDR obdelujete osebne podatke zaposlenega (tudi tiste iz njegovega prejšnjega delovnega razmerja) le: - če dokažete, da je takšna obdelava potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z novim delovnim razmerjem, - na podlagi privolitve zaposlenega, če vi, kot delodajalec sodite v zasebni sektor in gre za podatke, katerih obdelava ni vezana na uresničevanje pravic in obveznosti iz novega delovnega razmerja oziroma ni v zvezi z novim delovnim razmerjem. Pooblaščenec meni, da so podatki o plači in delovnih urah pri prejšnjem delodajalcu (podatki z obrazca ER-28) potrebni za uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oz. v zvezi z delovnim razmerjem, kar pomeni, da imate kot novi delodajalec pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov iz tega obrazca. Od teh podatkov je namreč odvisna osnova za obračun nadomestila plače in to ne glede na to, ali gre nadomestilo za čas začasne nezmožnosti za delo v breme delodajalca ali v breme obveznega zdravstvenega zavarovanja. Če vam delavec ne želi posredovati zahtevanih podatkov, ki jih potrebujete za obračun nadomestila plače Pooblaščenec meni, da gre za kršitev pogodbenih obveznosti s strani delavca. O b r a z l o ž i t e v: ZVOP-1 v skladu z
- členom določa pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju. Omenjeni člen v prvem odstavku določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Drugi dostavek istega člena opredeljuje, da se ne glede na prejšnji odstavek lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. Zadnji, tretji odstavek pa določa, da se ne glede na prvi odstavek tega člena lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Ker je ZVOP-1 splošen predpis in na sistemski ravni ureja varstvo osebnih podatkov, se varstvo osebnih podatkov ureja za posamezna pravna področja tudi s področnimi zakoni. Tako je potrebno dopustnost obdelave osebnih podatkov delavca s strani delodajalca presojati z vidika delovnopravne zakonodaje, torej z vidika Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/02 in 103/07; v nadaljevanju ZDR). ZDR v 46
(1)členu določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Glede na navedeno, torej kot novi delodajalec ne smete obdelovati osebnih podatkov zaposlenega iz prejšnjega delovnega razmerja, če ne dokažete, da je takšna obdelava potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. V konkretnem primeru potrebujete podatke o plačah in delovnih urah pri prejšnjem delodajalcu (podatki z obrazca ER-28), ki so potrebni za namen obračuna nadomestila plače med začasno zadržanostjo od dela (bolniška odsotnost). Zakon o zdravstvenem varstvu in zdravstvenem zavarovanju (Uradni list. RS, št. 9/92, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju: ZZVZZ) namreč v 13
(2)členu določa, da se z obveznim zavarovanjem zavarovanim osebam zagotavlja med drugim tudi nadomestilo plače med začasno zadržanostjo od dela. Osnova za izračun nadomestila je povprečna mesečna plača in nadomestila oziroma povprečna osnova za plačilo prispevkov v koledarskem letu pred letom, v katerem je nastala začasna zadržanost od dela 31
(1)člen ZZVZZ). Na podlagi 137
(3)ZDR je delodajalec dolžan izplačati nadomestilo za čas začasne zadržanosti od dela zaradi bolezni in poškodbe izven dela, ki traja do trideset delovnih dni, v ostalih primerih upravičene odsotnosti z dela zaradi bolezni, poškodbe, nege, spremstva ipd. pa je delodajalec dolžan izplačati nadomestilo v breme Zavoda za zdravstveno zavarovanje Slovenije. Na podlagi zgornjih navedb morate, kot delodajalec, kadar obračunavate nadomestilo plače za čas začasne nezmožnosti za delo in posledično v določenih primerih uveljavljate refundacijo nadomestila plače za zaposlenega, ki je zaradi bolezni ali poškodbe zadržan od dela, imeti podatke o tem, kakšna je bila povprečna mesečna plača in nadomestila zaposlenega oz. njegova povprečna osnova za plačilo prispevkov v letu pred boleznijo oz. poškodbo. Na podlagi zgoraj navedenih pravnih podlag Pooblaščenec meni, da gre v vašem primeru za uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oz. v zvezi z delovnim razmerjem, kar pomeni, da imate kot novi delodajalec pravno podlago za pridobitev in nadaljnjo obdelavo osebnih podatkov delavca o plači in delovnih urah pri prejšnjem delodajalcu - iz obrazca ER-28. Dodajamo še, da gre po mnenju Pooblaščenca v vašem primeru za kršitve pogodbene obveznosti s strani delavca, ki je na podlagi 32. člena ZDR dolžan upoštevati zahteve in navodila delodajalca v zvezi z izpolnjevanjem pogodbenih in drugih obveznosti iz delovnega razmerja. Na podlagi 34
(1)člena ZDR je delavec tudi dolžan obveščati delodajalca o bistvenih okoliščinah, ki vplivajo oziroma bi lahko vplivale na izpolnjevanje njegovih pogodbenih obveznosti. Presoja ravnanja vašega delavca ne sodi v pristojnosti Pooblaščenca, saj je Pooblaščenec na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07– ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP), Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS št. 51/06 – UPB in 117/06 – ZDavP-2; v nadaljevanju ZDIJZ) in Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS št. 86/04, 94/07 in 113/05– ZInfP; v nadaljevanju ZVOP-1), samostojen in neodvisen državni organ, ki ima pristojnosti na področju dostopa in ponovne uporabe informacij javnega značaja ter pristojnosti v zvezi z izvajanjem ZVOP-1 in drugih predpisov, ki urejajo varstvo in obdelavo osebnih podatkov. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026