Pridobivanje osebnih podatkov s strani občine - IPRS

Pridobivanje osebnih podatkov s strani občine + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 18.04.2007 Številka: 0712-370/2007/2 Kategorije:Občine --> Kategorije: Občine Spoštovani,Prejeli smo vaš dopis, v katerem nas sprašujete:
3. Ali lahko lokalna skupnost in njeni ožji deli pridobivajo osebne podatke o občanih za namene izvedbe srečanja starostnikov v določeni krajevni skupnosti, za namen pošiljanja čestitk ob rojstnih dnevih občanov in občank, starejših nad 80 let, za protokolarne namene, za preveritev podatkov o vseh otrocih, rojenih v določenem letu (za ugotovitev, ali kateri izmed staršev ni uveljavljal pomoči ob rojstvu otroka v preteklem letu, čeprav je to pravico imel na podlagi sprejetega pravilnika mestnega sveta)?
4. Ali lahko občina podatke, ki so potrebni za izvajanje zakonsko določenih nalog, dobi od upravljavca centralnega registra prebivalstva in ko jih dobi, ali je dolžna z njimi ravnati kot z zbirko osebnih podatkov v skladu z ZVOP-1 (prijava v register, ureditev seznama oz. odgovornih oseb za zbirko, izdaja pooblastil za obdelovanje osebnih podatkov in podpis izjave o njihovem varovanju)?
5. Ali so evidence o najemnikih grobov in njihovih plačilih, ki jih vodijo posamezne krajevne skupnosti, ki upravljajo s pokopališči, tudi zbirke osebnih podatkov in jih je temu ustrezno potrebno zavarovati?Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
6. točke prvega odstavka
7. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1,) ter
8. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Informacijski pooblaščenec je samostojen in neodvisen državni organ, ki je na podlagi
9. člena ZInfP, pristojen za inšpekcijski nadzor nad izvajanjem zakona in drugih predpisov, ki urejajo varstvo ali obdelavo osebnih podatkov oziroma iznos osebnih podatkov iz Republike Slovenije, ter opravljanje drugih nalog, ki jih določajo ti predpisi. ZVOP-1 predstavlja konkretizacijo ustavne pravice do varstva osebnih podatkov, ki je določena v
10. členu Ustave RS. Prepovedana je uporaba osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja.
11. odstavek
12. člena Ustave RS določa, da zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon. Pooblaščenec pri tem posebej poudarja, da ZVOP-1 ne pokriva celotnega spektra zasebnosti, pač pa zgolj tisti del, ki se nanaša na zbirke osebnih podatkov.Ad1)Osebni podatek je v skladu s
13. točko
14. člena ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, pri čemer je posameznik določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. Obdelava osebnih podatkov pomeni v skladu s
15. točko
16. člena ZVOP-1 kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, … zlasti zbiranje, pridobivanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago … Pri obdelavi osebnih podatkov je potrebno upoštevati načelo sorazmernosti, ki je kot temeljno načelo, opredeljeno v
17. členu ZVOP-1, in določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Splošna opredelitev obdelave osebnih podatkov je podana v
18. členu ZVOP-
19. Osebni podatki se lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor spadajo tudi občine in krajevne skupnosti, pa navaja
20. člen ZVOP-1: »osebni podatki v javnem sektorju se lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika«.
21. člen Zakona o lokalni samoupravi (Ur. l. RS, št. 100/05, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZLS-UPB1) določa naslednje: Občina pridobiva podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti, jih obdeluje ter opravlja statistično, evidenčno in analitično funkcijo za svoje potrebe. Pri varstvu, obdelovanju in hrambi podatkov mora občina ravnati v skladu z zakoni, ki urejajo to področje.Občina pridobiva in obdeluje o posameznikih naslednje osebne podatke:– enotno matično številko občana;– osebno ime;– naslov stalnega ali začasnega prebivališča;– datum in kraj rojstva;– podatke o osebnih vozilih;– podatke o nepremičninah ter– druge osebne podatke v skladu z zakonom.Občina pridobiva osebne podatke iz prejšnjega odstavka neposredno od posameznika, na katerega se podatki nanašajo. Na podlagi zahteve, ki vsebuje navedbo pravne podlage obdelovanja osebnih podatkov, lahko občina osebne podatke pridobi tudi od upravljavca centralnega registra prebivalstva, matičnega registra, zemljiškega katastra ali drugega upravljavca, če tako določa zakon. Zahteva občine mora biti v pisni ali drugi z zakonom ali predpisom vlade določeni obliki.Občina pridobiva podatke od upravljavcev nepremičninskih evidenc brezplačno, oziroma pod enakimi pogoji, kot veljajo za neposredne uporabnike državnega proračuna.Podatke lahko občina pridobi brezplačno v pisni obliki, na elektronskih pomnilniških medijih ali po elektronski poti. Pridobivanje osebnih podatkov po elektronski poti se občini odobri, ko zagotovi tehnične pogoje in pogoje, s katerimi se v skladu z zakonom zagotavlja zavarovanje osebnih podatkov.Občina lahko, zaradi izvajanja nalog iz svoje pristojnosti v skladu z nameni in pod pogoji določenimi v zakonu, posreduje pridobljene podatke fizičnim in pravnim osebam.Podlaga za obdelavo osebnih podatkov, ki jo občini daje ZLS-UPB1, je zgolj podlaga za zbiranje in nadaljnjo obdelavo podatkov v zvezi z izvajanjem nalog, za katere je občina pristojna na podlagi predpisov (v okviru izvirne ali prenesene pristojnosti). Glede na navedeno je namen obdelave osebnih podatkov jasno določen in ne vključuje pošiljanja čestitk in podobnih aktivnosti (npr. vabila na prireditve, anketiranje). Omenjenih aktivnosti namreč ne moremo umestiti v okvir rednega opravljanja nalog občine.Ad2)Posredovanje osebnih podatkov ureja
22. člen ZVOP-
23. Po določbi prvega odstavka mora upravljavec osebnih podatkov (v primeru CRP je to _________________) proti plačilu stroškov posredovanja, če zakon ne določa drugače, posredovati osebne podatke uporabnikom osebnih podatkov. Ker je potrebno pri obravnavi dopustnosti posredovanja osebnih podatkov uporabnikom potrebno upoštevati splošne določbe o pravnih podlagah za obdelavo osebnih podatkov (
24. člen ZVOP-1), je posredovanje osebnih podatkov dopustno v primeru izrecne podlage v zakonu, osebne privolitve, potrebnosti zaradi izpolnjevanja pogodb ali nujnosti pri uresničevanju zakonitih interesov javnega sektorja. Glede na navedeno in dejstvo, da občina praviloma ne razpolaga z osebnimi privolitvami, lahko občina pridobiva osebne podatke o občanih, če je do tega upravičena na podlagi zakona. Tak specialni zakon, ki ga ima v mislih prvi odstavek
25. člena ZVOP-1, je v našem primeru ZLS-UPB
26. Občina lahko pridobi podatke iz centralnega registra prebivalstva (v nadaljevanju CRP) na podlagi
27. člena ZLS-UPB1, ki določa, da lahko občina na podlagi zahteve, ki vsebuje navedbo pravne podlage obdelovanja osebnih podatkov, osebne podatke pridobi tudi od upravljavca centralnega registra prebivalstva, matičnega registra, zemljiškega katastra ali drugega upravljavca, če tako določa zakon. Zahteva občine mora biti v pisni ali drugi z zakonom ali predpisom vlade določeni obliki. Tudi Zakon o centralnem registru prebivalstva (Ur. l. RS, št. 72/06, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZCRP-UPB1) v
28. točki
29. člena določa, da upravljavec CRP lahko posreduje podatke iz CRP za vzpostavitev oziroma za vodenje in vzdrževanje registrov in uradnih evidenc državnim organom in drugim uporabnikom, za izvrševanje njihovih, z zakonom določenih nalog. Ob tem je potrebno poudariti, da lahko občina pridobiva in obdeluje o občanih le osebne podatke, ki jih opredeljuje
30. a člen ZLS-UPB1.Ko občina iz CRP pridobi določene osebne podatke, gre v mnogih primerih za vzpostavitev nove zbirke osebnih podatkov, s katero je potrebno ravnati skladno z določbami ZVOP-1:-zavarovanje osebnih podatkov v skladu s
31. in
32. členom ZVOP-1, -vzpostavitev kataloga zbirk osebnih podatkov v skladu s
33. členom ZVOP-1,-obveščanje nadzornega organa v skladu s
34. členom ZVOP-1.Ad3)Skladno z določbami
35. člena ZLS-UPB1, se na območju občine lahko ustanovijo ožji deli občine (npr. četrtne in krajevne skupnosti). Tako je tudi občina ______ na svojem območju ustanovila 11 mestnih četrti in šest krajevnih skupnosti. Vse krajevne in četrtne skupnosti v občini imajo na podlagi Odloka o mestnih četrtih in krajevnih skupnostih (neuradno prečiščeno besedilo, MUV 22/96, 100/00) status pravnih oseb javnega prava. To pomeni, da lahko krajevne skupnosti samostojno nastopajo v pravnem prometu, vendar le v okviru nalog, ki so določene s statutom ali odlokom občine. ZLS v
36. b členu, določa, da »ožji del občine, ki ima svet, opravlja naloge, ki se pretežno nanašajo na njegove prebivalce in ki so mu prenesene v izvajanje s statutom občine«. Naloge ožjih delov občine se nanašajo predvsem na lokalne javne službe, vzdrževanje krajevnih cest in drugih javnih površin, pospeševanje kulturne in drugih društvenih dejavnosti, upravljanje s premoženjem, namenjenim za potrebe krajevnega prebivalstva. Ena izmed nalog s področja gospodarskih javnih služb, za katere v Mestni občini ______ skrbijo krajevne skupnosti, je tudi urejanje pokopališč. V okviru te naloge oz. dejavnosti nastaja evidenca o najemnikih grobov in njihovih plačilih. Krajevna skupnost je v tem primeru upravljavec omenjene zbirke osebnih podatkov v smislu ZVOP-1 in s tem podvržena režimu varstva osebnih podatkov, kot ga določa ZVOP-1.S spoštovanjem,Informacijski pooblaščenec:Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav.,pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026