Pridobivanje osebnih podatkov v zvezi z nadaljnjim izobraževanjem strokovnih delavcev - IPRS

Pridobivanje osebnih podatkov v zvezi z nadaljnjim izobraževanjem strokovnih delavcev + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 02.06.2021 Številka: 07120-1/2021/307 Kategorije:Posredovanje OP med upravljavci, Pravne podlage, Pridobivanje OP iz zbirk, Zbirke osebnih podatkov --> Kategorije: Posredovanje OP med upravljavci, Pridobivanje OP iz zbirk, Zbirke osebnih podatkov, Pravne podlage Informacijski pooblaščenec (IP) je dne 12. 5. 2021 prejel vaš zgoraj navedeni dopis, v katerem prosite za mnenje glede zbiranja in obdelave osebnih podatkov v zvezi z nadaljnjim izobraževanjem strokovnih delavcev, ki jih zbirajo javni zavodi, ustanovljeni za izvajanje naloge iz 28. člena Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (v nadaljnjem besedilu: ZOFVI), kot npr. RIC, ZRSŠ, ACS… . Ministrstvo in vzgojno-izobraževalni zavodi podatke o udeležbi zaposlenih v vzgoji in izobraževanju v programih nadaljnjega izobraževanja in usposabljanja, o programih samih in o rezultatih udeležbe zbirajo z aplikacijo KATIS, ki je ena od aplikacij informacijskega sistema MIZŠ, pravno podlago za zbiranje teh podatkov pa predstavlja 135.d člen ZOFVI. V aplikaciji KATIS se zbirajo naslednji podatki: ime, priimek strokovnega delavca, rojstni datum, davčna številka, elektronski naslov, naslov, podatki o izobraževanjih in pridobljenih potrdilih Strokovna izobraževanja, ki jih ministrstvo nudi strokovnim delavcem na področju vzgoje in izobraževanja in se nanje prijavljajo preko aplikacije KATIS, zanje niso obvezna. KATIS je samo ena od možnosti izbire izobraževanj, ki jo za strokovne delavce iz vzgoje in izobraževanja objavi in posredno ali neposredno (so)financira ministrstvo, v skladu s Pravilnikom o izboru in sofinanciranju programov nadaljnjega izobraževanja in usposabljanja strokovnih delavcev v vzgoji in izobraževanju. Strokovni delavci se lahko sami odločijo za katerokoli drugo izobraževanje, ki ni objavljeno v KATIS-u. Za pregled ponudbe izobraževanj v KATIS-u, ki jih ministrstvo objavi oziroma posredno ali neposredno (so)financira, se strokovnim delavcem ni potrebno prijaviti v KATIS. Šele, če se strokovni delavec odloči, da bi se udeležil določenega, s strani ministrstva objavljenega ter posredno ali neposredno (so)financiranega izobraževanja, se lahko prijavi v KATIS s pomočjo uporabe svoje davčne številke in pridobljenim geslom. Posledično seveda pridobi ministrstvo podatke o udeležbi na izobraževanih strokovnih delavcev le za tiste programe nadaljnjega izobraževanja in usposabljanja, ki so bili izbrani na javnih razpisih MIZŠ, kar pa ne predstavlja vseh podatkov o udeležbi zaposlenih v vzgoji in izobraževanju v programih nadaljnjega izobraževanja in usposabljanja, o programih samih in o rezultatih udeležbe. Iz tega razloga bi želeli dopolniti Centralno evidenco zaposlenih na področju vzgoje in izobraževanja, ki je v tem delu še nepopolna. Podatke o udeležencih v programih nadaljnjega izobraževanja in usposabljanja, samih programih in rezultatih udeležbe zbirajo in z njimi razpolagajo javni zavodi iz 28. člena ZOFVI, ne pa tudi ministrstvo. Kot izhaja iz četrtega odstavka 135d. člena, je ministrstvo tisto, ki zagotavlja podatke o udeležbi zaposlenih na področju vzgoje in izobraževanja v programih nadaljnjega izobraževanja in usposabljanja, naslov programa in rezultat udeležbe (štiriindvajseta alineja drugega odstavka 135.d člena ZOFVI). Namen zbiranja podatkov o udeležbi zaposlenega v programih nadaljnjega izobraževanja in usposabljanja je enak v primeru, ko gre za izobraževanja na katera se prijavi posameznik preko aplikacije KATIS in v primeru, ko gre za izobraževanja, ki jih organizirajo in izvajajo javni zavodi iz 28. člena ZOFVI - v obeh primerih se namreč podatke zbira zaradi uveljavljanja in odločanja o pravicah posameznega strokovnega delavca iz delovnega razmerja ter z namenom opravljanja zakonsko določenih delovnih obveznosti strokovnih delavcev. MIZŠ pridobljena potrdila o udeležbi na izobraževanjih ustrezno vrednoti in upošteva v postopku napredovanj strokovnih delavcev v nazive. Hkrati pa MIZŠ, na podlagi izdanega potrdila o udeležbi v programu, v upravnem postopku odloči o pravici napredovanja zaposlenega v VIZ v naziv. Zanima vas, ali lahko na tak način zbrane osebne podatke, s katerimi razpolagajo javni zavodi iz 28. člena ZOFVI, preko web servisa in ob uporabi davčne številke, prenesete v centralno evidenco zaposlenih iz 135.d člena ZOFVI. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov; v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1 in 177/20, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi vašim zgoraj navedenim vprašanjem. IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora ali drugega upravnega postopka ne more podajati konkretnih stališč v zvezi s posameznimi vprašanji s področja varstva osebnih podatkov, pač pa lahko izven teh postopkov podaja le nezavezujoča mnenja in pojasnila. Obdelava osebnih podatkov, kamor se med drugim šteje tudi zbiranje, beleženje, shranjevanje, uporaba in razkritje s posredovanjem, se z šteje za zakonito le v kolikor je izpolnjen vsaj eden pod pogojev, določenih v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe. Glede na to, da gre v vašem opisanem primeru za obdelavo osebnih podatkov s strani državnega organa (MIZŠ), je treba zakonitost obdelave osebnih podatkov presojati z vidika določb (

1. c)in (
2. e)točke prvega odstavka ter drugega in tretjega odstavka 6. člena Splošne uredbe, saj iz vaših pojasnil izhaja, da gre za obdelavo, ki je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca oziroma za obdelavo, ki je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu. Zato je glede na določbe drugega in tretjega odstavka 6. člena Splošne uredbe pri presoji pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov treba izhajati iz nacionalne zakonodaje, torej je pravno podlago treba presojati z vidika določb zakonov, ki urejajo obdelavo osebnih podatkov zaposlenih na področju vzgoje in izobraževanja. Obdelavo osebnih podatkov zaposlenih na področju vzgoje in izobraževanja posebej ureja 135d. člen ZOFVI, ki v prvem odstavku določa, da za potrebe opravljanja nalog, določenih s tem zakonom in predpisi, ki urejajo delovna razmerja, za potrebe odločanja o pravicah posameznika iz delovnega razmerja ter za znanstveno-raziskovalne, razvojne in statistične namene ministrstvo, pristojno za šolstvo, vzpostavi, vodi, vzdržuje in nadzoruje centralno evidenco zaposlenih na področju vzgoje in izobraževanja (v nadaljevanju: centralna evidenca zaposlenih). Poleg namena in upravljavca centralne evidence zaposlenih so v drugem odstavku 135d. člena določene še vrste osebnih podatkov, ki jih navedena evidenca vsebuje, tretji odstavek pa določa, da podatke za centralno evidenco zaposlenih iz drugega odstavka tega člena vnašajo za svoje zaposlene vzgojno-izobraževalni zavodi in drugi izvajalci javnoveljavnih programov oziroma programov s pridobljeno javno veljavnostjo. Vrste osebnih podatkov, ki jih mora za centralno evidenco zaposlenih zagotoviti MIZŠ, so določene v četrtem odstavku 135d. člena ZOFVI, ki določa, da ministrstvo, pristojno za šolstvo, za centralno evidenco zaposlenih zagotovi naslednje podatke iz drugega odstavka tega člena: - iz trinajste alineje iz evidence o strokovnih izpitih, - iz štirinajste alineje iz evidence o napredovanju v nazive, - iz štiriindvajsete alineje iz evidence o nadaljnjem izobraževanju in usposabljanju. Iz zgoraj citiranih določb 135d. člena ZOFVI izhaja, da osebne podatke v centralno evidenco zaposlenih za svoje zaposlene praviloma vnašajo vzgojno-izobraževalni zavodi in drugi izvajalci javnoveljavnih programov oziroma programov s pridobljeno javno veljavnostjo, pristojno ministrstvo pa mora zagotoviti podatke, določene v četrtem odstavku 135d. člena ZOFVI, kamor med drugim sodijo tudi podatki iz štiriindvajsete alineje drugega odstavka tega člena, to je podatki o udeležbi v programih nadaljnjega izobraževanja in usposabljanja, naslov programa in rezultat udeležbe, ki jih ministrstvo pridobi iz evidence o nadaljnjem izobraževanju in usposabljanju. Četrti odstavek 135d. člena MIZŠ določa tudi vir podatkov, iz katerega mora pristojno ministrstvo za centralno evidenco zaposlenih zagotoviti podatke o udeležbi zaposlenih v programih nadaljnjega izobraževanja in usposabljanja. Ministrstvo mora te podatke zagotoviti iz evidence o nadaljnjem izobraževanju in usposabljanju, ne pa tudi iz evidenc, ki jih v zvezi z izvajanjem programov nadaljnjega usposabljanja vodijo javni zavodi iz 28. člena ZOFVI. Pristojno ministrstvo tako po mnenju IP v ZOFVI nima zakonske podlage za pridobivanje osebnih podatkov o nadaljnjem izobraževanju in usposabljanju od javnih zavodov iz 28. člena ZOFVI. Kar zadeva vaše vprašanje glede pridobivanja podatkov na način, da bi zbrane osebne podatke, s katerimi razpolagajo javni zavodi iz 28. člena ZOFVI, preko web servisa in ob uporabi davčne številke, prenesli v centralno evidenco zaposlenih iz 135.d člena ZOFVI, IP še opozarja, da takšen način prenosa podatkov nakazuje na povezovanje zbirk osebnih podatkov iz 84. člena ZVOP-1, in sicer bi najverjetneje šlo za povezavo med centralno evidenco zaposlenih, ki jo bodi ministrstvo ter zbirkami osebnih podatkov, ki jih vodijo posamezni javni zavodi iz 28. člena ZOFVI, pri čemer bi se povezava izvedla z uporabo istega povezovalnega znaka, to je davčne številke zaposlenega. Vzpostavitev takšne povezave bi bila dopustna pod pogoji iz 84. člena ZVOP-1, torej v primeru, ko bi bili kumulativno izpolnjeni sledeči pogoji: da bi takšno povezavo določal zakon; da bi upravljavci, katerih zbirke bi se povezovale, zagotovili zavarovaje oziroma varnost osebnih podatkov, ki izpolnjuje zahteve iz 24. in 25. člena ZVOP-1 ter člena 25 in 32 Splošne uredbe; da bi IP kot nadzorni organ izdal predhodno dovoljeno za takšno povezavo. Lep pozdrav, Pripravil: Jože Bogataj, namestnik informacijske pooblaščenke Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
3. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026