Pridobivanje podatkov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 19.08.2021 Številka: 07120-1/2021/410 Kategorije:Občine, Pravne podlage, Pridobivanje OP iz zbirk --> Kategorije: Občine, Pridobivanje OP iz zbirk, Pravne podlage Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede pridobivanja podatkov občin oziroma izvajalcev socialnovarstvenih storitev in javnih pooblastil za izvajanje humanitarnih in drugih aktivnosti usmerjenih v pomoč občanom. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP uvodoma poudarja, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa v okviru mnenja presojati ustreznosti posameznih obdelav osebnih podatkov z vidika skladnosti z obstoječimi predpisi. Presojo o ustreznosti lahko izvede le v okviru konkretnega inšpekcijskega ali upravnega postopka. IP splošno pojasnjuje, da je v skladu s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev:
- a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; (
- b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (
- c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (
- d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (
- e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (
- f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor sodijo tudi občine, je nadalje določena tudi v 9. členu ZVOP-1, ki v prvem odstavku določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi tudi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Ne glede na navedeno določilo se lahko v skladu s 4. odst. 9. čl. ZVOP-1 v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora torej obstajati pravna podlaga. IP pojasnjuje, da Splošna uredba o varstvu podatkov glede obdelave osebnih podatkov s strani občin ni prinesla bistvenih novosti. Še vedno je za občine bistven področni predpis v smislu točke (
- c)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov - Zakon o lokalni samoupravi (ZLS; Uradni list RS, št. 94/07 - UPB, 76/08, 79/09, 51/10, 40/12 - ZUJF, 14/15 - ZUUJFO, 11/18 - ZSPDSLS-1, 30/18, 61/20 - ZIUZEOP-A, 80/20 - ZIUOOPE), ki pooblastila občine glede obdelave osebnih podatkov opredeljuje v 21.a členu v povezavi z 21. členom ZLS. V prvem odstavku slednjega je določeno, da občina samostojno opravlja lokalne zadeve javnega pomena (izvirne naloge), ki jih določi s splošnim aktom občine ali so določene z zakonom, v drugem odstavku istega člena pa je določeno, da občina za zadovoljevanje potreb svojih prebivalcev opravlja zlasti naslednje naloge: - upravlja občinsko premoženje; - omogoča pogoje za gospodarski razvoj občine in v skladu z zakonom opravlja naloge s področja gostinstva, turizma in kmetijstva; - načrtuje prostorski razvoj, v skladu z zakonom opravlja naloge na področju posegov v prostor in graditve objektov ter zagotavlja javno službo gospodarjenja s stavbnimi zemljišči; - ustvarja pogoje za gradnjo stanovanj in skrbi za povečanje najemnega socialnega sklada stanovanj; - v okviru svojih pristojnosti ureja, upravlja in skrbi, za lokalne javne službe; - pospešuje službe socialnega skrbstva, za predšolsko varstvo, osnovno varstvo otroka in družine, za socialno ogrožene, invalide in ostarele; - skrbi za varstvo zraka, tal, vodnih virov, za varstvo pred hrupom, za zbiranje in odlaganje odpadkov in opravlja druge dejavnosti varstva okolja; - ureja in vzdržuje vodovodne in energetske komunalne objekte; - ustvarja pogoje za izobraževanje odraslih, ki je pomembno za razvoj občine in za kvaliteto življenja njenih prebivalcev; - pospešuje vzgojno izobraževalno, informacijsko, dokumentacijsko, društveno, in drugo, dejavnost na svojem območju; - pospešuje razvoj športa in rekreacije; - pospešuje kulturnoumetniško ustvarjalnost, omogoča dostopnost do kulturnih programov, zagotavlja splošnoizobraževalno knjižnično dejavnost ter v skladu z zakonom skrbi za kulturno dediščino na svojem območju; - gradi, vzdržuje in ureja lokalne javne ceste, javne poti, rekreacijske in druge javne površine v skladu z zakonom ureja promet v občini ter opravlja naloge občinskega redarstva; - opravlja nadzorstvo nad krajevnimi prireditvami; - organizira komunalno-redarstveno službo in skrbi za red v občini; - skrbi za požarno varnost in organizira reševalno pomoč; - organizira pomoč in reševanje za primere elementarnih in drugih nesreč; - lahko podeljuje denarne pomoči in simbolične nagrade ob posebnih priložnostih ali obletnicah občanov; - organizira opravljanje pokopališke in pogrebne službe; - določa prekrške in denarne kazni za prekrške, s katerimi se kršijo predpisi občine in opravlja inšpekcijsko nadzorstvo nad izvajanjem občinskih predpisov in drugih aktov, s katerimi ureja zadeve iz svoje pristojnosti, če ni z zakonom drugače določeno; - sprejema statut občine in druge splošne akte; - organizira občinsko upravo; - ureja druge lokalne zadeve javnega pomena. Občina v skladu s prvim odstavkom 21.a člena ZLS pridobiva podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti, jih obdeluje ter opravlja statistično, evidenčno in analitično funkcijo za svoje potrebe. Oblina torej lahko pridobiva in nadalje obdeluje podatke, ki jih potrebuje za opravljanje zgoraj navedenih nalog iz svoje pristojnosti. Občina torej sama kot upravljavec zbirk osebnih podatkov natančno in skrbno presoja, katere podatke in za katere konkretne primere jih obdeluje – torej skrbi za načelo zakonitosti in sorazmernosti. ZLS vsekakor dopušča obdelavo določenih osebnih podatkov za namene, ki so navedeni zgoraj (med drugim tudi pospešuje službe socialnega skrbstva, za predšolsko varstvo, osnovno varstvo otroka in družine, za socialno ogrožene, invalide in ostarele; skrbi za požarno varnost in organizira reševalno pomoč; organizira pomoč in reševanje za primere elementarnih in drugih nesreč). Vsekakor pa mora skrbno umestiti določeno obdelavo med dopustne namene in izbrati načine, kako to izvede. Nadalje je v 21. a členu ZLS določeno, da občina pridobiva in obdeluje o posameznikih naslednje osebne podatke: EMŠO, osebno ime, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, datum in kraj rojstva oziroma datum smrti, podatke o osebnih vozilih, podatke o nepremičninah ter druge osebne podatke v skladu z zakonom. Občina pridobiva osebne podatke neposredno od posameznika, na katerega se podatki nanašajo, lahko pa jih na podlagi zahteve, ki vsebuje navedbo pravne podlage obdelovanja osebnih podatkov, pridobi tudi od upravljavca centralnega registra prebivalstva, matičnega registra, zemljiškega katastra ali drugega upravljavca, če tako določa zakon. Upravljavec zbirke podatkov mora občini omogočiti dostop tudi do drugih podatkov iz zbirke, če je to določeno z zakonom in če te podatke občina potrebuje za izvajanje svojih z zakonom določenih pristojnosti. Navedene določbe predstavljajo izrecno zakonsko podlago za pridobivanje osebnih podatkov s strani posamezne občine, ki jih potrebuje za izvajanje katere od zakonsko dodeljenih nalog. IP nadalje pojasnjuje, da ZLS v 61. členu določa, da občina zagotavlja opravljanje javnih služb, ki jih v skladu z zakonom določi s svojim splošnim aktom, in javnih služb, za katere je tako določeno z zakonom (lokalne javne službe). Opravljanje lokalnih javnih služb zagotavlja občina na več načinov, in sicer neposredno v okviru občinske uprave, z ustanavljanjem javnih zavodov in javnih podjetij, z dajanjem koncesij ali na drug način, določen v skladu z zakonom. Način in pravna podlaga, na podlagi katerih smejo koncesionarji pridobivati osebne podatke, ki jih potrebujejo za opravljanje javne službe, sta opredeljena v 6. odstavku 21.a člena ZLS, kjer je določeno, da občina lahko, zaradi izvajanja nalog iz svoje pristojnosti v skladu z nameni in pod pogoji določenimi v zakonu, posreduje pridobljene podatke fizičnim in pravnim osebam. ZLS torej ne vsebuje pravne podlage za neposredno pridobivanje podatkov iz posameznih uradnih evidenc, ki jih vodijo državni organi, s strani fizičnih in pravnih oseb (koncesionarjev), ampak določa, da te podatke slednji lahko pridobijo le preko občine. Občina, ki je dolžna zagotavljati opravljanje obvezne lokalne javne službe, mora torej koncesionarju, ki opravlja storitve v zvezi s to javno službo namesto nje, posredovati osebne podatke, ki so za to potrebni in primerni. Ob tem pa IP opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave (v konkretnem primeru izvajanje javne službe oziroma humanitarnih in drugih aktivnosti za pomoč občanom). IP sklepno pojasnjuje, da so v skladu z 88.a členom ZLS za nadzor nad zakonitostjo splošnih in posamičnih aktov občin v zadevah iz njihove pristojnosti ter nad zakonitostjo dela organov občin pristojna ministrstva, vsako na svojem področju. IP se tako ne more opredeljevati oziroma v okviru nezavezujočega mnenja ocenjevati nujnosti spremembe zakonodaje na posameznem področju. Za morebitna druga vprašanja smo vselej na voljo. S spoštovanjem. Pripravil: Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026