Pridobivanje podatkov iz uradnih evidenc v postopkih javnih natečajev za zaposlitve v javnem sektorju + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 18.03.2010 Številka: 092-1/2010/106 Kategorije:Pridobivanje OP iz zbirk --> Kategorije: Pridobivanje OP iz zbirk Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je
- 2010 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem ste zapisali, da Ministrstva v razpisanih pogojih zahtevajo podajo izjave, da kandidat za namen natečajnega postopka dovoli pridobitev podatkov iz
- točke uradne evidence. Zanima vas, kaj piše v
- točki uradne evidence. Pooblaščenec iz vašega elektronskega sporočila ni mogel ugotoviti, za kateri natečajni postopek gre in pri katerem ministrstvu, zato ni mogel ugotoviti, kaj izhaja iz omenjene
- točke. Dne
- 2010 vas je Pooblaščenec preko elektronske pošte pozval za dodatna pojasnila glede vsebine razpisa. Dne,
- 2010 je Pooblaščenec dobil vaš odgovor skupaj s primerom razpisa Ministrstva za zdravje, za delovno mesto Sekretar v projektni enoti e-zdravje. Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- tč.
- odst.
- čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pooblaščenec ugotavlja, da se vaše vprašanje nanaša na tretjo točko vsebine razpisa Ministrstva za zdravje, ki določa, da mora prijava kandidata vsebovati izjavo, da je kandidat državljan Republike Slovenije, da ni bil pravnomočno obsojen zaradi naklepnega kaznivega dejanja, ki se preganja po uradni dolžnosti, in da ni bil obsojen na nepogojno kazen zapora v trajanju več kot šest mesecev ter da zoper njega ni bila vložena pravnomočna obtožnica zaradi naklepnega kaznivega dejanja, ki se preganja po uradni dolžnosti. Poleg te izjave so po četrti točki razpisa kandidati dolžni predložiti še izjavo, s katero ministrstvu dovoljujejo, da za namen konkretnega kadrovskega postopka, pridobi podatke o dejstvih iz prejšnje točke iz uradnih evidenc; iz Centralnega registra prebivalstva, ki ga vodi Ministrstvo za notranje zadeve, iz kazenske evidence, ki jo vodi Ministrstvo za pravosodje ter iz evidenc, ki jih vodijo sodišča in tožilstva o pravnomočni obtožnici zaradi kaznivega dejanja. Pogoji za imenovanje v naziv, ki jih povzema razpis, so postavljeni z
- členom ZJU. Pooblaščenec meni, da mora biti posamezniku vselej dopuščeno, da dokazila, ki so potrebna, predloži sam. Če želi pa lahko za njihovo pridobitev pooblasti tretjega, oziroma mu za določen namen privoli v njihovo pridobitev. V konkretnem primeru bi ministrstvo, ki razpisuje prosto delovno mesto in bo v nadaljnji fazi postopka preverjalo izpolnjevanje pogojev za zasedbo prostega delovnega mesta s strani kandidata, v razpisu moralo opredeliti dokazila, ki so zahtevana za izkaz izpolnjevanja pogojev in pustiti kandidatu obe možnosti; da jih predloži sam, ali da za ta namen privoli v pridobitev s strani razpisovalca. O b r a z l o ž i t e v: Osebni podatek po določbah ZVOP-1 pomeni katerikoli podatek, ki se nanaša na določeno ali določljivo fizično osebo, torej posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira s pomočjo njenih identifikacijskih številk (npr. EMŠO, davčna številka, številka zdravstvenega zavarovanja, telefonska številka), ali s sklicevanjem na dejavnike, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto (npr. zaposlitev, naslov, funkcijo, položaj ali status v določenem subjektu, ipd.), pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Obdelava osebnih podatkov je definirana kot kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, sporočanje in podobno. Zbirka osebnih podatkov je vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju je določena z
- členom ZVOP-
- Določba prvega odstavka
- člena ZVOP-1 določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Ne glede na to se lahko skladno s četrtim odstavkom istega člena v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. Pooblaščenec pojasnjuje, da omenjena določba pogojuje obdelavo osebnih podatkov z obstojem posebnega, področnega zakona, v vašem primeru je tak zakon, Zakon o javnih uslužbencih (Uradni list RS, št. 56/2002, 35/2005-UPB-1, 32/2006-UPB-2, 63/2007-UPB-3, 65/2008; v nadaljevanju ZJU). ZJU v
- členu določa, da mora javni natečaj vsebovati najmanj naslednje podatke:
- organu in o kraju opravljanja dela;
- vrsti uradniškega delovnega mesta;
- pogojih za opravljanje dela;
- dokazilih, ki jih mora kandidat priložiti prijavi;
- roku in naslovu za vlaganje prijav in o roku obveščanja o izbiri;
- osebi, ki daje informacije o izvedbi javnega natečaja;
- okvirni vsebini dela.
- člen ZJU v prvem odstavku nadalje določa, da se za izvedbo natečajnega postopka smiselno uporablja Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, 105/2006 – ZUS-1, 126/2007 - ZUP-E, 65/2008 - ZUP-F, 8/2010-ZUP-G; v nadaljevanju ZUP), razen določb o ustni obravnavi. Termin »smiselna« uporaba je nasploh nekoliko dvomljiv, saj za razliko od subsidiarne (podrejene) rabe pomeni uporabo določb ZUP le, kolikor je mogoče in smotrno. Kaj to pomeni, ni povsem jasno, saj so v upravnem in vseh drugih postopkih instituti medsebojno prepleteni in soodvisni . Ker se torej v natečajnem postopku ZUP uporablja, kolikor je smiselno, je po mnenju Pooblaščenca treba posamezniku dopustiti, da pogoje za imenovanje v naziv, ki jih ZJU določa v
- členu , izkaže sam. Da torej sam ob prijavi na javni natečaj (ali na zahtevo natečajne komisije) predloži dokazila iz uradnih evidenc, ki dokazujejo izpolnjevanje pogojev. Če pa posameznik - kandidat tako želi, lahko za pridobitev določenih osebnih podatkov pooblasti razpisovalca. Pooblaščenec meni, da določitev smiselne uporabe ZUP v natečajnih postopkih ne obsega tudi neposredne uporabe
- člena ZUP, ki organu v povezavi s
- členom ZUP nalaga pridobivanje podatkov iz uradnih evidenc po uradni dolžnosti. Na glede na to, tudi če bi možnost pridobivanja osebnih podatkov, ki izkazujejo izpolnjevanje pogojev za imenovanje v naziv s strani razpisovalca, razumeli v korist kandidatov, je potrebno poudariti, da gre vsaj pri podatkih iz kazenske evidence in evidence pravnomočnih obtožnic za t.i. občutljive osebne podatke. Za njihovo pridobitev s strani tretjega je potrebna izrecna privolitev (ali pooblastilo) posameznika, na katerega se nanašajo. Besedilo razpisa, ki ste ga predložili ne kaže na možnost privolitve (ali pooblastitve) v pridobivanje osebnih podatkov, saj od posameznika zahteva izjavo o dovoljenju pridobitve le teh s strani razpisovalca. Izjava kandidata o dovolitvi pridobivanja določenih osebnih (tudi občutljivih osebnih) podatkov se tako kaže kot dodaten pogoj in ne le kot možno sredstvo za pridobitev dokazil, saj se zdi, da posameznik razen podpisa izjave nima drugih možnosti za izkaz izpolnjevanja pogojev za zasedbo delovnega mesta. Pooblaščenec tako ponavlja, da mora imeti kandidat na razpolago obe možnosti; da zahtevana dokazila predloži sam ALI pa, da soglaša s pridobitvijo le-teh s strani razpisovalca. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026