Pridobivanje seznama krajanov na upravni enoti - IPRS

Pridobivanje seznama krajanov na upravni enoti + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 04.12.2006 Številka: 0712-382/2006/2 Kategorije:Upravne enote, Zbirke osebnih podatkov --> Kategorije: Zbirke osebnih podatkov, Upravne enote Spoštovani,Informacijski pooblaščenec je dne
4. 2006 prejel vaše e-sporočilo. Zanima vas, zakaj niste upravičeni do pridobitve seznama krajanov (osebno ime, naslov in datum rojstva). Pojasnite še, da ste predsednik krajevne skupnosti in da ste takšno informacijo pridobili na pristojni upravni enoti. Ker lahko avtentično razlago posameznih določb relevantnih predpisov daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
5. točke prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05 - ZInfP; v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05) posredujemo neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.
8. UvodUvodoma je potrebno pojasnilo o relevantni ureditvi v ZVOP-1, ki je sistemski predpis, ki določa pravice, obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost in dostojanstvo posameznika pri obdelavi osebnih podatkov. V
9. členu ZVOP-1 najdemo naslednje opredelitve pojmov, ki so pomembni za razumevanje vašega primera: - Obdelava osebnih podatkov je definirana kot kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, sporočanje in podobno; - Zbirka osebnih podatkov je vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. - Zakon definira upravljavca kot fizično ali pravno osebo ali drugo osebo javnega ali zasebnega sektorja, ki sama ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma osebo, določeno z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave.ZVOP-1 v prvem odstavku
10. člena določa, da se osebni podatki v javnem sektorju (kamor spadajo tudi občine in krajevne skupnosti) lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Tretji odstavek
11. člena ZVOP-1 dopušča, da se ne glede na prvi odstavek istega člena v javnem sektorju lahko obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj ali za izpolnjevanje pogodbe.Ne glede na prvi odstavek
12. člena, ZVOP-1 v četrtem odstavku istega člena dopušča še, da se lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog in obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Za zasebni sektor (kamor spadajo tudi posamezniki), po določbi prvega odstavka
13. člena velja, da se osebni podatki lahko obdelujejo, če to določa zakon ali če je za obdelavo podana osebna privolitev. Potrebno je opozoriti še na načelo sorazmernosti iz
14. člena ZVOP-1, ki zahteva, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo.
15. Možnost pridobivanja in druge obdelave osebnih podatkov s strani krajanov, občine in krajevne skupnosti2.1 Podlaga za obdelavo osebnih podatkov s strani krajanovV primeru, da bi zahtevali pridobitev osebnih podatkov kot prebivalec (krajan) krajevne skupnosti (in ne kot predsednik krajevne skupnosti v imenu in za račun krajevne skupnosti) pride v poštev drugi odstavek
16. člena ZVOP-1, ki določa, da mora upravljavec centralnega registra prebivalstva ali evidenc stalno in začasno prijavljenih prebivalcev na način, ki je določen za izdajo potrdila, posredovati upravičencu, ki izkaže pravni interes za uveljavljanje pravic pred osebami javnega sektorja, osebno ime in naslov stalnega ali začasnega prebivališča posameznika, zoper katerega uveljavlja svoje pravice. Glede na pomanjkljivo opisano dejansko stanje v vašem sporočilu, Pooblaščenec ne more oceniti ali omenjeni člen nudi zadostno podlago za pridobitev naslova krajanov v konkretnem primeru. V zvezi s tem vprašanjem vam dodatno predlagamo, da se seznanite z mnenjem Pooblaščenca št. 0712-338/2006-2, ki je dostopen na spletni strani http://www.ip-rs.si/ s pomočjo iskalnika po mnenjih in odločbah s področja varstva osebnih podatkov.2.2 Podlaga za obdelavo osebnih podatkov s strani občinePosredovanje osebnih podatkov ureja že omenjeni
17. člen ZVOP-
18. Po določbi prvega odstavka mora upravljavec osebnih podatkov (v našem primeru je to UE) proti plačilu stroškov posredovanja, če zakon ne določa drugače, posredovati osebne podatke uporabnikom osebnih podatkov. Ker je potrebno pri obravnavi dopustnosti posredovanja osebnih podatkov uporabnikom potrebno upoštevati splošne določbe o pravnih podlagah za obdelavo osebnih podatkov (prim.
19. člen ZVOP-1, poglavje 1), je posredovanje osebnih podatkov dopustno v primeru izrecne podlage v zakonu, osebne privolitve, potrebnosti zaradi izpolnjevanja pogodb ali nujnosti pri uresničevanju zakonitih interesov javnega sektorja (glej poglavje 1). Glede na navedeno in dejstvo, da občina praviloma ne razpolaga z osebnimi privolitvami, lahko občina od npr. upravne enote pridobiva osebne podatke o občanih, če je do tega upravičena na podlagi zakona. Tak specialni zakon (lex specialis), ki ga ima v mislih prvi odstavek
20. člena ZVOP-1, je v našem primeru Zakon o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 100/05 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZLS). Skladno z določbami
21. a člena ZLS, občina za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti lahko pridobiva in nadalje obdeluje podatke, ki jih potrebuje. Tu velja poudariti, da je podlaga za obdelavo osebnih podatkov, ki jo občini daje ZLS, zgolj podlaga za zbiranje in nadaljnjo obdelavo v zvezi z izvajanjem nalog, za katere je občina pristojna (v okviru izvirne ali prenesene pristojnosti). Občina lahko pridobiva in obdeluje o posameznikih naslednje osebne podatke: EMŠO, osebno ime, naslov prebivališča, rojstni podatki, podatki o nepremičninah in osebnih vozilih in drugi podatki v skladu z zakonom. Občina pridobiva osebne podatke neposredno od posameznika, na katerega se podatki nanašajo. Na podlagi zahteve, ki vsebuje navedbo pravne podlage obdelovanja osebnih podatkov, lahko občina osebne podatke pridobi tudi od upravljavca centralnega registra prebivalstva, matičnega registra, zemljiškega katastra ali drugega upravljavca, če tako določa zakon. 2.3 Podlaga za obdelavo osebnih podatkov s strani krajevne skupnosti2.3.1 Status krajevne skupnosti in njene pristojnostiSkladno z določbami
22. člena ZLS, se na območju občine lahko ustanovijo ožji deli občine (npr. krajevne skupnosti). Tako je tudi občina s spremembami in dopolnitvami Statuta občine (Uradni list RS, št. 68/98) na svojem območju ustanovila devet krajevnih skupnosti, zaradi zadovoljevanja določenih skupnih potreb, ki se nanašajo na interese prebivalcev ožjih delov občine. Vse krajevne skupnosti v občini imajo, na podlagi omenjenega statuta in skladno z
23. c členom ZLS, status pravnih oseb javnega prava. To pomeni, da lahko krajevne skupnosti (relativno) samostojno nastopajo v pravnem prometu, vendar le v okviru nalog, ki so določene s statutom ali odlokom občine. ZLS v
24. b členu, določa, da »ožji del občine, ki ima svet, opravlja naloge, ki se pretežno nanašajo na njegove prebivalce in ki so mu prenesene v izvajanje s statutom občine«. Naloge krajevnih skupnosti se nanašajo predvsem na lokalne javne službe (npr. oskrba z vodo), vzdrževanje krajevnih cest, pospeševanje kulturne in drugih dejavnosti, upravljanje s premoženjem, ki je namenjeno zadovoljevanju potreb krajevnega prebivalstva in podobno (prim
25. b člen ZLS). Te naloge se izvršujejo v okviru t.i. prenesenih pristojnosti (ker so originarno v pristojnosti občine in jih ta le prenaša na krajevne skupnosti). 2.3.2 Utemeljitev dopustnost pridobivanja (obdelave) osebnih podatkov s strani krajevne skupnosti2.3.2.1 Razmerje krajevna skupnost - matična občina Že iz narave stvari izhaja, da je dopusten »prost pretok« (seveda ne v absolutnem smislu!) osebnih podatkov znotraj razmerja matična občina – krajevna skupnost, saj slednja predstavlja del občine. Čeprav gre v konkretnem primeru za dve ločeni pravni osebi in zato tudi za dva upravljavca osebnih podatkov, je njuna zveza in odvisnost v funkcionalnem, organizacijskem in finančnem smislu tako tesna, da lahko govorimo o enotnem »organizmu«. Poleg tega ima ZLS v petem odstavku
26. a člena izrecno določbo, ki občini omogoča, da zaradi izvajanja nalog iz svoje pristojnosti v skladu z nameni in pod pogoji določenimi v zakonu, posreduje pridobljene podatke fizičnim in pravnim osebam, torej tudi krajevni skupnosti. Na podlagi povedanega velja, da lahko matična občina na zahtevo krajevne skupnosti tej posreduje osebne podatke iz svojih zbirk, če je to potrebno za izvrševanje pristojnosti krajevne skupnosti, ki so bile je nanjo prenesene s strani občine.2.3.2.2 Razmerje krajevna skupnost - drugi upravljavci osebnih podatkovPosebno vprašanje je, ali lahko krajevna skupnost kot taka, sama in neposredno pridobiva osebne podatke tudi od drugih upravljavcev osebnih podatkov (npr. upravne enote). Pogosto sta potreba po zbiranju (obdelavi) določenih osebnih podatkov krajanov in s tem obstoj zbirk osebnih podatkov vezana na dejansko izvrševanje pristojnosti krajevne skupnosti (npr. v zvezi z izvedbo samoprispevka krajanov, gradnjo in vzdrževanjem komunalnih objektov in naprav ipd.). Čeprav ZLS daje izrecno podlago občinam, je potrebno upoštevati, da je krajevna skupnost, kot pravna oseba del občine, ki za občino izvršuje del njenih pristojnosti (oziroma pristojnosti, ki bi jih sicer opravljala občina sama). Podobno je v primeru zagotavljanja obveznih lokalnih javnih služb, ko to funkcijo občina opravlja preko javnega podjetja, saj je to v odnosu do občine kot ustanoviteljice, njena »podaljšana roka«. V primeru, da je krajevna skupnost na podlagi občinskega statuta in odlokov dejansko pristojna (oziroma dejansko izvršuje pristojnost) za opravljanje posameznih nalog lokalnega pomena, ima ta, po mnenju Pooblaščenca, izvirno pravico pridobiti potrebne podatke od upravljavcev osebnih podatkov. To pomeni, da je možnost pridobitve osebnih podatkov krajanov strogo vezana samo na pristojnosti krajevne skupnosti, ki in če so bile so bile nanjo prenesene s strani občine.
27. Omejitve pri obdelavi osebnih podatkov in način Opozoriti velja, da je krajevna skupnost v primeru, da dejansko vodi določene zbirke osebnih podatkov upravljavec v smislu ZVOP-1 in s tem podvržena režimu varstva osebnih podatkov, kot ga določa ZVOP-1.Ne glede na to, na kateri izmed obravnavanih podlag lahko krajevna skupnost pridobiva in nadalje obdeluje osebne podatke svojih krajanov, mora pri tem upoštevati načelo sorazmernosti (glej poglavje 1). To pomeni, da od upravljavca osebnih podatkov (npr. UE) ne more pridobivati podatkov, ki niso potrebni za (oziroma niso v zvezi z) izvrševanjem njene pristojnosti. Prepovedana je torej t.i. prekomerna obdelava osebnih podatkov. Ker je v vašem primeru organ krajevne skupnosti svet in ste vi kot predsednik sveta zastopnik krajevne skupnosti, lahko od upravljavcev osebnih podatkov (npr. UE) pridobite potrebne podatke, vendar morate izkazati, da podatke zahtevate kot predsednik sveta krajevne skupnosti, saj podatkov ne pridobivate zase, pač pa v imenu in na račun krajevne skupnosti. Hkrati morate izkazati obstoj krajevne skupnosti kot pravne osebe ter namen in konkretno podlago za obdelavo želenih osebnih podatkov. Zato bo bolj preprosto, da pridobite podatke za krajevno skupnost kar od matične občine (glej poglavje 2.3.2.1). Lepo vas pozdravljamo, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026