Primopredaja elektronskih dokumentov in službene elektronske pošte ter izbris zasebne elektronske pošte ob prenehanju delovnega razmerja - IPRS

Primopredaja elektronskih dokumentov in službene elektronske pošte ter izbris zasebne elektronske pošte ob prenehanju delovnega razmerja + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 22.08.2022 Številka: 07120-1/2022/278 Kategorije: --> Kategorije: Delovna razmerja, Elektronska pošta, Zavarovanje osebnih podatkov Zahvaljujemo se vam za vaše vprašanje o tem, kako lahko ukrepa delodajalec, če delavec pri primopredaji elektronskih dokumentov in službene ter zasebne elektronske pošte ob prenehanju delovnega razmerja ne želi izbrisati vseh zasebnih datotek oziroma si želi skopirati celotno komunikacijo za delavčev služben naslov elektronske pošte. Sprašujete, kakšne so možnosti, da dostopate do dokumentov in službene elektronske pošte (npr. komunikacija z drugimi organi in zunanjimi izvajalci), ki so shranjeni na službenem računalniku nekdanjega delavca. To je, kot navajate, zaradi nesodelovanja delavca potrebno za nemoteno nadaljevanje dela in pri tem ne želite posegati v zasebnost delavca. Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) na podlagi
3. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
4. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov oz. Uredba),
5. točke prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) z vidika varstva osebnih podatkov na splošno pojasnjuje, da bi moral vsak upravljavec glede na naravo podatkov, ki jih obdeluje, delovne procese in s tem povezana specifična tveganja zagotoviti ustrezne ukrepe zavarovanja osebnih podatkov, ki so vezani na konkretne okoliščine. Med take ukrepe sodi tudi opredelitev postopka predaje službene dokumentacije, hrambe službenih dokumentov v dokumentacijski sistem in postopek izbrisa zasebnih vsebin ter prenosa službene elektronske pošte. Primeri vpogleda v službeno elektronsko pošto zaposlenega so zelo redki in izjemni (npr. realno grozeča poslovna škoda zaradi nezmožnosti pridobitve podatka, ki se nahaja v predalu dolgotrajno odsotnega ali pokojnega delavca). IP poudarja, da bi bilo tudi v izjemnih primerih najprimerneje vpogled v elektronsko pošto dopustiti le do ravni t.i. prometnih podatkov, v vsebino pa vpogledovati zgolj na podlagi odredbe sodišča. Odvisno od internih aktov torej, predlagamo, da delavca najprej pisno opozorite na njegove pravice in obveznosti ter se glede na to odločite za nadaljnje ukrepe. Vsekakor pa je najustreznejši in »najvarnejši« način posega v delavčevo zasebnost vezan na pridobitev sodne odredbe. Glede ukrepanja v zvezi s kršitvijo obveznosti delavca glede ustreznega knjiženja in predaje drugih službenih dokumentov IP ni pristojen podajati pojasnil. IP v mnenju ne more dokončno presojati, kako lahko ukrepate v konkretnem primeru in kako bi bilo mogoče urediti konkretne težave, ki jih opisujete. Prav tako IP ni pristojen za presojo, kateri delovnopravni mehanizmi so na voljo delodajalcu, v primeru kršitev internih aktov o zavarovanju osebnih podatkov. Zato podajamo nekaj splošnih pojasnil, ki so vam lahko v pomoč pri ukrepanju. Pri dostopu do delavčevega predala službene elektronske pošte je treba izhajati iz dejstva, kot že sami opozarjate, da lahko delavec na službeni elektronski naslov prejme tudi povsem zasebno pisanje, kar velja tudi za navadno pošto. Vsekakor pa ima tudi delodajalec dolžnost in pravico, da ustrezno poskrbi za hrambo uradne dokumentacije oz. dokumentarnega gradiva in zavarovanje službenih sredstev. Za zasebno pisanje, ki pride po navadni pošti, se štejejo pošiljke, ki so naslovljene na zaposlenega (njegovo osebno ime) in poslane na naslov delodajalca. Pošiljk, ki prispejo v elektronski predal, na ta način ni mogoče ločevati, saj so vse naslovljene na elektronski naslov delavca, njihova vsebina pa je lahko službena ali zasebna. To dejstvo je dolžan spoštovati tudi delodajalec. Tako tudi morebitno določilo v pogodbi o zaposlitvi, da delodajalec lahko pregleduje elektronsko pošto zaposlenega, ne more pomeniti generalnega pooblastila za delodajalca, da lahko kadarkoli in brez vednosti zaposlenega pregleduje njegovo elektronsko pošto. Določilo lahko pomeni le seznanitev zaposlenega z možnostjo pregleda elektronske pošte v primerih, določenih v internem aktu (za katere namene, ob katerih okoliščinah, na kakšen način). Ob tem pa je pregled izjemoma dopusten le v primeru, ko se namenov, zaradi katerih se pregled opravi, ne more doseči na drug, milejši način (torej v primeru, ko zakoniti interes delodajalca očitno prevlada nad interesi posameznikov, na katere se osebni podatki nanašajo). Takšni primeri vpogleda v službeno elektronsko pošto zaposlenega so zelo redki in izjemni (npr. realno grozeča poslovna škoda zaradi nezmožnosti pridobitve podatka, ki se nahaja v predalu dolgotrajno odsotnega ali pokojnega delavca). IP poudarja, da bi bilo tudi v izjemnih primerih najprimerneje vpogled v elektronsko pošto dopustiti le do ravni t.i. prometnih podatkov, v vsebino pa vpogledovati zgolj na podlagi odredbe sodišča. Z vpogledom v t.i. prometne podatke pridobi delodajalec podatke o pošiljatelju, datumu pošte in opisu zadeve. V vsebino sporočila pa bi delodajalec lahko vpogledal le izjemoma in praviloma na podlagi vsakokratne izrecne privolitve zaposlenega (vezane na konkretno elektronsko sporočilo in predvsem v primerih, ko sporočila ne bi mogel pridobiti od pošiljatelja) ali na podlagi odredbe sodišča. Vsak vpogled je treba dokumentirati in ga izvesti po vnaprej predpisanem postopku. Dodatno pojasnjujemo, da mora delodajalec mora ob prenehanju delovnega razmerja deaktivirati elektronski poštni predal bivšega delavca zaradi prenehanja pravne podlage (
8. člen ZDR-1) za njegov obstoj. S tem bo zagotovil tudi točnost in ažurnost podatkov, saj naslov z imenom bivšega delavca ne ustreza dejanskemu stanju. IP opozarja, da je nedopustno, da bi delodajalec po prekinitvi delovnega razmerja elektronski naslov nekdanjega zaposlenega ohranil aktiven na način, da bi njegovo pošto preusmeril na elektronski naslov drugega zaposlenega. Delodajalec mora pred odhodom delavca in v sodelovanju z njim poskrbeti, da bodo službena sporočila prenesena v npr. skupen elektronski predal za vhodno pošto ali drugače knjižena in dostopna delavcu oziroma delavcem, ki bodo nadaljevali delo na teh vsebinah. Delavec, ki odhaja, mora imeti možnost, da iz službenega predala elektronske pošte in z računalnika bodisi izbriše sporočila in dokumente zasebne narave bodisi jih shrani na drug podatkovni medij (zgoščenko, USB ključ, idr.), ter da obvesti svoje zasebne kontakte, da na ta elektronski naslov ne bo več dostopen. Ta možnost mora biti delavcu dana, rok za odziv pa mora biti razumen. Če delodajalec utemeljeno sumi, da bi zaposleni s tem lahko izbrisal ali si nezakonito kopiral tudi pomembne podatke službene narave (zlasti npr. podatke, ki predstavljajo intelektualno lastnino podjetja, poslovne skrivnosti) ali jih protipravno posredoval tretjim osebam, se takšen postopek izvede komisijsko in zapisniško. Priporočljivo je, da delavec o izbrisu zasebnih vsebin podpiše izjavo, da na službenem računalniku ni več nobenih podatkov, katerih uporaba bi pomenila poseg v njegovo zasebnost. Izjava je lahko sestavni del primopredajnega zapisnika, s katerim zaposleni vrača službeno opremo delodajalcu. V res izrednih primerih (npr. smrt, neodzivnost delavca) ima delodajalec pravico do nadaljnje uporabe službenih delovnih sredstev preminulega zaposlenega, vendar pa mora previdno ravnati s podatki, ki se nahajajo na teh sredstvih. IP priporoča, da delodajalec v internem aktu predpiše postopek v takšnih primerih. Priporočeni postopek vsebuje naslednje korake: · Delodajalec najprej komisijsko in zapisniško odbere ter s službenega sredstva skopira podatke, ki so službene narave in so nujno potrebni za poslovanje podjetja (npr. prijava na javni razpis, brez katere lahko podjetju nastane občutna poslovna škoda in ki je ne more dobiti na drug način), pri čemer se v največji možni meri izogiba vpogledu v osebne podatke in zasebno korespondenco zaposlenega. · Podatkov zasebne narave delodajalec sicer ni dolžan hraniti, je pa dopustno, da jih skopira in začasno shrani (najdlje toliko časa, kot je glede na konkretne okoliščine možno razumno pričakovati, da bi trajala pridobitev odredbe za zavarovanje podatkov s strani dedičev ali drugih pooblaščenih oseb). Skopirane podatke mora ustrezno zavarovati. · Predal elektronske pošte mora v najkrajšem možnem času onemogočiti, pošiljatelje pa z avtomatskim obvestilom seznaniti, da elektronski naslov ni več aktiven in da sporočilo ne bo dostavljeno ter da naj se obrnejo na drugi naslov. Razloga ukinitve delovanja poštnega predala ni priporočljivo niti potrebno navajati. · Delovno sredstvo, s katerega so bili varno skopirani podatki, lahko delodajalec formatira tako, da izvede varno in nepovratno brisanje podatkov, potem pa ga preda v uporabo drugemu zaposlenemu. V kolikor bi delodajalec sumil, da je zaposleni nezakonito obdeloval osebne podatke, lahko zoper delavca poda prijavo IP. Vsekakor pa bi IP moral v inšpekcijskem postopku v tem primeru ugotavljati tudi, kako in s katerimi ukrepi je bilo zavarovanje osebnih podatkov urejeno pri delodajalcu in kako je delodajalec preverjal in zagotavljal spoštovanje teh ukrepov. Namen inšpekcijskega postopka je namreč primarno varovanje javnega interesa ter interesov pravnih in fizičnih oseb v zvezi z zakonskimi obveznostmi glede varovanja osebnih podatkov, primarna odgovornost za izvajanje in zagotavljanje obveznosti po Splošni uredbi in predpisih o varstvu osebnih podatkov pa je na upravljavcu (torej v opisanem primeru na delodajalcu). Odvisno od internih aktov torej, predlagamo, da delavca najprej pisno opozorite na njegove pravice in obveznosti ter se glede na to odločite za nadaljnje ukrepe. Vsekakor pa je najustreznejši in »najvarnejši« način posega v delavčevo zasebnost vezan na pridobitev sodne odredbe. Lepo vas pozdravljamo, Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Alenka Jerše, univ. dipl. prav. namestnica informacijske pooblaščenke O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026