Pristopna kontrola in registracija delovnega časa + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 20.06.2017 Številka: 0712-1/2017/1280 Kategorije:Moderne tehnologije, Pogodbena obdelava OP, Šolstvo --> Kategorije: Pogodbena obdelava OP, Moderne tehnologije, Šolstvo Spoštovani,Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zgoraj navedeno zaprosilo za mnenje v zvezi z uporabo sistema pristopne kontrole in registracije delovnega časa. Kot ste pojasnili, je Fakulteta za organizacijske vede z določenim podjetjem sklenila partnersko pogodbo za doniranje opreme za Laboratorij za Inženiring poslovnih in produkcijskih sistemov (LIPPS). Podjetje bo fakulteti oz. laboratoriju doniralo opremo za vstopno kontrolo in registracijo časa s programsko opremo, s katero boste lahko simulirali več kadrovskih procesov v virtualnem podjetju, ki ga vzpostavljate za potrebe izvajanja sodobnega študijskega programa. Strojna oprema se pravkar vzpostavlja. Dogovorili ste se, da se montira čitalec RFID (podoben kot je montiran sedaj), s tem, da bo tehnologija takšna, da bo omogočen dostop z obstoječimi RFID obeski, hkrati pa z Akademskimi izkaznicami in veljavnimi Študentskimi izkaznicami, ki jih imajo študenti. Za dostop z obstoječimi ključki bodo potrebne številke teh ključkov ob prvem dostopu. Dostop s študentskimi izkaznicami bo omejen z urnikom. Administracija sistema bo na strani članov LIPPS. Predvidoma bo študentske dostope administrirala asistentka. Poleg dostopne kontrole bo na notranji strani laboratorija montiran tudi terminal registracije časa. Ta bo povezan le s kadrovskim in plačnim sistemom virtualne tovarne in bo namenjen izključno pedagoškemu in raziskovalnemu delu. Pri tem poudarjate, da ima podjetje vpeljane vse potrebne standarde varovanja podatkov. To dokazujejo s certifikati, prav tako pa z obsežno referenčno listo najzahtevnejših strank. Dostop do LIPPS (predavalnice, kjer je vzpostavljeno virtualno podjetje) bo za študente mogoč z veljavno študentsko izkaznico, ki je tehnološko ustrezna. Za delovanje sistema bi morali prenesti naslednje podatke: ime, priimek, ID študenta, e-mail in številko izkaznice. S temi podatki razpolagate v okviru študentske evidence. Ker gre pri vsem tem pravzaprav za izvedbo študijskega programa in s tem tudi za dolžnosti glede tega, ki jih imate na fakulteti, vas zanima, ali so kakšne omejitve glede zajema navedenih podatkov iz študentske evidence in vnos v predvideni informacijski sistem virtualne tovarne. Zanima vas tudi, ali potrebujete posebne izjave od študentov, ki so vpisani na ta študijski program, za obdelavo njihovih podatkov za namen izvedbe študijskega procesa in kaj storiti, če slučajno kdo od študentov ne bi privolil v posredovanje podatkov za te namene, saj je fakulteta zavezana študijski proces izvesti v celoti ne glede na podano soglasje. Zanima nas tudi, ali morate s podjetjem, ki je doniralo opremo, tudi v takšnem primeru skleniti ustrezno pogodbo. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.Informacijski pooblaščenec (IP) na vaša vprašanja odgovarja pritrdilno in sicer:
- Za uporabo osebnih podatkov študentov za zgoraj opisane namene je treba pridobiti privolitev študentov.
- Če študent za zgoraj opisane namene ne bi podal privolitve je treba konkretni študijski proces prilagoditi do te mere, da zaradi nepodane privolitve posameznik ne bo prikrajšan v smislu izobraževanja.
- Z zunanjim podjetjem morate skleniti pogodbo o pogodbeni obdelavi osebnih podatkov.Podrobnejše obrazložitve podajamo v nadaljevanju.Ad 1 IP za posredovanje osebnih podatkov študentov podjetju, ki bo namestilo in, predvidevamo tudi vzdrževalo sistem, ne vidi podlage v konretnih zakonskih določbah, in meni, da je ob odsotnosti teh v konkretnem primeru primerno in ustrezno pridobiti soglasje študenta v smislu privolitve v obdelavo osebnih podatkov. Fakulteta bi lahko zastavljene izobraževalne cilje zelo verjetno dosegla tudi brez opisane uporabe osebnih podatkov, razumljivo pa je, da je lahko z delom na konkretnem sistemu izobraževalni sistem bolj praktičen, neposreden in učinkovit, vendar je ob odsotnosti neposredne pravne podlage primerno za ta višji nivo pridobiti privolitev študentov, katerih osebni podatki bodo zajeti in obdelovani. Izjemoma bi bila možna pravna podlaga tudi po
- odstavku
- člena ZVOP-1 (prevladujoči zakoniti interesi), vendar pa bi za uporabo te pravne podlage morali prilagoditi delovanje sistema, predvsem v smeri, da se ne uporabljajo pravi osebni podatki, da zagotovite ustrezno obveščenost in druge primerne varovalke.Ad 2 Privolitev posameznika v obdelavo osebnih podatkov je po definiciji iz
- točke
- člena ZVOP-1 prostovoljna izjava volje posameznika, da se lahko njegovi osebni podatki obdelujejo za določen namen, in je dana na podlagi informacij, ki mu jih mora zagotoviti upravljavec po tem zakonu; osebna privolitev posameznika je lahko pisna, ustna ali druga ustrezna privolitev posameznika. Privolitev mora biti prostovoljna, torej jo lahko študent tudi odkloni in zaradi tega ne sme trpeti negativnih posledic, biti prikrajšan v smislu izobraževanja ali drugače. Privolitev posameznika mora biti informirana – študentom morate pred obdelavo njihovih osebnih podatkov podati informacije iz
- člena ZVOP-
- Menimo, da lahko študentom ustrezno, pošteno in razumljivo predstavite namene in ostale okoliščine obdelave osebnih podatkov in da v tem primeru ni verjetno pričakovati, da študenti ne bi želeli dati prostovoljne privolitve. Opozarjamo pa, da privolitev ne sme biti izsiljena ali pogojevana, saj se sicer ne šteje za veljavno privolitev.Ad 3 Če bo zunanje podjetje prišlo v stik z osebnimi podatki študentov (npr. pri prenosu podatkov v opisani sistem ali kasneje pri morebitnem delovanju in vzdrževanju sistema), kar je zelo verjetno, morate s podjetjem skleniti pogodbo o pogodbeni obdelavi[1], skladno z določbami
- člena ZVOP-1.Zaključno vas še obveščano, da nova Splošna uredba EU o varstvu osebnih podatkov[2] vse zgoraj navedeno obravnava podobno, če ne strožje oziroma bolj podrobno. Splošna uredba se začne uporabljati
- 2018 in glede zgoraj obravnavanih točk določa:· strožje pogoje glede veljavnosti privolitve (več poudarka daje jasnim informacijam, prostovoljnosti privolitve in dokazljivosti privolitve; več v 171 uvodni določbi,
- in
- členu uredbe) in · pogoji za uporabo storitev zunanjih podjetij bodo bolj zahtevni (med drugim tudi glede obstoja jamstev, kot so reference in podobno; več v
- členu uredbe).V izogib potrebi po morebitnemu ponovnemu pridobivanju privolitev posameznikov po začetku uporabe uredbe vam svetujemo, da glede privolitve že sedaj upoštevate pogoje iz uredbe, podobno pa velja za upoštevanje pogojev glede pogodbene obdelave osebnih podatkov. Sledenje je nenazadnje v interesu upravljavca, da pogodbeno zaveže zunanjega izvajalca k ustreznemu postopanju z osebnimi podatki, ki so mu zaupani.S spoštovanjem,Pripravil:mag. Andrej Tomšič, namestnik informacijske pooblaščenkeInformacijski pooblaščenec:Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,Informacijska pooblaščenka[1] Več o pogodbeni obdelavi v smernicah IP: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_o_pogodbeni_obdelavi_web.pdf[2] Splošna Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov; uredba); več informacij: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/#c1647 O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026