Ravnanje s predali e-pošte nekdanjih zaposlenih + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 13.09.2015 Številka: 0712-1/2015/2290 Kategorije:Delovna razmerja, Zavarovanje osebnih podatkov --> Kategorije: Delovna razmerja, Zavarovanje osebnih podaktov Informacijski pooblaščenec je prejel vaš dopis, v katerem sprašujete, kako je dopustno oziroma primerno urediti ravnanje s predali elektronske pošte nekdanjih zaposlenih, kdo in po kakšnem postopku lahko do njih dostopa in ali oziroma pod katerimi pogoji jo je treba izbrisati s strežnika? Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke
- odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1; ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 - ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.Informacijski pooblaščenec meni, da lahko delodajalec ob smiselni uporabi določb Uredbe o upravnem poslovanju, ki veljajo za ravnanje z elektronsko pošto s strani javnih uslužbencev, pod pogojem, da je zaposlenemu dal možnost, da iz svojega službenega elektronskega predala pobriše oz. prekopira elektronska sporočila zasebne narave, preostalo vsebino službenega predala šteje za izključno poslovno in z njo ravna kot z ostalo poslovno korespondenco. Priporočljivo je, da delodajalec in zaposleni o tem podpišeta tudi ustrezno izjavo – takšna izjava je lahko npr. sestavni del primopredajnega zapisnika, s katerim zaposleni vrača službeno opremo delodajalcu. Za dostop do takšnega poštnega predala veljajo ista pravila kot za drugo poslovno korespondenco, torej je v domeni delodajalca, da sam opredeli, kdo, kdaj in pod kakšnimi pogoji potrebuje oziroma ima omogočen dostop do nje ter kako dolgo bo hranjena (ob upoštevanju zakonodaje, ki lahko določa roke hrambe glede na vrsto dokumentacije oziroma gradiva).Predali elektronske pošte zaposlenih strogo formalno glede na določbe
- člena ZVOP-1 ustrezajo definiciji zbirke osebnih podatkov, saj vsebujejo tudi osebne podatke, npr. naslov prejemnika in pošiljatelja, pogosto pa so osebni podatki prisotni tudi v vsebini elektronskih sporočil, ki se nanašajo na določene ali določljive posameznike. Poleg samega varstva osebnih podatkov je treba upoštevati, da se v predalih elektronske pošte, čeprav gre za predale, ki so službeni, v večini primerov lahko nahaja tudi elektronska pošta deloma ali v celoti zasebne narave, ki je ob upoštevanju določb
- člena Ustave RS (komunikacijska zasebnost) še posebej varovana. Čeprav gre za službene predale elektronske pošte zaposleni ne more preprečiti, da vanj ne bo prihajala vsebina, ki je zasebne narave, saj ne more v celoti vplivati na obnašanje pošiljateljev. V določenih primerih gre lahko tudi za zelo zaupno zasebno komunikacijo, npr. elektronsko pošto s strani posameznikovega odvetnika, zdravnika ali drugih zaupnih oseb in organizacij, pri čemer gre lahko tudi za obdelavo občutljivih osebnih podatkov (kot so npr. podatki o zdravstvenem stanju, verskem prepričanju, spolnem življenju). Glede na navedeno je prav gotovo na mestu previdno, predvsem pa transparentno in vnaprej opredeljeno ravnanje s predali elektronske pošte zaposlenih.V začetku aprila je Odbor ministrov Sveta Evrope sprejel novo Priporočilo o varstvu osebnih podatkov v zvezi z zaposlovanjem (CM/Rec/2015/5), dostopno na:https://wcd.coe.int/ViewDoc.jsp?Ref=CM/Rec
(2015)5&Language=lanEnglish&Ver=original&Site=CM&BackColorInternet=DBDCF2&BackColorIntranet=FDC864&BackColorLogged=FDC
- Ta dokument nadomešča starejše Priporočilo Sveta Evrope iz leta 1989, ki ga je bilo potrebno posodobiti zlasti zaradi novih izzivov, ki jih za varstvo osebnih podatkov prinaša sodobna informacijska in komunikacijska tehnologija in terja ustrezen odziv tudi na področju zaposlovanja.Svet Evrope priporoča državam članicam, da upoštevajo načela o varstvu osebnih podatkov v zvezi z zaposlovanjem tako pri sprejemanju in izvajanju področne zakonodaje, pri delovanju nadzornih organov za varstvo osebnih podatkov, kot tudi na druge ustrezne načine, npr. v kodeksih ravnanja, s širjenjem poznavanja ter izvajanja teh načel v celotnem sektorju zaposlovanja in pri vseh akterjih na tem področju, vključno z reprezentativnimi telesi delodajalcev, zaposlenih ter pri javnih ali zasebnih posredovalcih zaposlitve. Priporočila za obdelavo osebnih podatkov v zvezi z zaposlovanjem veljajo tako v javnem kot v zasebnem sektorju.V Priporočilu so poleg povsem konkretnih praktičnih predlogov v zvezi z uporabo splošnih načel o varstvu osebnih podatkov na področju zaposlovanja, še posebej izpostavljene specifične oblike obdelave osebnih podatkov z uporabo informacijske tehnologije ali drugih specifičnih načinov obdelave. Med splošnimi načeli Priporočilo poudarja spoštovanje človekovih pravic, dostojanstva in temeljnih svoboščin zaposlenih in kandidatov za zaposlitev, uporabo načel o najmanjši potrebni in sorazmerni obdelavi osebnih podatkov pri njihovem zbiranju in hrambi ter t.i. notranji in zunanji uporabi, zahteva posebno skrbnost in izjemnost glede obdelave občutljivih (zdravstvenih in genetskih) osebnih podatkov, nalaga upravljavcem pošteno in transparentno obdelavo osebnih podatkov ter upoštevanje posameznikove pravice do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, do njihovega popravka in do ugovora. Splošna priporočila se nanašajo še na potrebno zavarovanje osebnih podatkov pri zaposlovalcih oziroma njihovih pogodbenih obdelovalcih ter na primerno trajajočo hrambo. Posebna priporočila se nanašajo tudi na ravnanje s predali elektronske pošte zaposlenih in sicer gre za naslednja priporočila:· dostop do elektronskih komunikacij zaposlenega naj bi bil dovoljen le v primeru, da so bili zaposleni o tej možnosti vnaprej obveščeni in da za to obstaja utemeljen in zakonit razlog; · vsebina, pošiljanje ter sprejemanje zasebne pošte na delovnem mestu ne sme biti pod izpostavljeno nadzoru;· v primeru prenehanja zaposlitve mora delodajalec ukiniti poštni račun zaposlenega. Če bi iz kateregakoli razloga potreboval vsebino tega računa, naj bi to pridobil pred prenehanjem zaposlitve in, če je mogoče, v prisotnosti zaposlenega.Informacijski pooblaščenec pritrjuje stališčem iz navedenega priporočila in delodajalcem priporoča, da ravnanje s predali službene elektronske pošte vnaprej natančno in transparentno opredelijo v internih aktih, pri tem pa upoštevajo določbe obstoječe zakonodaje in predpisov ter zgoraj navedenih priporočil Sveta Evrope. V zvezi s tem priporočamo, da se v internih aktih opredeli tudi ravnanje s predali elektronske pošte po prenehanju delovnega razmerja. Pooblaščenec poudarja, da mora biti zaposlenemu pred prenehanjem delovnega razmerja dana možnost, da iz svojega službenega elektronskega predala pobriše oz. prekopira elektronska sporočila zasebne narave, elektronska sporočila službene narave pa so del dokumentarnega gradiva, s katerim mora biti rokovano skladno s pravili, ki jih določa zakonodaja za tovrstno gradivo (Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih - ZVDAGA, Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva – UVDAGA itd.).Pri opredelitvah v internih aktih se lahko naslonite na določbe, ki jih glede ravnanja z elektronsko pošto določa Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07, 63/07, 115/07, 31/08, 35/09, 58/10, 101/10 in 81/13; UUP). Uredba o upravnem poslovanju za javne uslužbence glede uporabe elektronske pošte v
- in
- členu določa naslednje:
- člen(Primerna uporaba elektronske pošte)
(1)Javni uslužbenci uporabljajo sistem elektronske pošte v službene namene, v skladu z določili informacijske varnostne politike organa. Uporaba v druge namene je dopustna le izjemoma, če ne ogroža varnosti informacijskega sistema upravnega organa, če vplivno ne obremenjuje diskovnih zmogljivosti, če ne zmanjšuje prepustnosti sistema elektronske pošte ali kakorkoli vpliva na zmanjševanje produktivnosti ostalih javnih uslužbencev. O dopustnosti uporabe odloči predstojnik v skladu s pravili informacijske stroke.
(2)Javni uslužbenec ne sme spreminjati nastavitev svojega predala elektronske pošte, razen v primeru nujnih in predpisanih vzdrževalnih del. Za uporabo dodatnih široko razširjenih pripomočkov (kot je npr. replikacija ali kopija poštne zbirke iz centralnega strežnika na lokalno delovno postajo ali prenosnik, preusmerjanje pošte na strežnike, ki so vidni v svetovnem spletu, sprejemanje poštnih sporočil na druge poštne naslove), se mora pridobiti posebno dovoljenje oziroma odobritev službe za informatiko organa.
(3)Preusmerjanje službene elektronske pošte ni dovoljeno na zasebne elektronske naslove.
(4)Javni uslužbenci morajo sistem elektronske pošte uporabljati tako, da pri tretjih osebah, ki so prejemniki elektronskih sporočil, ne nastane dvom, ali gre za službeno sporočilo ali za zasebno sporočilo, ki je zgolj poslano s službenega naslova.73. člen(Elektronska pošta ter posredovanje podatkov in evidentiranje)
(1)Varovanih podatkov javni uslužbenci ne smejo posredovati naprej po elektronski pošti brez predhodnega dovoljenja predstojnika organa.
(2)Tajne podatke se lahko pošilja po elektronski pošti samo v kriptirani obliki in v skladu s predpisi, ki urejajo obdelavo, prenašanje in hrambo tajnih podatkov v komunikacijskih, informacijskih in drugih elektronskih sistemih.
(3)Elektronsko pošto je potrebno evidentirati v skladu s pravili za evidentiranje dokumentov.
(4)Vsak javni uslužbenec, ki uporablja elektronsko pošto, mora vsa elektronska sporočila, ki ne predstavljajo dokumentarnega gradiva v skladu s to uredbo in jih ne potrebuje več v službene namene, periodično brisati iz svojega poštnega predala oziroma mora to storiti na zahtevo upravitelja elektronske pošte. Pri shranjevanju elektronskih sporočil morajo javni uslužbenci upoštevati načelo varnosti, racionalnosti, izogibati se morajo hranjenju dokumentov v multimedijskih podatkovnih formatih, ki zavzemajo veliko količino prostora (filmi, slike, zvočni zapisi in drugo).Zgoraj navedene določbe vam lahko služijo kot izhodišča za pripravo lastnih internih aktov. Glede na določbo
- odstavka
- člena Uredbe o upravnem poslovanju bi moral javni uslužbenec vsa elektronska sporočila, ki ne predstavljajo dokumentarnega gradiva v skladu s to uredbo in jih ne potrebuje več v službene namene, periodično brisati iz svojega poštnega predala oziroma mora to storiti na zahtevo upravitelja elektronske pošte. Navedeno pomeni, da ob zaključku delovnega razmerja v predalu elektronske pošte javnega uslužbenca ne bi smelo biti več elektronske pošte zasebne narave, temveč zgolj korespondenca službene narave. Menimo, da lahko delodajalec ob smiselni uporabi določb Uredbe o upravnem poslovanju, ki veljajo za ravnanje z elektronsko pošto s strani javnih uslužbencev, pod pogojem, da je zaposlenemu dal možnost, da iz svojega službenega elektronskega predala pobriše oz. prekopira elektronska sporočila zasebne narave, preostalo vsebino službenega predala šteje za izključno poslovno in z njo ravna kot z ostalo poslovno korespondenco. Priporočljivo je, da delodajalec in zaposleni o tem podpišeta tudi ustrezno izjavo – takšna izjava je lahko npr. sestavni del primopredajnega zapisnika, s katerim zaposleni vrača službeno opremo delodajalcu. Za dostop do takšnega poštnega predala tako veljajo ista pravila kot za drugo poslovno korespondenco, torej je v domeni delodajalca, da sam opredeli, kdo, kdaj in pod kakšnimi pogoji potrebuje oziroma ima omogočen dostop do nje ter kako dolgo bo hranjena (ob upoštevanju zakonodaje, ki lahko določa roke hrambe glede na vrsto dokumentacije oziroma gradiva).V vsakem primeru predala elektronske pošte, ki je vezan na točno določenega (nekdanjega) zaposlenega, delodajalec ne sme pustiti delujočega v tem smislu, da bi se tja še vedno lahko pošiljalo novo elektronsko pošto, kot to tudi izhaja iz sodbe Okrajnega sodišča (glej: https://www.ip-rs.si/novice/detajl/elektronski-naslovi-so-osebni-podatki/?cHash=135babe80d505fad82100df439faabb9). Informacijski pooblaščenec priporoča, da v primeru prekinitve delovnega razmerja deaktivirate konkretni poštni predal, pošiljatelje pa o deaktivaciji za določeno obdobje, ki je lahko tudi predmet dogovora z zaposlenim, obvestite npr. z avtomatskim odzivnikom, ki naj vsebuje samo nujne informacije, t.j. da pošiljatelje obvesti, da določeni predal elektronske pošte ni več aktiven in da naslovnik sporočila ne bo prejel ter kam se morajo obrniti. Neprimerna je avtomatska preusmeritev elektronske pošte v predal drugih zaposlenih ali nadrejenih. Priporočamo vam, da si ogledate tudi druga naša mnenje, ki se nanašajo na elektronsko pošto:https://www.ip-rs.si/nc/varstvo-osebnih-podatkov/iskalnik-po-odlocbah-in-mnenjih/odlocbe-in-mnenja-varstvo-osebnih-podatkov/Prijazen pozdrav,Informacijski pooblaščenec:Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,pooblaščenka Pripravil:mag. Andrej Tomšič, namestnik informacijske pooblaščenke O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026