Ravnanje s službenim računalnikom ob smrti zaposlenega + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 17.06.2015 Številka: 0712-1/2015/1672 Kategorije:Delovna razmerja, Elektronska pošta --> Kategorije: Delovna razmerja, Elektronska pošta Informacijski pooblaščenec je prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da je nenadno umrl nekdo od zaposlenih, zato vas zanima, kako ustrezno ravnati z informacijskimi službenimi sredstvi (službeni računalnik, prenosnik, telefon) in z elektronsko pošto preminulega, da ne bo prišlo do kršitev zakonodaje o varstvu osebnih podatkov.Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke
- odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1; ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 - ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.Priporočljivo je, da se v internih aktih vnaprej opredelijo postopki ravnanja s službeno opremo v primeru smrti zaposlenega. Delodajalec ima pravico do nadaljnje uporabe službenih delovnih sredstev preminulega zaposlenega, vendar pa mora previdno ravnati s podatki, ki se nahajajo na službenih sredstvih preminulega zaposlenega. Informacijski pooblaščenec priporoča, da delodajalec najprej komisijsko in zapisniško odbere in s službenega sredstva skopira podatke, ki so službene narave, pri čemer se v največji možni meri izogiba vpogledu v osebne podatke in zasebno korespondenco zaposlenega. Podatkov zasebne narave delodajalec sicer ni dolžan hraniti, menimo pa, da je dopustno, da te podatke skopira in začasno hrani najdlje toliko, če je in kot je glede na konkretne okoliščine možno razumno pričakovati, da bi trajala pridobitev odredbe za zavarovanje dokazov s strani dedičev ali drugih pooblaščenih oseb. Skopirane podatke mora ustrezno zavarovati tako, da so izpolnjene vse zahteve iz
- in
- člena ZVOP-
- Delovno sredstvo, s katerega so bili varno skopirani podatki, lahko delodajalec formatira tako da izvede varno in nepovratno brisanje podatkov in preda v uporabo drugemu zaposlenemu.Glede ravnanja s predalom elektronske pošte zaposlenega opozarjamo, da je nedopustno, da bi bil predal elektronske pošte zaposlenega aktiven (ali pa preusmerjen na drug naslov) tudi po njegovi smrti in da bi imele dostop do tega predala druge osebe. Priporočljiva praksa je, da se poštni predal v najkrajšem možnem času onemogoči, pošiljatelje pa z avtomatskim obvestilom seznani, da določeni poštni predal ni več aktiven in da sporočilo ne bo dostavljeno ter da naj se obrnejo na drugi naslov. Razloga ukinitve delovanja poštnega predala ni priporočljivo niti potrebno navajati.Delodajalec mora po eni strani spoštovati zahteve določb ZVOP-1 glede varstva osebnih podatkov, po drugi pa zasledovati ostale upravičene interese (npr. pravico delodajalca do razpolaganja s svojimi sredstvi ali pravico dedičev preminulega, da pridobijo določene njegove zasebne podatke), zato je previdnost pri ravnanju s službenimi sredstvi preminulih zaposlenih nujna. Delodajalec bo imel najmanj dilem, če bo tudi za te primere vnaprej opredelil ravnanje v svojih internih aktih, pri čemer pa mora upoštevati zakone in ustavo. Priporočljivo je, da se v internih aktih opredeli, kdaj in kako se lahko dostopa do podatkov, ki so shranjeni na informacijski opremi zaposlenega, če ta ni dosegljiv oz. če ne da privolitve za vpogled ter v primerih smrti zaposlenega. Ustava RS določa posebej stroge pogoje za posege v komunikacijsko zasebnost (
- člen), in sicer se lahko vanjo poseže na podlagi sodne odredbe, na podlagi zakona in samo za določen čas, če je to potrebno za uvedbo ali potek kazenskega postopka ali varnosti države. Informacijski pooblaščenec načeloma meni, da delodajalec utemeljeno pričakuje, da se bo v predalu službene elektronske pošte zaposlenega v pretežni meri nahajala korespondenca službene narave. Zahteva, da bi moral delodajalec naknadno ločevati sporočila službene in zasebne narave bi bila po mnenju Informacijskega pooblaščenca nesorazmerna. Predali službene elektronske pošte zaposlenega se praviloma nahajajo na strežnikih, možno pa je, da na delovni postaji zaposlenega ali na njegovem telefonu obstajajo tudi lokalne kopije. Menimo, da delodajalec morebitno lokalno kopijo službenega predala elektronske pošte skopira in arhivira v svoj informacijski sistem, vendar se mora pri tem zavedati, da ni mogoče zagotoviti oziroma je to celo zelo malo verjetno, da bodo (čeprav gre za služben predal elektronske pošte!), v njem izključno sporočila službene narave. Navedeno pomeni, da delodajalec takšnega predala e-pošte ne more prosto preiskovati in pregledovati, temveč se mora omejiti samo na sporočila, ki niso zasebne narave. Pri tem praviloma ni pomembno, ali gre za delovno postajo, za prenosni računalnik ali za (pametni) prenosni telefon. Vendar pa pri prenosnih telefonih obstaja veliko večje tveganje za prekomeren poseg v zasebnost. Prenosni telefoni praviloma delujejo tako, da se ob vnosu gesla in vstopu v operacijski sistem telefona uporabnik lahko (tehnično gledano) brez težav seznani s seznamom klicateljev in klicanih, z vsebino kratkih sporočil, če ima telefon integrirano elektronsko pošto pa tudi z vsebino e-pošte. Pri vpogledu v (osebne) podatke prenosnih telefonov je potrebno postopati enako previdno kot pri vpogledu v služben predal elektronske pošte.V določenih izjemnih situacijah, ko npr. pride do nenadne smrti zaposlenega, v predalu elektronske pošte zaposlenega pa se nahajajo časovno-kritični in pomembni podatki za poslovanje podjetja (npr. prijava na javni razpis, brez katerih lahko podjetju nastane občutna poslovna škoda), pa menimo, da bi lahko delodajalec komisijsko dostopil samo do tistih podatkov, ki so nujno potrebni za njegovo delovanje in katerih ne more pridobiti na drug način (npr. od drugih oseb). To konkretno pomeni, da mora možnost takšnega vpogleda določati pravilnik, ta pa naj določa tudi, da se vpogled izvede ob prisotnosti posebne komisije, ki o tem vodi zapisnik. Komisija naj ima več članov, celoten potek dostopanja do informacijskega sredstva pa naj bo opisan v zapisniku. Na ta način se možnost zlorab zmanjša, hkrati pa lahko delodajalec z večjo verjetnostjo izkaže, da je ravnal vestno in odgovorno in da se je izogibal morebitnim posegom v pravico do komunikacijske zasebnosti zaposlenega ter da je pridobil samo podatke, ki so vitalnega pomena za samo delovanje podjetja oz. organizacije.Med samim pregledom vsebine podatkov na informacijskem sredstvu se je treba dosledno omejiti na analizo službene vsebine, kar pomeni, da delodajalec nima pravice pregledovati podatkov, ki so osebne narave oz. pisne korespondence (v primeru e-pošte), ki je zasebne narave. Včasih sicer ni mogoče utemeljeno sklepati ali bo neko sporočilo vsebovalo informacije zasebne narave ali ne, zato tveganje prekomernega posega v zasebnost vselej ostaja. Prav zato je pomembno, da delodajalec vnaprej natančno opredeli, kaj išče. Pavšalno iskanje morebitnih koristnih informacij tako ni dopustno. V vsakem primeru je treba dosledno upoštevati načelo sorazmernosti, kar pomeni, da naj bo poseg v zasebnost čim manjši oz. nič večji kot je to nujno potrebno za dosego cilja.1) Ali lahko delodajalec izbriše podatke na službenih sredstvih preminulega zaposlenega in ta sredstva dodeli v uporabo drugemu zaposlenemu?Delodajalec vsekakor ima pravico, da službeno sredstvo dodeli drugemu zaposlenemu, mora pa ravnati previdno s podatki, ki se nahajajo na službenem sredstvu. Priporočamo, da se opravi komisijski pregled podatkov, tako da se s takšnega službenega sredstva »odbere« podatke, ki so službene narave, podatkov zasebne narave (zasebna korespodenca, zasebne datoteke, pogoni in mape, ki so predvidoma zasebne narave) pa se ne pregleduje. Podatke službene narave si lahko delodajalec skopira oziroma premakne v okvir svojega informacijskega sistema. Ko so podatki službene narave odbrani, se postavi vprašanje, kako ravnati s preostankom podatkov. Priporočljivo je, da se naredi t.i. slike diskov delovne postaje, prenosnika in pametnega telefona. Na ta način se preostala vsebina dosledno prepiše v posebne datoteke, ki se zaradi precejšnje velikosti praviloma shranijo na prenosne diske (DVD in USB ključi večinoma niso kos shranjevanju tako obsežnih datotek). Prenosni diski oz. mediji kjer se nahajajo slike diskov, se zapečatijo in se v primeru, če tretja oseba, ki je upravičena do teh podatkov, izkaže pravni interes oziroma pravno podlago, tej osebi posredujejo (več o tem v nadaljevanju).Po tako izvedenem kopiranju podatkov se lahko delovno sredstvo formatira oz. se izvede t.i. varno brisanje podatkov, kar pomeni, da se ne pobrišejo le indeksne tabele, ampak se podatki (večkrat) prepišejo z nizi 0 in
- Na spletu so brezplačno dostopni številni programi, ki omogočajo izvedbo »varnega brisanja« na enostaven način. Ko so podatki (varno) pobrisani, se informacijsko opremo lahko preda v uporabo drugemu zaposlenemu.V primeru predala službene elektronske pošte je stvar nekoliko drugačna. Če gre za splošen predal, npr. »tajnistvo@e-posta.si«, potem preminuli tam ni mogel pričakovati zasebnosti, zato se predal lahko brez omejitev uporablja še naprej. Če gre za poštni predal, ki je vezan na točno določeno osebo (npr. »janez.novak@e-posta.si«), pa takšno ravnanje ni dopustno. V tem primeru se račun e-pošte ukine, poštni predal oz. poštno bazo arhivira, živo bazo pa se izbriše. Nedopustno je, da bi bil predal elektronske pošte zaposlenega aktiven (ali pa preusmerjen na drug naslov) tudi po njegovi smrti in da bi imele dostop do tega predala druge osebe. Priporočljiva praksa je, da se pošiljatelje z avtomatskim obvestilom seznani, da določeni poštni predal ni več aktiven, da sporočilo ne bo dostavljeno in da naj se obrnejo na drugi naslov. Razloga ukinitve delovanja poštnega predala ni priporočljivo niti potrebno navajati. 2) Kaj storiti, če se na službenih sredstvih preminulega nahajajo pomembni poslovni podatki, sorodniki preminulega pa želijo dobiti kopije podatkov oz. dostop do vseh podatkov, ki se nahajajo na službenem računalniku zaposlenega?Realno je pričakovati, da bodo zaposleni do določene mere uporabljali službena sredstva tudi za zasebne namene. Težko bi rekli, da zaposleni nikoli ne pokličejo domov s službenega telefona, da si na računalnik v službi ne shranijo tudi kakšne zasebne datoteke (npr. fotografij ali drugih osebnih podatkov), da službeno elektronsko pošto uporabljajo izključno za poslovno korespondenco in da na spletu obiskujejo izključno strani, ki so potrebne zaradi njihove dela. Iz tega posledično izhaja, da se bo tudi na službenih sredstvih nahajal določen del zasebne korespondence ter osebni podatki in datoteke zaposlenega. Povsem realno je tudi pričakovanje, da bodo v določenih primerih te podatke želeli pridobiti svojci – na službenih sredstvih se morda nahajajo edini izvodi podatkov o umrlemu (fotografije, gesla, različni dokumenti ipd.).V tem primeru lahko delodajalec po postopku kot je opisan zgoraj, torej da komisijsko in zapisniško z delovnega sredstva v svoj informacijski sistem premakne podatke službene narave, z izvornega medija (prenosnik, delovna postaja, telefon, baza elektronske pošte) pa jih izbriše. Šele nato naredi kopijo diska in to kopijo pod pogoji iz
- člena ZVOP-1, posreduje upravičenim osebam. Varstvo osebnih podatkov umrlih posameznikov ureja
- člen ZVOP-1 in sicer določa, da lahko upravljavec osebnih podatkov podatke o umrlem posamezniku posreduje samo tistim uporabnikom osebnih podatkov, ki so za obdelavo osebnih podatkov pooblaščeni z zakonom oziroma ne glede na to določbo lahko upravljavec osebnih podatkov podatke o umrlem posamezniku posreduje osebi, ki je po zakonu, ki ureja dedovanje, njegov zakoniti dedič prvega ali drugega dednega reda, če za uporabo osebnih podatkov izkaže pravni interes, umrli posameznik pa ni pisno prepovedal posredovanja teh osebnih podatkov.Za posredovanje osebnih podatkov zakonitemu dediču prvega ali drugega dednega reda morata biti izpolnjena dva kumulativno izpolnjena pogoja in sicer: zakoniti dedič mora izkazati pravni interes, drugi pogoj pa je ta, da umrli posameznik v času svojega življenja posredovanja svojih osebnih podatkov ni pisno prepovedal. Sklepati je zato mogoče, da je pravni interes za pridobivanje osebnih podatkov o umrlem lahko izkazan le v primeru, če zakoniti dedič podatke o umrlem posamezniku potrebuje zaradi varovanja ali uveljavljanja svojih pravic pred osebami javnega sektorja, kar pomeni, da mora v svoji vlogi za pridobitev osebnih podatkov umrlega jasno navesti, kakšne svoje pravice bo varoval oziroma uveljavljal ter pred katerimi osebami javnega sektorja bo te svoje pravice varoval oziroma uveljavljal.
- člen ZVOP-1 določa še, da če zakon ne določa drugače, lahko upravljavec osebnih podatkov podatke iz prejšnjega odstavka posreduje tudi katerikoli drugi osebi, ki namerava te podatke uporabljati za zgodovinsko, statistično ali znanstveno-raziskovalne namene, če umrli posameznik ni pisno prepovedal posredovanja teh osebnih podatkov. Če umrli posameznik ni podal prepovedi lahko osebe, ki so po zakonu, ki ureja dedovanje, njegovi zakoniti dediči prvega ali drugega dednega reda, pisno prepovejo posredovanje njegovih podatkov, če zakon ne določa drugače.Pri tem se izpostavlja vprašanje, kako naj podjetje ve, ali in kdaj bodo dediči ali drugi pooblaščeni uporabniki zahtevali dostop do osebnih podatkov umrlega ter kako dolgo naj hrani kopijo delovne postaje oziroma podatkov z drugih delovnih sredstev preminulega. Ali je sploh dolžno hraniti te podatke? Tudi zavoljo tovrstnih vprašanj priporočamo, da se takšna vprašanja vnaprej opredelijo v internih aktih podjetja in da se torej vnaprej določi, kako se bo ravnalo s službenimi sredstvi preminulega in kako dolgo se bo hranila kopija podatkov. Menimo, da potem, ko je podjetje zavarovalo podatke na službenem sredstvu, ki so pomembni za poslovanje podjetja in ne sodijo v zasebno sfero preminulega zaposlenega, načeloma ni dolžno zagotavljati hrambe kopije podatkov zasebne narave zaposlenega. Po drugi strani menimo, da ne moremo govoriti o grobi kršitvi, če te podatke shrani za omejen čas, torej za nek razumni rok (npr. tri mesece), če je mogoče utemeljeno pričakovati, da bi dediči lahko sprožili postopek pred sodiščem, ki je potreben za pridobitev odredbe za zavarovanje dokazov oziroma podatkov (npr. po
- členu Zakona o pravdnem postopku). Po preteku takšnega roka, ki je odvisen od konkretnih okoliščin, podjetje ni dolžno hraniti podatkov zasebne narave zaposlenega in jih lahko izbriše.Prijazen pozdrav,Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Matjaž Drev, Andrej Tomšič O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026