Ravnanje s službenim računalnikom zaposlenega, ki mu je bila izrečena prepoved opravljanja dela - IPRS

Ravnanje s službenim računalnikom zaposlenega, ki mu je bila izrečena prepoved opravljanja dela + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 11.12.2016 Številka: 0712-1/2016/2536 Kategorije:Delovna razmerja, Elektronska pošta, Moderne tehnologije --> Kategorije: Delovna razmerja, Elektronska pošta, Moderne tehnologije Spoštovani,Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Sprašujete nas, kaj mora storiti delodajalec z vidika zagotovitve pravic delavca do varstva osebnih podatkov, v kolikor je delavcu izrečena prepoved opravljanja dela in je delavec na bolniškem staležu, zaradi česar ni mogoče zagotoviti njegove prisotnosti pri predaji računalnika (s tem pa možnosti, da vpogleda v svoje zasebne podatke in v svoj predal elektronske pošte ter vsebino, ki se nanaša na njegovo zasebnost po lastni presoji izbriše oz. shrani na drug podatkovni medij), pri čemer pa so predmetni računalnik oz. na njem shranjene datoteke bistvene za delovni proces pri delodajalcu. Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
3. točke prvega odstavka
4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter
5. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/2007–ZUstS-A, v nadaljevanju: ZInfP), na podlagi podanih informacij posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Dokončno odločitev o zakonitosti obdelave in zbiranja osebnih podatkov pa lahko IP poda zgolj v inšpekcijskem postopku.Informacijski pooblaščenec (IP) uvodoma pojasnjuje, da mu niso znane vse okoliščine primera (kaj vse se nahaja na službenem računalniku zaposlenega, katere podatke nujno potrebuje delodajalec, kje naj bi se ti nahajali in podobno) in tudi če bi mu bile, bi IP lahko podal le splošno nezavezujoče mnenje, ne pa napotkov ali usmeritev, kako naj ravna delodajalec v tem ali drugem konkretnem primeru. V mnenju zato poskušamo podati priporočila, kako naj ravnajo delodajalci v podobnih primerih.IP meni, da mora biti prvi korak podroben premislek delodajalca o tem, katere vsebine na službenem računalniku zaposlenega so bistvene za nemoten delovni proces pri delodajalcu. Zavedati se je treba, da gre lahko za podatke in dokumente, ki so shranjeni izključno na službenem računalniku zaposlenega, ali pa samo oz. tudi na strežnikih ali skupnih mrežnih pogonih (npr. predal e-pošte, morebitne varnostne kopije diskovnih pogonov), kar lahko vpliva na različnost stopnje utemeljenosti pričakovanja zasebnosti ter samo dostopnost podatkov oziroma dokumentov. Delodajalec bi moral opredeliti, kateri so tisti podatki in dokumenti, ki so nujni za nemoten delovni proces pri delodajalcu, v smislu, da bi zaradi njihove nedostopnosti delodajalcu lahko nastala večja (premoženjska ali druga) škoda, npr. podatki o prijavah na določen javni razpis, zlasti kjer tečejo določeni roki, katerih zamuda bi negativno vplivala na delodajalca. Najbrž niso vsi podatki na računalniku zaposlenega enako pomembni in enako nujni za delovni proces. Premisliti mora, ali se podatki nahajajo na službenem računalniku ali na strežnikih, v predalu e-pošte zaposlenega ali v drugih mapah na računalniku zaposlenega in podobno. Ko je opredelil nujne podatke in dokumente, je treba poiskati možnosti, da do njih pride brez nepotrebnega poseganja v pravico zaposlenega do varstva osebnih podatkov in zasebnosti. Primeroma navajamo morebitne podatke v e-poštnem predalu zaposlenega, kjer je morda mogoče do podatkov priti s ponovnim kontaktom s pošiljatelji oz. prejemniki (če so ti znani). Zavedati se je namreč treba, da je komunikacijska zasebnost v našem pravnem redu strožje varovana kot informacijska zasebnost (varstvo osebnih podatkov), in da določbe
6. člena Ustave RS določajo stroge pogoje za poseg v komunikacijsko zasebnost, zato mora biti delodajalec posebej pozoren pri morebitnem poseganju v komunikacije zaposlenega (npr. v poseganje v predal e-pošte zaposlenega). Če je delodajalec ugotovil, da se zanj nujni podatki nahajajo v predalu e-pošte zaposlenega, potem menimo, da je pravno najmanj tvegana pot za delodajalca, da za dostop do teh podatkov pridobi odredbo sodišča. Podredno, pod pogojem da odredbe ni mogoče pridobiti v tako kratkem času in da se izredno mudi, lahko opravi komisijski in zapisniško voden dostop do nujnih podatkov v predalu e-pošte, pri čemer pa mora upoštevati načelo sorazmernosti in pregledati in pridobiti samo tiste podatke, ki so nujno potrebni; v tem primeru delodajalec nase prevzema tveganja za takšne posege brez odredbe sodišča. Za podatke in dokumente, ki po presoji delodajalca niso nujne narave za delovni proces, je treba oceniti, kako dolgo bo trajala odsotnost zaposlenega. Mogoče je sprejemljivo, da se računalnik zaposlenega do njegove vrnitve ustrezno zavaruje in ne uporablja. Če si delodajalec ne more privoščiti, da bi računalnik zaposlenega stal dalje časa v neuporabi in bi ga rad dal v uporabo drugemu zaposlenemu, lahko ustrezno zavaruje samo disk s podatki, sam računalnik pa opremi z novim diskom in preda v uporabo drugemu zaposlenemu. Obstaja tudi možnost – če je to sprejemljivo tako za delodajalca kot delavca in izvedljivo v danih okoliščinah - da delodajalec zaposlenemu omogoči zavarovanje in brisanje svojih osebnih podatkov in zasebne korespondence na lokaciji zaposlenega (npr. če je na daljšem zdravljenju doma ali v zdravstveni ustanovi in je voljan in sposoben to izvesti ter če je na to pripravljen tudi delodajalec). Ta možnost se mogoče sliši nekoliko nenavadna, je pa lahko neprimerno manj tveganja in bolj učinkovita, tako z vidika delavca, kot delodajalca, če je seveda izvedljiva. Delavec bi namreč moral imeti možnost, da svoje osebne podatke (npr. podatke o obiskanih spletnih straneh, piškotke, morebitne osebne dokumente, zasebne fotografije, video zapise) in zasebno (ne pa službeno) korespondenco, ki se nahaja na njegovem službenem računalniku, ustrezno zavaruje in izbriše iz službenega računalnika. Če te možnost ne želi ali ne more izkoristiti, potem bi moral delodajalec imeti dokaz, da mu je navedeno omogočil (npr. vročilnico), do podatkov, ki jih nujno potrebuje za delovni proces, pa nato dostopati glede na zgoraj navedeno, priporočljivo z odredbo sodišča, ko gre za poseg v komunikacijsko zasebnost. S spoštovanjem,Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka Pripravil: mag. Andrej Tomšič, namestnik informacijske pooblaščenke O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026