Ravnanje z dokumentacijo v mapah učencev, ki potrebujejo pomoč in svetovanje - IPRS

Ravnanje z dokumentacijo v mapah učencev, ki potrebujejo pomoč in svetovanje + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 18.05.2016 Številka: 0712-1/2016/1088 Kategorije:Rok hrambe OP, Šolstvo --> Kategorije: Rok hrambe OP, Šolstvo Pri Informacijskem pooblaščencu smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje o ustreznostiravnanja osnovnih šol, ki glede osebnih map učencev sicer upoštevajo Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja, Pravilnik o dokumentaciji v osnovni šoli ter Zakon o usmerjanju otrok s posebnimi potrebami, vendar ne upoštevajo arhivske zakonodaje (Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih – ZVDAGA), saj gradiva ne predajo pristojnemu arhivu oziroma ga uničijo. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
3. točke prvega odstavka
4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1; ZVOP-1) ter
5. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Naše mnenje se v skladu s pristojnostmi omejuje zgolj na vprašanje varstva osebnih podatkov, torej zlasti na zakonitost oziroma dopustnost in primernost obdelave osebnih podatkov glede na določbe ZVOP-
6. Uničenje osnovnošolske dokumentacije s področja obravnave učencev, ki potrebujejo pomoč in svetovanje, ki že ima status arhivskega gradiva (glede katerega so torej že bila izdana pisna strokovna navodila za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva),ni dopustno.Obvezno in dopustno je, da se osnovnošolska dokumentacija s področja obravnave učencev, ki potrebujejo pomoč in svetovanje preda pristojnemu arhivu pod pogoji iz ZVDAGA, in sicer v obsegu, kot ga določi pristojni arhiv s pisnimi strokovnimi navodili za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva. IP dodatno opozarja, da je treba potem, ko poteče rok hrambe za obdelavo oz. uporabo osebnih podatkov iz takšnega gradiva (če gre za zbirke osebnih podatkov) za prvotne namene, poskrbeti, da se takšno gradivo na ustrezen način in ob zagotavljanju njegove celovitosti izloči iz 'redne' uporabe pri upravljavci ter ustrezno shrani za namen predaje pristojnemu arhivu.Obrazložitev:V skladu z obema pravilnikoma je rok hrambe obravnavanega gradiva eno leto po zaključku šolanja. Drugi odstavek
7. člena ZVOP-1 določa, da se »po izpolnitvi namena obdelave (kar pomeni tudi po poteku s predpisi določenega roka hrambe) osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače«.Za presojo ustreznosti ravnanja osnovnih šol, ki gradivo uničijo takoj po poteku enega leta po zaključku šolanja, je zato ključno vprašanje, v katerem trenutku obravnavano gradivo pridobi status arhivskega gradiva. Le tako gradivo je namreč predmet posebne izjeme v
8. členu ZVOP-1.IzZVDAGA izhaja, da obravnavano dokumentarno gradivo pridobi status arhivskega gradiva že s tem, ko so osnovni šoli s strani pristojnega arhiva izdana pisna strokovna navodila za odbiranje arhivskega gradiva (in ne šele s fizičnim prevzemom gradiva s strani pristojnega arhiva), saj na primer:- prvi odstavek
9. člena določa, da arhivsko gradivo javnopravnih oseb določi pristojni javni arhiv s pisnimi strokovnimi navodili za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva za vsako javnopravno osebo posebej;- drugi odstavek
10. člena določa, da se do izdaje strokovnih navodil z vsem dokumentarnim gradivom ravna tako kot z arhivskim gradivom (kar obrnjeno pomeni, da ko so navodila izdana, ne gre več za navadno dokumentarno gradivo);- drugi odstavek
11. člena določa, da se javno arhivsko gradivo odbere iz dokumentarnega gradiva na podlagi pisnih strokovnih navodil pristojnega arhiva in dodatnih pisnih strokovnih navodil predstavnikov pristojnega arhiva ob samem odbiranju;- zakon na več mestih gradivo, ki se še nahaja pri upravljavcu, imenuje arhivsko gradivo;- tako pojasnjujete tudi sami v dopisu. Navedeno stališčepomeni, da se obravnavanega dokumentarnega gradiva (tj. arhivskega gradiva) po poteku roka hrambe ne sme uničiti ali kako drugače prizadeti njegove celovitosti (npr. z nepovratno anonimizacijo) in dostopnostina način, ki bi pomenil nepovratne spremembe gradiva (npr. z nepovratnim šifriranjem ali skrivanjem), treba pa je preprečiti njegovo dostopnost v okviru prvotnega upravljavca npr. delavcem šole, saj gradiva (v delu seveda ko gre za zbirke osebnih podatkov) po izteku roka hrambe ni več dopustno uporabljati za prvotno določene namene, ampak ga je treba ob ohranitvi njegove celovitosti ustrezno 'zapečatiti' ali na drug način 'umakniti iz uporabe'. Če je za odbiranje določen le odstotek gradiva (npr. običajno 1%) to praktično pomeni, da je takoj po poteku roka hrambe dopustno uničiti le gradivo, ki po obsegu presega določen odstotekvsega gradiva. Za tolmačenje ustreznosti in drugih vidikov načina odbiranja takšnega arhivskega gradiva IP ni pristojen. Obravnavano arhivsko gradivo mora biti torej celovito in ustrezno hranjeno za namen uporabe, kot ga določa ZVDAGA,na voljo še ves 30-letni izročitveni rok. Če je (celotno) gradivo uničeno v nasprotju s strokovnimi navodili, gre za obdelavo osebnih podatkov (tudi uničenje je vrsta obdelave v smislu
12. člena ZVOP-1), za katero ni bilo pravne podlage, ki jo za vsako obdelavo zahtevajo 8.,
13. in
14. člen (slednji velja za občutljive osebne podatke) ZVOP-
15. Obdelava osebnih podatkov brez pravne podlage pomeni kršitev varstva osebnih podatkov, v konkretnem primeru bi šlo za kršitev prvega odstavka
16. člena ZVOP-1.V podporo zgornjemu stališču je tudi:- prvi odstavek
17. člena ZVDAGA, ki določa, da »morajo javnopravne osebe skrbeti za ohranjanje, materialno varnost, celovitost in urejenost dokumentarnega gradiva, ki ga prejemajo ali nastaja pri njihovem delu, dokler ni iz tega gradiva odbrano arhivsko gradivo«;- Pravilnik o dokumentaciji v osnovni šoli, ki v
18. členu določa, da »mora, ne glede na roke hranjenja, šola v rokih in po navodilih pristojnega arhiva odbrati gradivo iz šolske dokumentacije, ki je arhivskega pomena«,in da »mora šola dokumentacijo, ki jo hrani kot arhivsko gradivo do izročitve pristojnemu arhivu, arhivirati in varovati po predpisih o arhivskem gradivu in varstvu osebnih podatkov«.Opisana ureditev obvezne predaje obravnavanega arhivskega gradiva pretirano ne posega v zasebnost učencev, saj ne pomeni dopustnosti uporabe arhivskega gradiva izven zakonsko določenih namenov, in ker so posebne oziroma najbolj občutljive kategorije osebnih podatkov varovane tudi s posebnimi pravili o nedostopnostiarhivskega gradiva iz
19. člena ZVDAGA. Ugotavljamo še, da Zakon o usmerjanju otrok s posebnimi potrebami v konkretnem primeru ne pride v poštev.Prijazen pozdrav,Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka Pripravil mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav., svetovalec Informacijskega pooblaščenca O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026