Ravnanje z OP, vsebovanimi v elek. zbirki delovnih knjižic + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 22.06.2009 Številka: 0712-252/2009/2 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je prejel vaše pismo, v katerem nam pišete, da vas zanima kaj več o zakonu, ki je pred kratkim stopil v veljavo glede ravnanja z delovnimi knjižicami. V zvezi s tem ugotavljate, da je do sedaj delavec po prenehanju delovnega razmerja dobil delavsko knjižico v roke in s podpisom potrdil, da jo je prejel, ter da so se vse dosedanje zaposlitve delavca oz. skupna delovna doba beležila v delavsko knjižico, po novem pa se ti podatki vodijo v elektronski obliki. Zanima vas, komu vse so ti podatki dostopni, ali ima delavec pravico do vpogleda do podatkov o svojih dosedanjih zaposlitvah oz. delovni dobi (kakšen je dostop do te baze podatkov, kaj se zgodi, če pride do sistemske napake in se zruši celotni sistem, kje je mogoče dobiti fotokopijo oz. dvojnik vpisanih podatkov o zaposlitvi, ali je potrebno geslo za vstop v program), in ali so ti podatki javni. V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju: ZVOP-1-UPB1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pooblaščenec vam v zvezi z vašimi vprašanji pojasnjuje, da so osebni podatki iz elektronske evidence delovne knjižice dostopni le osebam, ki so za to zbirko oz. evidenco osebnih podatkov odgovorne, in ki lahko zaradi narave svojega dela obdelujejo osebne podatke v evidenci in nikakor niso javni. Vstop v elektronsko evidenco je možen le z uporabo aplikativnih gesel, saj se le na ta način lahko zagotavlja ustrezna raven zavarovanja osebnih podatkov v navedeni evidenci. Vsak posameznik ima v skladu z določbo
- člena ZVOP-1-UPB1 pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, vsebovanimi v elektronski evidenci in na podlagi tega lahko od ZPIZ zahteva izpise zavarovanj po 1.
- O b r a z l o ž i t e v: V skladu z Zakonom o spremembah in dopolnitvah zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 103/2007; v nadaljevanju: ZDR-A) so s
- 2009 prenehale veljati določbe 224.,
- in
- člena Zakona delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/02, v nadaljevanju: ZDR), ki se nanašajo na delovno knjižico. ZDR-A tako opušča delovno knjižico kot obvezen dokument delavca. Upravne enote (po
- 2009) ne izdajajo več delovnih knjižic, prav tako ni več pravne podlage za vpisovanje podatkov v delovne knjižice. Klasična delovna knjižica je tako ukinjena, zato je bila oblikovana t.i. »elektronska delovna knjižica«. Glede hrambe delovnih knjižic ohranja ZDR-A za delavce, ki so
- 2009 zaposleni pri določenem delodajalcu, podobno ureditev, kot je veljala do
- Delodajalec obdrži v hrambi delovne knjižice delavcev, ki so pri njem v delovnem razmerju. V primeru prenehanja delovnega razmerja pa mora delodajalec delavcu ob prenehanju veljavnosti pogodbe o zaposlitvi vrniti delovno knjižico. Že pred prenehanjem delovnega razmerja mu jo mora izročiti le, če delavec sam tako zahteva. Po
- 2009 delavec od prejema delovne knjižice ob prenehanju delovnega razmerja ali na lastno zahtevo proti potrdilu o prejemu sam (trajno) hrani delovno knjižico. Če je delodajalec ne more izročiti delavcu, mora delovno knjižico oddati v hrambo upravni enoti, na območju katere ima delavec stalno prebivališče. Delovna knjižica, izdana do
- 2009, z vsemi izvedenimi vpisi do vključno
- 2008 v skladu s predpisi, ki so glede delovnih knjižic do tedaj veljali, tudi po
- 2009 ohranja naravo javne listine. Delovne knjižice, izdane do vključno
- 2008, bodo torej v postopkih uveljavljanja pravic iz obveznih socialnih zavarovanj ohranile dokazno vrednost kot javne listine, na enak način kot sedaj. Zato delavec delovno knjižico potem, ko jo prejme od delodajalca (torej ob prenehanju delovnega razmerja ali še v času trajanja delovnega razmerja, če bo delavec njeno izročitev izrecno zahteval) hrani tako kot druge javne listine (na primer diplome, spričevala), osebne dokumente in druge listine, s katerimi izkazuje določena upravičenja. Po
- 2009 lahko delavci obdobja vključenosti v socialno zavarovanje na podlagi delovnega razmerja v postopkih uresničevanja določenih pravic izkazujejo z izpisom o obdobjih zavarovanja v RS po
- 2009 na podlagi podatkov, ki so iz prijav in odjav pokojninskega in invalidskega zavarovanja vpisani v matični evidenci zavarovancev Zavoda za pokojninsko in invalidsko zavarovanje (v nadaljevanju ZPIZ). ZPIZ tako od
- 2009 dalje na zahtevo zavarovanca, ki ima v skladu z določbo
- člena ZVOP-1-UPB1 pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, izdaja izpise zadnjega obdobja zavarovanja (od zadnje prijave v zavarovanje pred
- 2009 do prenehanja zavarovanja po tem datumu) oziroma izpis zavarovanj po
- Vloga za izpis je objavljena na spletni strani ZPIZ (gre za obrazec Izpis o obdobjih zavarovanja v RS po
- 2009). Obdobja zavarovanja pred tem pa bodo delavci lahko še naprej izkazovali z vpisi v delovni knjižici, ki so bili izvedeni pred
- 2009 in ohranjajo javno veljavo. Po novem se torej osebni podatki iz delovne knjižice, ki se s
- 2009 ukinja v fizični obliki, obdelujejo v elektronski obliki in se vodijo kot elektronska evidenca (elektronski register zaposlitev), zato je v smislu določb ZVOP-1-UPB1 potrebno za takšno evidenco oziroma zbirko osebnih podatkov zagotoviti zavarovanje osebnih podatkov na način kot to določata
- in
- člen ZVOP-1-UPB
- Upravljavec osebnih podatkov je tako dolžan zagotoviti vse ukrepe, s katerimi se varujejo osebni podatki, preprečuje slučajno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihova sprememba ali izguba ter nepooblaščena obdelava teh podatkov tako, da se varujejo prostori, oprema in sistemsko programska oprema, varuje aplikativna programska oprema, s katero se obdelujejo osebni podatki, preprečuje nepooblaščen dostop do osebnih podatkov pri njihovem prenosu, vključno s prenosom po telekomunikacijskih sredstvih in omrežjih, zagotavlja učinkovit način blokiranja, uničenja, izbrisa ali anonimiziranja osebnih podatkov ter omogoča poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni osebni podatki vneseni v zbirko osebnih podatkov, uporabljeni ali drugače obdelani in kdo je to storil (zagotavljanje sledljivosti). Upravljavec osebnih podatkov je prav tako dolžan v svojih internih aktih (na primer v pravilniku) predpisati postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov ter določiti osebe, ki so odgovorne za elektronsko evidenco delovne knjižice, in osebe, ki lahko zaradi narave njihovega dela obdelujejo osebne podatke iz evidence delovne knjižice. Navedeno pomeni, da je upravljavec dolžan varovati prostore (primer zaklepati prostor, kjer se nahaja programska oprema, ki vsebuje takšno zbirko osebnih podatkov), omogočiti dostop do evidence, kjer se v elektronski obliki vodijo in vzdržujejo osebni podatki delovne knjižice, le z uporabo določenih gesel in zagotoviti dostop le tistim osebam, ki so za to odgovorne (in so v aktu upravljavca tudi imensko določene), in ki lahko zaradi narave svojega dela obdelujejo osebne podatke iz navedene evidence, ter zagotoviti ustrezno sledljivost. V upanju, da smo na vaša zastavljena vprašanja odgovorili, vas lepo pozdravljamo. S spoštovanjem. Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav. pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026