Ročno vodena evidenca prisotnosti na delovnem mestu + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 02.12.2007 Številka: 0712-1057/2007/2 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je prejel vaše e-sporočilo, v katerem prosite za mnenje: Delodajalec je uvedel evidenco prisotnosti – zvezek, v katero se vpisuje ime in priimek, ura prihoda in ura odhoda iz službe. Zvezek je nastavljen na hodniku, tako da lahko vsak, ki gre mimo, pogleda vanj (tudi zunanji obiskovalci). Zanima vas, ali je tovrstna evidenca lahko na vpogled vsem ali mora biti bolj varovana? V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 92/2007, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/2005 in 51/2007-ZUstS) posredujemo pojasnilo v zvezi z vašimi vprašanji: Delodajalec sme zbirati podatke o vaši prisotnosti na delovnem mestu, vendar pa mora te podatke ustrezno zavarovati pred nepooblaščenimi vpogledi predvsem zunanjih obiskovalcev. Sodelavci pa so lahko seznanjeni s prisotnostjo sodelavca le, v kolikor je to pomembno in potrebno zaradi organizacije samega delovnega procesa. Zagotoviti mora ustrezno zavarovanje teh osebnih podatkov v skladu z določbami ZVOP-1 ter v notranjem aktu točno določiti osebe, ki imajo pravico dostopa do teh osebnih podatkov. O b r a z l o ž i t e v: Ker gre za osebne podatke, ki se nanašajo na področje dela, Pooblaščenec navaja, da je zakonodajalec delovnopravno področje glede obdelave osebnih podatkov uredil z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/2006, v nadaljevanju ZEPDSV) in z Zakonom o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/2002 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZDR), v katerih je opredelil, katere osebne podatke delavcev lahko delodajalec obdeluje , namen obdelave teh podatkov ter rok njihove hrambe. V
- členu ZDR je urejeno varstvo osebnih podatkov delavcev in določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. Osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Določbe prejšnjih odstavkov se uporabljajo tudi za osebne podatke kandidatov. Navedeno pomeni, da lahko delodajalec osebne podatke zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam, samo, če ima zato podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. ZEPDSV pa v
- členu eksplicitno določa, da delodajalci v skladu s tem zakonom vodijo 4 evidence, in sicer - evidenco o zaposlenih delavcih, - evidenco o stroških dela, - evidenco o izrabi delovnega časa in - evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. ZEPDSV v členih 13., 16.,
- in
- tudi določa, katere osebne podatke lahko delodajalec zbira in nadalje obdeluje v okviru posamezne evidence. Ker se vaša vprašanja nanašajo predvsem na delovni čas, Pooblaščenec navaja
- člen ZEPDSV, ki določa, da lahko delodajalec v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca dnevno vpisuje naslednje podatke: - podatke o številu ur, - skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa, - opravljene ure v času nadurnega dela, - neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila, - neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila, - neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače, - število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem, oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako. Pooblaščenec pojasnjuje, da ima delodajalec na podlagi ZEPDSV pravico zbirati osebne podatke o delavcu, kot je podatek o številu dni letnega dopusta, o prihodu na delo in odhodu z dela, o delu prek polnega delovnega časa, o odsotnosti z dela (vrsta odsotnosti in razlog), itd.., saj lahko na podlagi teh podatkov pridobi podatek o izrabi delovnega časa, na podlagi katerega lahko nato tudi obračuna plačo posameznika. Pooblaščenec glede na vaše navedbe v dopisu sklepa, da te podatke delodajalec vodi ročno, saj se delavec ob prihodu na delo in odhodu z dela vpiše in podpiše v zvezek na hodniku (ki se nato, predvideva Pooblaščenec, posredujejo kadrovski službi). Obdelava osebnih podatkov je seveda lahko tudi ročna, vendar pa so navedeni ročno obdelani osebni podatki del zbirke osebnih podatkov oziroma so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, tj. evidenco o izrabi delovnega časa. Delodajalec, kot smo ugotovili na podlagi doslej navedenih določb, sme zbirati podatke o vaši prisotnosti, vendar pa jih mora ustrezno zavarovati, kot je podrobneje pojasnjeno v nadaljevanju. Prvi odstavek
- člena ZVOP-1 določa, da zavarovanje osebnih podatkov obsega organizacijske, tehnične in logično-tehnične postopke in ukrepe, s katerimi se varujejo osebni podatki, preprečuje slučajno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihova sprememba ali izguba ter nepooblaščena obdelava teh podatkov tako, da se:
- varujejo prostori, oprema in sistemsko programska oprema, vključno z vhodno-izhodnimi enotami;
- varuje aplikativna programska oprema, s katero se obdelujejo osebni podatki;
- preprečuje nepooblaščen dostop do osebnih podatkov pri njihovem prenosu, vključno s prenosom po telekomunikacijskih sredstvih in omrežjih;
- zagotavlja učinkovit način blokiranja, uničenja, izbrisa ali anonimiziranja osebnih podatkov;
- omogoča poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni osebni podatki vneseni v zbirko osebnih podatkov, uporabljeni ali drugače obdelani in kdo je to storil, in sicer za obdobje, ko je mogoče zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi nedopustnega posredovanja ali obdelave osebnih podatkov. V
- točki prvega odstavka
- člena ZVOP-1 je torej določeno načelo sledljivosti, ki določa, da mora biti sledljivost zagotovljena tudi za vnos osebnih podatkov v zbirko osebnih podatkov, uporabo osebnih podatkov ter druge vrste obdelave osebnih podatkov in ne zgolj za posredovanje. Načelo sledljivosti ima torej velik pomen pri odkrivanju nepooblaščenih vstopov v zbirke osebnih podatkov. Zagotavljanje sledljivosti vpogledov v zbirko osebnih podatkov je torej v pristojnosti upravljavca zbirke in način, na kakšen bo to načelo uresničeval, je odvisen od načina, na katerega bo vodil zbirko osebnih podatkov. V kolikor se zbirke osebnih podatkov vodijo elektronsko, je zagotavljanje sledljivosti dokaj preprosto, saj računalniški programi omogočajo, da se vsak vpogled v zbirko oziroma tudi v konkretne osebne podatke zabeleži na strežniku. Težave pa predstavlja zagotavljanje sledljivosti pri ročno vodenih zbirkah osebnih podatkov. Takšne zbirke je zato potrebno hraniti na primeren način (jih zaklepati v omare, posebne sobe, itd.) ter v pravilniku ali drugem ustreznem aktu, ki ga kot obveznega določa drugi odstavek
- člena ZVOP-1, točno določiti osebe, ki imajo pravico dostopa do osebnih podatkov. Upravljavci osebnih podatkov morajo v svojih internih aktih predpisati postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov ter določiti osebe, ki so odgovorne za določene zbirke osebnih podatkov, in osebe, ki lahko zaradi narave njihovega dela obdelujejo določene osebne podatke. Pooblaščenec predvideva, da se evidenca o izrabi delovnega časa vodi delno ročno in delno elektronsko. Glede na navedeno, da se delavci od vsakokratnem prihodu na delo in odhodu vpišejo v zvezek na hodniku, kjer zabeležijo svoje ime in priimek, uro prihoda in odhoda, je dolžnost delodajalca, da ustrezno zavaruje osebne podatke zaposlenih pred nepooblaščenim dostopom do njihovih osebnih podatkov. V obravnavanem primeru to pomeni, da mora delodajalec zagotoviti, da ni mogoča seznanitev z osebnimi podatki delavcev predvsem s strani zunanjih obiskovalcev, medtem ko so sodelavci lahko seznanjeni s prisotnostjo sodelavca le, v kolikor je to pomembno in potrebno zaradi organizacije samega delovnega procesa.. V upanju, da ste dobili odgovore na svoja vprašanja, vas lepo pozdravljamo. Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026