Rok hrambe sledljivosti obdelav + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 17.06.2021 Številka: 07120-1/2021/335 Kategorije:Posebne vrste, Rok hrambe OP, Zavarovanje osebnih podatkov, Zdravstveni osebni podatki --> Kategorije: Posebne vrste, Rok hrambe OP, Zavarovanje osebnih podatkov, Zdravstveni osebni podatki Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede roka hrambe sledljivosti obdelav. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP uvodoma poudarja, da v okviru mnenja ne more presojati ustreznosti določene rešitve z vidika skladnosti z obstoječimi predpisi. Presojo o ustreznosti lahko izvede le v okviru konkretnega inšpekcijskega postopka. IP splošno pojasnjuje, da je za zagotovitev ustreznih postopkov in ukrepov za varnost osebnih podatkov odgovoren vsak upravljavec posebej (v konkretnem primeru torej vaša organizacija). Gre za organizacijske in tehnične ukrepe, ki jih določata Splošna uredba o varstvu podatkov (
- člen) in ZVOP-1 (
- in
- člen). Splošna uredba o varstvu podatkov v
- členu določa, da ob upoštevanju najnovejšega tehnološkega razvoja in stroškov izvajanja ter narave, obsega, okoliščin in namenov obdelave, pa tudi tveganj za pravice in svoboščine posameznikov, ki se razlikujejo po verjetnosti in resnosti, upravljavec in obdelovalec z izvajanjem ustreznih tehničnih in organizacijskih ukrepov zagotovita ustrezno raven varnosti glede na tveganje, vključno med drugim z naslednjimi ukrepi, kot je ustrezno: psevdonimizacijo in šifriranjem osebnih podatkov; zmožnostjo zagotoviti stalno zaupnost, celovitost, dostopnost in odpornost sistemov in storitev za obdelavo; zmožnostjo pravočasno povrniti razpoložljivost in dostop do osebnih podatkov v primeru fizičnega ali tehničnega incidenta; postopkom rednega testiranja, ocenjevanja in vrednotenja učinkovitosti tehničnih in organizacijskih ukrepov za zagotavljanje varnosti obdelave. Drugi odstavek istega člena določa, da se pri določanju ustrezne ravni varnosti upoštevajo zlasti tveganja, ki jih pomeni obdelava, zlasti zaradi nenamernega ali nezakonitega uničenja, izgube, spremembe, nepooblaščenega razkritja ali dostopa do osebnih podatkov, ki so poslani, shranjeni ali kako drugače obdelani. Poleg navedenega ZVOP-1 v
- členu določa, da zavarovanje osebnih podatkov obsega organizacijske, tehnične in logično-tehnične postopke in ukrepe, s katerimi se varujejo osebni podatki, preprečuje slučajno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihova sprememba ali izguba ter nepooblaščena obdelava teh podatkov tako, da se: varujejo prostori, oprema in sistemsko programska oprema, vključno z vhodno-izhodnimi enotami; varuje aplikativna programska oprema, s katero se obdelujejo osebni podatki; preprečuje nepooblaščen dostop do osebnih podatkov pri njihovem prenosu, vključno s prenosom po telekomunikacijskih sredstvih in omrežjih; zagotavlja učinkovit način blokiranja, uničenja, izbrisa ali anonimiziranja osebnih podatkov; omogoča poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni osebni podatki vneseni v zbirko osebnih podatkov, uporabljeni ali drugače obdelani in kdo je to storil, in sicer za obdobje, ko je mogoče zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi nedopustnega posredovanja ali obdelave osebnih podatkov. ZVOP-1 v 5 točki prvega odstavka
- člena torej izrecno določa, da mora biti zagotovljena sledljivost pri obdelavi osebnih podatkov. Ta zahteva je še posebej nujna, če gre za obdelavo posebnih vrst osebnih podatkov, kamor sodijo tudi podatki o zdravstvenem stanju posameznikov. Ista določba določa tudi, da mora biti sledljivost zagotovljena za obdobje, ko je mogoče zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi nedopustnega posredovanja ali obdelave osebnih podatkov. Glede roka hrambe sledljivosti osebnih podatkov (revizijske sledi) IP tako pojasnjuje, da je v zvezi z njegovo določitvijo treba upoštevati določbe Obligacijskega zakonika (OZ; Uradni list RS, št. 97/07 - UPB, 64/16 – odl. US, 20/18 – OROZ631; v nadaljevanju: OZ), ki v
- členu določa splošni zastaralni rok za uveljavljanje terjatev - pet let. Ta rok v skladu z določbo prvega odstavka
- člena OZ začne teči prvi dan po dnevu, ko je upnik imel pravico terjati izpolnitev obveznosti, če za posamezne primere ni z zakonom določeno kaj drugega. Rok v konkretnem primeru torej začne teči prvi dan po storjeni nedopustni obdelavi osebnih podatkov. IP ob tem nadalje pojasnjuje, da je v primeru, da je bilo s takšno nedopustno obdelavo storjeno tudi kaznivo dejanje, pri določitvi zastaralnega roka treba upoštevati določbe
- člena OZ, kjer je v prvem odstavku določeno, da če je bila škoda povzročena s kaznivim dejanjem, za kazenski pregon pa je predpisan daljši zastaralni rok, odškodninski zahtevek proti odgovorni osebi zastara, ko izteče čas, ki je določen za zastaranje kazenskega pregona. V tem primeru torej velja rok, predpisan za zastaranje kazenskega pregona. Ta rok določa
- člen Kazenskega zakonika (Uradni list RS, št. 50/12 - UPB, 6/16 - popr., 54/15, 38/16, 27/17, 23/20, 91/20; v nadaljevanju: KZ-1) in je odvisen od dolžine zagrožene kazni zapora. Za najpogostejši obliki kaznivega dejanja zlorabe osebnih podatkov po prvem in drugem odstavku
- člena KZ-1 je zagrožena denarna kazen ali zapor do enega leta, tako da kazenski pregon v skladu s
- točko
- odstavka
- člena KZ-1 zastara po poteku šestih let od storitve kaznivega dejanja. Za kvalificirane oblike omenjenega kaznivega dejanja ter za nekatera druga kazniva dejanja je to obdobje ustrezno daljše (npr. kazenski pregon za kaznivo dejanje goljufije zastara po 10 letih). Na podlagi navedenega IP splošno ocenjuje, da je glede večine obdelav osebnih podatkov sprejemljivo revizijsko sled obdelave osebnih podatkov po
- točki prvega odstavka
- člena hraniti za obdobje šestih let od dne, ko se je zadevna obdelava osebnih podatkov tudi zgodila. Upoštevaje določeno sektorsko zakonodajo pa je lahko ta rok tudi ustrezno daljši. Ob tem IP posebej poudarja, da je treba ločiti med hrambo logov in pa hrambo samih osebnih podatkov v zbirki, na obdelavo katerih se ti logi nanašajo. Roki hrambe samih osebnih podatkov v zbirki so predpisani z zakonodajo glede na pravno podlago in namene njihove obdelave. V praksi to včasih lahko pomeni tudi, da je rok hrambe samih osebnih podatkov v zbirki lahko že potekel in torej ni več potrebe oziroma podlage za njihovo hrambo, medtem ko lahko rok hrambe logov obdelav teh osebnih podatkov še teče in mora upravljavec še vedno zagotavljati hrambo teh logov. Dodatne informacije v zvezi z zavarovanjem osebnih podatkov so na voljo v smernicah IP, ki so dostopne na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_o_zavarovanju_OP.pdf Usmeritve in napotila omenjenih smernic so zelo koristne tako pri razvoju in nastavitvah kot tudi pri uporabi posameznih rešitev, ki so povezane z obdelavo osebnih podatkov. IP sklepno še opozarja, da mora upravljavec v vsakem primeru z vso skrbnostjo paziti, da se obdelava osebnih podatkov omeji na namene obdelave, hkrati pa mora glede na razpoložljive vire, tveganja, obseg in naravo podatkov skrbeti za ustrezno zavarovanje teh podatkov, kar vključuje tudi zagotavljanje sledljivosti pri obdelavi osebnih podatkov in tudi občasno preverjanje, ali se osebni podatki obdelujejo zakonito. S spoštovanjem. Pripravil: Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026