Seznanitev zaposlenih z računom in davčno številko - IPRS

Seznanitev zaposlenih z računom in davčno številko + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 03.01.2023 Številka: 07121-1/2022/1458 Kategorije: --> Kategorije: EMŠO in davčna, Pravne podlage, Varnost osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da sta z ženo sklenila pogodbo o izdelavi hiše na ključ. Opazili ste, da je podjetje, tako na račun, kot na avansni račun zapisalo vašo davčno številko. Pri pošiljanju dokumentacije so v vednost dodali vse svoje zaposlene. Sprašujete, če to lahko storijo, saj veste, da so vaši podatki zavarovani skladno z GDPR. *** Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo in 177/20, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Upravljavec sam določi, katere osebe lahko zaradi opravljanja svojih delovnih nalog, obdelujejo določene osebne podatke (npr. kupcev). Davčno številko kupca izdelkov oz. naročnika storitev mora upravljavec navesti, kadar je tako določeno z zakonodajo. Če dejansko gre za primer, ko je npr. skladno z določbami Zakona o davku na dodano vrednost upravljavec dolžan navesti vašo davčno številko, gre za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Upravljavec mora določiti tudi ustrezne ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov in pri tem upoštevati konkretne okoliščine, predvsem konkretna tveganja z zvezi z obdelavo osebnih podatkov O b r a z l o ž i t e v: Pri tem IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Pojasnjujemo, da mora za zakonito obdelavo osebnih podatkov obstajati pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe, npr.: (

1. a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; (
2. b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (
3. c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (
4. d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (
5. e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (
6. f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Ob tem opozarjamo, da se točka (
7. f)ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. Prvi odstavek 35. člena Zakona o davčnem postopku (Uradni list RS, št. 13/11 – uradno prečiščeno besedilo, 32/12, 94/12, 101/13 – ZDavNepr, 111/13, 22/14 – odl. US, 25/14 – ZFU, 40/14 – ZIN-B, 90/14, 91/15, 63/16, 69/17, 13/18 – ZJF-H, 36/19, 66/19, 145/20 – odl. US, 203/20 – ZIUPOPDVE, 39/22 – ZFU-A, 52/22 – odl. US in 87/22 – odl. US, ZDavP-2) določa, da mora izdajatelj na knjigovodskih listinah, ki se izstavijo kupcem blaga oziroma naročnikom storitev in drugim osebam, navesti svojo davčno številko. Davčno številko kupca izdelkov oziroma naročnika storitev pa mora navesti, če je tako določeno z zakonom o obdavčenju ali drugim zakonom. Avansni račun oz. račun za predplačilo prodajalec izda v primeru, ko kupec plača predujem. Določba 81. člena Zakona o davku na dodano vrednost (Uradni list RS, št. 13/11 – uradno prečiščeno besedilo, 18/11, 78/11, 38/12, 83/12, 86/14, 90/15, 77/18, 59/19, 72/19, 196/21 – ZDOsk, 3/22 in 29/22 – ZUOPDCE, ZDDV-1) ne določa obveznosti izdaje računa za predplačilo končnem potrošniku, temveč davčnemu zavezancu, oz. pravni osebi, ki ni davčni zavezanec. Obvezni podatki na računu so v tem primeru navedeni v 82. in 83. členu ZDDV-1. Med obveznimi podatki na računu se med drugim skladno s 4. točko prvega odstavka 82. člena ZDDV-1 navede identifikacijsko številko za DDV kupca oziroma naročnika, pod katero je kupec ali naročnik prejel dobavo blaga ali storitev, za katero je dolžan plačati DDV, ali je prejel dobavo blaga v skladu s 46. členom tega zakona. Identifikacijska številka kupca za DDV je skladno z drugim odstavkom 79. člena ZDDV-1 davčna številka s predpono SI. Drugi odstavek 81. člena ZDDV-1 določa, da mora davčni zavezanec izdati račun tudi za druge dobave blaga in storitev, ki jih je opravil na ozemlju Slovenije. V tem primeru izda poenostavljen račun, ki je določen v 83. členu ZDDV-1. Po razumevanju IP se torej končnemu potrošniku izda (poenostavljen) račun ob dobavi blaga oz. storitev, ki skladno z drugim odstavkom 83. člena ZDDV-1 vsebuje: datum izdaje računa, zaporedno številko, ki omogoča identifikacijo računa, ime in naslov davčnega zavezanca in identifikacijsko številko za DDV, pod katero je opravil dobavo blaga ali storitev, količino in vrsto dobavljenega blaga oziroma obseg in vrsto opravljenih storitev, znesek DDV, ki se plača, ali informacije, ki so potrebne za njegov izračun ter jasno in nedvoumno navedbo o prvotnem računu in konkretnih podrobnosti, ki so spremenjene, če je račun dokument iz devetega odstavka 81. člena tega zakona. Davčna številka kupca v okviru poenostavljenega računa torej ni izrecno predvidena. Če gre v vašem primeru dejansko za situacijo, ko je skladno z določbami ZDDV-1 upravljavec dolžan navesti vašo davčno številko, gre za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Predlagamo vam, da se za nadaljnjo razlago določb ZDDV-1 glede na vašo konkretno situacijo obrnete na Ministrstvo za finance. 25. člen ZVOP-1 določa, da so upravljavci osebnih podatkov in pogodbeni obdelovalci dolžni zagotoviti zavarovanje osebnih podatkov na način iz 24. člena tega zakona. Upravljavci osebnih podatkov v svojih aktih predpišejo postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov ter določijo osebe, ki so odgovorne za določene zbirke osebnih podatkov, in osebe, ki lahko zaradi narave njihovega dela obdelujejo določene osebne podatke. Skladno z navedeno določbo upravljavec torej sam določi, katere osebe lahko zaradi opravljanja svojih delovnih nalog, obdelujejo določene osebne podatke (npr. kupcev itd.). IP se na podlagi prejetih podatkov in v nezavezujočem mnenju vnaprej do tega vprašanja ne more in ne sme opredeliti. Prav tako pojasnjujemo, da mora upravljavec sprejeti določene tehnične in organizacijske ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov, pri čemer upošteva konkretne okoliščine, predvsem konkretna tveganja z zvezi z obdelavo osebnih podatkov. Osebne podatke mora npr. varovati pred nepooblaščenim dostopom tretjih oseb, vendar IP v okviru nezavezujočega mnenja vaše konkretne situacije žal ne more komentirati. O primernosti ukrepov za zavarovanje osebnih podatkov bi lahko odločal zgolj v inšpekcijskem postopku. Več informacij o zavarovanju osebnih podatkov lahko preberete na povezavi: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/obveznosti-upravljavcev/zavarovanje-oz-varnost-osebnih-podatkov. Odgovore na morebitna druga vprašanja lahko poiščete tudi v neobvezujočih mnenjih IP, ki so dosegljiva s pomočjo iskalnika na: www.ip-rs.si/vop. V upanju, da ste prejeli odgovor na vaše vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
8. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026