Seznanjanje delodajalca s članstvom v sindikatu in s plačami zaposlenih - IPRS

Seznanjanje delodajalca s članstvom v sindikatu in s plačami zaposlenih + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 22.02.2007 Številka: 0712-171/2007/2 Kategorije:Delovna razmerja, Sindikati --> Kategorije: Delovna razmerja, Sindikati Spoštovani,Prejeli smo vaš dopis z dne 07.02.
3. Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
4. tč.
5. odst.
6. čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1,) ter
7. čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05 v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Spraševali ste nas:1.) Ali lahko delodajalec - ravnatelj osnovne šole, ki je tudi soustanovitelj računovodskega servisa in ima z njim pogodbo za opravljanje vseh računovodskih storitev, kar zajema tudi obračun sindikalne članarine, brez predhodne privolitve posameznega člana sindikata, v pogodbo z računovodskim servisom zapiše kakšno določilo, da ima pravico vpogleda v obračun? Obračun sindikalne članarine se namreč zagotavlja na podlagi
8. čl. KP za negospodarstvo, ki določa, da delodajalec omogoča obračun, ne pa da ima delodajalec tudi vpogled v sam obračun, za kar v konkretnem primeru nihče od delavcev ni dal pisnega soglasja.2.) Ravnatelj naj bi na svojo željo v lanskem letu od računovodstva osnovne šole in drugih šol dobil izpis podatkov o plačah delavcev (dejansko plačilno listo, vendar z drugačnim naslovom) z vsemi podatki, tudi individualnimi odtegljaji kot je npr. kredit, torej bruto in neto izplačilo na TRR delavcev. To naj bi bilo pogojeno z razlogom, da so v začetku lanskega leta ravnatelji zaradi spremembe zakonodaje začasno ostali brez »uspešnosti« in so se iz tega naslova zaradi znižanja plače nekateri precej približali plači učitelja. Tako so želeli videti, kolikšna je sploh še razlika. Takšen izpis pa je težko dokazati. Vsi dopuščeni javni podatki so namreč razvidni že iz izpisa programa ŠKIS, ki ga uporabljajo vse šole in ga podpiše ravnatelj. Delodajalec, ki po zakonu določi plačo, je tako seznanjen s posameznim in skupnim koeficient bruto plače in lahko preveri, če je obračun pravilen. Bruto plača se lahko primerja, vsekakor pa ne neto plača, na katero vplivajo osebne in individualne okoliščine, kot npr. davčne olajšave zaradi št. vzdrževanih članov. Ad
9. Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: Pooblaščenec) uvodoma pojasnjuje, da so podatki o članstvu v sindikatu v skladu z
10. tč.
11. čl. ZVOP-1, ki določa, da so občutljivi osebni podatki o rasnem, narodnem, ali narodnostnem poreklu, političnem, verskem ali filozofskem prepričanju, članstvu v sindikatu, zdravstvenem stanju, spolnem življenju, vpisu ali izbrisu v ali iz kazenske evidence ali evidenc, ki se vodijo na podlagi zakona, ki ureja prekrške, obravnavani kot občutljivi osebni podatki. Takšne podatke ZVOP-1 jasno ločuje od ostalih osebnih podatkov in jim zato priznava tudi poseben, strožji režim varstva.Tako
12. čl. ZVOP-1 posebej določa, da se lahko občutljivi osebni podatki, kamor sodi tudi podatek o članstvu v sindikatu, obdelujejo le:
13. če je posameznik zato podal izrecno osebno privolitev, ki je praviloma pisna, v javnem sektorju pa tudi določena z zakonom;
14. če je obdelava potrebna zaradi izpolnjevanja obveznosti in posebnih pravic upravljavca osebnih podatkov na področju zaposlovanja v skladu z zakonom, ki določa tudi ustrezna jamstva pravic posameznika;
15. če je obdelava nujno potrebna za varovanje življenja ali telesa posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo, ali druge osebe, kadar posameznik, na katerega se podatki nanašajo, fizično ali poslovno ni sposoben dati svoje privolitve iz prve točke tega člena;
16. če jih za namene zakonitih dejavnosti obdelujejo ustanove, združenja, društva, verske skupnosti, sindikati ali druge nepridobitne organizacije s političnim, filozofskim, verskim ali sindikalnim ciljem, vendar le, če se obdelava nanaša na njihove člane ali posameznike, ki so v zvezi s temi cilji z njimi v rednem stiku, ter če se ti podatki ne posredujejo drugim posameznikom ali osebam javnega in zasebnega sektorja brez pisne privolitve posameznika, na katerega se nanašajo;
17. če je posameznik, na katerega se nanašajo občutljivi osebni podatki, te javno objavil brez očitnega ali izrecnega namena, da omeji namen njihove uporabe;
18. če jih za namene zdravstvenega varstva prebivalstva in posameznikov ter vodenja ali opravljanja zdravstvenih služb obdelujejo zdravstveni delavci in zdravstveni sodelavci v skladu z zakonom;
19. če je to potrebno zaradi uveljavljanja ali nasprotovanja pravnemu zahtevku;
20. če tako določa drug zakon zaradi izvrševanja javnega interesa.Posamezna opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, kamor sodi tudi obračun sindikalne članarine, pa lahko upravljavec, v konkretnem primeru osnovna šola, v skladu s
21. odst.
22. čl. ZVOP-1 s pogodbo zaupa pogodbenemu obdelovalcu, ki je registriran za opravljanje takšne dejavnosti in zagotavlja ustrezne postopke in ukrepe iz
23. čl. tega zakona. Takšen pogodbeni obdelovalec pa je glede na
24. tč.
25. odst.
26. čl. ZVOP fizična ali pravna oseba, ki obdeluje osebne podatke v imenu in za račun upravljavca osebnih podatkov (v tem primeru računovodski servis).V praksi lahko delavec plačuje sindikalno članarino na dva načina, in sicer tako, da jo plačuje sindikatu neposredno sam, ali pa da tehnično izvedbo obračuna in plačevanja sindikalne članarine na zahtevo sindikata in v skladu z aktom sindikata, skladno s
27. odst.
28. čl. Zakona o delovnih razmerjih (Ur. l. RS, št. 42/02, v nadaljevanju: ZDR) zagotavlja delodajalec. V slednjem primeru gre za izrecno privolitev delavca sindikatu v smislu
29. tč.
30. čl. ZVOP-1, medtem ko razmerje sindikata in delodajalca ali njegovega računovodskega servisa (to je takrat, ko delodajalec sam nima računovodskih storitev) oziroma računovodske službe delodajalca (torej, kadar ima delodajalec organizirano računovodsko službo sam) pomeni pogodbeno obdelavo, urejeno v
31. čl. ZVOP-1.Zato je v primeru, ko ima osnovna šola z računovodskim servisom sklenjeno pogodbo za opravljanje vseh računovodskih storitev, potrebno ločiti dve različni pogodbeni obdelavi osebnih podatkov v smislu
32. odst.
33. čl. ZVOP-
34. Prva je tista, na podlagi katere opravlja računovodski servis računovodske storitve v imenu in za račun osnovne šole, drugo pa predstavljata obračun in plačevanje sindikalne članarine v imenu in za račun sindikata, ki ima z računovodskim servisom lahko sam sklenjeno pogodbo v smislu
35. čl. ZVOP-
36. V slednjem primeru torej računovodski servis sindikalno članarino obračunava v imenu in za račun sindikata, ki zato računovodskemu servisu sam posreduje tudi potrebne osebne podatke. Napisano izhaja tudi iz pete alineje
37. odst.
38. čl. Kolektivne pogodbe za negospodarske dejavnosti v Republiki Sloveniji (Ur. l. RS, št. 18/91 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju KPND), skladno s katero je tehnična izvedba obračuna in plačevanje članarine sindikatom za člane sindikata zagotovljena le za delo sindikatov, torej za noben drug namen ali potrebe npr. delodajalca. Podrobnejša (zgolj) tehnična izvedba napisanega, pa je v skladu z določilom
39. odst.
40. čl. ZDR prepuščena aktu sindikata, ki mora podrobneje določiti zgolj tehnične vidike v zvezi s samim načinom obračuna in plačevanjem sindikalne članarine.Izhajajoč iz napisanega, Pooblaščenec meni, da delodajalec – kot odgovorna oseba delodajalca ravnatelj osnovne šole, ki ima sklenjeno pogodbo z računovodskim servisom, v pogodbo z računovodskim servisom sicer lahko zapiše določilo, da ima pravico do vpogleda v obračun, vendar pa ta določba za samo dopustnost vpogledovanja sploh ni nujna. Ravnatelju kot predstojniku oziroma zakonitemu zastopniku osnovne šole, namreč ta pravica izhaja že iz narave njegovega dela, saj je odgovoren za zakonitost in pravilnost poslovanja, kot tudi za ekonomičnost in namensko porabo sredstev. Pooblaščenec poudarja, da predstojnik nosi vso odgovornost do obdelave tako pridobljenih podatkov in da se mora zavedati, da jih lahko uporablja oz. vanj vpogleduje samo iz legitimnih namenov. Uporaba za kakršnekoli druge namene, izven legitimnih, lahko pomeni prekomerno obdelavo osebnih podatkov, ki jo sankcionira Informacijski pooblaščenec. Sindikat mora tudi v primeru notranjega računovodstva pri delodajalcu z njim skleniti pogodbo o pogodbeni obdelavi osebnih podatkov in tam doreči, kdo s strani delodajalca je poleg samega ravnatelja kot predstojnika organa, še upravičen videti te občutljive osebne podatke. Če ima delodajalec zunanji računovodski servis, pa lahko pogodbo o pogodbeni obdelavi sklene tudi sindikat direktno z istim računovodskim servisom kar sam. Računovodski servis mora v takem primeru spoštovati vsa načela varstva osebnih podatkov in obdelovati osebne podatke (plačevanje sindikalne članarine) zgolj v imenu in za račun sindikata, ter torej tako pridobljenih podatkov nima pravice dajati nikomur.Če torej sindikat izkoristi možnost plačevanja članarin preko delodajalca, se mora zavedati, da bo tako dejstvo članstva v sindikatu znano še komu pri delodajalcu samem. Če želi popolno zaščito teh osebnih podatkov pred razkritjem delodajalcu, bo pač moral izbrati neposredno plačevanje članarin direktno s strani delavcev na račun sindikata. Ad
41. ZVOP-1 v
42. odst.
43. čl. določa, da se lahko osebni podatki v javnem sektorju, kamor glede na določilo
44. tč.
45. čl. ZVOP-1 sodijo tudi osnovne šole, obdelujejo le, če tako določa zakon, ki lahko tudi določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Področni zakon v smislu
46. odst.
47. čl. ZVOP-1 predstavlja v konkretnem primeru Zakon o delovnih razmerjih (Ur. l. RS, št. 42/02, v nadaljevanju: ZDR), ki v
48. odst.
49. čl. določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. V vašem pismu pa se naslanjate na Zakon o sistemu plač v javnem sektorju (Ur. l. RS, št. 110/06, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju: ZSPJS-UPB6), ki v
50. odst.
51. čl. za plače v javnem sektorju še konkretno določa, da so javne, pri čemer so javnosti dostopni podatki o delovnem mestu, nazivu ali funkciji, o osnovnih plačah, o dodatkih ter delu plače za delovno uspešnost, razen dodatka za delovno dobo. V
52. odst. istega člena pa je še določeno, da so javnosti po postopku, ki ga ureja Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 24/03), dostopni individualni podatki o znesku celotne bruto plače vsakega javnega uslužbenca in vsakega funkcionarja brez zmanjšanja za morebitne odbitke iz naslova izvršbe, kreditov ali drugih osebnih obveznosti.Upoštevajoč navedeno Pooblaščenec meni, da lahko ravnatelj pridobi celotne izpise podatkov o plačah delavcev, saj jih v smislu
53. odst.
54. čl. ZDR potrebuje zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Kljub navedeni pravni podlagi, pa lahko ravnatelj iz istega razloga, kot je naveden že v točki 1 tega mnenja, že izhajajoč iz narave svojega dela, vpogleduje v celotne plačilne liste, saj je dolžan preverjati pravilnost celotnega izplačila vsakemu od delavcev.Ravnatelj je namreč poleg pedagoškega vodje tudi poslovodni organ osnovne šole, zato ima že po naravi stvari pravico in dolžnost do vpogleda tudi v tiste podatke v zvezi s plačami zaposlenih, ki so potrebni za zakonito in uspešno poslovanje osnovne šole, za katero je odgovoren. To pomeni, da ravnatelj lahko vpogleda v izpisek plač z vsemi podatki, tudi individualnimi odtegljaji, vendar le za zaposlene na njegovi, ne pa tudi na drugih šolah. Ravnatelj torej sme ne glede na
55. čl. ZSPJS-UPB6 vpogledati v vse podatke v zvezi s plačo zaposlenih na osnovni šoli, katere predstojnik je, če in kadar je to potrebno v smislu
56. odst.
57. čl. ZDR, oziroma poslovodenja šole – ne nazadnje je ključen prav namen vpogledovanja oziroma kakršnegakoli obdelovanja osebnih podatkov. To torej velja tudi za vse individualne odtegljaje zaradi osebnih obveznosti zaposlenega (npr. kredit, sindikalna članarina, izvršba - kreditno polo podpiše delodajalec – ravnatelj, o izvršitvi izvršbe sodišče obvesti delodajalca - ravnatelja). Ravnatelj torej v vseh teh segmentih odgovarja za delo zaposlenih v računovodstvu. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026