Snemanje telefonskih pogovorov zaposlenih in reproduciranje ter hranjenje posnetkov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 17.11.2006 Številka: 0712-322/2006/3 Kategorije:Delovna razmerja, Telekomunikacije in pošta --> Kategorije: Delovna razmerja, Telekomunikacije in pošta Spoštovani,prejeli smo vaše elektronsko sporočilo, v katerem ste zapisali, da se v vaši družbi snemajo pogovori med zaposlenimi in so ti o snemanju posredno obveščeni. Sprašujete nas, - kdaj se lahko posneti pogovori reproducirajo; - kdo lahko odredi reprodukcijo; - koliko časa se morajo ali smejo posneti pogovori hraniti. Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje.Osnovni pojmi ZVOP-1 Osebni podatek je v skladu s 1. tč. 6. člena ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen.Posameznik je v skladu z 2. tč. 6. člena ZVOP-1 določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. Fizična oseba je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa.Obdelava osebnih podatkov v skladu s 3. tč. 6. člena ZVOP-1 pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje; obdelava je lahko ročna ali avtomatizirana (sredstva obdelave).ZVOP-1 v 10. členu določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju (kar _________ v skladu s 23. tč. 6. člena nedvomno
- je)lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je obdelava določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Obdelava osebnih podatkov je v skladu z 2. odst. 10. člena ZVOP-1 dopustna tudi v primeru, ko je posameznik z zasebnim sektorjem sklenil pogodbo ali pa je z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe.Načelo sorazmernosti je določeno v 3. členu ZVOP-1 in določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni, glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo.Snemanje telefonskih pogovorov Pooblaščenec razume kot zbiranje osebnih podatkov tistih, ki so posneti, na način, s katerim nastane zbirka osebnih podatkov. Peta točka 6. člena ZVOP-1 namreč določa, da je zbirka osebnih podatkov vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi. Nadalje določa, da je strukturiran niz podatkov tisti niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika.Poenostavljeno in ob apliciranju te določbe ZVOP-1 na primer snemanja, to pomeni, da sta na primer ime in priimek (ali telefonska številka, ki pripada delavcu) ob navedbi mesta zaposlitve posameznika in / ali glasu posameznika že zbirka osebnih podatkov, ker omogoča identifikacijo posameznika.Za natančno pojasnitev odgovora na vaše vprašanje in njegovo umestitev v obstoječ pravni red, je potrebno najprej osvetliti nekaj splošnih pojmov in vprašanj, ki se s tem v zvezi pojavljajo in so razvidni tudi iz vašega vprašanja.Zakon o elektronskih komunikacijah (Uradni list RS, št. 43/2004, 86/2004, v nadaljevanju ZEKom) v določbi 103. člena uzakonja zaupnost komunikacij in v šestem odstavku izpostavljenega člena določa, da lahko naročnik ali uporabnik komunikacijo snema, vendar mora pošiljatelja oziroma prejemnika komunikacije o tem obvestiti ali pa delovanje snemalne naprave prilagoditi tako, da je o njenem delovanju pošiljatelj oziroma prejemnik komunikacije obveščen (npr. avtomatski odzivniki). Ob upoštevanju izpostavljene določbe in njenem prenosu v določila ZVOP-1 je z uporabo logične razlage podlago za snemanje mogoče poiskati prav v dejstvu, da je klicatelj o tem, da se njegov pogovor snema, obveščen takoj ob vzpostavitvi povezave. Ker torej 10. člen ZVOP-1 določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če posameznik za obdelavo osebnih podatkov poda svojo osebno privolitev, to pomeni, da obstaja pravna podlaga za samo snemanje, če so posamezniki o tem obveščeni. Kot navajate, so zaposleni o tem »posredno« obveščeni. Ker niste napisali, kaj to pomeni, Pooblaščenec opozarja na previdnost takšnega snemanja, predvsem ob upoštevanju 19. člena ZVOP-1, ki v 1. odst. določa, da mora upravljavec osebnih podatkov ali njegov zastopnik, če se osebni podatki zbirajo neposredno od posameznika, na katerega se nanašajo, posamezniku sporočiti … namen obdelave osebnih podatkov. Če torej posameznik ni nedvoumno obveščen o snemanju, bi se lahko izkazalo, da upravljavec osebnih podatkov (v konkretnem primeru torej tisti, ki snema) krši tako določila 18. člen ZVOP-1, kakor tudi določila 103. člena ZEKom. Tudi reprodukcija posnetkov v skladu s 3. tč. 6. člena pomeni obdelavo osebnih podatkov in jo je kot takšno potrebno presojati z vidika 10. člena ZVOP-1. Reprodukcija v konkretnem primeru torej ni možna, če je zaposleni podal osebno privolitev zgolj za snemanje, ne pa tudi za reprodukcijo. Če torej takšne privolitve posameznika ne posedujete, to pomeni, da bi lahko posnetke reproducirali zgolj, če bi vam reproduciranje določal zakon (samo zakon, ne pa npr. uredba).V skladu s prejšnjim odstavkom (v primeru, če poseben zakon ne določa drugače) tudi reprodukcijo lahko odobri le posameznik, katerega glas je posnet, oziroma tista oseba, ki za takšno postopanje poseduje osebno privolitev posnetega posameznika.Ne glede na zapisano pa Pooblaščenec opozarja tudi na določbo 46. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/02, v nadaljevanju ZDR), ki določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. (1. odstavek 46. člena ZDR).Kot torej izhaja iz navedenega 46. člena ZDR, bi samo snemanje brez privolitve lahko pomenilo kršitev ZDR in, posledično, ZVOP-1, saj mora delodajalec v tem primeru upoštevati navedeno določilo ZDR. Z vidika ZVOP-1 takšno določilo torej pomeni, da bi delodajalec lahko snemal telefonske pogovore zgolj, če bi posedoval osebno privolitev zaposlenih. Če pa so bili delavci samo obveščeni o snemanju, to v morebitnem postopku izvajanja določil ZDR in / ali ZVOP-1 morda ne bi zdržalo pravne presoje. Potrebno je namreč upoštevati, da ima delavec tudi na delovnem mestu pravico do zasebnosti, na kar je opozorilo že Evropsko sodišče za človekove pravice v primeru Halford v. Velika Britanija, pa tudi slovenska ustavnopravna teorija – glej Komentar Ustave Republike Slovenije, ur. Šturm, Fakulteta za podiplomske državne in evropske študije, Ljubljana 2002, str. 395, v nadaljevanju Komentar Ustave. Pooblaščenec pa povsem na koncu opozarja še na določbe 21. člena ZVOP-1, ki določajo rok hrambe osebnih podatkov. Omenjeni člen namreč določa, da se osebni podatki lahko hranijo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Povedano pomeni, da je potrebno pridobljene osebne podatke po preteku razlogov oz. postopkov, zaradi katerih je snemanje potekalo, izbrisati, uničiti, blokirati ali anonimizirati, če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače.Izjemo od navedenega lahko predstavlja 7. odst. 103. člena ZEKom, ki določa, da je ne glede na določbe petega odstavka tega člena dovoljeno tudi snemanje komunikacij in z njimi povezanih podatkov o prometu v okviru zakonite poslovne prakse z namenom, da se zagotovi dokaz o tržni transakciji ali katerikoli drugi poslovni komunikaciji, ali v okviru organizacij, ki sprejemajo klice v sili, zaradi njihove registracije, identifikacije in reševanja.Pooblaščenec pa posebej opozarja, da je potrebno izjemo iz prejšnjega odstavka zaradi načela sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1 tolmačiti ozko in v prid zasebnosti zaposlenih. Zato priporočamo, da delodajalec pred vsakim uvajanjem snemanja telefonskih pogovorov (ali drugih komunikacij) temeljito pretehta, ali izpolnjuje vse zakonske pogoje, predvsem pa pred uvedbo snemanja o tem kar se da obširno obvesti zaposlene.Za več informacij s področja varstva osebnih podatkov vas vabimo, da obiščete spletno stran Informacijskega pooblaščenca www.ip-rs.si. S spoštovanjem,Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026