Snemenje telefonskih pogovorov, prometni podatki pri elektronski pošti - IPRS

Snemenje telefonskih pogovorov, prometni podatki pri elektronski pošti + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 30.11.2006 Številka: 0712-362/2006/2 Kategorije:Elektronska pošta, Telekomunikacije in pošta --> Kategorije: Telekomunikacije in pošta, Elektronska pošta Spoštovani,prejeli smo vaš dopis z dne 15.11.2006.Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
3. tč.
4. odst.
5. čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
6. čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Spraševali ste nas:1) Na kakšen način je (preko avtomatskega odzivnika) klicatelja potrebno obvestiti, da zasebna firma snema pogovor? 2) Ali se arhiv posredovane in prejete elektronske pošte, ki jo izmenjajo zaposleni v službene in zasebne namene in se shranjuje na istem mestu, šteje za zbirko osebnih podatkov, kljub temu, da se v ta arhiv trenutno ne posega in se ne pregleduje?Ad.
7. Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) uvodoma pojasnjuje, da se snemanje preko telefonskega odzivnika razume kot zbiranje osebnih podatkov tistih, ki prijavo oz. mnenje podajajo, na način, s katerim nastane zbirka osebnih podatkov.
8. tč.
9. čl. ZVOP-1 namreč določa, da je zbirka osebnih podatkov vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi. Nadalje določa, da je strukturiran niz podatkov tisti niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. V konkretnem primeru to pomeni, da je na primer ime in priimek ter naslov, ki bi ga v odzivnik povedal posameznik ali če bi se ob pozivu izpisala tudi telefonska številka klicatelja, že zbirka osebnih podatkov, ker omogoča identifikacijo posameznika.Pri tem je potrebno izpostaviti
10. odst.
11. čl. ZVOP-1, ki določa, da se lahko osebni podatki v zasebnem sektorju obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih podatkov podana osebna privolitev posameznika. V skladu z
12. odst.
13. čl. ZVOP-1 pa mora biti namen obdelave osebnih podatkov določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.Področni zakon v smislu
14. odst.
15. čl. in
16. odst.
17. čl. ZVOP-1 je Zakon o elektronskih komunikacijah (Uradni list RS, št. 43/2004, 86/2004, v nadaljevanju ZEKom), ki kot specialni zakon ureja navedeno področje na točno določen način, ki naj bi veljal v vseh primerih in zato glede na
18. odst.
19. čl. ZVOP-1 omejuje avtonomijo strank. ZEkom v
20. odst.
21. čl. določa, da lahko naročnik ali uporabnik komunikacijo snema, vendar mora pošiljatelja oziroma prejemnika komunikacije o tem obvestiti ali pa delovanje snemalne naprave prilagoditi tako, da je o njenem delovanju pošiljatelj oziroma prejemnik komunikacije obveščen (npr. avtomatski odzivniki). Upoštevajoč navedeno in določila
22. odst.
23. čl. ZVOP-1, je z uporabo logične razlage podlago za vzpostavitev avtomatskega telefonskega odzivnika, s katerim želite snemati klicatelje, mogoče poiskati prav v dejstvu, da je klicatelj o tem, da se njegov pogovor snema, obveščen takoj ob vzpostavitvi povezave in je ob tem tudi seznanjen z namenom obdelave (torej za kakšne potrebe se pogovor snema oz. bo posnetek uporabljen). Pooblaščenec s tem v zvezi zgolj v pojasnitev opozarja tudi na nedoločljivost identitete, ki se odraža ob vsakem telefonskem razgovoru. Telefonski priključek namreč lahko uporablja več ljudi, ne samo naročnik, zato pri tem obstaja možnost zlorabe. Tudi sicer pa navkljub ustni predstavitvi klicatelja, nihče ne more z gotovostjo potrditi, da je oseba na drugi strani slušalke dejansko tista, ki se je kot taka tudi predstavila. Povsem na koncu pa Pooblaščenec še opozarja na rok hrambe osebnih podatkov, o katerem je več napisano v naslednji točki obrazložitve.Ad.
24. Pooblaščenec pojasnjuje, da predstavlja arhiviranje (tudi vsebine, kot to izhaja iz vprašanja) elektronske pošte, ki jo izmenjajo zaposleni v službene in zasebne namene, poseg v zasebnost v smislu
25. čl. Ustave RS (Uradni list RS, št. 33/91 s spremembami, v nadaljevanju Ustava RS), ki zagotavlja tajnost pisem in drugih občil in v katero se lahko poseže samo, če zakon predpiše, da se na podlagi odločbe sodišča za določen čas ne upošteva varstva tajnosti pisem in drugih občil in nedotakljivost človekove zasebnosti, če je to nujno za uvedbo ali potek kazenskega postopka ali za varnost države. Pri tem velja poudariti, da ZVOP-1 ne pokriva celotnega dometa
26. čl. Ustave RS, pač pa zgolj tisti del obdelave osebnih podatkov, ki se nanaša na zbirke osebnih podatkov. Napisano pomeni, da ZVOP-1 v skladu s
27. čl. določa pravice, obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost in dostojanstvo posameznika pri obdelavi osebnih podatkov. Slednje glede na določilo
28. tč.
29. čl. ZVOP-1 pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke ali so namenjeni vključitvi v zbirko. Zbirka pa je glede na določilo
30. tč.
31. čl. ZVOP-1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika (prim.
32. tč.
33. čl. v zvezi z
34. tč.
35. čl. ZVOP-1).V konkretnem primeru to pomeni, da je že elektronski naslov osebni podatek, če se lahko z njim posameznika določi, ali če je posameznik z njim določljiv. Elektronski naslovi, iz katerih so razvidni ime, priimek in zaposlitev posameznika, so na primer podatki, ki zadostujejo, da se posameznika določi ali da je ta vsaj določljiv. Čeprav sama vsebina elektronskega sporočila z vidika
36. tč.
37. čl. v zvezi s
38. tč.
39. čl. ZVOP-1 običajno ne sodi v okvir ZVOP-1, pa shranjevanje poslanih in prejetih sporočil, ki vsebuje elektronske naslove, na katere je posameznik poslal elektronsko sporočilo oziroma od katerih je sporočilo prejel; datum in čas pošiljanja oziroma sprejema sporočila; zadeve sporočila in druge tehnične podatke v povezavi s sporočilom (priponka, velikost, itd.), pomeni zbirko glede na predhodno navedene člene ZVOP-
40. Pri navedenih podatkih (t.i. prometni podatki) gre namreč v skladu s
41. tč.
42. čl. ZVOP-1 za strukturiran niz podatkov, ki se jih da obdelovati po abecednem vrstnem redu, po datumu prejema ali oddaje, po velikosti ipd. Upoštevajoč navedeno Pooblaščenec poudarja, da je vprašanje, ki se ga nam zastavili, še posebej občutljivo v odnosu delodajalec – delojemalec, saj obstaja odprta dilema, kakšno stopnjo zasebnosti lahko delojemalec upravičeno pričakuje in kdaj pomeni poseg v komuniciranje zaposlenega poseg v nedotakljivost njegove zasebnosti. Na eni strani je namreč interes delodajalca, ki ima pravico do oblasti nad svojimi sredstvi (npr. telefoni, računalniškimi omrežji) in delovnim procesom, na drugi strani je legitimen interes zaposlenega, ki utemeljeno pričakuje določeno stopnjo zasebnosti in delno samostojnost in zaupnost tudi na delovnem mestu, kot to izhaja tudi iz sodbe Evropskega sodišča za človekove pravice Halford v. Združeno kraljestvo. V tem primeru je namreč Evropsko sodišče za človekove pravice ugotovilo, da je imela policistka pri uporabi službenega telefona pravico do pričakovanja zasebnosti in zato zapisalo, da ima posameznik pravico do varovanja zasebnosti tudi na delovnem mestu in pri uporabi službenih komunikacijskih sredstev. Upoštevajoč Komentar Ustave napisano pomeni, da predmet ustavnopravnega varstva
43. čl. Ustave RS ni zgolj sama vsebina komunikacije, temveč vsi podatki, ki so integralni del te komunikacije, kar je predvsem pomembno pri komuniciranju preko računalniških omrežij (npr. elektronska pošta in z njo povezani t.i. prometni podatki), kjer se tvori vrsta tovrstnih podatkov. Pri uporabi telefona se je celo izoblikovalo stališče, da pravnega varstva ne zasluži zgolj sama vsebina pogovora, ampak tudi vsi podatki, povezani s telefonsko komunikacijo, kot so npr. spremljanje klicanih številk z določenega telefona, čas klica in trajanje pogovora. Avtorji Komentarja Ustave so še navedli, da je z ustavnega vidika to argumentacijo mogoče prenesti tudi na občevanje preko računalniških omrežij. Zato je moč v skladu z razlago primera Halford v. Združeno kraljestvo nedvoumno potrditi, da tudi prometni podatki o izmenjavi elektronskih sporočil zaposlenih v zasebne in službene namene tvorijo osebne podatke.Z vidika predstavljene pravice delavca do (pričakovane) zasebnosti na delovnem mestu Pooblaščenec navaja, zgolj kot zanimivost iz primerjalno pravnega vidika, tudi sodbo francoskega Kasacijskega sodišča, v kateri je zapisano, da ima delavec tudi med delovnim časom in na delovnem mestu pravico do spoštovanja zasebnega življenja, vključno s pravico do tajnosti občil. Delodajalec, ki bere sporočila, ki jih zaposleni pošilja ali sprejema preko službenega računalnika, krši temeljne pravice delavca, kot jih določa
44. čl. Evropske konvencije o varstvu človekovih pravic in temeljnih svoboščin... Uporaba računalniške tehnologije resda že sama po sebi predstavlja in omogoča izvajanje nadzora nad zaposlenimi s strani nadrejenih, vendar pa je nujno, da kljub oženju zasebnega prostora na delovnem mestu delček zasebnega življenja – tako pomemben za svobodo in osebnost posameznikov – preživi tudi na delovnem mestu … Čeprav je tehnično povsem mogoče, da delodajalci, zato da bi se izognili različnim težavam in zlorabam, delavcu prepovedo uporabo službenih računalnikov v osebne namene (in izvajanje prepovedi nadzirajo), je tovrstna prepoved – kot ugotavljajo strokovnjaki – v
45. stoletju povsem nerealna. Menimo, da je splošna popolna prepoved uporabe e-pošte v neslužbene namene nerealna in krši pravno načelo sorazmernosti. Upoštevajoč navedeno in
46. odst.
47. čl. ZVOP-1, ki določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je obdelava določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika, obdelava osebnih podatkov pa je v skladu s
48. odst.
49. čl. ZVOP-1 dopustna tudi v primeru, ko je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, Pooblaščenec meni, da delodajalec načeloma nima pravne podlage za vpogled v prometne podatke o elektronski pošti. Ker pa pravice delodajalca, da bdi nad svojimi sredstvi in skrbi za pravilnost in zakonitost poslovanja, kot tudi za smotrnost porabe sredstev, tudi z vidika
50. odst.
51. čl. ZVOP-1, ni mogoče zanemariti, Pooblaščenec priporoča, da se zaposlene pisno v naprej obvesti, v katerih izjemnih primerih lahko delodajalec vpogleda in shranjuje prometne podatke o elektronski pošti. To pa ne pomeni, da delodajalec ne more omejiti uporabe službenega elektronskega naslova, če bi se iz drugih razlogov (ne z vpogledom v zasebno pošto, pač pa denimo na podlagi visokega računa za posredovanje večje količine podatkov, odzivov tretjih oseb na vaša sporočila, počasno delovanje omrežja zaradi pošiljanja slikovnih ali zvočnih datotek, povečano število virusov …) izkazalo, da se službenega elektronskega naslova ne uporablja v skladu z vsem navedenim in v skladu s politiko delodajalca glede uporabe službenih sredstev. Pri takšni obdelavi pa Pooblaščenec opozarja, da mora delodajalec spoštovati
52. čl. ZVOP-1, ki ureja načelo sorazmernosti, tudi paziti, da so osebni podatki, ki jih obdeluje, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo, saj se da iz vhodne in izhodne elektronske pošte (predvsem iz podatkov o pošiljatelju in po navedeni zadevi) ugotoviti tudi druge osebne podatke posameznika, kot so zdravstveno stanje posameznika, versko prepričanje, sindikalno pripadnost (vsi ti podatki so glede na
53. tč.
54. čl. ZVOP-1 tudi občutljivi osebni podatki), sorodstvena in drugačna razmerja, premoženjsko stanje itd. Prav tako pa je takšne podatke v skladu z
55. čl. ZVOP-1, dovoljeno hraniti le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Povedano pomeni, da je potrebno pridobljene osebne podatke, po preteku razlogov oz. postopkov, zaradi katerih je snemanje potekalo, izbrisati, uničiti, blokirati ali anonimizirati, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma, če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. Napisano pa je tudi v skladu z določilom
56. odst.
57. čl. področnega ZEkom, ki za obravnavano področje določa, da se podatki o prometu, ki se nanašajo na naročnike in uporabnike ter jih je operater obdelal in shranil, morajo biti izbrisani ali spremenjeni v brezosebne, takoj ko niso več potrebni za prenos sporočil. Pri tem Pooblaščene še navaja, da je v postopku sprejemanja v Državnem zboru Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o elektronskih komunikacijah (ZEkom-A), ki bo določil še zgornjo časovno omejitev hrambe takšnih podatkov na dve leti.S spoštovanjem,Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026