Soglasje staršev za obdelavo osebnih podatkov otrok v osnovni šoli - IPRS

Soglasje staršev za obdelavo osebnih podatkov otrok v osnovni šoli + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 05.01.2022 Številka: 07121-1/2022/8 Kategorije: --> Kategorije: Privolitev, Šolstvo, Uradni postopki Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem izpostavljate problematiko obdelave osebnih podatkov otrok v osnovnih šolah in soglasja staršev za obdelavo. Pojasnjujete, da ob začetku leta starši podate soglasje, da lahko šola oziroma zaposleni uporabljajo osebne podatke otrok, ki jih v procesu izobraževanja nujno uporabljajo. Zanima pa vas, ali ima zaradi tega soglasja šola pravico, da pokaže podpisano izjavo o privolitvi staršev glede samotestiranja otrok na covid-19 zunanjim uslužbencem, na primer inšpektorjem, policiji itd., če bi ti prišli v kontrolo izpolnjevanja odloka Vlade RS glede preprečevanja širjenja virusa. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Uvodoma na splošno pojasnjujemo, da je treba imeti za vsako obdelavo osebnih podatkov ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe in so sledeče: privolitev (točka (a)), sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)), zakon (točka (c)), zaščita življenjskih interesov posameznika (točka (d)), izvajanje javne naloge (točka (

1. e)v zvezi s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1), zakoniti interesi upravljavca, ki ne prevladajo nad interesi in pravicami posameznika (točka (f)). V javnem sektorju, kamor sodijo tudi šole, je najpogosteje ustrezna pravna podlaga predvidena v zakonu, privolitev posameznika pa je dopustna pravna podlaga le kot izjema. Tako na področju osnovnega šolstva obdelavo osebnih podatkov učencev ureja Zakon o osnovni šoli (Uradni list RS, št. 81/06 – UPB, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZOsn). 94. člen citiranega zakona določa, da osnovna šola zbira, obdeluje, shranjuje, posreduje in uporablja podatke, vsebovane v zbirkah podatkov, ki jih vodi v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov, če s tem zakonom ni drugače določeno. člen ZOsn pa opredeljuje vrsto zbirk osebnih podatkov, ki jih obdeluje osnovna šola, ter podrobnosti v zvezi s temi zbirkami. V prvem odstavku 95. člena je določano, da osnovna šola vodi naslednje zbirke podatkov: zbirko podatkov o učencih, vpisanih v osnovno šolo, in njihovih starših, zbirko podatkov o napredovanju učencev, izdanih spričevalih, vzgojnih opominih in drugih listinah, zbirko podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev, zbirko podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje. Osebni podatki, ki se vodijo v posamezni zbirki, so izrecno opredeljeni. Osebni podatki v zbirkah iz 1. in 2. točke prvega odstavka omenjenega člena se obdelujejo na podlagi samega zakona, za obdelavo osebnih podatkov iz zbirk iz 3. in 4. točke pa starši podajo soglasje. Drugi zakoni in povezani podzakonski predpisi lahko predvidevajo še druge situacije, v katerih se osebni podatki otrok obdelujejo na podlagi privolitve staršev, te situacije pa so lahko zelo različne, od soglasja za objavo posebnih dosežkov otrok na spletni strani šole pa do najnovejše situacije, ko odlok Vlade RS določa, da se otroci samotestirajo na prisotnost virusa covid-19 na podlagi privolitve staršev (kjer pa načeloma ne nastajajo zbirke osebnih podatkov). IP ne more ocenjevati, kakšna je bila vsebina in posledično učinek privolitve, ki so jo starši podali na začetku leta na konkretni osnovni šoli. Ta privolitev pa najverjetneje učinkuje v internem smislu, torej kako lahko šola obdeluje osebne podatke otrok in/ali staršev, ki se obdelujejo na podlagi privolitve. Kot smo skušali prikazati zgoraj namreč osnovna šola v določenih primerih obdeluje podatke na podlagi privolitve staršev, v drugih (prevladujočih) primerih pa na podlagi zakona. Medtem ko lahko starši, ki so podali privolitev, takšno privolitev tudi umaknejo, pa glede obdelave osebnih podatkov, ki poteka na podlagi zakona, starši nimajo takšne možnosti, torej ne morejo zahtevati prepovedi obdelave osebnih podatkov (razen seveda, če bi bili ti obdelovani nezakonito ali pod drugimi zakonskimi pogoji). V zvezi z dostopom do osebnih podatkov otrok s strani tretjih oseb lahko povemo, da imajo organi, ki jih omenjate (inšpekcija in policija) pravico oziroma zakonsko pooblastilo za obdelavo osebnih podatkov otrok in staršev, če je takšna obdelava potrebna za izvrševanje njihovih uradnih nalog. 19. člen Zakona o inšpekcijskem nadzoru (Uradni list RS, št. 43/07 – UPB; v nadaljevanju ZIN) tako določa, da ima inšpektor pri opravljanju nalog inšpekcijskega nadzora pri fizični ali pravni osebi, pri kateri opravlja inšpekcijski nadzor, pravico (…) »brezplačno pridobiti in uporabljati osebne in druge podatke iz uradnih evidenc in drugih zbirk podatkov, ki so potrebni za izvedbo inšpekcijskega nadzora.« Določbo glede obdelave osebnih podatkov upravnih organov pri odločanju v upravnem postopku vsebuje tudi Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – UPB; v nadaljevanju ZUP). Delovanje policije kar se tiče obdelave osebnih podatkov pa ureja Zakon o nalogah in pooblastilih policije (Uradni list RS, št. 15/13, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZNPPol), v katerem je med drugim v prvem odstavku 33. člena določeno, da smejo policisti pri opravljanju policijskih nalog zbirati in obdelovati podatke. V drugem odstavku 112. člena ZNPPol je določeno, da policisti zbirajo osebne in druge podatke neposredno od osebe, na katero se ti podatki nanašajo, in od drugih, ki o tem kaj vedo, ali iz zbirk osebnih podatkov, uradnih evidenc, javnih knjig ali drugih zbirk podatkov. 123. člen in nadaljnji istega zakona pa natančno ureja vrste in vsebino evidenc policije. Če povzamemo, šola mora na zahtevo inšpekcijskih služb, policije in upravnih organov, ki osebne podatke potrebujejo pri njihovem izvrševanju uradnih nalog, takšne osebne podatke posredovati, starši pa privolitve k takšnemu posredovanju ne morejo odreči. Pred podajanjem privolitve za kakršno koli obdelavo osebnih podatkov, tudi šoli na začetku leta, pa IP svetuje previdnost in predhodno pridobivanje vseh informacij o nameravani obdelavi osebnih podatkov. Nenazadnje pa je dolžnost upravljavca, da posameznikom poda vse ključne informacije o obdelavi osebnih podatkov, ki jih pridobi od posameznika ali iz drugih virov (13. in 14. člen Splošne uredbe). Za konec bi vam želeli predstaviti še pravico do dostopa do osebnih podatkov in do informacij v zvezi z obdelavo osebnih podatkov. 15. člen Splošne uredbe namreč določa, da ima posameznik pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in med drugim naslednje informacije: namen obdelave; vrste zadevnih osebnih podatkov; uporabnike ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov; obstoj pravic posameznika; informacije o virih idr. Več o pravici do dostopa do osebnih podatkov in informacij o obdelavi si lahko preberete na posebnem portalu IP: https://tiodlocas.si/. V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
2. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026