Soglasje zaposlenega za dostop do njegovega koledarja sestankov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 22.09.2022 Številka: 07121-1/2022/1007 Kategorije: --> Kategorije: Delovna razmerja, Privolitev Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje, v katerem sprašujete, ali lahko delodajalec od delavca zahteva, da mu posreduje privolitev za dostop do njegovega koledarja, v katerem delavec beleži sestanke in druge delovne aktivnosti. Delodajalčevo pojasnilo je, da želi videti zasedenost delavca zaradi usklajevanja sestankov. Navajate, da delodajalec že sedaj vidi zasedenost delavca, ne vidi pa vsebine sestanka, sedaj pa želi videti še to. Sprašujete, ali mora delavec podati soglasje kljub temu, da se s tem ne strinja ter, ali s tem, ko delavec ne želi dati soglasja, krši delovno zakonodajo. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1 in 177/20, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem, pri čemer pojasnjujemo, da IP izven konkretnega inšpekcijskega postopka posameznim poslovnim subjektom ne more in ne sme svetovati, kako organizirati konkretne poslovne procese in v tem okviru obdelovati osebne podatke, niti ne more vnaprej potrjevati posameznih rešitev z vidika skladnosti s Splošno uredbo o varstvu podatkov. Dostop delodajalca do koledarja, v katerem delavec vodi svoje sestanke in druge aktivnosti, je lahko zakonit le pod pogojem, da so podatki, vpisani v koledar, relevantni za uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja. Utemeljitev potrebnosti in primernosti določenega podatka delavca zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma v zvezi z delovnim razmerjem je na strani delodajalca. Pomembno je, da so zaposleni predhodno obveščeni o namenu vpisovanja podatkov v koledar ter o možnosti delodajalca, da dostopa do koledarja. O b r a z l o ž i t e v: Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora upravljavec imeti zakonito in ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6
(1)Splošne uredbe o varstvu podatkov in so naslednje:
- a)privolitev,
- b)sklenitev ali izvajanje pogodbe,
- c)zakon,
- d)zaščita življenjskih interesov,
- e)izvajanje javne naloge,
- f)zakoniti interes upravljavca. Glede na to, da gre v konkretnem primeru za obdelavo osebnih podatkov v delovnem razmerju, splošno pravno podlago načeloma predstavlja zakon, in sicer sme delodajalec osebne podatke delavca obdelovati primarno v okviru določb Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US in 22/19 – ZPosS; v nadaljevanju ZDR-1). Skladno s prvim odstavkom 48. člena ZDR-1 se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Ob tem je treba poudariti, da je treba osebne podatke delavcev, ki jih delodajalec lahko obdeluje, če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, presojati od primera do primera. Na delodajalcu je, da utemelji, zakaj potrebuje določen osebni podatek delavca zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma v zvezi z delovnim razmerjem. Zato IP meni, da bi bila možnost vpogleda v koledar delavca zakonita le pod pogojem, da so podatki, vpisani v koledar, relevantni za uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja, kamor bi lahko sodila na primer potreba po koordinaciji in organizaciji delovnega procesa pri delodajalcu. Prav tako je pomembno, da so zaposleni predhodno obveščeni o namenu vpisovanja podatkov v koledar ter o možnosti delodajalca, da dostopa do koledarja. Delavcem se mora v takem primeru namreč omogočiti, da v koledar vnašajo izključno tiste podatke, ki so relevantni za uresničevanje namenov, zaradi katerih delodajalec želi vpogled v koledar oziroma da lahko na ustrezen način vnašajo tudi morebitne zasebne podatke, do katerih delodajalec nima dostopa. Seveda pa je priporočljivo tudi, da se vnaprej določijo pravila uporabe takšnih koledarjev delavcev ter načina in obsega dostopa delodajalca, na primer z internimi akti. Lepo vas pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026