Tolmačenje nekaterih pojmov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 11.09.2006 Številka: 0712-136/2006/2 Kategorije:Razno, Upravne enote --> Kategorije: Razno, Upravne enote Spoštovani,prejeli smo vaš dopis, v katerem nas sprašujete naslednje (Pooblaščenec poudarja, da ste na nekaterih mestih postavili nejasna vprašanja, ali pa teh sploh niste postavili /npr. tč 4 vašega dopisa/, zato je iz besedila skušal smiselno razbrati vsebino vprašanj):1.) 103.a člen Zakona o kmetijstvu določa, da evidenco upravlja ministrstvo, vodijo pa jo upravne enote. Sprašujete pomen izrazov »vodi« in »upravljavec« v smislu ZVOP-
- 2.) Zanima vas razlaga pojma »vnašati« v smislu obdelave osebnih podatkov po ZVOP-
- 3.) Ali je mogoče iz pojma »vnašati« izvajati na podlagi
- člena ZVOP-1, ob smiselni uporabi
- člena ZUP in
- člena Uredbe o upravnem poslovanju (kot se da razbrati iz vašega vprašanja) možnost izdajanja potrdil iz evidenc, ki jih vodite, ali bi moral zakonodajalec registracijskim organizacijam dati neposredno pooblastilo za posredovanje osebnih podatkov. 4.) Navajate, da zakon določa za upravljavca ministrstvo, zbirke listin pa hrani upravna enota. Zanima vas, kako obravnavati zbirke listin, ki so podlaga za tvorjenje zbirk osebnih podatkov. 5.) Ali je možno evidenco dokumentarnega gradiva šteti za uradno evidenco, vzpostavljeno na podlagi zakona oz. podzakonskega akta.Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1,) ter
- Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ad I. V skladu s
- tč.
- odst.
- člena ZVOP-1 je upravljavec osebnih podatkov fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki sama ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba, določena z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave.Ob natančnem prebiranju navedenega člena se da razbrati, da ZVOP-1 uporablja ednino. Z uporabo t. i. logične razlage se da torej ugotoviti, da je upravljavec vsaka fizična ali pravna oseba, ki določa namene in sredstva obdelave. Tudi namen obdelave je, kot navajate drugačen: v enem primeru gre za upravljanje, v drugem pa za vodenje. Po mnenju Pooblaščenca sta torej upravljavca osebnih podatkov obe pravni osebi javnega prava – upravna enota in ministrstvo.V skladu s
- tč.
- odst.
- člena obdelava osebnih podatkov pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje; obdelava je lahko ročna ali avtomatizirana (sredstva obdelave).Dva izraza v navedenem členu nakazujeta na to, da ZVOP-1 sredstva obdelave našteva zgolj taksativno: kakršnokoli in zlasti. To pa pomeni, da je obdelava praktično kakršnokoli ravnanje z osebnimi podatki posameznika, torej tudi »vodenje« zbirk osebnih podatkov.Ad II. Ob upoštevanju navedenega v prejšnjih dveh odstavkih je tudi »vnašanje« obdelava osebnih podatkov.Ad III. Pooblaščenec nima pristojnosti tolmačenja zakonov, ki se ne nanašajo na varstvo osebnih podatkov. Tako tudi ni pristojen za izdelavo mnenj glede
- člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06, uradno prečiščeno besedilo 2, v nadaljevanju ZUP).Z vidika ZVOP-1 pa Pooblaščenec opozarja na
- člen, ki v
- odst. med drugim določa, da mora upravljavec osebnih podatkov posamezniku na njegovo zahtevo potrditi, ali se podatki v zvezi z njim obdelujejo ali ne, in mu omogočiti vpogled v osebne podatke, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov in se nanašajo nanj, ter njihovo prepisovanje in kopiranje. Prav tako mora upravljavec v skladu s
- tč.
- odst.
- člena ZVOP-1 posredovati izpis osebnih podatkov, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov in se nanašajo nanj.
- odst.
- člena pa določa, da izpis iz
- tč. prejšnjega odstavka ne more nadomestiti listine ali potrdila po predpisih o upravnem ali drugem postopku, kar se označi na izpisu.V skladu z navedenim je torej potrebno ugotoviti, da morate posamezniku, na katerega se osebni podatki nanašajo, možnost vpogleda vanje dovoliti vedno, razen, kadar drug zakon ne bi določal drugače. Glede potrdil pa ZVOP-1 v
- odst.
- člena izrecno določa, da takšno potrdilo ne more nadomestiti potrdila po – v konkretnem primeru – ZUP. Po mnenju Pooblaščenca torej zakonodajalcu ni nujno potrebno posebej urejati situacije, ko želi posameznik vpogledati v lastne osebne podatke, saj to situacijo že ureja ZVOP-
- Pooblaščenec na tem mestu opozarja, da nima zakonodajne funkcije in se zakonodajalec lahko odloči tudi drugače. Ad IV. Vaše vprašanje v tej točki je precej nejasno, zato Pooblaščenec zgolj domneva, da vas zanima status zbirk listin z vidika ZVOP-1.
- člen ZVOP-1 določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo (načelo sorazmernosti).Osebni podatek je v skladu s
- tč.
- člena katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Zbirka osebnih podatkov pa je v skladu s
- tč.
- odst.
- člena vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika.V skladu z vsem zgoraj navedenim je zbirka listin nedvomno tudi zbirka osebnih podatkov, če ta vsebuje osebne podatke posameznikov, ki morajo biti določljivi. Ad V. Kot že navedeno, Pooblaščenec ni pristojen za razlago tistih zakonov, ki se ne nanašajo na varstvo osebnih podatkov. Pojem uradne evidence sicer splošno ureja
- odst.
- člena ZUP, ki določa, da se za uradno evidenco šteje evidenca, ki je bila vzpostavljena na podlagi zakona, podzakonskega predpisa ali splošnega akta, izdanega za izvrševanje javnih pooblastil.V skladu z navedenim morate torej ugotoviti, ali pojem evidence dokumentarnega gradiva ustreza pojmu uradne evidence po ZUP. Konkreten odgovor vam, kot že navedeno, Pooblaščenec ne more podate. Lahko pa se zanj obrnete na Ministrstvo za javno upravo, ki je pristojno za razlago ZUP.S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026