Trenerji in obdelava osebnih podatkov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 14.09.2016 Številka: 0712-1/2016/1836 Kategorije:Društva --> Kategorije: Društva Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je
- 2016 prejel vaše elektronsko sporočilo, s katerim ste zaprosili za pojasnilo v zvezi z varovanjem osebnih podatkov v povezavi z naslednjimi primeri:- na spletni strani npr. trenerske organizacije je javno dostopen seznam trenerjev z njihovimi rojstnimi podatki;- rojstni podatki so ob imenu napisani na trenerski izkaznici, ki jo mora trener predložiti sodniku na tekmi;- rojstni podatki so običajno navedeni na potrdilih o opravljenih tečajih, certifikatih, ki so namenjeni izpostavitvi na javnem mestu (poslovnem prostoru).Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1) in
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem: Pri obdelavi osebnih podatkov v obravnavanem primeru je potrebno upoštevati določbe ZVOP-1 in temeljne akte posamezne organizacije. Ob tem IP še navaja, da so pravice posameznika v okviru njegovega delovanja znotraj določene organizacije omejene s pravili delovanja organizacije, saj posameznik s svojo včlanitvijo v organizacijo poda osebno privolitev in strinjanje s pravili, po katerih deluje posamezna organizacija.Za javno objavo osebnih podatkov oseb na potrdilih o opravljenih tečajih in pridobljenih certifikatih je v skladu z ZVOP-1 potrebna zakonska podlaga, in če te ni, mora biti podana osebna privolitev posameznika.
- Splošno o podlagah za obdelavo osebnih podatkovUstava Republike Slovenije (Uradni list RS, št. št. 33/91-I, 42/97 – UZS68, 66/00 – UZ80, 24/03 – UZ3a, 47, 68, 69/04 – UZ14, 69/04 – UZ43, 69/04 – UZ50, 68/06 – UZ121,140,143, 47/13 – UZ148 in 47/13 – UZ90,97,99; v nadaljevanju: Ustava) v prvem odstavku
- člena določa, da je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov in da je prepovedana uporaba osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja. Ustava v drugem odstavku istega člena nadalje določa, da zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon. Predmetno področje je zakonodajalec uredil v ZVOP-1.Na podlagi ZVOP-1 je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. ZVOP-1 nadalje v prvem odstavku
- člena ureja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov na splošno, in sicer določa, da se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti na podlagi drugega odstavka
- člena ZVOP-1 določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave.Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju, ki se po oceni IP upošteva v obravnavanem primeru, ureja ZVOP-1 v določbah
- člena, ki določa:»
(1)Osebni podatki v zasebnem sektorju se lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika.
(2)Ne glede na prejšnji odstavek se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe.
(3)Ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.«.Ob tem IP opozarja na načelo sorazmernosti iz
- člena ZVOP-1, ki pomeni, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja.
- Podlaga za obdelavo osebnih podatkov v obravnavanem primeruTrenerske organizacije so praviloma organizirane po določbah Zakona o društvih (Uradni list RS, št. 64/11 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju: ZDru-1), ki v določbah prvega in drugega odstavka
- člena določa, da je združevanje prostovoljno ter da lahko vsakdo postane član društva in v društvu deluje pod pogoji, ki jih društvo določi v temeljnem aktu.Po mnenju IP, izhajajoč iz navedenega, so pravice posameznika v okviru njegovega delovanja znotraj določene organizacije omejene s pravili delovanja organizacije, saj posameznik s svojo včlanitvijo v organizacijo poda osebno privolitev in strinjanje s pravili, po katerih deluje posamezna organizacija, vendar to ne pomeni, da se lahko vsi osebni podatki objavijo javno,.IP opozarja tudi na določbe
- člena ZDru-1, ki urejajo upravljanje društva, in sicer določajo:“
(1)Člani društva ter pooblaščene osebe pravnih oseb, članic društva, sodelujejo pri upravljanju društva neposredno ali posredno po predstavnikih, izvoljenih organih oziroma zastopniku društva na način, določen s temeljnim aktom.
(2)S temeljnim aktom društvo določi način sodelovanja članov društva iz drugega odstavka prejšnjega člena pri upravljanju društva ter njihove posebne pravice in dolžnosti.”.Društvo je torej v svojem temeljnem aktu dolžno predpisati in opredeliti namen in cilje, dejavnost ter način svojega delovanja. Posameznik pa lahko postane in ostane član društva le, če se strinja s pogoji, ki so zapisani in določeni s temeljnim aktom, obdelava osebnih podatkov članov društva pa je prav tako dopustna pod pogoji, ki so določeni s temeljnim aktom. IP pri tem poudarja, da mora biti posameznik ob vstopu v društvo seznanjen s temeljnim aktom, s čimer se šteje tudi, da mora biti seznanjen tudi z obdelavo njegovih osebnih podatkov, ki jo društvo izvaja za namene svojih zakonitih dejavnosti. Enako mora biti član društva tekoče seznanjen tudi z vsemi spremembami temeljnega akta. V primeru, ko temeljni akt društva ne določa načina in namena obdelave osebnih podatkov, na splošno velja, da se lahko osebni podatki članov društva ob upoštevanju načela sorazmernosti uporabljajo za namene opravljanja zakonitih dejavnosti društva, zakonitost takšne obdelave pa se lahko presoja tudi z vidika določb tretjega odstavka 10. člena ZVOP-1, kar pomeni, da je obdelava osebnih podatkov članov društva zakonita v primeru, kadar je le ta nujna za opravljanja takšnih zakonitih dejavnosti društva oziroma za uresničevanja takšnih zakonitih interesov društva, ki očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Pri tem je treba ločiti med obdelavo osebnih podatkov znotraj društva oziroma zveze društev, če se društvo v takšne zveze vključuje, torej obdelavo s strani samih članov, katera je praviloma dovoljena že na podlagi temeljnega akta ali zavezujočih sklepov društva in društvo za to ne potrebuje še posebne osebne privolitve svojih članov, ter obdelavo osebnih podatkov s strani oseb, ki niso člani društva. Osebam, ki niso člani društva ali zveze društev, se lahko osebni podatki članov posredujejo le izjemoma, in sicer:
(1)ko je tako določeno v zakonu,
(2)ko je za to podana osebna privolitev posameznika,
(3)ko je to potrebno za izpolnjevanje pogodbe, ki jo je sklenilo društvo v imenu ali za račun svojih članov, ter
(4)ko je to nujno za uresničevanja takšnih zakonitih interesov društva, ki očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Pri obdelavi osebnih podatkov v obravnavanem primeru, torej pri obdelavi imena, priimka in rojstnih podatkov posameznega trenerja na spletni strani trenerske organizacije ter imena, priimka in rojstnih podatkov na trenerski izkaznici, je potrebno upoštevati prej navedene določbe ZVOP-1 in temeljne akte posamezne organizacije. Ob tem IP še navaja, izhajajoč iz podatkov, s katerimi razpolaga, da po mnenju IP navajanje rojstnih podatkov na spletni strani trenerske organizacije in na trenerski izkaznici ni sorazmerno glede na namen, ki ga naj bi imela objava na spletni strani organizacije in trenerska izkaznica. Po mnenju IP bi bil namen dosežen že s samo navedbo imena in priimka trenerja ter po potrebi navedbo trenerske številke. Po oceni IP je seznam trenerjev namenjen predvsem seznanitvi širše javnosti, kateri trenerji so člani posamezne organizacije in katero licence imajo, trenerska izkaznica pa predstavlja izkaz o izdani licenci, zato obdelava rojstnih podatkov na spletu pri tem po mnenju IP ni sorazmerna namenu oz. za njo zelo verjetno ni pravne podlage.Za javno objavo osebnih podatkov oseb (ime in priimek, naslov,..., ter dejstvo o pridobitvi certifikata oziroma potrdila s strani posameznika) na potrdilih o opravljenih tečajih in pridobljenih certifikatih je v skladu z ZVOP-1 prav tako potrebna zakonska podlaga (kolikor je znano IP, ta ne obstaja), in če te ni, mora biti podana osebna privolitev posameznika. Dopustna pa bi bila objava podatkov v anonimizirani obliki npr. zgolj vpisna številka posameznika, če ta ne omogoča določenosti oziroma določljivosti te osebe, in dejstvo o pridobitvi certifikata oziroma potrdila s strani osebe z določeno vpisno številko. Takšni anonimizirani podatki, ki ne omogočajo določljivosti posameznika, namreč niso osebni podatki.IP je pri svojem delu že obravnaval primere v zvezi z vašimi vprašanji. Predlagamo vam, da se z njimi seznanite. Priporočamo vam, da si v zvezi s tem preberete predvsem mnenja št. 0712-658/2007/2, 0712-688/2007/2, 0712-79/2009/2, 0712-2/2010/1145 in 0712-1/2016/1422.[1] S spoštovanjem!Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenkaPripravila: Monika Voga, univ.dipl.prav., svetovalka Informacijskega pooblaščenca[1] Dostopni preko našega spletnega iskalnika na povezavi: http://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/iskalnik-po-odlocbah-in-mnenjih/ O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026