Tutorstvo, pridobivanje ocen od fakultete s soglasjem študenta + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 14.06.2009 Številka: 0712-2/2009/531 Kategorije:Šolstvo --> Kategorije: Šolstvo Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem nas prosite za mnenje v zvezi s posredovanjem osebnih podatkov študentov z namenom izvedbe evalvacije uspešnosti tutorskega sistema na … fakulteti …. Navajate, da ste z namenom ugotavljanja korelacije med številom obiskov pri tutorju in uspešnostjo študenta, ki je tutorja obiskoval, pripravili izjavo, s katero bi vam študenti, ki bi jo podpisali, dovolili pridobivanje osebnih podatkov (izpitnih ocen) od fakultete. Problem pa je nastal, ker so vam na fakulteti odgovorili, da vam kljub podpisani izjavi podatkov o ocenah študentov ne bodo dali. Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/07 - UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/2005, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naslednji odgovor: Ocen študentov pri posameznih predmetih ne morete pridobiti od … fakultete Univerze v … na podlagi osebne privolitve posameznika. Razlog za to je, da ZVOP-1 fakultete uvršča v javni sektor, le-ta pa lahko osebne podatke obdeluje (tudi posreduje) le na podlagi zakona (ali če zakon določi, da je obdelava mogoča le na podlagi osebne privolitve, vendar v konkretnem primeru ni takega zakona). To pomeni, da sta fakulteta in Univerza v … ravnali zakonito, ko sta vam zavrnili dostop do osebnih podatkov študentov, saj za to nista imeli veljavne pravne podlage. Osebne podatke študentov bi lahko od fakultete pridobili na podlagi sklenjenega pooblastilnega razmerja, ki bi vam omogočilo, da bi se v imenu in za račun študenta seznanili z njegovimi lastnimi osebnimi podatki. Pri pooblastilu za izvrševanje pravice do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, so nujne sestavine pooblastila predvsem: ● natančen podatek o tem, komu je pooblastilo namenjeno (z imenom in priimkom); ● natančno opredeljene vrste osebnih podatkov, ki bodo predmet seznanitve z lastnimi osebnimi podatki (pri tem opozarjamo na načelo sorazmernosti in prepoved prekomerne obdelave osebnih podatkov); ● opisan namen sklenitve pooblastilnega razmerja oz. namen nadaljnje obdelave osebnih podatkov; ● časovna veljavnost pooblastila (lahko določena v časovni enoti ali do izpolnitve namena); ● sklicevanje na pravno podlago (
- člen ZVOP-1); ter ● podpis pooblastitelja in pooblaščenca. Kljub sklenjenemu pooblastilu, je možno, da fakulteta zavrne posredovanje ocen študentov, če podvomi v to, da je pooblastilno izjavo res podala oseba, ki je navedena kot pooblastitelj. Pooblaščenec svetuje, da podatke o ocenah pridobite od študentov samih, saj je tako najbolj nesporno, da so vam jih študenti dali prostovoljno, izognete pa se tudi morebitnemu dokazovanju, ali so podpisi in s tem pooblastila verodostojni. O b r a z l o ž i t e v:
- Splošno o osebnih podatkih študentov Pooblaščenec uvodoma pojasnjuje, da je ocena študenta pri posameznem predmetu osebni podatek, če se seveda nahaja ob imenu in priimku študenta (ali ob katerem drugem identifikatorju). V nadaljevanju bomo na kratko pojasnili tudi, ali je osebni podatek vpisna številka študenta, ki se pri javni objavi rezultatov izpitov na oglasni deski ali ob podobnih priložnostih pojavlja skoraj bolj pogosto od imena in priimka študenta. Tudi vpisna številka študenta je primarni identifikacijski znak, ki služi enostavni in enolični identifikaciji posameznika. To pomeni, da vsakemu študentu v času študija pripada samo ena vpisna številka, ki jo dobi pri vpisu na fakulteto in jo "nosi" s seboj do zaključka študija. Bistven pogoj pri opredelitvi določenega podatka za osebni podatek je povezljivost tega podatka s posamezno fizično osebo. Osebni podatek je namreč opredeljen kot katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen; posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se tak osebni podatek nanaša. Posameznik je določljiv, če se ga lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Povedano pomeni, da je vpisna številka osebni podatek samo takrat, ko je na njeni podlagi mogoče študenta enolično identificirati in prepoznati. Identifikacijo pa lahko opravijo samo osebe, ki številko poznajo. To pomeni, da ko fakulteta denimo objavi sezname z vpisnimi številkami študentov na oglasni deski in ob njih ni drugega podatka, razen morda izpitne ocene, ta številka načeloma še ne predstavlja osebnega podatka. Nasprotje od tega pa predstavljajo primeri, ko je mogoče posameznika, študenta, na podlagi objavljene vpisne številke brez nesorazmerno velikega napora ali vloženega veliko časa določiti oziroma identificirati. Najpogosteje se v praksi to zgodi s hkratno objavo imena in priimka študenta z njegovo vpisno številko. Pooblaščenec zato opozarja, da objava vpisne številke ob imenu in priimku predstavljala nezakonito obdelavo osebnih podatkov in je v nasprotju s
- odstavkom
- člena ZVOP-
- Navedene določbe ZVOP-1, v povezavi z načelom sorazmernosti iz
- člena ZVOP-1, opredeljujejo način izvedbe določbe
- odstavka
- člena Pravilnika o preverjanju in ocenjevanju znanja na Univerzi v …, št. A1/2007-41AG (v nadaljevanju: Pravilnik o preverjanju in ocenjevanju znanja), ki določa, da se rezultati in ocene pisnih izpitov objavijo na oglasni deski članice univerze ali na drug način, s katerim članica redno obvešča študente o študijskih zadevah, najkasneje 8 dni po pisnem izpitu, upoštevajoč zakonodajo s področja varovanja osebnih podatkov. Besedi "rezultati in ocene" je potrebno tolmačiti tako, da se ne razkriva študentove identitete, temveč se objavi le njihova vpisna številka, ki se v praksi nikoli ne bi smela pojaviti ob imenu in priimku (to seveda ne velja za pooblaščene osebe, zaposlene na fakulteti). Edino tak sistem namreč zagotavlja "upoštevanje zakonodaje s področja varovanja osebnih podatkov", na katero napotuje omenjeni člen Pravilnika o preverjanju in ocenjevanju znanja.
- Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov študentov Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor po določbi
- točke
- člena ZVOP-1 spada tudi … fakulteta Univerze v …, so opredeljene v
- členu ZVOP-
- Le-ta v
- odstavku določa, da se lahko osebni podatki v javnem sektorju obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov na področju visokega šolstva predstavlja Zakon o visokem šolstvu (Uradni list RS, št. 67/93 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZViS). ZViS v
- členu določa seznam evidenc z osebnimi podatki študentov, ki so sledeče:
- evidenca prijavljenih za vpis in vpisanih študentov;
- osebni karton, ki se vodi za vsakega študenta od vključitve v študij do končanja študija oziroma do izpisa;
- zapisnik o izpitu, s katerim se evidentira prijava k izpitu, potek izpita in dosežena ocena;
- evidenca izdanih dokumentov o končanem dodiplomskem in podiplomskem izobraževanju. Evidence iz 1.,
- in
- točke obsegajo: ● ime in priimek študenta (za študentke tudi dekliški priimek), spol, datum, kraj in občino rojstva, državo rojstva, stalno in začasno bivališče, enotno matično številko občana, državljanstvo; ● predhodno pridobljeno izobrazbo; ● način študija; ● druge podatke po posebnih predpisih. Evidenca iz
- točke obsega še: ● podatke o opravljenih izpitih, o napredovanju in dokončanju študija. Evidenca iz
- točke prvega odstavka tega člena obsega: ● ime in priimek študenta (za študentke tudi dekliški priimek), spol, enotno matično številko občana; ● način študija, letnik študija in študijsko leto prvega vpisa; ● datum izpita, podatke o tem, ali izpit opravlja prvič ali ga ponavlja, ter oceno, doseženo pri izpitu.
- člen ZViS ureja uporabo evidenc z osebnimi podatki študentov in določa, da se osebni podatki študentov zbirajo, obdelujejo, shranjujejo in posredujejo za potrebe visokošolske dejavnosti visokošolskih zavodov, za potrebe državnih organov, organov lokalne skupnosti, nosilcev javnega pooblastila in študentskih organizacij, povezane z uresničevanjem pravic študentov po posebnih predpisih. S to določbo ZViS natančno ureja pooblaščene uporabnike osebnih podatkov študentov in določa zakonite namene obdelave osebnih podatkov. Navedeno pomeni, da ZViS kot specialni zakon natančno določa, komu lahko Univerza oz. fakulteta posreduje osebne podatke študentov in za kakšen namen. To torej pomeni, da ne … fakulteta, ne Univerza v … nimata nobene zakonske podlage, da vam posredujeta osebne podatke, ki ste jih zahtevali in sta ravnali povsem pravilno, ko sta dostop zavrnili. Osebna privolitev posameznika namreč v javnem sektorju (razen, kadar tako določa poseben zakon) ne more predstavljati ustrezne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov. Takšna ureditev je posledica dejstva, da javni sektor izvaja svoja pooblastila (med drugim obdeluje osebne podatke) s pozicije moči, posameznika pa je potrebno zavarovati pred avtoritarnim ali prisilnim delovanjem državnega aparata, med drugim tudi s strožjim standardom glede pravne podlage v javnem sektorju, saj se zahteva podlaga v zakonu in ne osebna privolitev posameznika. Pooblaščenec na tem mestu poudarja, da bi osebna privolitev študentov predstavljala zadostno pravno podlago za vas, ne pa za fakulteto, ki je del javnega sektorja in potrebuje za obdelavo osebnih podatkov podlago v zakonu. Za posredovanje osebnih podatkov za namen evalvacije tutorstva študentu (ali predstavniku študentov, vodji tutorjev,…) fakulteta enostavno nima pravne podlage. Pooblaščenec pri tem opozarja na neskladnost določb Pravilnika o posredovanju osebnih podatkov študentov iz evidenc št. A6/2005-523 ZK (v nadaljevanju: Pravilnika o posredovanju osebnih podatkov) z določbami ZVOP-1 ter ZViS. Pravilnik po mnenju pooblaščenca neupravičeno širi krog oseb, ki se jim osebni podatki študentov iz evidenc lahko posredujejo. Pravilnik o posredovanju osebnih podatkov namreč določa, da se lahko na podlagi pisne vloge uporabnika osebnih podatkov in njegovega utemeljenega in izkazanega pravnega interesa (ki je neposreden, na zakon ali drug predpis oprt interes) osebne podatke študentov posreduje katerikoli fizični ali pravni osebi ali drugi osebi javnega ali zasebnega sektorja. Omejitev je sicer postavljena s pogojem pisne vloge ter utemeljenega in izkazanega pravnega interesa, vendar pa ZViS določa precej ožji krog uporabnikov, in sicer visokošolske zavode, državne organe, organe lokalnih skupnosti, nosilce javnega pooblastila in študentske organizacije. Pri tem ne vključuje fizičnih oseb in oseb zasebnega prava.
- Pooblastilo za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki Na tem mestu lahko vašo pozornost usmerimo na možnost sklenitve pooblastilnega razmerja med študentom in vami, in sicer za zastopanje v postopku seznanitve z lastnimi osebnimi podatki. Prvi odstavek
- člena ZVOP-1 določa, da mora upravljavec osebnih podatkov posamezniku na njegovo zahtevo:
- omogočiti vpogled v katalog zbirke osebnih podatkov;
- potrditi, ali se podatki v zvezi z njim obdelujejo ali ne, in mu omogočiti vpogled v osebne podatke, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov in se nanašajo nanj, ter njihovo prepisovanje ali kopiranje;
- posredovati izpis osebnih podatkov, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov in se nanašajo nanj;
- posredovati seznam uporabnikov, katerim so bili posredovani osebni podatki, kdaj, na kakšni podlagi in za kakšen namen;
- dati informacijo o virih, na katerih temeljijo zapisi, ki jih o posamezniku vsebuje zbirka osebnih podatkov, in o metodi obdelave;
- dati informacije o namenu obdelave in vrsti osebnih podatkov, ki se obdelujejo, ter vsa potrebna pojasnila v zvezi s tem;
- pojasniti tehnične oziroma logično-tehnične postopke odločanja, če izvaja avtomatizirano odločanje z obdelavo osebnih podatkov posameznika. Pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki uveljavlja posameznik sam ali pa jo zanj uveljavlja zakoniti zastopnik (starši ali skrbnik) oziroma drug zastopnik po pooblastilu. Zastopanje pomeni nastopanje v pravnem prometu (izjavljanje pravno relevantne volje) v imenu in na račun zastopanega oziroma skrb za uresničevanje zastopančevih pravic in dolžnosti ter pravnih koristi. Gre torej za zastopanje (nastopanje v pravnem prometu za drugega), ki ima podlago v mandatni pogodbi oziroma izrecni pisni pooblastitvi. Pooblastilo je enostranski pravni posel, s katerim posameznik - pooblastitelj izjavi, da lahko druga oseba - pooblaščenec v imenu in na račun pooblastitelja opravi neko dejanje oziroma pravni posel. Govorimo torej o zastopanju po pooblastitvi. Pooblastitelj lahko na pooblaščenca prenese samo izvrševanje tistih pravic kot jih ima sam. Zastopanje po pooblastilu je sicer institut procesnega ter civilnega prava, ki pa ga je mogoče uporabiti tudi v drugih pravnih razmerjih, na primer na področju upravnega prava, kamor v osnovi spada tudi področje varstva osebnih podatkov. V konkretnem primeru vas torej lahko študenti pooblastijo, da se v njihovem imenu in za njihov račun seznanite z njihovimi osebnimi podatki, t.j. ocenami pri posameznem izpitu. To bi bil pravno dopusten in vzdržen način za izpeljavo vašega projekta evalvacije tutorstva, vendar je izvrševanje pravic na področju varstva osebnih podatkov, ki je ustavna kategorija, po pooblastilu lahko kočljivo, posebej, če ne gre za zastopanje preko odvetnika za izvrševanje konkretnih in ciljno usmerjenih pravic ali pravnih koristi. Zato vas Pooblaščenec na tem mestu opozarja na nekaj ključnih elementov, ki jih morate strogo upoštevati, da ne boste kršili določb ZVOP-
- Pooblastilo mora biti (enako kot osebna privolitev) pridobljeno transparentno in prostovoljno, ter podano na podlagi informacij, ki jih mora upravljavec zagotoviti posamezniku, da se ta lahko veljavno odloči ali pristane na poseg v njegovo zasebnost ali ne. Pooblastilo posameznika zastopniku za izvrševanje pravice do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki je lahko podano v različnih oblikah, načeloma tudi na vnaprej pripravljenih formularjih, vendar mora biti po mnenju Pooblaščenca podano vedno tako, da je posameznik nanj jasno vnaprej opozorjen. Iz tega izhaja, da je pooblastilo nujno pisno ter da izraža prosto in svobodno voljo posameznika. Pri pooblastilu za izvrševanje pravice do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, so nujne sestavine pooblastila predvsem: ● natančen podatek o tem, komu je pooblastilo namenjeno (tako da je pooblaščenec nedvoumno določen); ● natančno opredeljene vrste osebnih podatkov, ki bodo predmet seznanitve z lastnimi osebnimi podatki (pri tem opozarjamo na načelo sorazmernosti in prepoved prekomerne obdelave osebnih podatkov); ● opisan namen sklenitve pooblastilnega razmerja oz. namen nadaljnje obdelave osebnih podatkov; ● časovna veljavnost pooblastila (lahko določena v časovni enoti ali do izpolnitve namena); ● sklicevanje na pravno podlago (
- člen ZVOP-1); ter ● podpis pooblastitelja in pooblaščenca. Dodatno je potrebno še opozorilo, da bodo upravljavci zbirk osebnih podatkov, ki jih pooblastilo »zavezuje« (torej … fakulteta v…) samostojno odločali, ali bodo takšno pooblastilo, ki nima overjenega podpisa, priznali. Goli podpis namreč ne daje garancije, da je pooblastilno izjavo res podala oseba, ki je navedena kot pooblastitelj, zaradi česar upravljavec zbirk osebnih podatkov nosi del rizika za nezakonito posredovanje osebnih podatkov neupravičenemu »pooblaščencu«. Zaradi precejšnje pravne kompleksnosti pooblastilnega razmerja, predvsem na področju izvrševanja človekovih pravic, in negotovosti uspeha pri upravljavcu osebnih podatkov, ki lahko zahteva overitev podpisov ali drugačen način dokazovanja verodostojnosti podpisa, Pooblaščenec svetuje, da želene osebne podatke, torej ocene študentov pri posameznem predmetu, pridobite kar od študentov samih. Prijazen pozdrav Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026