Uničenje kartotečne evidence osebnih izkaznic + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 24.11.2005 Številka: / Kategorije:Upravne enote, Zavarovanje osebnih podatkov --> Kategorije: Zavarovanje osebnih podaktov, Upravne enote Mnenje organaPo telefonu ste nas zaprosili za mnenje ali lahko ob selitvi upravne enote na novo lokacijo uničite kartoteko starih osebnih izkaznic, ki so se izdajale do leta 1998.Zakon o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 100/05 – uradno prečiščeno besedilo) v
- členu določa vodenje in vzdrževanje evidence izdanih osebnih izkaznic. Podatke iz evidence vodi pristojni organ pet let po prenehanju veljavnosti osebne izkaznice, razen podatkov o prepovedi uporabe osebne izkaznice za prehod državne meje, ki jih pristojni organ uniči po petih letih, ko preneha razlog za njihovo vodenje.
- člen Pravilnika o izvrševanju zakona o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 43/98 in 100/03) določa, da evidenco sestavljajo tako registri kot kartoteka, hrani pa se skladno z
- členom zakona, torej 5 let po prenehanju veljavnosti osebne izkaznice.
- člen pravilnika o izvrševanju zakona določa vodenje posebnih kartotek in hranjenje vlog glede na razlog za vložitev ponovne vloge. Pri tem ločuje med: - hranjenjem vlog najmanj pet let po izdaji nove osebne izkaznice in - hranjenjem pet let po izločitvi v posebno kartoteko.Na prvi način je določeno hranjenje vlog pa zamenjavi osebne izkaznice zaradi spremembe osebnega imena, prebivališča, neskladnosti podobe s fotografijo ali poškodbe dokumenta in hranjenje vlog za izdajo osebnih izkaznic po pogrešitvah. Na drugi način se hranijo vloge za izdajo osebnih izkaznic umrlih oseb in vloge za izdajo osebnih izkaznic, ki jim je prenehala veljavnost zaradi odpusta iz državljanstva ali odselitve iz Republike Slovenije. Ker osebna izkaznica ni obvezen dokument, vložitev ponovne vloge ni nujna. V praksi lahko pride celo do situacije, ko se oseba, ki npr. spremeni prebivališče, za novo osebno izkaznico ne odloči, kar bi, glede na obveznosti upravne enote, ki izhajajo iz
- člena pravilnika, lahko pomenilo, da se mora vloga po določilih pravilnika hraniti celo daljše časovno obdobje, kot ga določa zakon. Serija trenutno veljavnih osebnih izkaznic se je pričela izdajati 20.06.
- Glede na določbo
- člena zakona se je stara serija osebnih izkaznic lahko uporabljala do izteka veljavnosti osebne izkaznice vendar največ tri leta po uveljavitvi zakona, to je do 20.12.
- Pet let po prenehanju veljavnosti osebnih izkaznic stare serije bo tako poteklo 20.12.
- Kartotečna vloga osebnih izkaznic vsebuje osebne podatke imetnikov starih osebnih izkaznic. Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04) v
- odstavku
- členu določa, da se osebni podatki lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Osebni podatki so bili zbrani z namenom izdaje osebne izkaznice, namen hranjenja osebnih podatkov in njihove obdelave pa je kasnejše preverjanje pristnosti identifikacijskega dokumenta, praviloma v času veljavnosti osebne izkaznice, lahko pa tudi kasneje po njenem poteku, kolikor je to potrebno npr. v sodnih postopkih. Iz navedenega razloga je v Zakonu o osebni izkaznici tudi določeno hranjenje kartoteke še pet let po prenehanju veljavnosti osebne izkaznice. Po petih letih hranjenja, namen obdelave osebnih podatkov preneha.
- odstavek
- člena ZVOP določa, da se po izpolnitvi namena obdelave osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače.
- člen Zakona o arhivskem gradivu (Uradni list RS, št. 10/97) določa, da je arhivsko gradivo tisto gradivo, ki ima trajen pomen za znanost in kulturo. Kartotečna evidenca osebnih izkaznic po mnenju Ministrstva za notranje zadeve za znanost in kulturo nima trajnega pomena.Glede na navedeno menimo, da na podlagi določbe
- člena Zakona o osebni izkaznici staro kartoteko osebnih izkaznic lahko uničite v celoti 20.12.2005, pred tem datumom pa le vloge za vse tiste osebne izkaznice, ki jim je potekla veljavnost pred več kot petimi leti. S spoštovanjem!________________Odgovor ministrstvuSpoštovani,na vaše mnenje za UE _____, ki ste mi ga poslali, nimam nobenih pripomb oz. menim, da ste upravni enoti zadevo zelo dobro pojasnili. Ker trenutno nimam časa podajati podrobnejših mnenj oz. pojasnil, samo na kratko:ZVOP-1 je v prvi vrsti sistemski zakon, ki določa predvsem obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost posameznika. Poenostavljeno povedano ureditev, ki izhaja iz
- člena Ustave Republike Slovenije ter iz določb ZVOP-1 narekuje, da mora biti obdelava osebnih podatkov na področju javnega sektorja določena tudi v področnih zakonih, v katerih se predpiše, katere zbirke osebnih podatkov se bodo vzpostavile in vodile na posameznem področju, katere vrste osebnih podatkov se bodo vodile v posamezni zbirki, kdo je upravljavec posamezne zbirke, čas shranjevanja osebnih podatkov, morebitne omejitve pravic posameznika ter predvsem namen obdelave osebnih podatkov. V primeru, ko obdelava osebnih podatkov na področju javnega sektorja ni določena v področnem zakonu, je obdelava dopustna, če za obdelavo osebnih podatkov obstaja kakšna druga pravna podlaga iz
- člena ZVOP-1 ali iz VI. dela ZVOP-1.Iz zgoraj navedenega izhaja, da je glede roka hrambe osebnih podatkov (
- člen ZVOP-1) potrebno upoštevati predvsem določbe področnega zakona, če pa rok hrambe v področnem zakonu ni določen, pa je potrebno izhajati iz namena obdelave osebnih podatkov in v zvezi s tem v konkretnih primerih ugotavljati, koliko časa je podatke potrebno hraniti, da se doseže namen, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani oz. je potrebno ugotoviti, ali določena dokumentacija ni morda ni opredeljena kot arhivsko gradivo.Lep pozdrav,Jože Bogatajv.d. glavnega inšpektorja za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026