Univerza v MB, objava OP na enotni študentski izkaznici + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 24.04.2013 Številka: 0712-127/2012/2 Kategorije:Šolstvo --> Kategorije: Šolstvo Prejeli smo vaš dopis, v katerem nas prosite za presojo ustreznosti nabora osebnih podatkov študentov, ki bi jih želeli zapisati na enotno študentsko izkaznico. V vsebini ste navedli, da vas zanima predvsem zapis EMŠO številke, ki je edini identifikator v eVŠ sistemu in ki se mora po vašem mnenju nahajati tudi na identifikacijskem dokumentu študenta. Dopisu ste priložili tudi seznam podatkov, ki naj bi bili vidni na študentski izkaznici. Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke
- odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Po mnenju Informacijskega pooblaščenca bi bila obdelava osebnega podatka o EMŠO študenta na študentski izkaznici nesorazmerna in zato nepotrebna glede na namen, ki bi ga želeli doseči v konkretnem primeru. Hkrati Pooblaščenec opozarja, da bi bilo ob uvajanju enotne študentske izkaznice potrebno dopolniti ZVis. Ta namreč študentsko izkaznico opredeljuje kot orodje za izkazovanje statusa študenta, je pa kot dokumenta ne določi. Ker se zdi, da gre za javno listino, bi moral zakon določiti tudi osebne podatke, ki jih ta vsebuje. Trenutno je namreč vprašljiv tudi temelj za obdelavo fotografij študentov s strani visokošolskih zavodov. Ob tolmačenju, da je ta na podlagi privolitve študenta dopustna za namene izven izvajanja javnega programa, bi morali dopustiti tako študentske izkaznice s fotografijo kot tudi izkaznice brez fotografije – kadar študent z njeno obdelavo ne soglaša. Na takšen način pa seveda ni mogoče vzpostaviti enotne študentske izkaznice. Obrazložitev:
- Splošno o pravnih podlagah fakultete za obdelavo osebnih podatkov Fakultete, članice slovenskih univerz, oziroma samostojni visokošolski zavodi predstavljajo del javne izobraževalne mreže, in jih ZVOP-1 s
- točko
- člena neposredno uvršča v javni sektor. Sistem varstva osebnih podatkov v Sloveniji predvideva različno regulacijo področja za javni sektor na eni strani ter zasebni sektor na drugi strani, tej sistematizaciji pa sledi ZVOP-1, ki za različne upravljavce (torej za javni oz. zasebni sektor) predvideva različne pravne podlage, na podlagi katerih lahko dopustno in zakonito obdelujejo osebne podatke. Javni sektor, kamor torej sodi Univerza v Mariboru kot samostojni javni zavod, sme glede na določbe
- odstavka
- člena v povezavi z
- členom ZVOP-1 obdelovati osebne podatke le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Nadalje pa je določeno, da se lahko z zakonom določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Glede na to, da takega zakona, ki bi kot podlago za obdelavo osebnih podatkov predvideval osebno privolitev posameznika, v t.i. šolski zakonodaji ni, praviloma ostaja edina podlaga za obdelavo osebnih podatkov zakon sam. Ob tem pa ZVOP-1 v
- odstavku
- člena predvideva, da se lahko osebne podatke obdeluje tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje nalog, ki so v okviru pooblastil naložene nosilcem javnih pooblastil. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil. Ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. In ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko po četrtem odstavku v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. Specialni zakon, ki ureja obdelavo osebnih podatkov na področju visokega šolstva, je Zakon o visokem šolstvu (Uradni list RS, št.119/2006, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZVis-UPB3). ZVis v
- členu določa, da visokošolski zavodi vodijo naslednje evidence:
- evidenco prijavljenih za vpis in vpisanih študentov,
- osebni karton, ki se vodi za vsakega študenta od vključitve v študij do končanja študija oziroma do izpisa,
- zapisnik o izpitu, s katerim se evidentira prijava k izpitu, potek izpita in dosežena ocena,
- evidenco izdanih dokumentov o končanem dodiplomskem in podiplomskem izobraževanju. Isti člen nadalje določa, da morajo evidence iz 1.,
- in
- točke obsegati ime in priimek študenta (za študentke tudi dekliški priimek), spol, datum, kraj in občino rojstva, državo rojstva, stalno in začasno bivališče, enotno matično številko občana, državljanstvo, predhodno pridobljeno izobrazbo, način študija ter druge podatke po posebnih predpisih. Evidenca iz
- točke
- odstavka tega člena pa obsega ime in priimek študenta (za študentke tudi dekliški priimek), spol, enotno matično številko občana, način študija, letnik študija in študijsko leto prvega vpisa, datum izpita, podatke o tem, ali izpit opravlja prvič ali ga ponavlja, ter oceno, doseženo pri izpitu.
- člen ZVis pa določa, da se osebni podatki študentov iz evidenc
- člena tega zakona zbirajo, obdelujejo, shranjujejo in posredujejo za potrebe visokošolske dejavnosti visokošolskih zavodov, za potrebe državnih organov, organov lokalne skupnosti, nosilcev javnega pooblastila in študentskih organizacij, povezane z uresničevanjem pravic študentov po posebnih predpisih.
- člen ZVis torej določa, katere osebne podatke lahko fakulteta obdeluje,
- člen pa opredeljuje namene, za katere se lahko osebni podatki obdelujejo. Ob tem Pooblaščenec opozarja, da je določbo
- člena ZVis zaradi njene ohlapnosti ("za potrebe visokošolske dejavnosti visokošolskih zavodov") možno tolmačiti izjemno široko, kar je v sistemu varstva osebnih podatkov lahko mnogokrat nedopustno. Po mnenju Pooblaščenca morajo namreč zakoni, na podlagi katerih se v javnem sektorju obdelujejo osebni podatek, natančno opredeliti nabor obdelovanih osebnih podatkov (ta pogoj ZVis izpolnjuje) ter natančno opredeliti namen, za katerega se ti podatki zbirajo. ZVis sicer v drugem odstavku
- člena določa, da se status študenta izkazuje s študentsko izkaznico. Statut Univerze v Mariboru, s katerim univerza ureja svojo organizacijo in delovanje določa, da univerza med ostalimi dokumenti izdaja tudi študentsko izkaznico (
- člen) ter da študent svoj status izkazuje s študentsko izkaznico (
- člen). Ne ZVis ne statut ne določata vsebine izkaznice, zato Pooblaščenec meni, da je smiselno glede na namen, ki ga želi univerza doseči z uvedbo enotne študentske izkaznice, razmisliti o spremembah ZVis v delu, ki ureja izkazovanje statusa študenta s študentsko izkaznico.
- Nabor osebnih podatkov, vidnih na študentski izkaznici V trenutni situaciji pa Informacijski pooblaščenec v konkretnem primeru glede nabora osebnih podatkov, ki bi jih želeli zapisati na enotni študentski izkaznici meni, da je pri obdelavi osebnih podatkov kot temeljno načelo potrebno upoštevati načelo sorazmernosti, ki je določeno v
- členu ZVOP-1 in po katerem morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Ta določba je predvsem opozorilo in vodilo vsem upravljavcem osebnih podatkov kako naj (ne prekomerno) zbirajo osebne podatke, torej zgolj tiste podatke, ki so potrebni za zagotovitev namena, zaradi katerega so se podatki začeli zbirati in obdelovati. Na študentski izkaznici, ki jo uporabljajo študentje in katere namen je uveljavljanje določenih pravic je zato potrebno upoštevati, da nabor podatkov na njej ustreza temu namenu. Podatek o EMŠO je po mnenju Pooblaščenca v konkretnem primeru nepotreben, saj lahko študent svojo identiteto (tako kot v vseh drugih postopkih, v katerih je potrebno preverjati identiteto upravičenca) izkazuje z osebnim dokumentom. Vpisna številka študenta je v konkretnem primeru tista, preko katere se lahko študenta, ki ima pravice z naslova uporabe študentske izkaznice, nedvomno določi. Za dosego namena, zaradi katerega bi univerza študentom dala v uporabo študentsko izkaznico, so zato po mnenju Pooblaščenca (glede na navedbe iz posredovane priloge) dovolj zgolj podatki o imenu in priimku študenta, vpisni številki in morda fotografiji (v kolikor študent soglaša s tem) ter drugi podatki kot so: podatek o nazivu izkaznice, številki izkaznice, nazivu univerze, logotipu in t.i. vizualni podatki na hrbtni strani izkaznice. Privolitev, ki je v primeru objave fotografije podlaga za obdelavo osebnih podatkov, mora biti seveda dokazljiva. Zato Pooblaščenec svetuje, da univerza pred uvedbo vodenja evidenc s pomočjo študentske izkaznice pridobi pisno privolitev študentov za izdelavo in uporabo študentske izkaznice, iz katere bo razvidno, da jih je predhodno seznanila s konkretnim namenom obdelave osebnih podatkov, ki bodo izhajali iz študentske izkaznice kot tudi zbirke osebnih podatkov, s katero se bo beležilo koriščenje konkretnih pravic iz naslova statusa študenta. Prijazen pozdrav. Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026