Uporaba arhivskega gradiva + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 12.06.2007 Številka: 0712-549/2007/2 Kategorije:Upravne enote, Uradni postopki --> Kategorije: Uradni postopki, Upravne enote Spoštovani,Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je prejel vaš dopis, v katerem navajate, da je kar nekaj vaših strank prizadetih zaradi nezakonitega razširjanja arhivskega gradiva na temo »seznamov Nemcev in gradiva Komisije za ugotavljanje zločinov okupatorjev in njihovih pomagačev za Slovenijo«. Kot je razvidno iz vašega dopisa in prilog, upravne enote v postopkih ugotavljanja državljanstva od Arhiva Republike Slovenije pridobivajo kopije arhivskega gradiva, ki se nanašajo na posamezno družino, sodišča in upravni organi pa za tem kljub ugovorom in pripombam, da ne gre za verodostojne listine ter da te listine nimajo statusa zbirk, takšne listine upoštevajo kot verodostojne. Kot dokaz prilagate dopis UE ______, iz katerega je razvidno, v kakšni obliki Arhiv Republike Slovenije upravnim organom pošilja listine, ter izvod sodbe Upravnega sodišča, ki govori o tem, da vaši stranki ni bil priznan zahtevek glede državljanstva, ker se sodišče opira na dokumente arhiva. Štejete, da gre v opisanih primerih za hujšo kršitev varstva osebnih podatkov in Pooblaščenca prosite za stališče glede takšnih in podobnih listin, ki jih Arhiv Republike Slovenije kot verodostojne pošilja upravnim organom in sodiščem. Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje.ZVOP-1 v
- odstavku
- člena določa, da se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov na področju javnega sektorja, kamor spadajo upravni organi, sodišča ter Arhiv Republike Slovenije, so podrobneje določene v
- členu ZVOP-
- Navedeni člen v
- odstavku določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. V
- členu ZVOP-1 je nadalje določeno, da se osebni podatki lahko zbirajo le za določene in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati tako, da bi bila njihova obdelava v neskladju s temi nameni.Dostop do arhivskega gradiva in s tem povezano zakonitost obdelave osebnih podatkov, ki jih le to vsebuje, ureja Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06, v nadaljevanju ZVDAGA). Navedeni zakon v
- odstavku
- člena ZVDAGA določa, da javno arhivsko gradivo, ki vsebuje občutljive osebne podatke (to so podatki o rasnem, narodnem ali narodnostnem poreklu, političnem, verskem ali filozofskem prepričanju, članstvu v politični stranki in sindikatu, zdravstvenem stanju, spolnem življenju, vpisu ali izbrisu v ali iz kazenske evidence, ki se vodijo na podlagi zakona, ki ureja prekrške, biometrične značilnosti, če je z njihovo uporabo mogoče določiti posameznika v zvezi s kakšno od prej navedenih okoliščin), postane dostopno za uporabo 75 let po svojem nastanku ali deset let po smrti osebe, na katero se nanaša, če je datum smrti znan, če ni z drugimi predpisi drugače določeno.
- odstavek
- člena nadalje določa, da je arhivsko gradivo, nastalo pred konstituiranjem Skupščine Republike Slovenije
- maja 1990, ki se nanaša na nekdanje družbenopolitične organizacije (npr. Zveza komunistov Slovenije, Socialistična zveza delovnega ljudstva, Zveza sindikatov Slovenije, Zveza socialistične mladine Slovenije, Zveza združenj borcev NOV Slovenije, Zveza rezervnih vojaških starešin Slovenije), organe notranjih zadev (npr. policija), pravosodne organe (npr. sodišča, tožilstva, zapori) in obveščevalno varnostne službe, dostopno brez omejitev, razen arhivskega gradiva, ki vsebuje občutljive osebne podatke, ki so bili pridobljeni s kršenjem človekovih pravic in temeljnih svoboščin ter se nanašajo na osebe, ki niso bile nosilke javnih funkcij.ZVDAGA v
- odstavku
- člena določa, da omejitve dostopnosti arhivskega gradiva iz
- člena tega zakona ne veljajo za uporabo posamičnih dokumentov in zadev, če gre za postopke, ki jih vodijo državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti, nosilci javnih pooblastil in druge osebe javnega prava. Dokumente, ki so v arhivu in jih državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti ali nosilci javnih pooblastil potrebujejo za svoje delo oziroma jih osebe potrebujejo za uveljavitev svojih pravic, izroči arhiv skladno z določbami
- odstavka
- člena ZVDAGA v uporabo praviloma v obliki overjene kopije, ki se šteje za izvirnik. Iz zgoraj navedenih določb
- in
- člena ZVDAGA Pooblaščenec zaključuje, da pošiljanje arhivskega gradiva upravnim organom in sodiščem ter uporaba arhivskega gradiva za namene vodenja upravnih postopkov, ne pomeni kršitve določb ZVOP-1, saj je takšna uporaba arhivskega gradiva določena v zakonu. Določbe
- in
- odstavka
- člena ZVDAGA je namreč z vidika določb
- odstavka
- člena ter
- člena ZVOP-1 mogoče šteti kot neposredno zakonsko podlago za posredovanje arhivskega gradiva upravnim organom in sodiščem ter za uporabo arhivskega gradiva za namene odločanja v upravnih in drugih uradnih postopkih.V zvezi z vašimi navedbami, da v obravnavanem primeru ne gre za verodostojne listine ter da te listine nimajo statusa zbirk podatkov, sodišča in upravni organi pa jih kljub temu upoštevajo kot verodostojne, Pooblaščenec pojasnjuje, da je njegovo mnenje podano izključno z vidika zakonitosti obdelave osebnih podatkov, ki jih vsebuje arhivsko gradivo, ter da Pooblaščenec ni pristojen presojati točnosti oziroma verodostojnosti arhivskega gradiva. O tem, katera dejstva je v posameznem postopku šteti za dokazna, skladno z določbami procesnega zakona presodi uradna oseba, ki je pooblaščena za vodenje postopka (načelo materialne resnice in načelo proste presoje dokazov), strankam pa je potrebno dati možnost, da se pred izdajo odločbe izjavijo o vseh dejstvih in okoliščinah, ki so pomembni za odločbo (načelo zaslišanja stranke). Lep pozdrav,Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav. pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026