← Slovenija

Uporaba arhivskega gradiva za uradne postopke - IPRS

Uporaba arhivskega gradiva za uradne postopke + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

  2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 02.12.2015 Številka: 0712-1/2015/3064 Kategorije:Uradni postopki --> Kategorije: Uradni postopki Na Informacijskega pooblaščenca (v nadaljevanju IP) ste naslovili zgoraj navedeni dopis, v katerem navajate, da Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/2006 in 51/2014, v nadaljevanju: ZVDAGA) v
  3. členu opredeljuje tudi dostop oz. vpogled v arhivsko gradivo za potrebe uradnih postopkov ali na podlagi pravnega interesa. Med drugim za postopke, ki jih vodijo državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti, nosilci javnih pooblastil in druge osebe javnega prava, ne veljajo omejitve dostopnosti do arhivskega gradiva iz
  4. člena ZVDAGA, če gre za uporabo posamičnih dokumentov in zadev. V konkretnem primeru stranka na podlagi navedenega člena zahteva dostop do arhivskega gradiva, ki vsebuje varovane osebne podatke iz drugega odstavka
  5. člena ZVDAGA za potrebe uveljavljanja pravic pred Evropskim sodiščem za človekove pravice (ESČP). Stranka je predložila tudi dokazilo o uvedbi postopka (kopijo dopisa ESČP o prejemu vloge oziroma pričetku postopka z dne 19.02.2015). Zahtevano gradivo se nanaša na njenega pokojnega moža, gre pa za gradivo bivše Službe državne varnosti (SDV). Med drugim zahteva tudi dostop do osebnih dosjejev, ki jih je SDV vodila v zvezi z drugimi osebami, povezanimi z njenim pokojnim možem (obsodba zaradi vohunstva), in partijskih članskih dokumentov ljudi, ki naj bi organizirali pregon moža, v njem pa se nahajajo tudi varovani osebni podatki tretjih oseb. Osebni dosjeji se nanašajo na še živeče osebe, med katerim je ena pred časom izrazila izrecno nasprotovanje vpogledom v svoj osebni dosje (velja za namen znanstveno-raziskovalne uporabe gradiva).Arhivska komisija, ki odloča v primerih odobritev izjemnega dostopa do arhivskega gradiva z zakonsko varovanimi osebnimi podatki v znanstveno-raziskovalne namene, je namreč v svojih odločbah zavzela stališče, da je dostop do osebnih dosjejev še živečih oseb dovoljen le v anonimizirani obliki, brez anonimizacije pa le ob predložitvi soglasja osebe, na katero se dosje nanaša. Pod temi pogoji je arhivska komisija v nekem konkretnem postopku tudi dovolila raziskovalcu vpogled v osebne dosjeje. Raziskovalec se je pri zbiranju pooblastil obrnil tudi na enega izmed soobtoženih v primeru iz prejšnjega odstavka, ki pooblastila ni dal, na Arhiv RS pa naslovil dopis z izrecnim nasprotovanjem vpogleda v svoj dosje. Glede na navedeno vas zanima, ali lahko v konkretnem primeru, ko stranka zahteva dostop do gradiva zaradi uradnih postopkov, oseba, na katero se nanašajo podatki, tak vpogled prepove, oz. ste takšno prepoved dolžni upoštevati. Glede na to, da je gradivo zelo obsežno, saj lahko obsega posamezni dosje tudi prek 10.000 dokumentov, stranka pa v svoji zahtevi ni konkretno navedla, do katerih delov gradiva oz. dokumentov želi dostopati za potrebe uradnih postopkov, vas zanima tudi v kakšnem obsegu lahko stranki omogočite vpogled v gradivo oz. ali lahko morebiti tak vpogled v varovano arhivsko gradivo zahteva le organ, pred katerim teče konkretni postopek.Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, na podlagi
  6. točke prvega odstavka
  7. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007-UPB1; v nadaljevanju: ZVOP-1) ter
  8. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/2007–ZUstS-A; v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. IP uvodoma pojasnjuje, da ni pristojen za tolmačenje določb ZVDAGA, zato vam svoje mnenje podajamo izključno z vidika določb ZVOP-1.Z vidika določb ZVOP-1 je upravljavec osebnih podatkov v javnem sektorju pri izvrševanju javnih pooblastil osebno privolitev ali prepoved posameznika v zvezi z uporabo osebnih podatkov, ki se nanašajo naj, dolžan upoštevati le v tistih primerih, kadar je v zakonu to izrecno določeno. IP meni, da je pri uporabi arhivskega gradiva potrebno ločiti med

(1)uporabo s strani splošne javnosti (65. člen ZVDAGA),
(2)uporabo za znanstveno raziskovalne namene (66. člen ZVDAGA) in
(3)uporabo za potrebe uradnih postopkov (
  1. člen ZVDAGA), pri čemer pa ZVDAGA za nobenega od prej navedenih primerov ne določa, da je uporaba arhivskega gradiva dopustna tudi ali zgolj na podlagi osebne privolitve posameznika oziroma da lahko posameznik prepove vpogled v arhivsko gradivo, ki vsebuje njegove osebne podatke.ZVDAGA posamezniku torej ne daje pravne podlage za prepoved vpogleda v arhivsko gradivo, ki vsebuje njegove občutljive ali druge osebne podatke, zaradi česar arhivska komisija ali drug pristojni organ takšne prepovedi z vidika določb ZVOP-1 ni dolžna upoštevati.Kar zadeva vaše vprašanje o tem, v katerem obsegu lahko stranki uradnega postopka omogočite vpogled v arhivsko gradivo in ali lahko vpogled v varovano arhivsko gradivo zahteva le organ, pred katerim teče postopek, IP meni, da se na podlagi
  2. člena ZVDAGA vpogled v varovane podatke iz arhivskega gradiva lahko omogoči tako organu, ki vodi uradni postopek, kot tudi tistim osebam, ki izkažejo, da kot stranke nastopajo v konkretnem uradnem postopku, pod pogojem, da takšen uradni postopek vodi državni organ, organ samoupravne lokalne skupnosti, nosilec javnih pooblastil ali druga oseba javnega prava. Strankam takšnih uradnih postopkov ter osebam, ki izkažejo svoj pravni interes za uvedbo ali udeležbo v takšnem uradnem postopku, se vpogled v neanonimizirano arhivsko gradivo, ki vsebuje podatke iz prvega in drugega odstavka
  3. člena ZVDAGA, dovoli ne glede na to, da roki nedostopnosti arhivskega gradiva še niso potekli. O obsegu, v katerem se bo upravičeni osebi omogočil vpogled v arhivsko gradivo, je potrebno odločati od primera do primera, pri takšnem odločanju pa je po mnenju IP ob upoštevanju pravil in načel splošnega upravnega postopka z vidika določb ZVOP-1 potrebno upoštevati zlasti načelo sorazmernosti, zaradi čemer bo dovoljen obseg odvisen predvsem od namena in vrste konkretnega uradnega postopka. O b r a z l o ž i t e v:ZVOP-1 kot sistemski zakon, ki določa pravice, obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost in dostojanstvo posameznika pri obdelavi osebnih podatkov, v prvem odstavku
  4. člena določa, da se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika, v drugem odstavku pa je nadalje določeno, da mora biti namen obdelave osebnih podatkov določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Po določbi
  5. člena ZVOP-1 se osebni podatki lahko zbirajo le za določene in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati tako, da bi bila njihova obdelava v neskladju s temi nameni, če zakon ne določa drugače.Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor se po določbi
  6. točke
  7. člena ZVOP-1 uvršča tudi Arhiv Republike Slovenije, so podrobneje določene v
  8. členu, pri čemer v primeru posredovanja osebnih podatkov, ki so del javnega arhivskega gradiva, pride v poštev določba prvega odstavka, po kateri se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika.Podobne določbe so vsebovane tudi v
  9. členu ZVOP-1, kjer je taksativno določenih 8 primerov, v katerih se občutljivi osebni podatki lahko obdelujejo. V primeru občutljivih osebnih podatkov, ki so del javnega arhivskega gradiva, pridejo v poštev določbe:·
  10. točke
  11. člena ZVOP-1, po kateri se občutljivi osebni podatki lahko obdelujejo v primeru, če je posameznik za to podal izrecno osebno privolitev, ki je praviloma pisna v javnem sektorju pa tudi določena z zakonom;·
  12. točke
  13. člena ZVOP-1, po kateri se občutljivi osebni podatki lahko obdelujejo, če je to potrebno zaradi uveljavljanja ali nasprotovanja pravnemu zahtevku;·
  14. točke
  15. člena ZVOP-1, po kateri se občutljivi osebni podatki lahko obdelujejo, če tako določa drug zakon zaradi izvrševanja javnega interesa.Po zgoraj citiranih določbah
  16. in
  17. člena ZVOP-1 je potrebno pri obdelavi osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor se po določbi
  18. točke
  19. člena ZVOP-1 šteje med drugim tudi širjenje ali drugo dajanje osebnih podatkov na razpolago, zakonitost obdelave presojati z vidika določb zakona, ki ureja posamezno področje. Ob tem je potrebno opozoriti, da je skladno s citiranimi določbami prvega odstavka
  20. člena in
  21. točke
  22. člena ZVOP-1 v javnem sektorju obdelava osebnih podatkov na podlagi osebne privolitve posameznika praviloma dopustna samo v primeru, kadar je v zakonu izrecno določeno, da se določeni osebni podatki lahko obdelujejo tudi na podlagi osebne privolitve posameznika. V primeru posredovanja osebnih podatkov, ki so sestavni del arhivskega gradiva, je tako potrebno glede posredovanja osebnih podatkov, ki so sestavni del arhivskega gradiva, upoštevati določbe ZVDAGA, kjer so v
  23. členu določeni roki nedostopnosti javnega arhivskega gradiva za splošno javnost, v
  24. členu so določene izjeme rokov nedostopnosti, v
  25. členu pa so določeni pogoji za dostop do javnega arhivskega gradiva zaradi potreb uradnih postopkov.Kot že rečeno, so v
  26. člena ZVDAGA določeni pogoji za dostop do arhivskega gradiva s strani splošne javnosti, pri čemer je v prvem odstavku določen splošni rok nedostopnosti do javnega arhivskega gradiva v javnih arhivih, ki vsebuje tajne podatke po zakonu, ki ureja tajne podatke, ali davčne skrivnosti in katerih razkritje nepoklicani osebi bi lahko povzročilo škodljive posledice za varnost države in drugih oseb ali za njihove pravne interese. To gradivo postane dostopno za uporabo praviloma 40 let po nastanku, če je s strani izročitelja označeno kot nedostopno v skladu s
  27. členom tega zakona. Drugi odstavek
  28. člena ZVDAGA določa izjemo glede dostopnosti do tistega arhivskega gradiva, ki vsebuje taksativno določene občutljive osebne podatke, in sicer podatke, ki se nanašajo na zdravstveno stanje, spolno življenje, žrtev kaznivih dejanj zoper spolno nedotakljivost, zakonsko zvezo, družino in otroke, storilca kaznivih dejanj in prekrškov, razen kaznivih dejanj in prekrškov oseb, zoper katere je bil voden postopek zaradi nasprotovanja nekdanjemu enopartijskemu režimu, versko prepričanje in etnično pripadnost. Arhivsko gradivo, ki vsebuje prej navedene vrste občutljivih osebnih podatkov, postane dostopno za javno uporabo 75 let po nastanku gradiva ali 10 let po smrti posameznika, na katerega se podatki nanašajo, če je datum smrti znan, če ni z drugimi predpisi drugače določeno. Tretji odstavek
  29. člena ZVDAGA vsebuje posebno določbo v zvezi z dostopnostjo do javnega arhivskega gradiva v javnih arhivih, ki je nastalo pred konstituiranjem Skupščine Republike Slovenije
  30. maja
  31. Navedeno javno arhivsko gradivo je dostopno brez omejitev, razen z omejitvami iz prejšnjega odstavka. Iz določbe tretjega odstavka
  32. člena ZVDAGA tako izhaja, da je arhivsko gradivo, ki je nastalo pred konstituiranjem Skupščine Republike Slovenije
  33. maja 1990, bolj odprto kot ostalo arhivsko gradivo, saj zanj ne veljajo omejitve dostopnosti iz prvega odstavka tega člena, pač pa za dostop do tega gradiva velja le omejitev dostopa do osebnih podatkov, in sicer do tistih, ki veljajo za posebej občutljive in so taksativno določeni v drugem odstavku, kar se izvrši na način, kot ga določa četrti odstavek
  34. člena ZVDAGA, to je z izločitvijo ali anonimizacijo posameznih dokumentov. V
  35. členu ZVDAGA je določena izjema glede rokov nedostopnosti javnega arhivskega gradiva, ki se nanaša na uporabo javnega arhivskega gradiva za namene znanstveno raziskovalnega dela. Skladno z določbami tega člena se lahko znanstveno-raziskovalni organizaciji, raziskovalcu ali novinarju (uporabniku) ob pogojih in na način, določen v tem členu, že pred potekom rokov nedostopnosti za namene znanstveno raziskovalnega dela dovoli izjemni dostop tudi do tistega javnega arhivskega gradiva, ki vsebuje podatke iz prvega in drugega odstavka
  36. člena ZVDAGA. Podobno kot v
  37. členu ZVDAGA je tudi v
  38. členu določena izjema glede nedostopnosti javnega arhivskega gradiva, in sicer v primerih, ko je dostop do arhivskega gradiva potrebno omogočiti zaradi potreb uradnih postopkov. Po določbi prvega odstavka
  39. člena ZVDAGA imajo osebe, ki nastopajo kot stranke v postopkih ali izkažejo svoj pravni interes za uvedbo ali udeležbo v postopkih, pravico do vpogleda v arhivsko gradivo. Po določbi drugega odstavka
  40. člena omejitve dostopnosti arhivskega gradiva iz
  41. člena tega zakona ne veljajo za uporabo posamičnih dokumentov in zadev, če gre za postopke, ki jih vodijo državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti, nosilci javnih pooblastil in druge osebe javnega prava. Po določbi tretjega odstavka
  42. člena vpogled obsega pregled, izpis, prepis ali kopiranje gradiva ter uporabo tako pridobljenih podatkov v uradnih postopkih oziroma za drugo uveljavljanje pravic oseb, osebe, ki se jim omogoči vpogled, pa so dolžne pri uporabi varovati podatke iz prvega in drugega odstavka
  43. člena tega zakona.Kot je razvidno iz zgoraj citiranih določb
  44. člena ZVDAGA, se lahko strankam, ki nastopajo kot stranke v uradnih postopkih ali izkažejo svoj pravni interes za uvedbo ali udeležbo v postopkih, za namene uveljavljanja njihovih pravic omogoči vpogled v javno arhivsko gradivo. Iz drugega odstavka tega člena po mnenju IP izhaja, da v primeru, ko uradni postopek vodijo državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti, nosilci javnih pooblastil in druge osebe javnega prava, za uporabo posamičnih dokumentov in zadev ne veljajo omejitve dostopnosti arhivskega gradiva iz
  45. člena tega zakona. Takšna določba po mnenju IP pomeni, da se lahko stranki, ki nastopa v takšnem uradnem postopku, ki ga vodi določen državni organ, organ samoupravne lokalne skupnosti, nosilec javnih pooblastil ali druga oseba javnega prava, ter osebi, ki izkaže svoj pravni interes za uvedbo ali udeležbo v takšnem uradnem postopku, omogoči tudi vpogled v tiste neanonimizirane dokumente v arhivskem gradivu, ki vsebujejo varovane podatke iz prvega in drugega odstavka
  46. člena ZVDAGA, in sicer ne glede na dejstvo, da roki nedostopnosti še niso potekli. Takšna razlaga je logična, saj gre pri tem nedvomno za zakonit namen (varovanje in uveljavljanje pravic pred pristojnimi organi) in bi v primeru, ko bi strankam konkretnega pravnega postopka onemogočili vpogled v zaupne podatke, s takšnim ravnanjem onemogočili učinkovito varstvo in uveljavljanje njihovih pravic v uradnih postopkih. Zaradi tega je že sam ZVOP-1 v
  47. točki
  48. člena ZVOP-1 določil, da se občutljivi osebni podatki lahko obdelujejo tudi v primeru, ko je to potrebno zaradi uveljavljanja ali nasprotovanja pravnemu zahtevku. Zakonodajalec je torej strankam tistih uradnih postopkov, ki jih vodijo državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti, nosilci javnih pooblastil in druge osebe javnega prava, omogočil dostop do občutljivih osebnih in drugih varovanih podatkov, ki jih vsebuje javno arhivsko gradivo in obenem določil tudi varovalke, ki naj bi preprečile eventualne zlorabe teh podatkov. Kot prva varovalka se kaže določba četrtega odstavka
  49. člena ZVDAGA, po kateri mora arhiv preveriti, ali so izpolnjeni pogoji za pregled, izpis, prepis ali kopiranje gradiva ter uporabo podatkov za namene uveljavljanja pravic oseb v uradnih postopkih. Arhiv mora v primeru, ko ugotovi, da pogoji niso izpolnjeni, z odločbo zavrniti dostop do gradiva. Kot druga varovalka se kaže določba tretjega odstavka
  50. člena ZVDAGA, s katero je zakonodajalec osebam, ki se jim omogoči vpogled, izrecno naložil, da so pri uporabi podatkov dolžne varovati podatke iz prvega in drugega odstavka
  51. člena tega zakona, k čemur jih glede uporabe osebnih podatkov zavezujejo tudi že sam ZVOP-1, in sicer zlasti določba
  52. člena, ki izrecno prepoveduje nadaljnjo obdelavo osebnih podatkov na način, ki je v neskladju z določenimi in zakonitimi nameni. Kar zadeva vaše vprašanje o tem, ali lahko v konkretnem primeru, ko stranka zahteva dostop do gradiva zaradi uradnih postopkov, oseba, na katero se nanašajo podatki, tak vpogled prepove, oz. ali ste takšno prepoved dolžni upoštevati, vam pojasnjujemo, da ZVDAGA v
  54. in
  55. členu ne določa, da se lahko določeni osebni podatki iz arhivskega gradiva posredujejo uporabniku tudi ali zgolj na podlagi osebne privolitve posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. Arhivska komisija ali drug pristojni organ zaradi tega z vidika določb ZVOP-1 v postopku odločanja o dostopu do arhivskega gradiva za potrebe uradnih postopkov ni dolžna niti pridobiti osebne privolitve posameznika za razkritje njegovih osebnih podatkov upravičeni osebi, niti ni dolžna upoštevati prepovedi posameznika za razkritje njegovih podatkov za te potrebe.Glede vašega vprašanja o tem, v kakšnem obsegu se bo upravičeni osebi za potrebe uradnega postopka omogočil vpogled v arhivsko gradivo, IP meni, da gre pri takšnem odločanju za odločanje o pravici in pravni koristi fizične osebe - stranke uradnega postopka. Organ, ki odloča o pravici do vpogleda v javno arhivsko gradivo, mora pri odločanju postopati po določbah Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06–UPB2, s sprem., v nadaljevanju ZUP) upoštevajoč določbe relevantnih členov ZVDAGA, kar pomeni, da mora organ ob upoštevanju pravil in načel splošnega upravnega postopka ter ob upoštevanju načela sorazmernosti iz
  56. člena ZVOP-1 sam odločiti, v kakšnem obsegu se bo upravičeni osebi omogočil vpogled v arhivsko gradivo. Glede obsega, v katerem se bo upravičeni osebi omogočil vpogled v arhivsko gradivo, je torej potrebno odločati od primera do primera upoštevajoč določbe ZVDAGA, kot specialnega predpisa, pri čemer bo dovoljen obseg odvisen predvsem od namena in vrste konkretnega uradnega postopka. Glede na obseg, v katerem se bo upravičeni osebi omogočil vpogled v arhivsko gradivo, vam tako lahko svetujemo le to, da lahko ob upoštevanju prej navedenih pravil in načel v primeru, ko stranka ne konkretizira, v katere dele arhivskega gradiva želi vpogledati, stranko pozovete, da vlogo dopolni, in sicer tako, da npr. konkretneje navede, v katere dele arhivskega gradiva želi vpogledati ter obrazloži, iz kakšnih razlogov je vpogled in uporaba tega arhivskega grdiva pomembna za odločitev v konkretnem uradnem postopku. Po potrebi pa se lahko za informacije o tem, kateri podatki so relevantni za odločanje v posameznem postopku, obrnete tudi na organ, ki v posameznem uradnem postopku odloča. Lepo vas pozdravljamo.Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,informacijska pooblaščenkaPripravil:Jože Bogataj, namestnik informacijske pooblaščenke O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026

🔗 Na uradni vir

Razlaga UI na podlagi uradnega besedila zakona. Okvirna, ne nadomešča pravnega nasveta.