Uporaba davčne številke za enolično identifikacijo uporabnika informacijskega sistema + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 20.12.2021 Številka: 07120-1/2021/623 Kategorije: --> Kategorije: EMŠO in davčna, Pravne podlage, Telekomunikacije in pošta, Vgrajeno in privzeto varstvo podatkov Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da ste v fazi implementacije novega informacijskega sistema za zbiranje podatkov in informacij o razvoju trga elektronskih komunikacij in poštnih storitev v Republiki Sloveniji ter za poročanje o kršitvah varstva osebnih podatkov. Zavezanci bi vam javili osebne podatke svoje pooblaščene osebe, ki bi jih agencija vnesla v svoj sistem in jim dodelila pravice, pooblaščene osebe pa bi se v sistem registrirale z uporabo sistema SI-PASS. Pri zasnovi sistema želite omogočiti enolično identifikacijo uporabnikov, kar bi po vaši presoji najlažje zagotovili z uporabo davčne številke (poleg imena in priimka uporabnika sistema), saj ste v praksi opazili, da zgolj z uporabo imena, priimka, e-naslova in telefonske številke enolične identifikacije ne morete zagotoviti. Sprašujete nas, ali je za namene enolične identifikacije posameznika za uporabo informacijskega sistema dovoljeno zbirati tudi podatek o davčni številki, ob predpostavki, da zagotovite informacije o namenu in pravni podlagi za obdelavo teh osebnih podatkov ter s tem seznanite posameznike. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Obdelava osebnih podatkov je dopustna le, če zanjo obstaja ustrezna pravna podlaga. V 6. členu Splošne uredbe so tako določene pravne podlage, in sicer: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora torej obstajati ustrezna pravna podlaga, ki jo mora že pred obdelavo osebnih podatkov natančno razčistiti upravljavec osebnih podatkov, ki mora biti zmožen tudi dokazati zakonitost obdelave osebnih podatkov. Za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor sodi tudi vaša agencija, je trenutno še veljavna določba 9. člena ZVOP-1, ki določa, da se lahko osebni podatki v javnem sektorju obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Privolitev posameznika (točka (
- a)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe) v opisanem primeru torej ne bo prišla v poštev, saj je zakon ne določa. Prav tako pa po našem vedenju, in sicer predvsem po analizi Zakona o elektronskih komunikacijah, Zakona o poštnih storitvah in Zakona o davčnem postopku, ne obstaja zakonska določba (točka (
- c)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe), ki bi neposredno omogočala uporabo davčne številke za opisani namen. Pravno podlago za uporabo davčne številke za enolično identifikacijo posameznikov bi bilo v okoliščinah konkretnega primera mogoče iskati le v določbi točke (
- e)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe. Slednja določa, da je obdelava osebnih podatkov zakonita, če je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu. Za uporabo te pravne podlage mora biti upravljavec zmožen dokazati (priporoča se pisna zabeležba), da je konkretna obdelava zares potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu. Da vam je bila dodeljena naloga v javnem interesu, ste izčrpno opisali v vašem dopisu, izkazati pa je treba še, da je uporaba davčne številke res potrebna za izvajanje te naloge. Citirana določba točke (
- e)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe ima torej že sama po sebi vgrajeno načelo sorazmernosti, ki ga je treba upoštevati hkrati z načelom najmanjšega obsega podatkov, ki je opredeljeno v točki (
- c)prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe. Slednja določa, da morajo biti (pod pogojem, da obstaja pravna podlaga) osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego posamičnega zakonitega namena obdelave. Pri presoji načela sorazmernosti obdelave osebnih podatkov je bistvena ugotovitev, ali se lahko isti namen doseže z milejšimi sredstvi, torej z obdelavo manjšega nabora ali manj »invazivnih« osebnih podatkov. Zavedati se je namreč treba, da je davčna številka sicer zelo praktičen enolični identifikator, a hkrati njena obdelava nosi tudi precejšnja tveganja. V primeru zlorabe davčne številke lahko namreč pride do znatne (med drugim predvsem finančne) škode za udeležene posameznike, saj se je davčna številka začela uporabljati v številnih poslovnih in tudi zasebnih procesih. Glede na opisano v vašem zaprosilu za mnenje se sprašujemo, ali bi bilo mogoče isti cilj vseeno doseči s kakšnim milejšim sredstvom. Konkretnih tehničnih rešitev vam IP sicer ne more sugerirati niti jih ne bi mogel odrediti v morebitnem postopku nadzora. Lahko pa navedemo, da je v vašem primeru treba temeljito presoditi, ali je skladno z načelom sorazmernosti, da zaradi zapleta z enolično identifikacijo nekaj posameznikov (kot smo razbrali iz vašega zaprosila za mnenje problem nastane pri morebitnih podvojitvah) uvedete obdelavo davčne številke za vse posameznike. Kot že omenjeno, je presoja na upravljavcu samem, saj poleg tega, da nosi odgovornost, tudi sam najbolje pozna svoje procese in specifike nameravanih informacijskih rešitev novih sistemov. Ob vsem navedenem vas napotujemo še na določbo prvega odstavka 25. člena Splošne uredbe, ki govori o vgrajenem varstvu osebnih podatkov. Omenjena določba določa, da upravljavec ob upoštevanju najnovejšega tehnološkega razvoja, stroškov izvajanja ter narave, obsega, okoliščin in namenov obdelave, pa tudi tveganj za pravice in svoboščine posameznikov, ki so povezana z obdelavo in se razlikujejo po verjetnosti in resnosti, tako v času določanja sredstev obdelave kot tudi v času same obdelave, izvaja ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe, kot je psevdonimizacija, ki so oblikovani za učinkovito izvajanje načel varstva podatkov, kot je načelo najmanjšega obsega podatkov, ter v obdelavo vključi potrebne zaščitne ukrepe, da se izpolnijo zahteve te uredbe in zaščitijo pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. Če ugotovite in ste zmožni dokazati, da davčno številko nujno potrebujete za izvedbo vaših zakonsko določenih nalog, ste dolžni izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe, kot je psevdonimizacija (razmisliti morate torej tudi o možnosti vpeljave rešitve s psevdonimizacijo), ter vse druge ukrepe, da zagotovite ustrezno raven varstva osebnih podatkov. Za konec dodajamo, da obveznosti informiranja posameznikov po 13. členu Splošne uredbe ne bomo podrobneje opisovali, saj iz vašega dopisa izhaja, da ste imeli izpolnjevanje te obveznosti že v načrtu. V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026