Uporaba e-naslova po prenehanju delovnega razmerja - IPRS

Uporaba e-naslova po prenehanju delovnega razmerja + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 16.11.2021 Številka: 07121-1/2021/2172 Kategorije: --> Kategorije: Delovna razmerja, Elektronska pošta Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše pisanje, v katerem navajate, da vas glede na mnenje IP (objavljeno 28.10.2021 - novice), da e-mail naslov zaposlenega po prenehanju zaposlitve ne sme ostati aktiven, zanima, ali lahko e-mail naslov ostane aktiven, če o tem soglašata tako (bivši) zaposleni kot organizacija oziroma je to celo izrecna želja obeh. Navajate tudi, da poleg tega obstajajo e-mail naslovi, ki niso direktno povezani z delovno organizacijo. Tak primer je Arnes, ki je zagotovil e-mail naslove tisočem učiteljem, raziskovalcem, akademikom. Zanima vas, ali to pomeni, da ob odhodu v pokoj izgubite e-mail naslov, ki ga uporabljate že 30 let. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
3. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
4. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba),
5. točko prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Uvodoma pojasnjujemo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov oziroma ustreznosti konkretnega ravnanja upravljavca ne more presojati. Zato vam v nadaljevanju podajamo splošna pojasnila ter pravna izhodišča in pogoje za zakonito obdelavo osebnih podatkov. IP je v mnenju z naslovom »Po odhodu zaposlenega njegov e-naslov ne sme ostati aktiven« med drugim zapisal, da mora delodajalec ob prenehanju delovnega razmerja deaktivirati elektronski poštni predal bivšega delavca zaradi prenehanja pravne podlage za njegov obstoj (
8. člen Zakona o delovnih razmerjih). Delodajalec bo namreč s tem zagotovil tudi točnost in ažurnost podatkov, saj naslov z imenom bivšega delavca ne ustreza dejanskemu stanju. V kolikor bi elektronski poštni predal bivšega zaposlenega ostal aktiven, bi to pomenilo, da pri tem ne gre samo za nezakonito obdelavo osebnih podatkov nekdanjega zaposlenega, ampak tudi za obdelavo osebnih podatkov pošiljateljev, ki na ta naslov pošiljajo elektronska sporočila. Kljub navedenemu je IP mnenja, da v primeru, ki ste ga opisali, bivši zaposleni, v kolikor se tako dogovori z upravljavcem (delodajalcem), svoj nekdanji e-naslov ob ustreznih zaščitnih ukrepih uporablja tudi po prenehanju delovnega razmerja. V takšnem primeru je potrebno opozoriti, da bi morala upravljavec (delodajalec) in uporabnik (vi) praviloma skleniti pisni dogovor, v katerem bi dogovorila pogoje za uporabo e-naslova. Praviloma se torej po prenehanju delovnega razmerja e-naslov bivšega zaposlenega ukine oziroma blokira, na podlagi dogovora, če se upravljavec in uporabnik strinjata in se ustrezno dogovorita, pa lahko ostane e-naslov še vedno aktiven, seveda s tem, da ga še naprej uporablja zgolj bivši zaposleni in je zagotovljena zaupnost njegovih komunikacij. Lep pozdrav, Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Saša Zlatkovski, državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026