Uporaba e-naslovov zaposlenih s strani sindikata - IPRS

Uporaba e-naslovov zaposlenih s strani sindikata + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 15.01.2017 Številka: 0712-1/2017/78 Kategorije:Delovna razmerja, Sindikati --> Kategorije: Delovna razmerja, Sindikati Spoštovani,Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše elektronsko vprašanje ali lahko kot sindikat uporabite e-naslove zaposlenih za pošiljanje povabila oz. ponudbe za individualno včlanitev v vaš sindikat. Kot navajate, bi naslove pridobili iz drugih poslanih pošt, kjer gre za naslove sestavljene po principu ime.priimek@ime znanega podjetja. Pojasnjujete še, da ne gre za včlanitev v podjetniški sindikat, temveč za individualno včlanitev, zato menite, da vodstvo podjetja temu ne bi nasprotovalo. Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju, na podlagi
3. točke prvega odstavka
4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
5. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/2007–ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.Elektronski naslov, ki pripada posamezniku je osebni podatek, in to ne glede na to, ali gre za njegov zasebni elektronski naslov (npr. xy@gmail.com, xy@yahoo.com, ipd.), ali njegov službeni osebni elektronski naslov (npr. ime.priimek@podjetje.si, ime.p@podjetje.si, ipd.).Ker je članstvo v sindikatu prostovoljno, včlanitev v sindikat pa izraz individualne volje posameznega zaposlenega, je sindikat upravičen zgolj do obdelave tistih osebnih podatkov (službenih osebnih elektronskih naslovov) zaposlenih v svojih zbirkah, za katere je pridobil osebno privolitev posameznega zaposlenega.Glede na to, da menite, da vodstvo konkretnega podjetja vašemu pozivu k včlanitvi zaposlenih v sindikat ne bi nasprotovalo, ga lahko prosite, da zaposlenim posreduje vaše povabilo oziroma ga objavi na oglasni deski, v njem pa navedite, kako zaposleni, ki jih članstvo zanima, sami pristopijo do vas. Ker je podatek o članstvu v sindikatu (torej tudi o včlanitvi) občutljiv osebni podatek, IP opozarja, da se ta lahko prenaša preko elektronske pošte le ob uporabi kriptografskih metod in elektronskega podpisa oziroma tako, da je zagotovljena njegova nečitljivost oziroma neprepoznavnost med prenosom. Če prenosa sporočil do elektronskega naslova sindikata nimate zavarovanega na ta način, le-ta ni ustrezen kontakt za sprejemanje prijavnic oz. sporočil zaposlenih o izraženem interesu za včlanitev v sindikat. Po določilu
6. točke
7. odstavka
8. člena ZVOP-1 je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Občutljivi osebni podatki (
9. točka
10. člena ZVOP-1) pa so osebni podatki o rasnem, narodnem ali narodnostnem poreklu, političnem, verskem ali filozofskem prepričanju, članstvu v sindikatu, zdravstvenem stanju, spolnem življenju, vpisu ali izbrisu v ali iz kazenske evidence ali evidenc, ki se vodijo na podlagi zakona, ki ureja prekrške; občutljivi osebni podatki so tudi biometrične značilnosti, če je z njihovo uporabo mogoče določiti posameznika v zvezi s kakšno od prej navedenih okoliščin.Ker je elektronski naslov, ki pripada posamezniku, osebni podatek, in to ne glede na to, ali gre za njegov zasebni elektronski naslov (npr. xy@gmail.com, xy@yahoo.com, ipd.), ali njegov službeni osebni elektronski naslov (npr. ime.priimek@podjetje.si, ime.p@podjetje.si, ipd.), mora imeti sindikat ustrezno pravno podlago za obdelavo tega osebnega podatka (vnos, hrambo in nadaljnjo uporabo) v svoji zbirki elektronskih naslovov potencialnih članov, ki bi jo uporabljal za pošiljanje povabil za včlanitev v sindikat. Sindikat podjetja ima podlago za obdelavo osebnih podatkov (vnos, hrambo in nadaljnjo uporabo elektronskih naslovov posameznikov) potencialnih bodočih članov sindikata v svoji zbirki elektronskih naslovov, če je izpolnjen kateri od pogojev za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju iz
11. člena ZVOP-
12. Osebni podatki se v skladu s prvim odstavkom navedenega člena lahko obdelujejo, če obdelavo podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Ne glede na prvi odstavek
13. člena ZVOP-1 se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z njim sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev ali izpolnjevanje pogodbe (drugi odstavek). Osebni podatki se v zasebnem sektorju lahko obdelujejo tudi kadar je njihova obdelava nujna zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki (tretji odstavek).Zakonsko pravno podlago v smislu navedene določbe iz prvega odstavka
14. člena ZVOP-1 predstavlja Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s popravki in spremembami), ki v
15. členu določa, da mora delodajalec sindikatu omogočiti dostop do podatkov, ki so potrebni pri opravljanju sindikalne dejavnosti. Glede na to, da je članstvo v sindikatu prostovoljno, včlanitev v sindikat pa izraz individualne volje posameznika, sindikat od delodajalca ne more zahtevati osebnih podatkov kateregakoli posameznika, temveč zgolj tistih, od katerih je pridobil osebno privolitev za obdelavo njihovih osebnih podatkov, torej tudi obdelavo posameznikovega (službenega) osebnega elektronskega naslova za namen prejemanja obvestil s strani sindikata. Tudi potem, ko sindikat že razpolaga z osebno privolitvijo posameznika (člana sindikata), da lahko obdeluje njegove osebne podatke, mora sindikat za pridobitev njegovih osebnih podatkov od delodajalca, le-temu podati pisno zahtevo, v kateri poimensko navede, za katerega posameznika, katere osebne podatke, za kakšen namen in na kakšni pravni podlagi jih zahteva. IP opozarja še na metode zavarovanja občutljivih osebnih podatkov (med katere sodi tudi sporočilo o pristopu oz. včlanitvi posameznika v sindikat), določene v
16. členu ZVOP-1, v skladu s katerim morajo biti občutljivi osebni podatki pri obdelavi posebej označeni in zavarovani tako, da se nepooblaščenim osebam onemogoči dostop do njih, pri prenosu preko telekomunikacijskih omrežij pa morajo biti ustrezno zavarovani, kar pomeni, da bi se preko elektronske pošte lahko posredovali le ob uporabi kriptografskih metod in elektronskega podpisa oziroma tako, da bi bila zagotovljena njihova nečitljivost oziroma neprepoznavnost med prenosom. Glede na to, da menite, da vodstvo konkretnega podjetja pozivu k včlanitvi zaposlenih v vaš sindikat ne bi nasprotovalo, IP predlaga, da ga zaprosite, da zaposlenim posreduje vaše povabilo za včlanitev v sindikat oziroma ga objavi na splošno dogovorjenem mestu za objave (npr. oglasni deski), v njem pa navedite kako vas zaposleni, ki se želijo včlaniti v vaš sindikat, kontaktirajo oziroma kako do vas pristopijo. Ker je podatek o članstvu v sindikatu (torej tudi o sami včlanitvi) občutljiv osebni podatek, IP opozarja, da se ta lahko prenaša preko elektronske pošte le ob uporabi kriptografskih metod in elektronskega podpisa tako, da je zagotovljena njegova nečitljivost oziroma neprepoznavnost med prenosom. Zaradi zavedanja togosti ureditve IP v praksi šteje za zadostno zavarovanje in s tem tudi za izpolnitev navedenih zakonskih pogojev, če so prek elektronske pošte posredovani dokumenti oz. podatki predhodno obdelani s programsko opremo, ki omogoča