Uporaba elektronske korespondence za doktorsko disertacijo + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 11.03.2010 Številka: 0712-2/2010/387 Kategorije:Elektronska pošta --> Kategorije: Elektronska pošta Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne
- 2010 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem nas sprašujete ali s strani Pooblaščenca potrebujete dovoljenje, ker želite za študijsko-raziskovalni namen analizirati komunikacijo elektronske korespondence v instituciji in komunikacijo študentov s predavatelji. Z vprašanjem ste se obrnili tudi na komisijo RS za medicinsko etiko, kjer so vam odgovorili, da dovoljenja iz njihove strani ne potrebujete, vendar ste se vseeno odločili vložiti vlogo za dovoljenje o uporabi podatkov za namen doktorske disertacije. V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04, 113/05, 51/07-ZUstS in 67/07; ZVOP-1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Osebne podatke za znanstveno raziskovalne namene, je dopustno uporabljati le v anonimizirani obliki. Za pridobitev in nadaljnjo obdelavo osebnih (neanonimiziranih) podatkov je potrebno pridobiti osebno privolitev vseh posameznikov, na katere se ti podatki nanašajo, torej vseh posameznikov, ki bi sodelovali v komunikaciji prek elektronskih sporočil, ki jih boste analizirali. Osebna privolitev posameznikov, ki bi vam poslali sporočila, zadošča, kadar bi vam prepošiljali zgolj anonimizirana elektronska sporočila – sporočila iz katerih, niti iz elektronskega naslova, niti iz vsebine ne bi bilo mogoče določiti identitete pošiljatelja. Iz navedenega torej izhaja, da od Pooblaščenca ne potrebujete nobenega dovoljenja, potrebujete namreč soglasja udeležencev komunikacije. Rezultate raziskave je vedno dopustno objaviti le v anonimizirani obliki. Ker pa bo vaša doktorska disertacija (kot ostale) objavljena in dostopna v prostorih in na spletnih straneh knjižnice vaše fakultete, ste anonimizacijo dolžni opraviti zelo skrbno, saj bi v nasprotnem primeru lahko kršili ne le ZVOP-1 (z razkrivanjem osebnih podatkov), temveč tudi ustavno zajamčeno zaupnost komunikacij (z razkrivanjem vsebine elektronskih sporočil). O b r a z l o ž i t e v:
- Pravica do zasebnosti Pooblaščenec pojasnjuje, da je pristojen le za del pravice do zasebnosti, ki je opredeljena z
- členom Ustave RS (Uradni list RS, št. 33/1991 s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju Ustava). Vaš primer pa se nanaša tudi na del širše pravice do zasebnosti, ki pa je opredeljena že v
- členu Ustave. Omenjeni člen Ustave v svojem prvem odstavku določa, da je zagotovljena tajnost pisem in drugih občil. Ustavno zajamčena pravica je kršena, ko tretja oseba pride do vsebine komunikacije, pisma ali elektronske pošte na nedovoljen način in se vsebina pisma ali elektronske pošte razkrije tretjemu, čeprav mu ni namenjena. Bistvo tega določila je torej v tajnosti vsebine pisma ali elektronske pošte. Na podlagi zgoraj navedenega Pooblaščenec meni, da je analiza korespondence pisem ali elektronske pošte brez privolitve posameznikov, ki sodelujejo v korespondenci - komunikaciji nedopustna. Pri tem je pravno varstvo omenjene pravice določeno s kazenskim in civilnim pravo. Pojasnjujemo še, da bi se v primeru kršitve v okviru kazenskega prava lahko uporabil
- člen, ki se nanaša na kršitev tajnosti občil in
- člen Kazenskega zakonika (Uradni list RS, št. 63/1994 s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju KZ-1), ki določa, da kdor brez dovoljenja pooblaščene osebe, kadar je tako dovoljenje potrebno, objavi dnevnik, pismo ali kakšno drugo zasebno pisanje, se kaznuje z denarno kaznijo ali zaporom do enega leta, pri čemer se pregon začne na podlagi zasebne tožbe. V okviru civilnega prava pa bi prizadeti zadoščenje lahko poiskali z zahtevkom za odškodnino. Pri tem vam Pooblaščenec pojasnjuje, da kolikor bi prišlo do zlorabe vsebine elektronskega sporočila, Pooblaščenec nima pristojnosti za pregon in sankcioniranje. Pristojnosti Pooblaščenca se nanašajo le na tisti del pravice do zasebnosti, ki se nanaša na varstvo osebnih podatkov, določene z
- členom Ustave.
- Varstvo osebnih podatkov Da bi lažje razumeli pristojnosti Pooblaščenca, vam v nadaljevanju pojasnjujemo nekaj pojmov, kot jih določa ZVOP-
- Osebni podatek je skladno s
- točko
- člena ZVOP-1 opredeljen kot katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik pa je na podlagi
- točke
- člena ZVOP-1 določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira s pomočjo njenih identifikacijskih številk (npr. EMŠO, davčna številka, številka zdravstvenega zavarovanja, telefonska številka), ali s sklicevanjem na dejavnike, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto (npr. zaposlitev, naslov, funkcijo, položaj ali status v določenem subjektu, ipd.), pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Pri tem pa bi vas radi opozorili, da osebni podatki sami po sebi ne uživajo zaščite po ZVOP-1 razen v primerih, ko so osebni podatki namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov. Pooblaščenec predvideva, da bo analiza korespondence elektronskih sporočil, shranjena, bodisi na CD-ju, računalniškem disku, USB ključku itd. To pomeni, da bo ustvarjena zbirka elektronskih sporočil, ki jo boste (verjetno) tudi posredovali tretjim osebam - mentorju doktorske disertacije, članom komisije ter vsem ostalim, ki bodo imeli dostop do omenjene zbirke. Skladno s peto točko
- člena ZVOP-1 pa je zbirka osebnih podatkov definirana kot vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. Poleg zgoraj navedenega bi vam radi pojasnili, da elektronski naslov npr. gp.ip@ip-rs.si ne predstavlja osebnega podatka, pri čemer elektronski naslov npr. ime.priimek@ip-rs.si prestavlja osebni podatek posameznika, saj je iz takšnega elektronskega naslova mogoče razbrati ime in priimek pošiljatelja, torej osebne podatke. Pravilo je, da gre za osebni podatek, če je posameznik na njegovi podlagi določen ali določljiv. Splošna opredelitev pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov je opredeljena z
- členom ZVOP-1, ki določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.
- Obdelava osebnih podatkov za znanstveno raziskovalne namene Ne glede na namen zbiranja se lahko na podlagi
- člena ZVOP-1 osebni podatki nadalje obdelujejo za zgodovinsko, statistično in znanstveno-raziskovalne namene. Pri tem se osebni podatki uporabniku osebnih podatkov za znanstveno raziskovalne namene posredujejo v anonimizirani obliki, če zakon ne določa drugače ali če posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ni predhodno podal pisne privolitve, da se lahko obdelujejo brez anonimiziranja. Osebne podatke, ki so bili posredovani uporabniku osebnih podatkov za znanstveno raziskovalne namene, je potrebno ob zaključku obdelave praviloma uničiti. Rezultati obdelave se objavijo v anonimizirani obliki, razen če zakon določa drugače ali če je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, za objavo v neanonimizirani obliki podal pisno privolitev. Iz določbe ZVOP-1 torej izhaja, da ste, kolikor bi pridobivali osebne podatke, dolžni pridobiti osebne privolitve vseh posameznikov, na katere se ti nanašajo. Po obdelavi ste podatke dolžni uničiti, rezultate raziskave pa objaviti v anonimizirani obliki, razen če so posamezniki, na katere se podatki nanašajo, pisno privolili v objavo rezultatov raziskave v neanonimizirani obliki.
- Sklepno Iz določbe ZVOP-1 tako izhaja, da ste, kolikor bi pridobivali osebne podatke, dolžni pridobiti osebne privolitve vseh posameznikov, na katere se ti nanašajo. Samo osebna privolitev posameznikov, ki bi vam poslali elektronska sporočila, bi zadostovala v primeru, če bi bila elektronska sporočila v anonimizirani obliki – sporočila iz katerih, niti iz elektronskega naslova, niti iz vsebine ne bi bila prepoznavna identiteta njegovega pošiljatelja. V tem primeru torej ne bi potrebovali tudi privolitve tistih posameznikov, katerih elektronska sporočilabi bila preposlana. Po obdelavi elektronskih sporočil ste podatke dolžni uničiti, rezultate raziskave pa objaviti v anonimizirani obliki, razen če bi posamezniki, na katere se podatki nanašajo, pisno privolili v objavo rezultatov raziskave v neanonimizirani obliki. Pri tem bi vas radi opozorili tudi na
- člen ZVOP-1, ki opredeljuje načelo sorazmernosti in določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Hkrati pa vam tudi svetujemo, da poskrbite za ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe, s katerimi boste podatke, dokler jih boste hranili, zaščitili pred uničenjem, izgubo ali spremembo in nepooblaščenimi ali nezakonitimi oblikami hrambe, obdelave, dostopa ali razkritja. Opozorili bi vas radi še na to, da bo vaša doktorska disertacija verjetno (kot ostale) objavljena in dostopna v prostorih in na spletnih straneh knjižnice vaše fakultete. To posledično pomeni, da bi lahko vsak, ki bi uporabil in prišel v stik z vašo doktorsko disertacijo, prišel do zbirke elektronskih sporočil in posledično tudi do vsebine elektronskih sporočil. V tem primeru bi ne le prišel do elektronskih naslovov (ki so kot že navedeno lahko osebni podatek ali pa tudi ne), temveč tudi do vsebine elektronskih sporočil, kar bi lahko prizadelo ustavno zagotovljeno pravico posameznika do zaupnosti komunikacij. Zaradi navedenega svetujemo pridobitev privolitev vseh, katerih elektronska sporočila boste obdelovali v okviru izdelave doktorske disertacije, hkrati pa tudi razmislek o potrebnosti shranjevanja gradiva, saj je popolna anominizacija v tem primeru po mnenju Pooblaščenca zelo odgovorna in zahtevna naloga. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026