Uporaba GPS sistema za sledenje vozilom + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 04.11.2015 Številka: 0712-1/2015/2811 Kategorije:Delovna razmerja, Moderne tehnologije --> Kategorije: Delovna razmerja, Moderne tehnologije Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem nas prosite za mnenje o zakonitosti in skladnosti "Pravilnika o uporabi sistema za vodenje in nadzor voznega parka", ki ga je sprejel predsednik vaše družbe, s smernicami IP. Prošnji za mnenje ste priložili opis situacije, zadevni pravilnik in pojasnilo Svetu delavcev, ki ste ga prejeli s strani uprave družbe. Poleg uporabe GPS sistema se vaše vprašanje nanaša tudi na obdelavo podatkov o beleženju prehodov med nadstropji z uporabo kartic.Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke 1. odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.Na podlagi posredovanih informacij ni mogoče ugotoviti, ali so zasledovani nameni družbe zakoniti legitimni in sorazmerni in ali je posledično podana pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov ob uporabi GPS naprav.IP priporoča, da uprava družbe:- pred uvedbo GPS naprav izdela dokumentirano analizo vpliva uvedbe GPS naprav na varstvo osebnih podatkov po korakih, ki jih podajajo Smernice IP;- določbe Pravilnika o uporabi sistema za vodenje in nadzor voznega parka, če in ko je s predhodno analizo izkazana sorazmernost uporabe GPS naprav, ustrezno prilagodi glede na ugotovitve omenjene analize in v tem mnenju podana priporočila IP.Glede beleženja podatkov o prehodih zaposlenih med nadstropji znotraj poslovnih prostorov IP poudarja, da je treba upoštevati, da gre pri naslednjih podatkih oziroma zbirkah za ločene zbirke osebnih podatkov z različnimi pravnimi podlagami, nameni in roki hrambe:– Evidenca o izrabi delovnega časa, – Evidenca vstopov in izstopov iz prostorov,– Podatki o prehodih zaposlenih med nadstropji znotraj poslovnih prostorov.Obrazložitev:
- a)uporaba GPS napravKot je IP zapisal v Smernicah »Uporaba GPS sledilnih naprav in varstvo osebnih podatkov«, ki so dostopne na povezavi https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/GPS_smernice_net.pdf, je treba pri uvajanju tovrstnih naprav slediti temeljnim načelom varstva osebnih podatkov - presoditi, ali oziroma pod kakšnimi pogoji bi bila uporaba teh naprav sorazmerna ter zakonita in upoštevati ostala načela varstva osebnih podatkov (poštenost, transparentnost, zavarovanje, namenskost, pravice posameznika itd.). Usmeritev, ki jo IP podaja vsem tistim, ki razmišljajo o uvedbi GPS sledilnih naprav je, da izvedejo predhodno presojo vplivov na zasebnost po temeljnih načelih varstva osebnih podatkov. Zelo pomembno je izhajati iz težav, ki naj bi jih reševali z uvedbo GPS tehnologije, pri čemer moramo realno oceniti, ali bomo s temi podatki dejansko dosegli zasledovane cilje. Zavedati se moramo, da gre za podatke o lokacijah ter datumu in času in da iz teh še ne moremo sklepati, ali je delo na tej lokaciji (npr. dostava pošiljke, obisk potencialnega zavarovanca, izvedeno čiščenje) dejansko bilo opravljeno ali ne. Če je glavni povod za uvedbo GPS tehnologije ugotavljanje oziroma dokazovanje, ali je bilo delo dejansko opravljeno ali ne, potem GPS naprave same po sebi ne morejo ponuditi primerne rešitve. Prav tako sama ekonomičnost uporabe GPS naprav ne sme biti edini kriterij, ki narekuje njihovo uporabo. Odločitev o morebitni uvedbi GPS naprav mora tudi upoštevati, da gre lahko za različne tipe vozil, kjer so okoliščine uporabe, intenzivnost in obseg obdelave osebnih podatkov zelo različni.IP v Smernicah priporoča, da organizacije, ki razmišljajo o uvedbi GPS naprav, sledijo korakom, ki jih podajajo smernice, predvsem pa želimo opozoriti na prve tri korake, o katerih v konkretnem primeru nimamo dovolj informacij:1. Natančno opredelimo cilje oziroma težave, s katerimi se soočamo. 2. Preverimo, kako in v kakšni meri bi uporaba GPS naprav rešila naše težave. Popišimo naslednje informacije: - o tem, kako (konkretno) naj bi bili s pomočjo uporabe doseženi zasledovani cilji, - o predvidenem načinu delovanja naprave, - kdo bo obdeloval podatke in kateri so zasledovani nameni uporabe naprave,- o obsegu zbranih podatkov, - o osebah, katerih podatki bodo obdelovani (ali gre za voznike, prenašalce paketov, oskrbovance v domovih za ostarele, taksiste, otroke, kupce izdelkov ipd.), - o tem, kje bodo naprave nameščene (npr. v vozilih - kakšnih), - druge pomembne okoliščine, ki imajo lahko vpliv na oceno sorazmernosti (npr. varovanje posebno vrednega premoženja. 3. Preverimo, ali je uporaba GPS naprav nujna in ali bi lahko z drugimi, milejšimi ukrepi, rešili težave.Kdaj uporaba GPS naprav ne bo sorazmerna?- če sploh ni na voljo dovolj informacij, da bi lahko ocenili sorazmernost (npr. da niso natančno določeni zasledovani cilji, način uporabe naprave, učinkovitost naprave ipd.); - če z zbranimi podatki sploh ne bomo dosegli ciljev; - če ne bo nujna, ker obstajajo milejši ukrepi za dosego istih ciljev; - če sicer nujna in primerna uporaba naprave pomeni prevelik poseg v pravice posameznika. Ker nam te informacije niso znane, lahko na podlagi nam znanih informacij, ki so nam bile posredovane, pritrdimo vašim ugotovitvam, da: - iz sprejetega pravilnika ni moč razbrati zakonske podlage, na kateri je bil sprejet, - se zaposlenim dajejo v podpis Izjave, ki se sklicujejo na neobstoječi pravilnik,- je sprejeti pravilnik v več delih neskladen s smernicami IP o "Uporabi GPS sledilnih naprav in varstvu osebnih podatkov", - ni predstavljenih rezultatov predhodne uvedbe sledilnih naprav in njene učinkovitosti, - ni predstavljenih predhodnih "milejših ukrepov" za dosego ciljev, ki niso delovali, - sta si 1. in 4. člen pravilnika kontradiktorna oziroma nejasna. Glede na navedeno IP priporoča, da uprava družbe:- pred uvedbo GPS naprav izdela dokumentirano analizo vpliva uvedbe GPS naprav na varstvo osebnih podatkov po korakih, ki jih podajajo Smernice IP, - določbe Pravilnika o uporabi sistema za vodenje in nadzor voznega parka, če in ko je s predhodno analizo izkazana sorazmernost uporabe GPS naprav, ustrezno prilagodi glede na ugotovitve omenjene analize.Pri temo opozarjamo na naslednje:- Analiza mora upoštevati, da naj bi se GPS naprave namestile v različne tipe vozil (osebna vozila, tovorna vozila, delovne stroje), za katere veljajo drugačne okoliščine in je uporaba GPS naprav za različne tipe vozil lahko upravičena ali ne – neprimerno je obravnavati vse tipe vozil enako. Neselektivna obravnava različnih tipov vozil ne more biti šteta kot sorazmerna, saj sta obseg in intenzivnost obdelav osebnih podatkov različna (če npr. primerjamo delovni stroj ali pa službeno vozilo, ki se lahko uporablja tudi v zasebne namene).- Privolitev posameznika v obdelavo osebnih podatkov v delovno-pravnih razmerjih se praviloma ne šteje kot zadostna pravna podlaga. Izjave v smislu »se strinjam z uvedbo GPS naprave«, oziroma določbe v smislu »uporabnik bo dolžan podpisati izjavo« zato niso dopustne – pravna podlaga za obdelavo teh podatkov mora namreč biti podana drugje – npr. zaradi potrebnosti obdelave osebnih podatkov zaradi uresničevanja pravic in obveznosti, ki izvirajo iz delovnega razmerja (48. člen Zakona o delovnih razmerjih), prevladujočih legitimnih interesov pravne osebe (3. odstavek 10. člena ZVOP-1) ali druga pravna podlaga. Primeri pravnih podlag so podani v primerih uporabe v Smernicah IP.- Pravilnik bi moral, če in ko je s predhodno analizo izkazana sorazmernost uporabe GPS naprav, natančno opredeliti:o pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov, ki bodo zajeti in uporabljeni z uporabo GPS naprav,o namen obdelav osebnih podatkov,o določbe o predvidenem načinu delovanja naprave, o informacije o tem, kdo bo obdeloval podatke (kdo in pod katerimi pogoji ima dostop do živih podatkov, kdo ima dostop do zgodovinskih podatkov) in o obsegu ter natančnosti zbranih podatkov, o informacije o tem, kje bodo naprave nameščene (npr. v vozilih - kakšnih), o določbe o načinu delovanja,o roke hrambe podatkov,o določbe o informiranju zaposlenih,o druge možne varovalke (npr. ločevanje podatkov o identiteti posameznikov in lokacijskih podatkov).Trenutno so v pravilniku v prvem členu obravnavane skoraj vse te točke, ki se nato deloma pojavljajo tudi v drugih členih. Analizo vpliva uvedbe GPS naprav na varstvo osebnih podatkov po korakih, ki jih podajajo Smernice IP in na podlagi analize pripravljen pravilnik lahko družba pošlje v predhodno nezavezujoče mnenje IP. Opozarjamo, da se (
- ne)zakonitost obdelave osebnih podatkov pri uporabi GPS naprav lahko ugotovi le v konkretnem inšpekcijskem postopku.Posebej opozarjamo, da zgolj sprejem pravilnika še ne predstavlja podlage za obdelavo osebnih podatkov. Organizacija, ki želi uvesti GPS naprave na sorazmeren in zakonit način, naj bi namreč sledila korakom iz Smernic IP, ki med drugim jasno določajo, da mora za obdelavo osebnih podatkov obstajati ena izmed podlag iz 8. oziroma 9. in 10. člena ZVOP-1.V začetku aprila je Odbor ministrov Sveta Evrope sprejel novo Priporočilo o varstvu osebnih podatkov v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v okviru delovnih razmerij (Recomendation of the Committee of Ministers to member States of the processing of personal data in the context of employement - CM/Rec/2015/5[1]). Razlog za sprejem novega priporočila so predvsem spremembe, ki jih je v zadnjih 25 letih prinesla sodobna informacijska tehnologija in vplivajo tudi na področje zaposlovanja in delovnih razmerij. Priporočilo št. 16 se nanaša na sisteme za ugotavljanje lokacije zaposlenih. Svet Evrope opozarja, da je uporaba te opreme dovoljena le, če je to nujno za dosego legitimnih ciljev delodajalca in ne za kontinuirani nadzor zaposlenih. Nadzor zaposlenih ne sme biti glavni namen, ampak je lahko kvečjemu nujna posledica vpeljanih ukrepov, ki so nujni in legitimni za varovanje proizvodnje, zdravja, varnosti oz. zagotavljanja učinkovitega delovanja organizacije. Obdelava teh podatkov mora biti urejena z ustreznimi internimi postopki, o katerih morajo biti zaposleni vnaprej obveščeni.
- b)beleženje podatkov o prehodih zaposlenih med nadstropji znotraj poslovnih prostorovIP uvodoma poudarja, da je treba ločiti med tremi zbirkami osebnih podatkov: – Evidenca o izrabi delovnega časa, – Evidenca vstopov in izstopov iz prostorov in – Podatki o prehodih zaposlenih med nadstropji znotraj poslovnih prostorov.Tehnično se lahko vse navedene zbirke osebnih podatkov vodijo s enotno informacijsko rešitvijo, s pravnega vidika pa gre za tri ločene zbirke osebnih podatkov.Evidenca o izrabi delovnega časa se vodi na podlagi določbe 12. člena Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/2006; v nadaljevanju ZEPDSV). 18. člen ZEPDSV določa, da delodajalec dnevno vpisuje v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca naslednje podatke:– podatke o številu ur,– skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa,– opravljene ure v času nadurnega dela,– neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,– neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila,– neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,– število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem, oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa.19. člen ZEPDSV dalje opredeljuje vodenje evidence o izrabi delovnega časa in sicer določa, da se evidenca o izrabi delovnega časa začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi. Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o izrabi delovnega časa, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa. Ob prenehanju dejavnosti delodajalca prevzame arhiv podatkov o izrabi delovnega časa pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, prevzame arhivsko gradivo Arhiv Republike Slovenije.Evidenco vstopov in izstopov iz prostorov ureja ZVOP-1 in sicer v 82. členu. Ta določa, da lahko oseba javnega ali zasebnega sektorja za namene varovanja premoženja, življenja ali telesa posameznikov ter reda v njenih prostorih od posameznika, ki namerava vstopiti ali izstopiti iz tega prostora, zahteva, da navede vse ali nekatere osebne podatke iz drugega odstavka tega člena ter razlog vstopa ali izstopa. Po potrebi lahko osebne podatke preveri tudi z vpogledom v osebni dokument posameznika. V evidenci vstopov in izstopov se lahko o posamezniku vodijo samo naslednji osebni podatki: osebno ime, številka in vrsta osebnega dokumenta, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, zaposlitev ter datum, ura in razlog vstopa ali izstopa v ali iz prostorov.Evidenca vstopov in izstopov iz prostorov velja za uradno evidenco v skladu z zakonom, ki ureja splošni upravni postopek, če je potrebno pridobiti podatke z vidika koristi mladoletnika ali za izvrševanje pristojnosti policije ter obveščevalno-varnostne dejavnosti. Osebni podatki iz evidence iz drugega odstavka 82. člena ZVOP-1 se lahko hranijo največ tri leta od vpisa, nato se zbrišejo ali na drug način uničijo, če zakon ne določa drugače. Glede na naravo evidence naj bi se v njej praviloma oziroma v večjem delu nahajali osebni podatki obiskovalcev in ne zaposlenih.Podatkov o prehodih zaposlenih med nadstropji znotraj poslovnih prostorov, ki se beležijo ob uporabi kartic, po mnenju IP ni dopustno enačiti z evidenco o izrabi delovnega časa, niti z evidenco vstopov in izstopov iz poslovnih prostorov, če govorimo o podatkih o prehodih zaposlenih med nadstropji znotraj poslovnih prostorov in ne o podatkih o vstopih v poslovne prostore. Gre namreč za drugo, ločeno zbirko osebnih podatkov, za katero mora obstajati druga pravna podlaga, saj ta ni podana v ZEPDSV ne v 82. členu ZVOP-1. Kot druga možna pravna podlaga se lahko izkaže 3. odstavek 10. člena ZVOP-1, ki določa, da se ne glede na prvi odstavek 10. člena ZVOP-1 lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Družba bi torej morala izkazati, da je beleženje podatkov o prehodih vrat med nadstropji za njene interese dejansko pomembno, pri tem pa izkazati, da njeni interesi prevladajo nad interesi zaposlenih. Beleženje tovrstnih podatkov je morda lahko pomembno zaradi varnosti premoženja ali varnosti ljudi, vendar pa iz posredovanih informacij IP ne more sklepati, ali je temu res tako. Upravljavec mora izkazati in argumentirati, da je beleženje teh podatkov potrebno in zakaj. Zgolj dejstvo, da se ob odpiranju vrat znotraj poslovnih prostorov (zaradi načina delovanja tehnologije) beležijo določeni podatki, namreč še ne opravičuje njihove hrambe in uporabe, temveč je za to potrebna pravna podlaga. Ali je takšna pravna podlaga podana v konkretnem primeru je mogoče ugotoviti le v inšpekcijskem postopku in na podlagi vseh relevantnih informacij. Nameni hrambe zadevnih podatkov morajo biti jasni, argumentirani in natančno opredeljeni (16. člen ZVOP-1). Rok hrambe podatkov pa mora biti skladen z nameni, za katere se zbirajo osebni podatki in v tem primeru ni vnaprej določen (21. člen ZVOP-1). Če je npr. namen hrambe podatkov o prehodih znotraj poslovnih prostorov zagotavljanje varnosti v smislu dokazovanja morebitnih vlomov in gibanja vlomilcev znotraj prostorov, potem težko vidimo sorazmeren rok, ki bi bil daljši kot nekaj dni, in je težko upravičiti daljšo hrambo teh podatkov. Uporaba teh podatkov za druge namene, kot npr. za neutemeljen nadzor gibanja zaposleni znotraj stavbe, je lahko v nasprotju s 16. členom ZVOP-1.Če je podana pravna podlaga za beleženje tovrstnih podatkov, potem se mora družba zavedati vseh odgovornosti, ki jih ima v zvezi s temi podatki, saj gre za zbirko osebnih podatkov, in sicer:– dolžnosti glede ureditve pogodbene obdelave zaradi uporabe storitev zunanjega izvajalca (11. člen ZVOP-1);– dolžnosti glede obveščanja posameznika o upravljavcu in namenih uporabe osebnih podatkov (19. člen ZVOP-1);– določitev ustreznega in sorazmernega roka hrambe podatkov (16. člen v povezavi s 3. in 21. členom ZVOP-1);– sprejem in izvajanje ustreznih postopkov in ukrepov za zavarovanje osebnih podatkov - informacijska varnost (24. člen ZVOP-1);– določitev odgovorne osebe in oseb, ki imajo pravice dostopa do podatkov (25. člen ZVOP-1);– sprejem kataloga zbirke osebnih podatkov (26. člen ZVOP-1);– prijava zbirke osebnih podatkov v register IP (27. člen ZVOP-1).Če pravna podlaga za beleženje tovrstnih podatkov ni podana, potem podatkov ni dopustno hraniti ali na drug način obdelovati.S spoštovanjem,Informacijski pooblaščenec:Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,Informacijska pooblaščenka Pripravil:- mag. Andrej Tomšič, namestnik informacijske pooblaščenke. [1] Sprejeto na Odboru ministrov Sveta Evrope 1. 4. 2015 O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026