Uporaba zasebnega telefona in e-pošte v službene namene + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 10.02.2022 Številka: 07121-1/2022/148 Kategorije: --> Kategorije: Delovna razmerja, Elektronska pošta, Moderne tehnologije Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da ste v podpis prejeli izjavo o uporabi zasebnega telefona v službene namene, na katerega morate biti dosegljivi v službenem času. Ker opravljate terensko delo, vaš delovni čas ni natančno določen oz. je zelo fleksibilen, večino dni pa delate v deljenem delovnem času. Na ta način s podjetjem komunicirate že vsa leta (z zasebnimi telefoni in e-pošto) in do sedaj niste nikoli ničesar podpisovali. Prosite za pisno mnenje, kako postopati ter ali je priporočljivo podpisati takšno izjavo, kakšne so lahko posledice in katere pravice ta podpis daje vašemu delodajalcu glede vašega zasebnega telefona (npr. vpogled v telefon pri kakšnih spornih situacijah). *** Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo in 177/20, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Pojasnjujemo, da mora biti za vsako obdelavo osebnih podatkov podana ustrezna pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe: (
- a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; (
- b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (
- c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (
- d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (
- e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (
- f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Pri tem opozarjamo, da se točka (
- f)ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. Nadalje pojasnjujemo, da lahko delodajalec skladno z 48. členom Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A in 202/21 – odl. US, v nadaljevanju: ZDR-1) obdeluje osebne podatke samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. V kolikor bi torej delodajalec glede na razmere odločil, da je dosegljivost določenega delavca preko telefona oziroma e-pošte nujno potrebna zaradi opravljanja njegovih nalog (npr. zaradi terenskega dela oz. dela s strankami), bi mu moral zagotoviti temu primerna delovna sredstva (npr. službeni telefon oz. omogočiti oddaljen dostop do službene e-pošte). IP meni, da lahko delavec da na voljo tudi svoja delovna sredstva (na primer preusmeritev na svoj mobilni telefon oz. uporabo svoje e-pošte), če v to privoli, po dogovoru tudi s primerno odmero uporabnine. Delodajalec mora imeti za obdelavo zasebne telefonske številke oz. e-naslova zaposlenega torej ustrezno pravno podlago, na primer ustrezno privolitev (točka (
- a)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe), oz. se tako dogovorita s pogodbo o zaposlitvi (točka (
- b)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe), pri tem pa je treba upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov (točka (
- c)prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe), kar pomeni, da se naj telefonska številka oz. e-naslov uporabljata zgolj v obsegu, ki je nujno potreben za opravljanje nalog dela, npr. na terenu. Pri uporabi zasebne elektronske pošte pa mora delodajalec upoštevati tudi vidik varnosti obdelave osebnih podatkov, pogodbene obdelave osebnih podatkov oz. iznosa podatkov v tretje države. Več o tem si lahko preberete npr. v mnenju št. 0712-1/2018/31 z dne 10.1.2018, v katerem smo izrazili pomisleke pri uporabi storitev nekaterih ponudnikov informacijskih storitev (npr. Google). V zvezi s posledicami podpisa izjave oz. vašega vprašanja, kakšne pravice ima vaš delodajalec v zvezi z vašim zasebnim telefonom poudarjamo, da vam mora delodajalec skladno s 13. členom Splošne uredbe, še preden pridobi vaše osebne podatke, podati informacije o obdelavi osebnih podatkov, kot so npr. kdo obdeluje osebne podatke, zakaj jih obdeluje, komu osebne podatke posreduje, koliko časa se bodo osebni podatki hranili, itd. Ne glede na morebitno privolitev glede uporabe zasebnega telefona pa poudarjamo, da delodajalec s tem nikakor ne pridobi pravic, kot so npr. vpogled v telefon, spremljanje SMS komunikacije oz. poslušanje ali snemanje telefonskih pogovorov, itd. V tem primeru gre za komunikacijsko zasebnost, ki je zagotovljena s 37. členom Ustave RS. Za nadzor nad komunikacijsko zasebnostjo IP ni pristojen – pravica do komunikacijske zasebnosti je varovana z instituti civilnega oziroma kazenskopravnega varstva in se uveljavlja pred sodišči v okviru določb o kršitvi tajnosti občil iz 139. člena Kazenskega zakonika (Uradni list RS, št. 50/12 – uradno prečiščeno besedilo, 6/16 – popr., 54/15, 38/16, 27/17, 23/20, 91/20, 95/21 in 186/21) oziroma določb o zahtevi za prenehanje kršitve osebnostnih pravic iz 134. člena Obligacijskega zakonika (Uradni list RS, št. 97/07 – uradno prečiščeno besedilo, 64/16 – odl. US in 20/18 – OROZ631). V zvezi z morebitnim nameščanjem aplikacij za zasebne telefone, pa vas napotujemo na že izdano mnenje IP št. 07121-1/2021/2664 z dne 18.1.2022. Mnenja IP so dostopna s pomočjo iskalnika na www.ip-rs.si/vop. Več informacij o obdelavi osebnih podatkov v delovnem razmerju pa si lahko preberete tudi v Smernicah Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki so dosegljive na https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/smernice-po-splo%C5%A1ni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih in v Priročniku »Kako so moji podatki varovani v delovnem razmerju?«, ki je dostopen na https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/brosure/brosura_delovna_populacija.pdf. V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Barbara Pirš, univ.dipl.prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026