Ustreznost obrazca o obdelavi OP učenca + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 18.06.2021 Številka: 07121-1/2021/1126 Kategorije:Privolitev, Rok hrambe OP, Šolstvo --> Kategorije: Rok hrambe OP, Šolstvo, Privolitev Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede skladnosti obrazca s predpisi s področja varstva osebnih podatkov. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, 177/20, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP uvodoma poudarja, da v okviru mnenja ne more presojati ustreznosti določene rešitve z vidika skladnosti z obstoječimi predpisi. Presojo o ustreznosti lahko izvede le v okviru konkretnega inšpekcijskega postopka. IP tako v okviru mnenja ne more presojati ustreznosti konkretnega obrazca s predpisi s področja varstva osebnih podatkov. IP splošno pojasnjuje, da Splošna uredba o varstvu podatkov v prvem odstavku
- člena določa različne pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Obdelava je tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Osebni podatki v javnem sektorju, kamor spadajo javne šole, se lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki lahko obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Zakon, ki ureja obdelavo osebnih podatkov učencev, je Zakon o osnovni šoli (Uradni list RS, št. 81/06 – uradno prečiščeno besedilo, 102/07, 107/10, 87/11, 40/12 – ZUJF, 63/13, 46/16 – ZOFVI-K, 49/16 – popr.; v nadaljevanju: ZOsn), ki v
- členu določa, da osnovna šola zbira, obdeluje, shranjuje, posreduje in uporablja podatke, vsebovane v zbirkah podatkov, ki jih vodi v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov, če s tem zakonom ni drugače določeno. ZOsn nadalje v
- členu določa, katere zbirke osebnih podatkov vodi osnovna šola. Osebni podatki iz teh zbirk se lahko zbirajo, obdelujejo, shranjujejo in uporabljajo za potrebe obveznega izobraževanja in posredujejo ministrstvu, pristojnemu za šolstvo, za izvajanje z zakonom določenih nalog ter Državnemu izpitnemu centru za izvajanje nacionalnega preverjanja znanja (
- člen ZOsn). Nadalje Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja (Uradni list RS, št. 80/04, 76/08; v nadaljevanju: pravilnik) v
- členu določa, da se osebni podatki o učencih in njihovih starših smejo zbirati, uporabljati, shranjevati in posredovati samo za namene, določene v zakonu, oziroma za namene, razvidne iz privolitve posameznika, in ne smejo biti uporabljeni na način, ki ni združljiv s temi nameni. V
- členu pravilnik določa, da šola na podlagi pisnega soglasja staršev lahko zbira tudi osebne podatke, ki niso vsebovani v zakonu o osnovni šoli, so pa potrebni za uveljavljanje oziroma priznavanje posameznih pravic učencu (pravica do subvencionirane šolske prehrane, pravica do brezplačnih učbenikov, pravica do subvencioniranja šole v naravi, pridobitev različnih statusov v skladu z drugimi predpisi, itd. V drugem odstavku
- člena pa pravilnik določa, da za osebne podatke, za katere se starši učencev s pisno privolitvijo strinjajo, da so javno dostopni, ker po naravi, vsebini ali namenu ne posegajo v zasebnost učencev (npr. razstave izdelkov učencev, skupinski posnetki učencev na fotografijah, videoposnetki, zvočni ali filmski posnetki javnih nastopov učencev na prireditvah, ipd.), šola pridobi pisno soglasje staršev za celo šolsko leto. Iz soglasja mora biti razvidno, za kakšne fotografije, snemanja in intervjuje gre, na kakšen način oziroma za kakšne namene se bodo le-ti uporabljali in koliko časa se bodo shranjevali. Iz navedene določbe je torej jasno razvidno obdobje, za katero šola lahko pridobi pisno soglasje staršev - šolsko leto. Glede privolitve otrok v obdelavo njihovih osebnih podatkov IP pojasnjuje, da je starostna meja, ko lahko otrok privoli v obdelavo svojih osebnih podatkov, v Republiki Sloveniji (RS) vezana na delno oziroma popolno poslovno sposobnost. Če se obdelava osebnih podatkov nanaša na aktivnosti, v katere lahko privoli oseba, ki ima delno poslovno sposobnost (je dopolnila 15 let), lahko delno poslovno sposobna oseba privoli tudi v obdelavo osebnih podatkov, ki poteka zaradi izvajanja takšnih aktivnosti. Kadar gre torej za otroke, ki še nimajo (delne) poslovne sposobnosti, morajo privolitev zanje podati starši oziroma zakoniti zastopniki. Privolitev posameznika (v konkretnem primeru staršev) je torej ena od možnih pravnih podlag za zakonito obdelavo osebnih podatkov otrok, ob tem pa IP izpostavlja, da je treba, kadar je posameznik privolil v obdelavo osebnih podatkov v enega ali več namenov, upoštevati podrobnejša določila glede pogojev, po katerih se šteje, da je privolitev veljavna, ki so določeni v
- členu Splošne uredbe o varstvu podatkov. Privolitev posameznika mora biti prostovoljno podana, konkretna, razumljiva izjava ali drugo nedvoumno pritrdilno dejanje in dokazljiva. Molk, vnaprej označena okenca ali kakršnakoli nedejavnost tako ne pomenijo privolitve. Posameznik mora torej jasno podati privolitev za zbiranje in obdelavo svojih osebnih podatkov za konkreten namen. IP poudarja, da mora biti privolitev v primerih, ko obdelava podatkov vključuje več različnih namenov, podana za vsak namen posebej. Upravljavec mora pridobiti več ločenih privolitev za vsako obdelavo posebej (granularnost oziroma razčlenjenost privolitev). Namen mora biti jasno in nedvoumno opredeljen, saj je konkreten, ekspliciten in legitimen namen obdelave predpogoj za pridobitev veljavne privolitve. Prostovoljno je privolitev dana, kadar ima posameznik resnično izbiro in nadzor nad svojimi osebnimi podatki. Posameznik ne sme čutiti prisile ali negativnih posledic, če privolitve ne poda. Prav tako ne sme biti postavljen v situacijo, ko privolitve ne more zavrniti ali preklicati brez morebitnih sankcij oz. škodnih posledic. Posameznik mora torej jasno podati privolitev za zbiranje in obdelavo svojih osebnih podatkov za konkreten namen oziroma namene. Namen mora biti jasno in nedvoumno opredeljen, saj je konkreten, ekspliciten in legitimen namen obdelave predpogoj za pridobitev veljavne privolitve. Upravljavec mora biti zmožen dokazati, da je posameznik privolil v obdelavo svojih osebnih podatkov. Posameznik ima tudi pravico, da svojo privolitev kadarkoli prekliče. Predhodna informiranost posameznika o obdelavi njegovih oziroma v konkretnem primeru otrokovih osebnih podatkov je torej ključen element zakonite obdelave osebnih podatkov, saj se lahko le na podlagi ustreznih informacij o tem, komu lahko zaupa določene (torej konkretne in ne splošno navedene) svoje podatke in za kakšen namen, posameznik svobodno odloči, ali bo to storil ali ne. IP tako sklepno pojasnjuje, da mora biti končna presoja v vaših rokah, saj je prostovoljnost eden bistvenih elementov veljavne privolitve. Privolitev torej lahko podate in s tem privolite v obdelavo otrokovih osebnih podatkov v določene namene ali pa tega ne storite, izbira mora biti v vaših rokah. Več informacij o privolitvi lahko najdete lahko najdete tudi na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/privolitev/ IP ob tem opozarja, da je v vsakem primeru treba zagotoviti, da so posamezniki primerno obveščeni o obdelavi osebnih podatkov v skladu z določbami
- člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, zato IP upravljavcem svetuje, da informacije o obdelavi ustrezno vključijo v svoje obrazce. IP je za pomoč upravljavcem pri seznanjanju posameznikov glede obdelave osebnih podatkov pripravil tudi vzorec obvestila, ki je dostopen na spletni strani IP: Vzorec obvestila posameznikom glede obdelave osebnih podatkov (člen 13 Splošne uredbe o varstvu podatkov) Ob tem IP posebej opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga (katerakoli), osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov posameznikov (v konkretnem primeru otrok), kolikor je nujno potrebno za izpolnitev namena v konkretnem primeru. V konkretnem primeru je torej treba preveriti, ali so vsi zahtevani podatki na obrazcu res potrebni za izpolnitev v obrazcu navedenih namenov obdelave. IP sklepno ponavlja, da v okviru mnenja ne more dokončno presojati konkretnega obrazca posameznega upravljavca. Presoja glede zakonitosti obdelave oziroma obstoja pravne podlage za posamezno obdelavo in odgovornost zanjo je vedno na upravljavcu osebnih podatkov. S spoštovanjem. Pripravil: Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026