Varnost OP na poštnih pošiljkah v tujino + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 22.02.2021 Številka: 07121-1/2021/346 Kategorije:Telekomunikacije in pošta, Zavarovanje osebnih podatkov --> Kategorije: Telekomunikacije in pošta, Zavarovanje osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec RS (v nadaljevanju IP) prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da mora pošiljatelj pred pošiljanjem pisma ali paketa v tujino po storitvah Pošte Slovenije, predhodno izpolniti spletni obrazec, kamor se vnesejo podatki o vsebini paketa; podatki pošiljatelja (naslov, telefon in e-pošta); in podatki naslovnika (naslov, telefon in e-pošta). Navajate, da s temi podatki izpolnjen obrazec, pošta nalepi na zunanjo stran pisma ali paketa, ki se ga pošlje v tujino. Menite, da osebni podatki niso ustrezno zavarovani in se z njimi lahko seznani vsakdo (zaposleni med prenosom pošiljke, stanovalci in mimoidoči v stanovanjskem bloku, če se pošiljka pusti ob nabiralniku, itd.). Zlasti vas moti zahteva po navedbi elektronskega naslova in/ali telefonske številke, saj teh podatkov doslej (do spremembe, ki po vaših navedbah velja od začetka leta 2021), ni bilo treba navajati na obrazcu. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanjem. IP v okviru neobvezujočega mnenja ne more ugotavljati ali potrjevati skladnosti posameznih dokumentov s področja varstva osebnih podatkov ali presojati zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov. Slednje lahko stori le v ustreznem inšpekcijskem ali drugem upravnem postopku. Splošna uredba o varstvu podatkov v členu 6
(1)določa, da je obdelava je zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Točka (f) prvega pododstavka se ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. Iz navedb v vašem dopisu izhaja, da se vaše vprašanje glede zbiranja osebnih podatkov na spletnem obrazcu Pošte Slovenije nanaša na izvajanje univerzalne poštne storitve v čezmejnem poštnem prometu, ki jo zagotavlja Pošta Slovenije na podlagi Zakona o poštnih storitvah (Uradni list RS, št. 51/09, 77/10, 40/14 – ZIN-B in 81/15; v nadaljevanju ZPSto-2) in področnih podzakonskih predpisih. Pravno podlago za obdelavo osebnih pri izvajanju univerzalnih poštnih storitev zagotavlja tudi
- člen ZPSto-2, ki v prvem odstavku določa, da smejo izvajalci poštnih storitev zbirati in obdelovati osebne podatke uporabnikov poštnih storitev, ki so sestavni del naslova poštne pošiljke, če te podatke potrebujejo za izvajanje poštnih storitev ali za trženje in raziskave trga. Izvajalec poštnih storitev mora podatke iz prejšnjega odstavka obdelovati skladno z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Podatke naslovnika in pošiljatelja na pošiljki podrobneje določajo Splošni pogoji izvajanja univerzalne poštne storitve (v nadaljevanju: Splošni pogoji), ki so sprejeti na podlagi
- člena ZPSto-2,
- člena Akta o ustanovitvi družbe Pošta Slovenije d. o. o. ter na podlagi odločbe o izdaji soglasja Agencije za pošto in elektronske komunikacije Republike Slovenije številka 3831-23/2020/7, z dne
- člen Splošnih pogojev določa pravila glede podatkov naslovnika na pošiljki. Glede telefonske številke in elektronskega naslova, šesti odstavek tega člena določa, da podatki o telefonski številki, številki mobilnega telefona, elektronskem naslovu naslovnika in morebitne dodatne informacije, ki lahko olajšajo dostavo pošiljke, kot npr. mikrolokacija naslovnika, morebitne posebnosti na naslovnikovem naslovu, niso obvezni, so pa priporočljivi za uspešno dostavo pošiljke, elektronsko obveščanje naslovnikov o statusu prenosa pošiljke in/ali spremembi naslova in datuma dostave ter drugo elektronsko komunikacijo z izvajalcem, skladno s pogoji izvajalca, kot npr. pošiljanje SMS-ov in/ali elektronskih obvestil, klic naslovnika pred izvedbo dostave pošiljke ipd. Dalje, sedmi odstavek še dodaja, da pri blagovnih pošiljkah za mednarodni promet in pošiljkah, v katerih se pošiljajo žive živali, je poleg naslova naslovnika priporočljiv zapis številke mobilnega telefona ali telefonske številke in/ali elektronskega naslova naslovnika. člen Splošnih pogojev določa pravila glede podatkov pošiljatelja na pošiljki. Ta glede telefonske številke in elektronskega naslova v prvem odstavku določa, da sta podatka o telefonski številki in elektronskem naslovu pošiljatelja priporočljiva za kontaktiranje s pošiljateljem ob morebitnih nepravilnostih v podatkih, v primerih potrebe po dodatnih informacijah za dostavo in za možnost elektronskega komuniciranja z izvajalcem, če je to potrebno za izvedbo dostave. Tretji odstavek dalje še določa, da je poleg naslova pošiljatelja pri blagovnih pošiljkah za mednarodni promet in pošiljkah, v katerih se pošiljajo žive živali, priporočljivo zapisati še številko mobilnega telefona ali telefonsko številko in/ali elektronski naslov pošiljatelja. Iz izjave o varstvu osebnih podatkov, ki je objavljena na spletni strani Pošte Slovenije (https://www.posta.si/o-nas/predstavitev/pravno-obvestilo/varstvo-osebnih-podatkov) izhaja naslednje pojasnilo glede zakonitosti obdelave osebnih podatkov: Obdelava temelji na osebni privolitvi uporabnika spletnega mesta Pošte Slovenije. Šteje se, da uporabnik, ko vnese svoje podatke v spletni obrazec z namenom registracije in/ali nakupa storitev, ki jih na spletnem mestu ponuja Pošta Slovenije, s tem podaja soglasje, da se njegovi osebni podatki obdelujejo za namene, ki jih je izbral in potrdil na spletnem obrazcu. Pri naročanju storitev je podlaga za obdelavo osebnih podatkov lahko tudi pogodbeno razmerje, v nekaterih primerih, ko gre za naročanje poštnih storitev, pa je podlaga za obdelavo zakon o poštnih storitvah. IP v okviru neobvezujočega mnenja ne more ugotavljati in presojati ustreznosti pravne podlage v konkretnem primeru, ko Pošta Slovenije prek spletnega obrazca za naročilo storitev, zbira podatek o elektronskem naslovu in/ali telefonski številki pošiljatelja in naslovnika ali presojati zakonitosti obdelave teh podatkov pri ravnanju s pošiljkami. Na splošno sicer IP meni, da Pošta Slovenije v zvezi z izvajanjem svoje javne službe lahko upravičeno zbira tudi telefonsko številko in/ali elektronski naslov pošiljatelja in naslovnika, če izkaže, da podatke potrebuje za izvajanje poštne storitve oziroma, če za to obstaja ustrezna pravna podlaga (podobno izhaja tudi iz mnenja Telefonska številka za dostavo paketa, z dne 07.04.2020, št. 07121-1/2020/536). Pri tem pojasnjujemo, da je upravljavec dolžan zagotavljati skladnost s pravili varstva osebnih podatkov in biti skladnost zmožen tudi dokazati. Za izkazovanje skladnosti je na prvem mestu zagotavljanje ustrezne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, v skladu s členom 6
(1)Splošne uredbe. Privolitev po členu 6
(1)(a) Splošne uredbe je lahko veljavna pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov, kadar izpolnjuje vse stroge kriterije po Splošni uredbi – v zvezi s tem velja izpostaviti člen 7 Splošne uredbe, ki določa, da če je privolitev posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, dana v pisni izjavi, ki se nanaša tudi na druge zadeve, se zahteva za privolitev predloži na način, ki se jasno razlikuje od drugih zadev, v razumljivi in lahko dostopni obliki ter v jasnem in preprostem jeziku. Deli take izjave, ki predstavljajo kršitev te uredbe, niso zavezujoči. Člen 7 še določa, da se pri ugotavljanju, ali je bila privolitev dana prostovoljno, med drugim zlasti upošteva, ali je izvajanje pogodbe, vključno z zagotavljanjem storitve, pogojeno s privolitvijo v obdelavo osebnih podatkov, ki ni potrebna za izvedbo zadevne pogodbe. Privolitev, ki ne bi bila prostovoljna, pa ne bi bila veljavna (več o veljavni privolitvi najdete na spletni strani IP). IP še opozarja, da je za zagotovitev skladnosti na področju varstva osebnih podatkov izrednega pomena, da so posamezniki pošteno in transparentno seznanjeni s pogoji zbiranja in obdelave osebnih podatkov – tako z namenom in pravno podlago za zbiranje in obdelavo osebnih podatkov (člena 13
(1)(c) in 14
(1)(c) Splošne uredbe o varstvu podatkov), kot tudi ali gre za pogodbeno ali zakonsko obveznost in kakšne so posledice, če posameznik podatka ne posreduje (člen 13
(1)(
- e)Splošne uredbe) in drugimi informacijami v skladu s členoma 13 In 14 Splošne uredbe. Iz vašega vprašanja izhaja tudi pomislek, da se lahko s podatki na zunanji strani pošiljke neupravičeno seznani vsakdo, ki pride v stik s pošiljko (uslužbenec pošte, obiskovalci in stanovalci v stavbi, kjer se pošiljko pusti, ipd.). V zvezi s tem IP na splošno pojasnjuje, da je dolžna Pošta Slovenije, kot upravljavec osebnih podatkov, sprejeti ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe, da zagotovi varno obdelavo osebnih podatkov na pošiljkah, med drugim tudi tako, da se prepreči nepooblaščen dostop do osebnih podatkov ali nezakonito posredovanje osebnih podatkov tretjim osebam brez ustrezne pravne podlage (člen 32 Splošne uredbe in 24. člen ZVOP-1). Ob tem velja dodati, da je izvajanje univerzalne storitve dostave pošiljk vezana tudi na posebna pravila glede dostave in vročanja, ki predpisujejo na katerem mestu in pod kakšnimi pogoji se sme pošiljke pustiti. Ta pravila v določeni meri vplivajo na možnost ali pogoje zavarovanja osebnih podatkov. Za nadzor nad pravilnim izvajanjem univerzalne poštne storitve v skladu s predpisi je pristojna Agencija za komunalne storitve in omrežja RS (AKOS). Če želite prejeti informacije v zvezi s konkretnim namenom zbiranja in obdelave osebnih podatkov na obrazcih Pošte Slovenija, predlagamo, da se obrnete neposredno na upravljavca. V zvezi s tem dodajamo, da ima posameznik možnost pri upravljavcu uveljavljati različne pravice v zvezi z varstvom osebnih podatkov neposredno na podlagi Splošne uredbe; dostop (člen 15), popravek (člen 16), izbris (člen 17), omejitev (člen 18), prenosljivost (člen 20), ugovor (člen 21), nasprotovanje avtomatizirani obdelavi (člen 22). Vsebino teh pravic in kako se jih uveljavlja je IP pojasnil v Vodniku po varstvu osebnih podatkov za posameznike, ki je objavljen na spletni strani IP. Lep pozdrav, Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav. informacijska pooblaščenka Pripravil: Anže Novak, univ. dipl. prav. Svetovalec pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026