Varnostna preverjanja in pridobivanje podatkov o kandidatih za zaposlitev + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 11.04.2016 Številka: 0712-1/2016/833 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem navajate, da je delodajalec pri izbiri novih delavcev v okviru zakonsko določenih omejitev svoboden pri določanju pogojev, ki jih mora posameznik izpolnjevati za posamezno delovno mesto. Za zaposlitev v javnem sektorju so pogoji praviloma določeni v zakonu, v zasebnem sektorju pa temu ni tako. Zasebni delodajalci (razen tistih, za katere so predpisani varnostni in drugi zadržki v zakonu) so prepuščeni sami sebi, da uredijo zadeve v svojih internih predpisih, zato nas prosite za mnenje glede naslednjih vprašanj:
- Ali je za delovna mesta, za katera v zakonu ni posebej predpisanih pogojev nekaznovanosti (varnostnih zadržkov) mogoče izvesti varnostno preverjanje na podlagi soglasja bodočega zaposlenega, kljub temu, da ni posebej predpisano v internih predpisih?
- Ali bi morali v zasebnem sektorju varnostne zadržke za določena delovna mesta posebej opredeliti v sistemizaciji del in nalog oziroma drugem internem aktu ali zadošča zapis v razpisu za delovno mesto?
- Kako natančno bi morali biti ti varnostni zadržki določeni v teh aktih? Ali bi morali biti varnostni zadržki v sistemizaciji del in nalog bolj natančno določeni (tako kot npr. v predpisih za policiste, varnostnike, idr.) ali bi zadoščala splošna opredelitev, da je oseba zanesljiva in verodostojna in da zanjo niso podani varnostni zadržki potem pa je prepuščeno zasebnemu delodajalcu, da sam odloči kdaj kdo ni primeren za zaposlitev? Včasih namreč na podlagi posameznega varnostnega zadržka (ki bi bil natančno določen v internem predpisu – sistemizaciji) še ni razlogov za nezaposlitev, v primeru dveh ali več pa bi že kazalo na to, da oseba ni zanesljiva in verodostojna
- Ali lahko od kandidata za zaposlitev zahtevamo, da da soglasje za pridobitev podatkov za varnostno preverjanje v določenih evidencah in potem sami od organov, ki vodijo evidence (MP, sodišče, policija) pridobimo podatke ali je primernejši način, da naj kandidat za zaposlitev ob prijavi na razpis priloži izpise iz evidenc, ki jih navedemo?
- Ali lahko zaposlene, ki imajo varnostne zadržke predpisane v sistemizaciji in so ob zaposlitvi za to dali soglasje varnostno preverjamo tudi kasneje? Npr. obdobno na par let ali ob indicu ali sumu na obstoj varnostnih zadržkov?
- Ali smemo od bodočih kandidatov za zaposlitev pridobivati tudi podatke o njihovem finančnem stanju?
- Ali smemo od bodočih kandidatov za zaposlitev pridobivati tudi podatke od njihovih prejšnjih delodajalcih? Kateri so ti podatki, ki jih lahko pridobivamo?
- Ali moramo za pridobitev podatkov o varnostnih zadržkih, finančni situaciji in od njegovih prejšnjih delodajalcih pooblastili detektiva na podlagi zakona, ki ureja detektivsko dejavnost ali lahko te podatke kot delodajalec na podlago soglasja bodočega kandidata za zaposlitev pridobimo tudi sami?
- Britanski standard (BS 7858:2012) določa, da na podlagi soglasja zaposlenega lahko delodajalec sam pridobiva podatke o predzaposlitvah, kazenski evidenci, o osebni identiteti kandidata in stalnem bivališču, varnostno preverjanje (kazenski postopki, postopki o prekrških) - ali se strinjate, da tudi naša zakonodaja to dopušča?Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke
- odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Uvodoma opozarjamo, da so odgovori na vaša vprašanja v pretežni meri lahko zgolj splošne in usmeritvene narave, saj je pri vseh vprašanjih, ki jih navajate, odgovor v pretežni meri odvisen od konkretnih okoliščin posameznega primera. Med te okoliščine prav gotovo sodijo vrsta delovnega mesta, dela in naloge, ki naj bi jih zaposleni opravljal in številne druge okoliščine, kot npr. ali bo v stiku z zelo zaupnimi informacijami, premoženjem visoke vrednosti in podobno. Enotnih in natančnih odgovorov na vaša vprašanja zato ni mogoče podati, ker so odvisni od konkretnih okoliščin posameznega primera. Glede na navedeno vam zato v nadaljevanju podajamo splošna načela in usmeritve, kot izhajajo iz zakonodaje, podrobnejše odgovore pa tam, kjer je to mogoče. Glede na vaše navedbe v zaprosilu izhajamo iz predpostavke, da ne gre za delovna mesta, za katera so že opredeljeni postopki za varnostno preverjanje (npr. varnostno preverjanje, ki poteka skladno z določbami Zakona o tajnih podatkih), temveč za druga varnostna preverjanja, ki bi jih izvajali delodajalci iz zasebnega sektorja nad bodočimi in obstoječimi zaposlenimi.Delodajalci morajo pri zbiranju osebnih podatkov o kandidatih za zaposlitev in zaposlenih upoštevati določbe Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr. in 47/15 – ZZSDT, v nadaljevanju ZDR-1), pri čemer posebej izpostavljamo določbe 28.,
- in
- člena ZDR-1:
- člen - (pravice in obveznosti delodajalca)
(1)Delodajalec sme od kandidata zahtevati le predložitev dokazil o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela.
(2)Delodajalec pri sklepanju pogodbe o zaposlitvi ne sme od kandidata zahtevati podatkov o družinskem oziroma zakonskem stanu, o nosečnosti, o načrtovanju družine oziroma drugih podatkov, če niso v neposredni zvezi z delovnim razmerjem.
(3)Delodajalec ne sme pogojevati sklenitve pogodbe o zaposlitvi s pridobitvijo podatkov iz prejšnjega odstavka ali z dodatnimi pogoji v zvezi s prepovedjo nosečnosti ali odlogom materinstva ali z vnaprejšnjim podpisom odpovedi pogodbe o zaposlitvi s strani delavca.
(4)Pri zaposlovanju lahko delodajalec preizkusi znanja oziroma sposobnosti kandidatov za opravljanje dela, za katero se sklepa pogodba o zaposlitvi.
(5)Zaradi ugotovitve kandidatove zdravstvene zmožnosti za opravljanje dela delodajalec na svoje stroške napoti kandidata na predhodni zdravstveni pregled v skladu s predpisi o varnosti in zdravju pri delu.
(6)Preizkus znanja oziroma sposobnosti kandidata ali ugotovitev zdravstvene zmožnosti kandidata se ne sme nanašati na okoliščine, ki niso v neposredni zvezi z delom, za katerega se sklepa pogodba o zaposlitvi.
(7)Delodajalec mora pred sklenitvijo pogodbe o zaposlitvi za nedoločen ali za določen čas seznaniti kandidata z delom, pogoji dela ter pravicami in obveznostmi delavca in delodajalca, ki so povezane z opravljanjem dela, za katero se sklepa pogodba o zaposlitvi.29. člen - (pravice in obveznosti kandidata)
(1)Pri sklepanju pogodbe o zaposlitvi je kandidat dolžan predložiti delodajalcu dokazila o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela in ga obvestiti o vseh njemu znanih dejstvih, pomembnih za delovno razmerje, kot tudi o njemu znanih drugih okoliščinah, ki ga kakorkoli onemogočajo ali bistveno omejujejo pri izvrševanju obveznosti iz pogodbe ali ki lahko ogrožajo življenje ali zdravje oseb, s katerimi pri izvrševanju svojih obveznosti prihaja v stik.
(2)Kandidat ni dolžan odgovarjati na vprašanja, ki niso v neposredni zvezi z delovnim razmerjem.48. člen - (varstvo delavčevih osebnih podatkov)
(1)Osebni podatki delavcev se lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.
(2)Osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in posreduje tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti.
(3)Osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati.
(4)Določbe prejšnjih odstavkov se uporabljajo tudi za osebne podatke kandidatov.Zgoraj navedene določbe je treba aplicirati v konkretnih primerih, pri tem pa priporočamo upoštevanje naslednjih načel in usmeritev:· pridobivanje in obdelava osebnih podatkov s strani delodajalca mora potekati ob upoštevanju načela sorazmernosti ter določb ZDR-1 glede obveznosti in pravic delodajalca, kandidatov za zaposlitev ter zaposlenih, pri tem je to presojo treba opraviti posebej v konkretnem primeru, saj je v veliki meri odvisna od konkretnih okoliščin primera;· obseg varnostnega preverjanja mora biti sorazmeren - neprimerno bi bilo npr. za zasedbo delovnega mesta snažilke v kulturni ustanovi preverjati njeno finančno stanje, predhodne zaposlitve itd.;· delodajalec naj ne bi zahteval soglasja od kandidatov za zaposlitev, lahko pa jim da možnost, da bodisi sami predložijo podatke in dokazila, ki so potrebna za dokazovanje izpolnjevanja določenih pogojev za zasedbo delovnega mesta, bodisi da kandidat poda pooblastilo bodočemu delodajalcu, da te podatke pridobi sam v njihovem imenu; pooblastilo oziroma soglasje mora biti prostovoljno dano in ne izsiljeno oziroma zahtevano;· delodajalci naj ne bi že vnaprej preverjali vseh podatkov, ki jih navedejo vsi kandidati za zaposlitev; od vseh lahko zahtevajo predložitev dokazov o izpolnjevanju pogojev, sorazmerno pa bi bilo, da podatke oziroma dokazila preverijo pri tistih, s katerimi bodo sklenili delovno razmerje, ne pa od vseh kandidatov vnaprej;· priporočljivo je, da so varnostni zadržki za določena delovna mesta vnaprej natančno opredeljeni, formalno bi zadoščal zapis v razpisu za delovno mesto, priporočljivo pa je, da je to opredeljeno tudi v sistemizaciji delovnih mest oziroma nalog oziroma drugem internem aktu delodajalca;· naknadno preverjanje zaposlenih (npr. čez nekaj let ali ob sumu pojava varnostnih zadržkov) glede varnostnih zadržkov je po našem mnenju mogoče, če so bili zaposleni o tem vnaprej obveščeni skladno z ostalimi tu navedenimi načeli;· pridobivanje podatkov o prejšnjih delodajalcih bi bilo dopustno, če se navezuje na izpolnjevanje določenih pogojev za zasedbo konkretnega delovnega mesta;· delodajalec lahko pridobivanje podatkov, za katere je sam pooblaščen, poveri tudi zunanjemu izvajalcu ob upoštevanju določb 11. člena ZVOP-1, pri najemanju detektivov pa morajo postopati skladno z določbami Zakona o detektivski dejavnosti; glede soglasja kot podlage glejte ostale alineje;· glede pridobivanja podatkov o finančnem stanju kandidatov smo izdali mnenje št. 0712-1/2015/2026, ki je dostopno na: https://www.ip-rs.si/vop/zbiranje-potrdil-o-kreditni-izpostavljenosti-kriticnih-zaposlenih-2620/?tx_jzvopdecisions_pi1[highlightWord]=varnostno.S spoštovanjem,Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026