Varovanje podatkov na info. izračunih dohodnine v času prenosa - IPRS

Varovanje podatkov na info. izračunih dohodnine v času prenosa + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 20.04.2009 Številka: 0712-148/2009/2 Kategorije:Zavarovanje osebnih podatkov --> Kategorije: Zavarovanje osebnih podaktov Spoštovani, Informacijskemu pooblaščencu (v nadaljevanju Pooblaščenec) ste predložili v pregled vzorce konfekcioniranih dokumentov IID 2008, s katerim boste kot izvajalec storitev načrtovanja, oblikovanja, izdelave, tiskanja, izpisovanja, konfekcioniranja (kuvertiranja) in distribucije obrazcev Davčne uprave RS za leto 2009, s spremenljivimi podatki izpisovali in konfekcionirali predtiskane Informativne izračune za odmero dohodnine za leto 2008 ter dokumente oddajali v raznos Pošti Slovenije d.o.o.. Kot navajate, ste popolno varnost osebnih podatkov, ki jih dokument IID vsebuje, zagotovili z novo tehnološko rešitvijo, to je tipom zgiba in zaščitnim rastrom, pri čemer dvojna zaščita, zavihek s po celotni dolžini nanesenim lepilom in prečne perforacije za obtrg, onemogočajo vdor brez vidnih posledic, t.j. poškodb dokumenta. Ker bi se želeli izogniti morebitnim neskladnostim z ZVOP-1 in drugo relevantno zakonodajo, dajete dokument Pooblaščencu v pregled ter ga prosite za njegovo oceno. V nadaljevanju vam, na podlagi predstavljenega stanja ter na podlagi
3. točke prvega odstavka
4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1-UPB1) in
5. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim zaprosilom: Osebni podatki, ki jih vsebuje Informativni izračun za odmero dohodnine ter se davčnim zavezancem pošiljajo po pošti, morajo biti v času prenosa zavarovani oz. konfekcionirani na način, ki onemogoča razkritje podatkov nepooblaščenim osebam. Da bi to dosegli, je potrebno ovojnice oz. konfekcionirane dokumente opremiti z rastrom, s katerim se zagotovi njihova neprosojnost in s tem prepreči nepooblaščena seznanitev z njihovo vsebino. Poleg tega morajo biti ovojnice oz. konfekcionirani dokumenti izdelani in zlepljeni na način, s katerim se zagotovi, da se ovojnice oz. konfekcionirani dokumenti ob sortiranju, rokovanju ali distribuciji ne trgajo oz. odpirajo ter da odpiranja ovojnice oz. konfekcioniranega dokumenta ni mogoče opraviti brez vidnih sledov oziroma poškodbe le tega. Pooblaščenec po pregledu dveh predloženih vzorcev konfekcioniranih dokumentov IID 2008 ugotavlja, da sta dokumenta razen na treh mestih, ki so očitno namenjena tiskanju določenih podatkov, opremljena z zaščitnim rastrom, s katerim se zagotavlja njihova neprosojnost ter ocenjuje, da se konfekcionirana dokumenta ob sortiranju, rokovanju in distribuciji ne bosta odprla, pri čemer pa bi bilo varovanje dokumentov po mnenju Pooblaščenca mogoče dodatno izboljšati s tem, da se dokumente vloži v plastično folijo. Glede možnosti, da bi nekdo konfekcionirana dokumenta nepooblaščeno odprl, se seznanil z njihovo vsebino, ter jih za tem nazaj zaprl brez vidnih sledi odpiranja (kar sicer lahko predstavlja kaznivo dejanje), Pooblaščenec meni, da bi se zavarovanje dokumentov v tej smeri dalo še nekoliko izboljšati in sicer na način, da se dokument zlepi na večih mestih oz. se izboljša kvaliteta lepljenja. Obrazložitev: Dolžnosti upravljavcev osebnih podatkov v zvezi z zavarovanjem osebnih podatkov so določene v
6. in
7. členu ZVOP-1-UPB
8. Po določbah
9. in
10. člena ZVOP-1-UPB1 so upravljavci osebnih podatkov in pogodbeni obdelovalci dolžni zagotoviti takšne organizacijske, tehnične in logično-tehnične postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov, s katerimi se bo med drugim preprečeval tudi nepooblaščeni dostop do osebnih podatkov pri njihovem prenosu. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov morajo biti ustrezni glede na tveganje, ki ga predstavlja obdelava in narava določenih osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Podatki, ki jih vsebujejo Informativni izračuni za odmero dohodnine fizičnim osebam, se po določbah ZVOP-1-UPB1 štejejo za osebne podatke, poleg tega pa ti podatki po
11. členu Zakona o davčnem postopku (Uradni list RS, št. 117/06 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZDavP-2) štejejo tudi za davčno tajnost, saj gre za podatke, ki jih zavezanec za davek v davčnem postopku posreduje davčnemu organu ter druge podatke v zvezi z davčno obveznostjo zavezancev za davek, s katerimi razpolaga davčni organ.
12. člen ZDavP-2 glede tega določa, da mora biti vsak podatek oziroma vsak dokument ali zbirka podatkov, ki vsebuje podatke, ki so davčna tajnost, vidno označen kot tak. Davčni organ mora po
13. členu ZDavP-2 vzpostaviti sistem postopkov in ukrepov varovanja podatkov, ki so davčna tajnost, ki onemogoča razkritje podatkov nepooblaščenim osebam, minister za finance pa predpiše tudi podrobnejše fizične, organizacijske in tehnične ukrepe ter postopke za varovanje podatkov, ki so davčna tajnost. Pravilnik o izvajanju Zakona o davčnem postopku (Uradni list RS, št. 141/06, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju Pravilnik) v
14. členu določa, da mora biti vsak dokument v okviru davčnega postopka vidno in v neskrajšani obliki označen z oznako »DAVČNA TAJNOST«, ki se mora jasno razlikovati od drugih zapisov. V
15. členu Pravilnika, kjer je urejen prenos podatkov, je nadalje določeno, da je podatke, ki so davčna tajnost, dovoljeno prenašati z informacijskimi, telekomunikacijskimi in drugimi sredstvi le ob izvajanju postopkov in ukrepov, ki nepooblaščenim osebam preprečujejo dostop do teh podatkov. ZVOP-1-UPB1 ter ZDavP-2, kakor tudi prej navedeni Pravilnik, ne določajo podrobnejših organizacijskih, tehničnih in logično-tehničnih postopkov in ukrepov za zavarovanje osebnih podatkov, s katerimi se preprečuje nepooblaščen dostop do osebnih podatkov pri njihovem prenosu prek pošte. Po določbah
16. člena ZVOP-1-UPB1 morajo upravljavci osebnih podatkov in pogodbeni obdelovalci zagotoviti zavarovanje osebnih podatkov na način iz
17. člena, kar pomeni, da je potrebno izvajati takšne postopke in ukrepe, ki bodo preprečili nepooblaščen dostop do osebnih podatkov v času njihovega prenosa po pošti. Postopke in ukrepe, s katerimi se bo to zagotovilo, pa morajo v svojih notranjih aktih predpisati upravljavci osebnih podatkov, v konkretnem primeru torej DURS. Predpisani in izvajani postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so nedvomno odvisni od samega načina prenosa osebnih podatkov ter od tveganja, ki ga predstavlja prenos in narava osebnih podatkov, ki se prenašajo. Pooblaščenec stoji na stališču, da morajo biti osebni podatki, ki se prenašajo prek pošte, zavarovani na takšen način, da se z zagotovitvijo neprosojnosti ovojnic oz. konfekcioniranih dokumentov prepreči nepooblaščena seznanitev z osebnimi podatki, ki se prenašajo, kar se lahko doseže z zaščitnim rastrom, poleg tega pa morajo biti ovojnice oz. konfekcionirani dokumenti izdelani in zlepljeni na način, s katerim se zagotovi, da se ovojnice oz. dokumenti ob sortiranju, rokovanju in prenosu ne trgajo ali odpirajo. Pooblaščenec v zvezi z zavarovanjem osebnih podatkov, ki se prenašajo prek pošte, opozarja še na pravico do varstva tajnosti pisem in drugih občil, ki je določena v prvem odstavku
18. člena Ustave RS (Uradni list RS, št. 33/91-I, 42/97, 66/00, 24/03, 69/04 in 68/06). Le – ta zagotavlja tajnost pisem in drugih občil kot posebne oblike (kategorije) pravice zasebnosti (
19. člen Ustave RS). Pravno varstvo morebitne kršitve obravnavane pravice pa je zagotovljeno na kazenskopravnem in civilnopravnem področju. Kazenski zakonik (Uradni list RS, št. 55/08 – v nadaljevanju KZ-1) v
20. člena določa elemente kaznivega dejanja »kršitve tajnosti občil« ter predpisuje sankcijo, in sicer z naslednjo dikcijo: »