Varstvo osebnih podatkov na MS Workspace + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 07.09.2010 Številka: 0712-2/2010/1559 Kategorije:Šolstvo --> Kategorije: Šolstvo Informacijski pooblaščenec je
- 2010 prejel vaš dopis, v katerem navajate, da ste vodja delovne skupine za učence s posebnimi potrebami na osnovni šoli in da želite pri učiteljskem delu uporabljati spletno aplikacijo MS Workspace. Zanima vas ali je uporaba osebnih podatkov učencev pri uporabi aplikacije MS Workspace sporna z vidika Zakona o varovanju osebnih podatkov.Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke
- odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1; ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 - ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.V primerih, ko je podana zakonska podlaga za obdelavo določenih osebnih podatkov v javnem sektorju, medij, ki se pri tem uporablja, sam po sebi ne igra ključne vloge. Vendar pa je pri obdelavi osebnih podatkov potrebno zagotoviti ustrezno stopnjo zaščite pred nepooblaščenim dostopanjem, kar je pri uporabi interneta in internetnih storitev bistveno težje kakor v primerih, ko se podatki obdelujejo zgolj na fizični lokaciji. Prav tako je potrebno zagotoviti višjo stopnjo zaščite, če gre za obdelavo občutljivih osebnih podatkov. Pri tem je nujno, da se vzpostavi kriptiran prenos podatkov med računalniškimi enotami. Prav tako z vidika načela sorazmernosti shranjevanje občutljivih osebnih podatkov na strežnikih, ki so dostopni prek interneta, ni priporočljivo, saj je varnostno tveganje navadno večje od koristi, ki jih tovrstna digitalizacija podatkov prinaša.Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor sodi večina osnovnih šol, daje
- člen ZVOP-
- V prvem odstavku tega člena je zapisano, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Obdelava osebnih podatkov, ki jo želite izvajati na spletni aplikaciji Microsoft Workspace, mora biti vnaprej določena z zakonom. To pomeni, da mora zakon določati namen in obseg obdelave osebnih podatkov. Medij – spletna aplikacija – sam po sebi ni pomemben. Če ste osebne podatke, ki jih nameravate obdelovati na MS Workspace že obdelovali na drug način prej (npr. fizično v prostorih šole), potem načeloma z vidika ZVOP-1 takšno postopanje ni pravno sporno. Vendar pa se je nujno potrebno zavedati dveh pomembnih dejavnikov, ki so z vidika ZVOP-1 bistvenega pomena. En dejavnik je obdelava občutljivih osebnih podatkov, drug dejavnik pa je načelo sorazmernosti.
- odstavek
- člena ZVOP-1 opredeljuje občutljive osebne podatke kot podatke o rasnem, narodnem ali narodnostnem poreklu, političnem, verskem ali filozofskem prepričanju, članstvu v sindikatu, zdravstvenem stanju, spolnem življenju, vpisu ali izbrisu v ali iz kazenske evidence ali evidenc, ki se vodijo na podlagi zakona, ki ureja prekrške. Med občutljive osebne podatke prav tako sodijo biometrične značilnosti, če je z njihovo pomočjo mogoče določiti posameznika v zvezi s kakšno od prej navedenih okoliščin. Glede na to, da nameravate obdelovati osebne podatke otrok s posebnimi potrebami, je velika verjetnost, da bodo v naboru tako obdelovanih osebnih podatkov tudi občutljivi osebni podatki, npr. opombe o duševnih ali telesnih motnjah oziroma napakah. V tem primeru je v skladu s
- členom ZVOP-1 nujno potrebno občutljive osebne podatke pri obdelavi posebej označiti in zavarovati tako, da se nepooblaščenim osebam onemogoči dostop do njih. Prav tako morajo biti takšni podatki pri prenosu prek telekomunikacijskega omrežja (npr. interneta) zavarovani z uporabo kriptografskih metod in elektronskega podpisa tako, da je zagotovljena njihova nečitljivost oziroma nerazpoznavnost med prenosom. Večina podatkov, ki se prenašajo prek interneta, ni zaščitena z uporabo kriptografskih metod. Za vzpostavitev sistema s kriptirano komunikacijo med strežniki in delovnimi postajami (osebnimi računalniki) je po naših izkušnja potrebno precej časa, strokovnega znanja in nemalokrat tudi finančnih sredstev. Verjetnost, da bo izobraževalna institucija zgolj zaradi nekega specifičnega projekta vzpostavila takšno stopnjo tehnične zaščite prenosa in hranjena podatkov, kot jo terja ZVOP-1 glede obdelave občutljivih osebnih podatkov, je precej majhna. Pooblaščenec zato svetuje, da se ne odločite za obdelavo osebnih podatkov učencev prek spleta oziroma prek spletne storitve MS Workspace, saj je časovni, tehnični in finančni vložek, ki ga je potrebno zagotoviti za ustrezno tehnično zaščito morebitnih občutljivih osebnih podatkov, verjetno prevelik. Prav tako se postavlja vprašanje sorazmernosti.
- člen ZVOP-1 namreč določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Pri kakršnemkoli prenašanju in shranjevanju podatkov, ki vključuje internetno komunikacijo, obstaja večja verjetnost, da do podatkov dostopajo tudi nepooblaščene osebe (npr. hekerski vdori), kakor v primeru, ko se podatki obdelujejo zgolj na določeni fizični lokaciji (npr. v šoli).Pooblaščenec priporoča, da se zaradi spoštovanja načela sorazmernosti in velikih vložkov za zagotovitev ustrezne tehnične zaščite prenosa in shranjevanja podatkov, osebnih podatkov o učencih ne shranjuje na Microsoftovih ali drugih strežnikih, saj je v tem primeru nevarnost nepooblaščenega dostopa do podatkov enostavno bistveno večja kakor korist za uporabnike, ki jo tovrstna digitalizacija delovnih procesov prinaša. Prijazen pozdrav,Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026