Veleposlaništvo zbira pod. o nekaznov. zaposlenih + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 09.09.2007 Številka: 0712-800/2007/2 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je po elektronski pošti prejel vaše zgoraj navedeno vprašanje, v katerem navajate, da ste zaposleni na ... veleposlaništvu v Ljubljani, kjer od vas vsako leto zahtevajo, da jim dostavite potrdilo o nekaznovanju od Ministrstva za pravosodje ter izpisek iz evidence prometnih prekrškov. Do sedaj ste jim to dostavljali, sedaj pa se postavlja vprašanje: - Ali smejo to zahtevati od vas? Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04, 113/05 - ZInfP, 51/07 – ZUstS-A in 67/07, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje. Pooblaščenec uvodoma pojasnjuje, da mora Veleposlaništvo Združenih držav Amerike v Ljubljani pri zaposlovanju lokalnega osebja sicer postopati v skladu s slovenskimi predpisi, vendar pa je potrebno hkrati upoštevati dejstvo, da gre v tem primeru za delodajalca, ki uživa v Republiki Sloveniji imunitetno pravico, zaradi česar so pristojnosti Pooblaščenca zelo omejene. O obstoju in obsegu te pravice lahko po določbah
- člena Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP; Uradni list RS, št. 24/06 – UPB2) daje pojasnila le ministrstvo, pristojno za zunanje zadeve. Po določbi
- odstavka glede pristojnosti domačih organov v zadevah, v katerih je stranka tujec, ki uživa v Sloveniji imunitetno pravico, tuja država ali mednarodna organizacija, veljajo mednarodne pogodbe in druga pravila mednarodnega prava, ki obvezujejo Slovenijo. Če po določbi
- odstavka nastane dvom o obstoju in obsegu imunitetne pravice, da pojasnilo ministrstvo, pristojno za zunanje zadeve.
- odstavek pa določa, da se uradna dejanja, ki se tičejo oseb z imuniteto, opravljajo s posredovanjem ministrstva, pristojnega za zunanje zadeve. Imuniteto v skladu z mednarodnim pravom uživa diplomatsko, deloma pa tudi drugo osebje diplomatskih predstavništev. Nosilec imunitete je sicer vezan na pravni red države, v kateri prebiva, vendar ne more biti obravnavan v kazenskem, civilnem, upravnem ali drugem postopku. Vsakršne ukrepe v primeru kršitev pravnega reda države gostiteljice lahko izvede le država pošiljateljica. Imuniteta velja za šefa misije in diplomatsko osebje, Za administrativno in tehnično osebje imunitete na civilnopravnem in upravnopravnem področju velja le za ravnanja v okviru službe. Imuniteta se nanaša tudi na konzularne predstavnike, vendar v omejenem obsegu (ne nanaša se npr. na ravnanja, storjena izven službe). Ministrstvo, pristojno za zunanje zadeve, daje organom pojasnila o obstoju in obsegu imunitete in sicer pravna mnenja, strokovno pomoč, za podatke o osebah, ki imajo imuniteto. Ministrstvo za zunanje zadeve namreč vodi evidenco osebja diplomatskih predstavništev, zato lahko v vsakem konkretnem primeru pojasni, ali določena oseba ima imuniteto in kakšen je njen obseg. Pojasnilo bo torej potrebno zlasti v primerih sklicevanja na diplomatsko imuniteto in bo treba preveriti, ali je ta res podana. V takem primeru se mora upravni organ, ki zazna kršitev in vodi postopek, obrniti na ministrstvo za zunanje zadeve. Ob upoštevanju zgoraj navedenega Pooblaščenec zgolj pojasnjuje, da morajo delodajalci, ki na območju Republike Slovenije na podlagi pogodbe o zaposlitvi zaposlujejo delavce, pri obdelavi osebnih podatkov upoštevati
- člen ZVOP-1, v katerem so določene splošne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov. Po določbah
- člena ZVOP-1 se osebni podatki lahko obdelujejo (kamor sodi tudi njihovo zbiranje) le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Pooblaščenec ob tem opozarja, da se podatek o tem, ali je nekdo vpisan ali izbrisan iz kazenske evidence (torej podatek o nekaznovanosti) ter podatek o vpisu ali izbrisu iz evidence prekrškov, po določbah
- točke
- člena ZVOP-1 šteje med tako imenovane občutljive osebne podatke. Zanje
- člen ZVOP-1 določa strožje pogoje obdelave, in sicer se lahko občutljivi osebni podatki obdelujejo med drugim le: če je posameznik za to podal izrecno osebno privolitev, ki je praviloma pisna; če je obdelava potrebna zaradi izpolnjevanja obveznosti in posebnih pravic upravljavca osebnih podatkov (v vašem primeru delodajalca) na področju zaposlovanja v skladu z zakonom, ki določa tudi ustrezna jamstva pravic posameznika; če tako določa drug zakon zaradi izvrševanja javnega interesa. Zakon za te podatke zahteva tudi strožje zavarovanje.
- člen ZVOP-1 tako med drugim določa, da morajo biti občutljivi osebni podatki pri obdelavi posebej označeni in zavarovani tako, da se nepooblaščenim osebam onemogoči dostop do njih. Podlago za obdelavo osebnih podatkov delavcev ureja Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/02, 79/06 in 46/07, v nadaljevanju ZDR), ki v
- členu ureja varstvo delavčevih osebnih podatkov. Ti se lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. To velja tudi za osebne podatke kandidatov. ZDR v
- členu določa, da sme delodajalec od kandidata zahtevati le predložitev dokazil o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela. Delodajalec pri sklepanju pogodbe o zaposlitvi ne sme od kandidata zahtevati podatkov o družinskem oziroma zakonskem stanu, podatkov o nosečnosti, o načrtovanju družine oziroma drugih podatkov, če niso v neposredni zvezi z delovnim razmerjem. Isti člen v
- odstavku določa, da mora delodajalec pred sklenitvijo pogodbe o zaposlitvi za nedoločen ali za določen čas seznaniti kandidata z delom, pogoji dela ter pravicami in obveznostmi delavca in delodajalca, ki so povezane z opravljanjem dela na delovnem mestu, za katerega se sklepa pogodba o zaposlitvi.
- člen ZDR v zvezi s tem določa, da mora že objava prostega delovnega mesta vsebovati pogoje za opravljanje dela in rok za prijavo, ki ne sme biti krajši od osmih dni. Za navedeni primer so bistvena tudi določila
- člena ZDR, ki opredeljujejo, da je pri sklepanju pogodbe o zaposlitvi kandidat dolžan med drugim predložiti delodajalcu dokazila o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela in ga obvestiti o vseh njemu znanih dejstvih, pomembnih za delovno razmerje, kot tudi o njemu znanih drugih okoliščinah, ki ga kakorkoli onemogočajo ali bistveno omejujejo pri izvrševanju obveznosti iz pogodbe, ali ki lahko ogrožajo življenje ali zdravje oseb, s katerimi pri izvrševanju svojih obveznosti prihaja v stik. V primeru, da želi delodajalec od že zaposlene osebe po sklenitvi pogodbe o zaposlitvi zahtevati potrdila o nekaznovanosti ter izpiske iz evidence prekrškov, je ključno vprašanje ali je delavec takšno potrdilo oz. izpisek dolžan prinesti oziroma delodajalca pooblastiti, da ga pridobi sam? Kot smo pojasnili ZDR s
- členom določa, da se osebni podatki o delavcu lahko zbirajo samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Ker niste navedli več podatkov o naravi vašega dela ter o tem, kakšen določbe vsebuje vaša pogodba o zaposlitvi, ne moremo sklepati, ali je zbiranje omenjenih občutljivih osebnih podatkov, torej o nekaznovanosti ter o vpisu v evidenco prometnih prekrškov, potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Potrebo po zbiranju navedenih podatkov je potrebno presojati za vsak primer (torej vsako delovno mesto) posebej, pri čemer je potrebno upoštevati načelo sorazmernosti (
- člen ZVOP1), ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo (kamor sodi tudi njihovo zbiranje) ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se obdelujejo. V primeru, ki ga opisujete, je merilo narava in zahteve dela na konkretnem delovnem mestu ter morebitni drugi vidiki zagotavljanja varnosti v zvezi z delom, ki se opravlja na posameznem delovnem mestu. Pooblaščenec na podlagi navedenega pojasnjuje, da je delodajalec pri iskanju novih delavcev v okviru zakonsko določenih omejitev svoboden pri določanju pogojev, ki jih mora izpolnjevati posameznik za določeno delovno mesto. Prav tako delodajalec v teh okvirih sam izbere najprimernejšega kandidata, s katerim sklene pogodbo o zaposlitvi. V skladu z navedenim ima delodajalec pravico, da od kandidatov za zaposlitev na določenih delovnih mestih zahteva potrdilo o nekaznovanosti ter izpisek iz evidence prometnih prekrškov, vendar mora biti to določeno že v fazi objave prostega delovnega mesta, kot to določa
- člen ZDR. Iz zgoraj pojasnjenega Pooblaščenec zaključuje, da delodajalec v primeru, ko so izpolnjeni pogoji iz
- člena ZDR, torej če je to določeno z zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, od zaposlenih lahko vsako leto zahteva predložitev potrdil o nekaznovanosti ter izpiskov iz evidence prometnih prekrškov. Pri tem ostaja ločeno vprašanje, kakšne možnosti (morebitno prekinitev delovnega razmerja) ima delodajalec na voljo, če delavec odkloni zahtevo in ne prinese zahtevanega potrdila in izpiska, oziroma, če je delavec vpisan v kazensko evidenco ali v evidenco prekrškov. Prav tako je ločeno vprašanje, kako bo delodajalec uredil pogodbeno razmerje z delavcem glede na spremenjene okoliščine. Pooblaščenec v zvezi s tem poudarja, da ni pristojni organ za odločanje o teh vprašanjih oziroma razlago ZDR. Lep pozdrav, Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026