Vodenje evidence o zaposlenih študentih + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 14.02.2008 Številka: 0712-27/2008/2 Kategorije:Šolstvo --> Kategorije: Šolstvo Spoštovani, prejeli smo vaše elektronsko sporočilo. V njem navajate, da ste kot fakulteta upravljavec zbirk osebnih podatkov študentov, med katerimi so tudi študenti, ki študirajo ob delu in o katerih imate tudi podatek, da so zaposleni. Zanima vas, ali morate voditi evidenco o tem, da posameznemu profesorju posredujete podatek o zaposlitvi študenta in njegovo telefonsko številko. V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04, 113/05, 51/07-ZUstS in 67/07; ZVOP-1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji: Fakulteta mora zagotavljati sledljivost posredovanj osebnih podatkov študentov profesorjem, tj. voditi evidenco takih posredovanj. V vašem primeru pa Informacijski pooblaščenec opozarja tudi na vprašljivost obstoja pravne podlage za zbiranje podatka o zaposlitvi in telefonske številke študenta. Ker za obdelavo teh dveh osebnih podatkov kot fakulteta nimate podlage v zakonu, mora biti obdelava (tako njuno zbiranje kot njuno posredovanje profesorju) teh podatkov nujno potrebna in primerna za izpolnjevanje pogodbe, ki jo sklenete s študentom. Ker Informacijski pooblaščenec ne pozna podrobnosti pogodb, ki jih sklepate s svojimi študenti, ne more podati dokončne ocene primernosti in nujne potrebnosti zbiranja in posredovanja omenjenih osebnih podatkov za izpolnjevanje take pogodbe. Gre pa tudi za vprašanje osebne privolitve oz. želje samega študenta, ki lahko svojo telefonsko številko posreduje profesorju na svojo željo, se torej o tem odloči sam, in sicer z namenom lažjega in učinkovitejšega komuniciranja, kar pomeni, da jo posreduje v zasledovanju lastnega interesa, nikakor pa ne moremo govoriti o obveznosti posredovanja v smislu oblastnega delovanja fakultete. Obrazložitev: Osebni podatek je v skladu s
- tč.
- člena ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Zbirka osebnih podatkov je v skladu s
- tč.
- člena ZVOP-1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. Obdelava osebnih podatkov je v skladu s
- tč.
- člena ZVOP-1 kakršnakoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje. Skladno z
- čl. ZVOP-1 se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.
- člen ZVOP-1 določa pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor spada tudi vaša fakulteta. V skladu s tem členom se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Nosilci javnih pooblastil lahko obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, če ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Ne glede na prvi odstavek obravnavanega člena pa se lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. Zakon o visokem šolstvu (Uradni list RS, št. 100/2004, uradno prečiščeno besedilo 2; v nadaljevanju ZViS-UPB2) v
- členu določa seznam evidenc z osebnimi podatki študentov, ki jih vodijo visokošolski zavodi. Visokošolski zavodi na podlagi tega člena tako vodijo:
- evidenco prijavljenih za vpis in vpisanih študentov,
- osebni karton, ki se vodi za vsakega študenta od vključitve v študij do končanja študija oziroma do izpisa,
- zapisnik o izpitu, s katerim se evidentira prijava k izpitu, potek izpita in dosežena ocena,
- evidenco izdanih dokumentov o končanem dodiplomskem in podiplomskem izobraževanju. V skladu z
- odst. istega člena evidence iz 1.,
- in
- točke prejšnjega odstavka obsegajo: ime in priimek študenta (za študentke tudi dekliški priimek), spol, datum, kraj in občino rojstva, državo rojstva, stalno in začasno bivališče, enotno matično številko občana, državljanstvo, predhodno pridobljeno izobrazbo, način študija ter druge podatke po posebnih predpisih. Evidenca iz
- točke obsega še podatke o opravljenih izpitih, o napredovanju in dokončanju študija. Evidenca iz
- točke prejšnjega odstavka pa obsega: ime in priimek študenta (za študentke tudi dekliški priimek), spol, enotno matično številko občana, način študija, letnik študija in študijsko leto prvega vpisa, datum izpita, podatke o tem, ali izpit opravlja prvič ali ga ponavlja, ter oceno, doseženo pri izpitu. Osebni podatki študentov iz evidenc, določenih v
- členu ZViS-UPB2, se v skladu z
- členom istega zakona zbirajo, obdelujejo, shranjujejo in posredujejo za potrebe visokošolske dejavnosti visokošolskih zavodov, za potrebe državnih organov, organov lokalne skupnosti, nosilcev javnega pooblastila in študentskih organizacij, povezane z uresničevanjem pravic študentov po posebnih predpisih. ZViS-UPB2 torej ne predstavlja zakonske podlage za zbiranje podatka o zaposlitvi posameznega študenta, niti za zbiranje njegove telefonske številke, saj omenjenih podatkov v zgoraj citiranih členih ne našteva. Informacijski pooblaščenec pa tudi ne najde nobenega drugega zakona, ki bi predstavljal pravno podlago za zbiranje omenjenih dveh osebnih podatkov študentov s strani fakultete. Zato lahko kot fakulteta, zbirate in obdelujete podatek o zaposlitvi posameznega izrednega študenta in njegovo telefonsko številko samo, če je obdelava vsakega od omenjenih podatkov potrebna in primerna za izpolnjevanje pogodbe, ki jo z izrednim študentom sklenete ob vpisu na vašo fakulteto oziroma ob vpisu v posamezni letnik. To pomeni, da se na tej pravni podlagi lahko obdelujejo samo tisti osebni podatki, ki so v tako tesni, neposredni povezavi z izpolnitvijo pogodbe, da prestanejo test nujne potrebnosti in primernosti, ki sta sestavini t.i. strogega testa sorazmernosti. Upoštevanje načela sorazmernosti, ki omogoča samo tisto obdelavo osebnih podatkov, ki je ustrezna in po obsegu primerna glede na namene, za katere se osebni podatki zbirajo in nadalje obdelujejo je namreč ključnega pomena pri taki obdelavi osebnih podatkov. To pomeni, da mora biti konkretna obdelava podatka o študentovi zaposlitvi in njegove telefonske številke s strani fakultete potrebna za izpolnitev namena pogodbe in, da nikakor ne zadošča, da je obdelava teh osebnih podatkov zgolj npr. tehnično izvedljiva, zanimiva, ali povsem na splošno (ne konkretno, precizirano) povezana z namenom pogodbe. Ko govorimo o konkretni obdelavi obravnavanih dveh osebnih podatkov s tem mislimo tako njuno zbiranje, kakor tudi njuno posredovanje posameznemu profesorju, kar pomeni, da mora navedene pogoje izpolnjevati vsaka od obeh obdelav teh podatkov, tj. tako zbiranje kot posredovanje. Kot upravljavec osebnih podatkov morate tako najprej izkazati, da obravnavana osebna podatka zbirate, ker je zbiranje teh podatkov primerno in nujno potrebno za izpolnjevanje pogodbe, ki ste jo sklenili s študentom, prav tako pa morate izkazati, da je posredovanje teh dveh podatkov posameznemu profesorju primerno in nujno potrebno za izpolnjevanje te pogodbe. Gre pa tudi za vprašanje osebne privolitve oz. želje samega študenta, ki lahko svojo telefonsko številko posreduje profesorju na svojo željo, se torej o tem odloči sam, in sicer z namenom lažjega in učinkovitejšega komuniciranja, kar pomeni, da jo posreduje v zasledovanju lastnega interesa, nikakor pa ne moremo govoriti o obveznosti posredovanja v smislu oblastnega delovanja fakultete. Glede vašega vprašanja, ali morate zagotavljati sledljivost posredovanja osebnih podatkov iz posamezne zbirke osebnih podatkov, katerih upravljavec ste, pa Informacijski pooblaščenec opozarja na
- člen ZVOP-1, ki določa, da zavarovanje osebnih podatkov obsega organizacijske, tehnične in logično-tehnične postopke in ukrepe, s katerimi se varujejo osebni podatki, preprečuje slučajno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihova sprememba ali izguba ter nepooblaščena obdelava teh podatkov tako, da se, med drugim tudi, omogoča poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni osebni podatki vneseni v zbirko osebnih podatkov, uporabljeni ali drugače obdelani in kdo je to storil, in sicer za obdobje, ko je mogoče zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi nedopustnega posredovanja ali obdelave osebnih podatkov. Ta določba ureja načelo sledljivosti znotraj upravljavca osebnih podatkov, saj omogoča sledljivost za zaposlene, torej za osebe, ki so znotraj upravljavca pooblaščene za dostop do posameznih zbirk osebnih podatkov. Iz povedanega sledi, da morate zagotavljati sledi, da morate kot fakulteta zagotavljati sledljivost posredovanja osebnih podatkov iz posamezne zbirke osebnih podatkov profesorjem, prvi pogoj pa seveda jem, da takšna zbirka vsebuje podatke, za katere imate podlago v zakonu. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav. pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026