Vpis zdravstvenega stanja v delovno knjižico - IPRS

Vpis zdravstvenega stanja v delovno knjižico + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 27.06.2006 Številka: 0712-25/2006/2 Kategorije:Delovna razmerja, Upravne enote, Zdravstveni osebni podatki --> Kategorije: Zdravstveni osebni podatki, Delovna razmerja, Upravne enote Spoštovani,Dne 14.06.2006 smo prejeli vaš dopis št. 110-80/2006 z dne 12.06.2006, v katerem navajate, da se je pri vaši upravni enoti javila stranka in zaprosila za pomoč v zvezi z vpisom opombe z vsebino »težave s hrbtenico«, ki jo je v delovno knjižico ob prenehanju delovnega razmerja, sklenjenega za določen čas, vpisal takratni delodajalec. Dopisu ste priložili tudi kopijo delovne knjižice, iz katere je razviden sporni vpis, ter zaprosili za mnenje, če gre v tem primeru za kršitev varstva osebnih podatkov.Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor Republike Slovenije, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7 točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. in 18. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem, ali gre pri vpisu podatka o zdravstvenem stanju zaposlenega v delovno knjižico s strani delodajalca (ob prenehanju delovnega razmerja) za kršitev varstva osebnih podatkov.V skladu s 38. členom Ustave Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91, 42/97, 60/00, 24/03 in 69/04) je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov ter prepovedana uporaba osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja. Ista določba nadalje določa, da zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon, vsakdo pa se ima pravico seznaniti z zbranimi osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj ter pravico do sodnega varstva ob njihovi zlorabi.Iz vsebine citirane ustavne določbe izhaja, da je že sam zakonodajalec dal poudarek pomembnosti varstva osebnih podatkov s tem, ko je varstvo osebnih podatkov opredelil kot ustavno pravno kategorijo oziroma ustavno varovano človekovo pravico ter prepovedal uporabo osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja. Kot dopustno zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov pa je opredelil tisto, kar določa zakon. To pomeni, da je v skladu z Ustavo RS dovoljena tista obdelava osebnih podatkov, ki je v naprej predvidena in določno opredeljena v posameznem področnem zakonu. Kot izvedbo navedenega ustavnega določila lahko razumemo tudi določbo 8. člena ZVOP-1, ki določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon in je namen obdelave osebnih podatkov določen z zakonom ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. ZVOP-1 tako dovoljuje obdelavo osebnih podatkov tudi na podlagi pisne privolitve posameznika, vendar pa mora biti v tem primeru posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov, ki mora biti ustavno in zakonsko dopusten, obdelovati pa se smejo le tiste vrste osebnih podatkov, ki so primerni in nujno potrebni za uresničitev opredeljenega namena in ne pomenijo neupravičenega posega v zasebnost in dostojanstvo posameznika. Z vidika varstva osebnih podatkov pa je potrebno upoštevati tudi ustavno načelo varstva pravic zasebnosti in osebnostnih pravic, opredeljeno v 35. členu Ustave RS, ki določa, da je zagotovljena nedotakljivost človekove telesne in duševne celovitosti, njegove zasebnosti ter osebnostnih pravic.Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1) tako določa pravice, obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost in dostojanstvo posameznika pri obdelavi osebnih podatkov (1. člen ZVOP-1). ZVOP-1 v 1. točki 6. člena določa, da je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Kot obdelavo osebnih podatkov ZVOP-1 v 3. točki 6. člena opredeljuje kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali, ki so pri ročni obdelavi zbirke osebnih podatkov namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje. Kot sredstva obdelave pa ista določba navaja, da je obdelava lahko ročna ali avtomatizirana.Kot smo že zgoraj navedli, določa ZVOP-1 pravice, obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost in dostojanstvo posameznika pri obdelavi osebnih podatkov, ki so namenjeni vključitvi v dopustno zbirko osebnih podatkov. 10. člen ZVOP-1 določa pravne podlage, na podlagi katerih sme zasebni sektor obdelovati osebne podatke. Navedeni člen med drugim tako določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika (1. odstavek 10. člena ZVOP-1). Podatek o zdravstvenem stanju posameznika sodi med tako imenovane občutljive osebne podatke v skladu s 19. točko 6. člena ZVOP-1, za obdelavo katerega je zakon v 13. členu navedel še dodatne, strožje pogoje in predpostavke, ki morajo biti v skladu z ZVOP-1 izpolnjene, da je obdelava občutljivih osebnih podatkov zakonsko dopustna, in sicer se občutljivi podatki v skladu s navedenim členom lahko obdelujejo le v naslednjih primerih:1. če je posameznik za to podal izrecno osebno privolitev, ki je praviloma pisna, v javnem sektorju pa tudi določena z zakonom; 2. če je obdelava potrebna zaradi izpolnjevanja obveznosti in posebnih pravic upravljavca osebnih podatkov na področju zaposlovanja v skladu z zakonom, ki določa tudi ustrezna jamstva pravic posameznika; 3. če je obdelava nujno potrebna za varovanje življenja ali telesa posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo, ali druge osebe, kadar posameznik, na katerega se osebni podatki nanašajo, fizično ali poslovno ni sposoben dati svoje privolitve iz 1. točke tega člena; 4. če jih za namene zakonitih dejavnosti obdelujejo ustanove, združenja, društva, verske skupnosti, sindikati ali druge nepridobitne organizacije s političnim, filozofskim, verskim ali sindikalnim ciljem, vendar le, če se obdelava nanaša na njihove člane ali na posameznike, ki so v zvezi s temi cilji z njimi v rednem stiku, ter če se ti podatki ne posredujejo drugim posameznikom ali osebam javnega ali zasebnega sektorja brez pisne privolitve posameznika, na katerega se nanašajo; 5. če je posameznik, na katerega se nanašajo občutljivi osebni podatki, te javno objavil brez očitnega ali izrecnega namena, da omeji namen njihove uporabe; 6. če jih za namene zdravstvenega varstva prebivalstva in posameznikov ter vodenja ali opravljanja zdravstvenih služb obdelujejo zdravstveni delavci in zdravstveni sodelavci v skladu z zakonom; 7. če je to potrebno zaradi uveljavljanja ali nasprotovanja pravnemu zahtevku; 8. če tako določa drug zakon zaradi izvrševanja javnega interesa. ZVOP-1 kot splošen predpis na sistemski ravni ureja varstvo osebnih podatkov, vendar dopušča, da se varstvo osebnih podatkov ureja za posamezna pravna področja tudi s področnimi zakoni. Tako je potrebno dopustnost vpisa podatka o zdravstvenem stanju zaposlene v delovno knjižico s strani delodajalca presojati tudi v luči pozitivne delovnopravne zakonodaje in zakonodaje, ki ureja področje zdravstvenega varstva.V skladu s 46. členom Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/02, v nadaljevanju: ZDR) se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. (1. odstavek 46. člena ZDR). Drugi odstavek istega člena nadalje določa, da osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. 3. odstavek pa še določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Določbe prejšnjih odstavkov pa se uporabljajo tudi za osebne podatke kandidatov. Iz navedene določbe ZDR tako izhaja, da delodajalec lahko zbira le tiste podatke zaposlenih in kandidatov za zaposlitev, če so določeni s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/2006, v nadaljevanju: ZEPDSV) v 1. členu opredeljuje namen zakona in določa, da ta zakon določa vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti (v nadaljnjem besedilu: evidenca), način zbiranja podatkov, način vodenja in povezovanja evidenc, način posredovanja podatkov za potrebe državnih organov, lokalnih skupnosti in nosilcev javnih pooblastil ter ostalih uporabnikov (v nadaljnjem besedilu: uporabniki), ki te podatke potrebujejo za opravljanje zakonsko določenih nalog oziroma za vodenje zbirk podatkov o posameznikih ali posameznicah (v nadaljnjem besedilu: posamezniki) ter za namene izvajanja statističnih, socialno ekonomskih in drugih raziskovanj, ki imajo zakonsko podlago.Navedeni zakon v 1. odstavku 7. člena nadalje določa, da delodajalci vodijo evidence iz točk a), b),

1. c)in č) 6. člena istega zakona v skladu z določbami tega zakona za namene uveljavljanja pravic iz sistema socialnega zavarovanja in socialnega varstva, za namen zagotavljanja statističnega spremljanja ter za potrebe inšpekcijskega nadzora. V skladu z 12. členom ZEPDSV vodijo delodajalci naslednje evidence v skladu s tem zakonom: evidenco o zaposlenih delavcih, evidenco o stroških dela, evidenco o izrabi delovnega časa, evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. 13. člen istega zakona nadalje določa, da se v evidenco o zaposlenih delavcih za vsakega delavca, ki je v delovnem razmerju, vpišejo:
2. a)podatki o delavcu: osebno ime, datum rojstva, če oseba nima EMŠO, kraj rojstva, država rojstva, če je kraj rojstva v tujini, enotna matična številka občana, davčna številka, državljanstvo, naslov stalnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država), naslov začasnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država), izobrazba, ali je delavec invalid, kategorija invalidnosti, ali je delavec delno upokojen, ali delavec opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu, ime drugega delodajalca (in matična številka), pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo, naslov drugega delodajalca, pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo (ulica, hišna številka, poštna številka, kraj);
3. b)podatki o delovnem dovoljenju delavca (tujci): vrsta delovnega dovoljenja, datum izdaje delovnega dovoljenja, datum izteka delovnega dovoljenja, številka delovnega dovoljenja, organ, ki je izdal delovno dovoljenje;
4. c)podatki o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi: datum sklenitve pogodbe o zaposlitvi, datum nastopa dela, vrsta sklenjene pogodbe o zaposlitvi, razlog za sklenitev pogodbe o zaposlitvi za določen čas, poklic, ki ga opravlja delavec, strokovna usposobljenost, potrebna za opravljanje del in nalog delovnega mesta, za katero je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi, naziv delovnega mesta oziroma podatki o vrsti dela, za katerega je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi, število ur tedenskega rednega delovnega časa, razporeditev delovnega časa, kraj, kjer delavec opravlja delo, ali pogodba o zaposlitvi delavca vsebuje konkurenčno klavzulo; č) podatki o prenehanju pogodbe o zaposlitvi: datum prenehanja pogodbe o zaposlitvi, način prenehanja pogodbe o zaposlitvi.Glede na navedeno je potrebno ugotoviti, da ZEPDSV delodajalcu ne daje pravne oziroma dopustne podlage za zbiranje podatkov o zdravstvenem stanju svojih zaposlenih temveč mu omogoča le zbiranje podatkov o tem, ali je delavec invalid ter podatkov o kategoriji invalidnosti. Za obdelavo zdravstvenih podatkov zaposlenega posameznika v zasebnem sektorju tako ni zakonske podlage. Navedeno ugotovitev pa potrjujejo tudi določbe Zakona o zdravstveni dejavnosti in Pravilnika o delovni knjižici. Zakon o zdravstveni dejavnosti (Uradni list RS, št. 9/92, 37/1995, 8/1996, 90/1999, 31/2000, 45/2001, 2/2004, 80/2004) v 51. členu zavezuje zdravstvene delavce in zdravstvene sodelavce ter druge osebe, ki so jim podatki o zdravstvenem stanju posameznika in o vzrokih, okoliščinah in posledicah tega stanja dosegljivi zaradi narave njihovega dela, varovati te podatke kot poklicno skrivnost. Isti člen tudi določa, da se ti podatki ne smejo dajati drugim ljudem oziroma javnosti in tudi ne objavljati na način, ki bi omogočal razkritje posameznika, na katerega se nanašajo. Navedeni določba 51. člena Zakona o zdravstveni dejavnosti tako kot nedopustno opredeljuje kakršnokoli posredovanje zdravstvenih podatkov posameznika ter podatkov o vzrokih, okoliščinah in posledicah tega stanja, zato se postavlja vprašanje, kako je delodajalec sploh prišel do podatka o zdravstvenem stanju zaposlene delavke in, ali je ta podatek sploh resničen. Kolikor bi ta podatek pridobil od zdravstvenega delavca oziroma sodelavca ali druge osebe, kateri so ti podatki dosegljivi zaradi narave njenega dela, bi navedene osebe s posredovanjem podatka o zdravstvenem stanju »tretjemu« kršila poklicno skrivnost, s čimer bi storila prekršek v skladu 9. točko 1. odstavka 89. člena Zakona o zdravstveni dejavnosti. V skladu z 224. členom ZDR je delovna knjižica javna listina, ki jo izda pristojna upravna enota, ki tudi vodi evidenco o izdanih delovnih knjižicah. Vsebina, oblika, postopek izdaje, način vpisovanja podatkov in postopek zamenjave delovne knjižice ter vodenje evidence o izdanih delovnih knjižicah je določen s še sedaj veljavnim Pravilnikom o delovni knjižici iz leta 1990 (Uradni list RS, št. 28/1990). V skladu s 226. členom ZDR mora delavec delodajalcu izročiti delovno knjižico ob sklenitvi pogodbe o zaposlitvi, ki jo ima delodajalec v hrambi med trajanjem delovnega razmerja, na izrecno zahtevo delavca pa mu jo mora proti podpisu o prejemu izročiti. 4. odstavek istega člena nadalje določa, da je delodajalec dolžan vpisovati podatke v delovno knjižico v skladu z izvršilnim predpisom iz 3. odstavka 224. člena ZDR (v skladu s Pravilnikom o delovni knjižici), ter jo mora takoj ob prenehanju veljavnosti pogodbe o zaposlitvi delavcu proti potrdilu o prejemu vrniti (5. odstavek 226. člena ZDR) ali jo v primeru, da je ne more vročiti delavcu, v 30 dneh po prenehanju veljavnosti pogodbe o zaposlitvi poslati upravni enoti po stalnem prebivališču delavca, če je stalno prebivališče delavca neznano, pa upravni enoti, ki je izdala delovno knjižico. V delovno knjižico se vpisujejo osebni podatki posameznika, ki se posebej obdelujejo v posameznih zbirkah osebnih podatkov. Izfotokopije delovne knjižice, ki ste jo priložili svojemu dopisu, izhaja, da je delodajalec na strani 7 pod rubriko »opombe« vpisal besedilo »problemi s hrbtenico«. V skladu s 6. alinejo 2. odstavka 14. člena Pravilnika o delovni knjižici se v rubriko »opombe« na strani 6 do 21 delovne knjižice vpišejo predvsem podatki o delu s krajšim delovnim časom (delovno razmerje s krajšim delovnim časom in dnevno število ur), podatki o preračunavanju delovnega časa sezonskim delavcem in podatki o preračunavanju delovnega časa pri neenakomerni razporeditvi delovnega časa v primeru prenehanja delovnega razmerja (preračun ur in število več opravljenih ur), podatki o mirovanju pravic, dolžnosti in odgovornosti (pravna osnova in trajanje mirovanja), ter podatki o odkupu zavarovalne dobe (pravna osnova in število let) in o izplačanem enkratnem nadomestilu plače presežnemu delavcu v primeru skrajšanega odpovednega roka.Citirano določilo pravilnika tako našteva podatke, ki se vpisujejo v rubriko »opombe« na strani 6 do 21. delovne knjižice. Našteti podatki sicer niso taksativno navedeni in pravilnik načeloma dopušča tudi vpis drugih podatkov, vendar pa nas vsebina naštetih podatkov lahko pripelje le do ugotovitve, da se v navedeno rubriko vpisujejo le tisti podatki, ki se nanašajo na obliko, vsebino in dolžino sklenjenega delovnega razmerja.Iz navedenega tako izhaja, da delodajalcu pozitivno pravna zakonodaja ne daje zakonske podlage za obdelavo podatkov zaposlenega, ki se nanašajo na njegovo zdravstveno stanje, temveč lahko obdeluje le podatke o invalidnosti in kategoriji invalidnosti. Delodajalec bi občutljiv osebni podatek, ki se nanaša na zdravstveno stanje posameznika lahko obdeloval le ob izpolnjevanju enega od pogojev iz 13. člena ZVOP-1, kar pa v konkretnem primeru, na podlagi spisovne dokumentacije, ni mogoče ugotoviti. Ne glede na morebitno izpolnjeno predpostavko, da bi bil za obdelavo občutljivih osebnih podatkov izpolnjen kakšen od pogojev iz predhodno navedenega člena ZVOP-1, pa ta podatek ne more biti predmet vpisa v delovno knjižico zaposlenega ob prenehanju delovnega razmerja pri takratnem delodajalcu. Informacijski pooblaščenec je mnenja, da je prišlo pri vpisu podatka o zdravstvenem stanju zaposlene v delovno knjižico do nedopustne obdelave občutljivih osebnih podatkov, vpis zdravstvenega podatka posameznika v javno listino pa omogoča tudi nadaljnjo obdelavo tovrstnega podatka ter seznanitev s tem podatkom tretjim osebam (npr. bodočim delodajalcem). Razkrivanje tovrstnih podatkov na način in za namene, ki niso v skladu z zakonom, ter razkrivanje tovrstnih podatkov nepooblaščenim posameznikom pa bi lahko privedlo do situacije, ko bi bili posamezniki pri uveljavljanju svojih pravic v vsakdanjem življenju zaradi nedopustno oziroma nezakonito razkritih občutljivih osebnih podatkov v neenakopravnem položaju.Lep pozdrav,Tamara Kekdržavna nadzornica zavarstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
5. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026