Vpisna številka in javnost ocen - IPRS

Vpisna številka in javnost ocen + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 14.06.2007 Številka: 0712-554/2007/2 Kategorije:Šolstvo --> Kategorije: Šolstvo Spoštovani, prejeli smo vaš dopis z dne 6.6.
3. Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
4. točke prvega odstavka
5. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
6. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Spraševali ste nas: Zanima vas, ali so ocene oz. uspeh pri predmetu (na fakulteti) javni podatek? Navajate, da se na vaši fakulteti dogaja, da so ocene, kljub obstoju sistema student-net, objavljene prosto na internetu, večinoma pod vpisno številko, včasih pa pod vpisno številko in imenom, tako, da tudi lastništvo vpisne številke ni več osebni podatek. Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) vam uvodoma pojasnjuje nekatere splošne pojme, ki so pomembni za razumevanje odgovora na vaše vprašanje, kot jih določa ZVOP-
7. Osebni podatek tako pomeni katerikoli podatek, ki se nanaša na določeno ali določljivo fizično osebo, torej posameznika, na glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira s pomočjo njenih identifikacijskih številk (npr. EMŠO, davčna številka, številka zdravstvenega zavarovanja, telefonska številka, registrska številka vozila in ne nazadnje tudi vpisna številka študenta), ali s sklicevanjem na dejavnike, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto (npr. zaposlitev, naslov, funkcijo, položaj ali status v določenem subjektu, ipd.), pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Obdelava osebnih podatkov je definirana kot kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, sporočanje in podobno. Zbirka osebnih podatkov je vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. Vpisna številka študenta je primarni identifikacijski znak, ki služi enostavni in enolični identifikaciji posameznika. To pomeni, da vsakemu študentu v času študija pripada samo ena vpisna številka, ki je odvisna od načina in smeri ter vrste študija. Pri tem prve tri številke vpisne številke, predstavljajo šifro fakultete, ostale pa so dodeljene po zaporedju oz. zaporedni številki vpisanega študenta, pri čemer se vpisna številka študentu dodeli ob vpisu. Bistven pogoj pri opredelitvi določenega podatka za osebni podatek je torej povezljivost tega podatka s posamezno fizično osebo. Povedano pomeni, da je vpisna številka osebni podatek samo takrat, ko je na njeni podlagi mogoče študenta enolično identificirati in prepoznati. Identifikacijo pa lahko opravijo samo osebe, ki številko poznajo. To pomeni, da na primer, ko fakulteta objavi sezname z vpisnimi številkami študentov na oglasni deski in ob njih ni drugega podatka, razen morda izpitne ocene, ta številka načelom še ne predstavlja osebnega podatka. V kolikor posamezen študent svojo vpisno številko varuje in je ne razkriva tretjim, je njegova številka poznana samo osebam, ki z njo stopajo v stik, torej njemu samemu ter na primer pooblaščenim delavcem študentskega referata in visokošolskim učiteljem, ki pa morajo take osebne podatke varovati in jih ne smejo razkrivati tretjim osebam. V primeru, ki ga izpostavljate sami, torej, ko fakulteta objavi ime in priimek študenta, njegovo vpisno številko in oceno, pa gre prav za omenjeno nezakonito razkritje osebnih podatkov posameznikov. Omenjena situacija namreč omogoča, da se posameznika poveže z vpisno številko, kar je osnovni pogoj, da gre za osebni podatek. Ker visokošolski zavodi sodijo v javni sektor, izpostavljamo določbe
8. člena ZVOP-1, ki določa, da se osebne podatke v javnem sektorju lahko obdeluje samo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, torej le v primeru, če zakon izrecno določa, da se v javnem sektorju določeni osebni podatki lahko obdelujejo oziroma posredujejo. Isti odstavek tega člena nadalje določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika, če tako določa zakon. Za osvetlitev primerne pravne podlage za obdelavo vpisnih številk študentov je potrebno izpostaviti določbe Zakona o visokem šolstvu (Uradni list RS, št. 67/93 ter spremembe in dopolnitve, v nadaljevanju ZVis), ki v prvi točki
9. člena določa, da visokošolski zavodi vodijo evidenco prijavljenih za vpis in vpisanih študentov, ob tem pa
10. člen istega zakona določa, da se osebni podatki študentov iz evidenc
11. člena tega zakona zbirajo, obdelujejo, shranjujejo in posredujejo za potrebe visokošolske dejavnosti visokošolskih zavodov, za potrebe državnih organov, organov lokalne skupnosti, nosilcev javnega pooblastila in študentskih organizacij, povezane z uresničevanjem pravic študentov po posebnih predpisih. Isti člen nadalje določa, da morajo evidence iz 1.,
12. in
13. točke prejšnjega odstavka obsegati ime in priimek študenta (za študentke tudi dekliški priimek), spol, datum, kraj in občino rojstva, državo rojstva, stalno in začasno bivališče, enotno matično številko občana, državljanstvo, predhodno pridobljeno izobrazbo, način študija ter druge podatke po posebnih predpisih. Iz izpostavljenih določb ZVis tako izhaja pravna podlaga za obdelovanje vseh navedenih osebnih podatkov, katerih skupni povezovalni znak je vpisna številka, ker se z njo ob uporabi ustreznih postopkov, lahko prikliče vsakega, ali pa posameznega od navedenih podatkov. Posledično Pooblaščenec zaključuje, da je osnovni namen vpisne številke enolična identifikacija posameznika za potrebe študijskega procesa. Je enolična, kar pomeni, da je dodeljena vsakemu posamezniku enkrat in, da se je drugemu posamezniku ne da nikoli več dodeliti. Navedeno nas, ob upoštevanju izpostavljenih določb ZVOP-1 in ZVis, pripelje do zaključka, da vpisna številka nedvomno je osebni podatek, vendar zgolj takrat, ko je uporabljana z namenom identifikacije vsakega posameznika, ne da bi za to identifikacijo potrebovali velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali, da takšna identifikacije ne zahteva veliko časa. Do takšne identifikacije pa pride, če sta ob njegovi vpisni številki javno objavljena ime in priimek študenta, tudi. V zvezi z javnostjo izpitnih rokov pa vam Pooblaščenec pojasnjuje, da ZVis za posamezna vprašanja izpitnega reda odkazuje na statute posameznih univerz. Pooblaščenec je v pojasnjevanju vašega vprašanja zato odgovore iskal v Statutu Univerze v Ljubljani (Uradni list RS, št. 8/05, 118/05, 72/2006 ter 76/2006 (popr.), v nadaljevanju Statut). Tako statut v
14. členu določa, da se izpiti opravljajo v izpitnih rokih ter, da so izpitni roki redni in izredni.
15. člen Statuta pa v nadaljevanju določa, da so redna izpitna obdobja zimsko, pomladno in poletno. Drugi odstavek istega člena določa, da se redni izpitni roki določijo z vsakoletnim delovnim načrtom članice v okviru izpitnih obdobij, ki jih vsako leto sprejme senat univerze s študijskim koledarjem. Statut nikjer ne določa, da so ocene izpitov javne, vendarle pa njegov
16. člen določa, da je ustni izpit javen. To po mnenju Pooblaščenca pomeni, da je javni tudi tisti del ustnega izpita, ko profesor razglasi oceno. Z njo namreč seznani samo študenta in osebe, ki so na takem javnem ustnem izpitu morebiti prisotne. Drugače pa je z oceno pisnih izpitov, ki niso javni, profesorji pa ocene vpišejo v zapisnik o izpitu. Tak zapisnik predstavlja zbirko osebnih podatkov, razkritje takih osebnih podatkov pa predstavlja kršitev določb ZVOP-
17. Tudi v primeru javnega ustnega izpita velja podobno, ker mora tudi tako oceno izpraševalec vpisati v izpitni zapisnik, kršitev pa strogo upoštevaje določbe ZVOP-1 nastane šele v primeru, ko je razkrita vsebina takega zapisnika, torej, če so tudi ocene ustnega izpita javno objavljene in ne že, ko profesor razkrije oceno vsem udeležencem javnega ustnega izpita. V vašem primeru gre torej nedvomno za kršitev določb ZVOP-1, za katere je predvidena globa, izterjana po pravilih prekrškovnega in inšpekcijskega postopka. Priporočamo vam, da Pooblaščencu zaradi suma storitve prekrška podate prijavo in jo podkrepite z morebitnimi dokazi – npr. natisnjeni izpis spletne strani, ki je prosto dostopna ali fotografija oglasne deske, kjer je tak seznam z ocenami, ki vsebujejo ime, priimek, vpisno številko in oceno objavljen. Prijazen pozdrav, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav. pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026