Vpisovanje prošenj v elektronsko vodeno pisarno + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 30.11.2022 Številka: 07121-1/2022/1307 Kategorije: --> Kategorije: Delovna razmerja, Zavarovanje osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje glede organizacije dela sprejemne pisarne, v okviru katerega ste prejeli nove delovne naloge (vpisovanje prošenj v elektronsko vodeno pisarno). Prosim nas za morebitne predloge za ureditev situacije. *** Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
- člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo in 177/20, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Delodajalec sam določi, katere osebe lahko zaradi opravljanja svojih delovnih nalog, obdelujejo določene osebne podatke (npr. stanovalcev, zaposlenih, itd.). Delodajalec kot upravljavec mora določiti tudi ustrezne ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov in pri tem upoštevati konkretne okoliščine, predvsem konkretna tveganja z zvezi z obdelavo osebnih podatkov. Vsekakor mora osebne podatke varovati tudi pred nepooblaščenim dostopom tretjih oseb, vendar IP v okviru nezavezujočega mnenja vaše konkretne situacije žal ne more komentirati. Glede dela na vašem službenem računalniku bi moral delodajalec upoštevati, da se na vašem računalniku lahko nahajajo tudi dokumenti zasebne narave. Predlagamo vam, da skušate skupaj poiskati rešitev, kako bi lahko vaša sodelavka uporabljala vaš računalnik na način, da ne bi imela dostopa do vaših dokumentov zasebne narave (npr. da bi se prijavila s svojim uporabniškim imenom in geslom). O b r a z l o ž i t e v: Pri tem IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.
- člen ZVOP-1 določa, da so upravljavci osebnih podatkov in pogodbeni obdelovalci dolžni zagotoviti zavarovanje osebnih podatkov na način iz
- člena tega zakona. Upravljavci osebnih podatkov v svojih aktih predpišejo postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov ter določijo osebe, ki so odgovorne za določene zbirke osebnih podatkov, in osebe, ki lahko zaradi narave njihovega dela obdelujejo določene osebne podatke. Skladno z navedeno določbo delodajalec torej sam določi, katere osebe lahko zaradi opravljanja svojih delovnih nalog, obdelujejo določene osebne podatke (npr. stanovalcev, zaposlenih, itd.) in jim dodeli tudi ustrezne pravice dostopa (npr. kot navajate v zaprosilu, do poštne knjige). Glede tega, ali je torej primerno, da konkreten zaposleni opravlja vpis prošenj v za to predvideno aplikacijo, IP ne more podati svojega mnenja. V kolikor se vaše vprašanje nanaša na dodelitev delovnih nalog skladno s pogodbo o zaposlitvi, vam predlagamo, da se obrnete na Inšpektorat RS za delo. Prav tako pojasnjujemo, da mora delodajalec sprejeti določene ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov, pri tem pa upošteva skladno s prvim odstavkom
- člena Splošne uredbe: najnovejši tehnološki razvoj in stroške izvajanja ter naravo, obseg, okoliščine in namene obdelave, pa tudi tveganja za pravice in svoboščine posameznikov, ki se razlikujejo po verjetnosti in resnosti. Določba nadalje primeroma določa nekatere ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov, med drugim npr.: - psevdonimizacijo in šifriranje osebnih podatkov; - zmožnost zagotoviti stalno zaupnost, celovitost, dostopnost in odpornost sistemov in storitev za obdelavo; - zmožnost pravočasno povrniti razpoložljivost in dostop do osebnih podatkov v primeru fizičnega ali tehničnega incidenta; - postopek rednega testiranja, ocenjevanja in vrednotenja učinkovitosti tehničnih in organizacijskih ukrepov za zagotavljanje varnostni obdelave. Tudi
- člen ZVOP-1 med drugim določa, da se z ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov varujejo prostori, oprema, in sistemsko programska oprema, vključno z vhodno-izhodnimi enotami in aplikativna programska oprema, s katero se obdelujejo osebni podatki. Določitev ustreznih ukrepov je obveznost upravljavca samega, ki upošteva konkretne okoliščine, predvsem konkretna tveganja z zvezi z obdelavo osebnih podatkov. Vsekakor mora torej upravljavec varovati prostore in opremo, s katero se obdelujejo osebni podatki, oz. osebne podatke varovati tudi pred nepooblaščenim dostopom tretjih oseb, vendar IP v okviru nezavezujočega mnenja vaše konkretne situacije žal ne more komentirati. O primernosti ukrepov za zavarovanje osebnih podatkov bi lahko odločal zgolj v inšpekcijskem postopku. Več informacij o zavarovanju osebnih podatkov lahko preberete na povezavi: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/obveznosti-upravljavcev/zavarovanje-oz-varnost-osebnih-podatkov. Predlagamo vam, da si različne situacije (ne)dopustnih ravnanj delodajalca glede dostopa do računalnika preberete v Smernicah »Varovanje osebnih podatkov v delovnih razmerjih«, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/smernice-po-splo%C5%A1ni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih. Delodajalec ima pravice, ki izvirajo iz njegove lastnine nad delovnimi sredstvi. Nedvomno pa mora delodajalec na delovnem mestu spoštovati delavčevo osebnost ter upoštevati delavčevo zasebnost in osebne podatke delavca obdelovati zgolj v obsegu, ki je potreben zaradi uresničevanja pravic in obveznosti na delovnem mestu. Omogočanje dostopa do podatkov, ki jih delavec hrani na računalniku, v času odsotnosti je tako lahko sporno tako z vidika širšega pojma zasebnosti in lahko predstavlja poseg v osebnostne pravice kot tudi z vidika varstva osebnih podatkov. Skladno s prvim odstavkom
- člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22 in 54/22 – ZUPŠ-1, ZDR-1) se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Glede dostopa do samega računalnika poudarjamo, da so gesla, ki si jih določijo zaposleni sami, njihovi osebni podatki, omogočajo pa tudi dostop do nadaljnjih podatkov zaposlenega. Nihče nima pravice videti ali zahtevati gesla druge osebe. Pri delu na vašem službenem računalniku s strani sodelavke bi moral delodajalec upoštevati, da se na vašem računalniku lahko nahajajo tudi dokumenti zasebne narave. Predlagamo vam, da skušate skupaj poiskati rešitev, kako bi lahko vaša sodelavka uporabljala vaš računalnik na način, da ne bi imela dostopa do vaših dokumentov zasebne narave (npr. da bi se prijavila s svojim uporabniškim imenom in geslom). Glede drugih stvari, ki jih imate v pisarni, bi morali imeti možnost, da svoje stvari umaknete, oz. drugače ohranite svojo zasebnost, vendar bi v tem delu verjetno šlo za poseg v širšo pravico do zasebnosti, ki ne sodi v pristojnosti IP, temveč se lahko uveljavlja pred pristojnimi sodišči. Opozarjamo pa tudi, da v kolikor gre npr. za dokumente z osebnimi podatki stanovalcev, za katere ste dolžni zagotoviti zaupnost, ste dolžni tudi sami poskrbite na primerno varnost dokumentacije. Odgovore na morebitna druga vprašanja lahko poiščete tudi v neobvezujočih mnenjih IP, ki so dosegljiva s pomočjo iskalnika na: www.ip-rs.si/vop. V upanju, da ste prejeli odgovor na vaše vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026